《搞定1》读书笔记📓

        2016年10月份中旬,这个月非常地特别,因为它让我生活的方方面面都发生了很大的改变,我很感激能够在我人生在迷茫,最不知道何去何从的时候,我非常幸运的遇到了叶老师,他的时间管理100讲录音带彻底打开了我智慧的开关,现在我已经完成了许多阶段性的目标,也刻意养成了许多之前连想都不敢想的好习惯,我觉得这一切真的来得太突然、太刺激了。今天,我要写下《搞定1》的读书笔记,因为《搞定》序列书籍就是叶老师时间管理的根基所在,并且OF工具的运用也符合《搞定》序列书籍中指出的GTD思想。其实,我也只是略知皮毛,只是我知道当我把读书笔记写下来的时候,我但可以帮助到一些同学成长,而且我自生则会得到更大的成。现在,就来分享我在书中学到的一些知识。

第一部分:搞定,通向从容之道

          在书中,作者书中介绍的方法主要来自于三个目的:1、收集所有需要处理,或者对你有用的事情【现在、以后、某一时间、大的、小的都可以,只要是吸引你专注力的,统统把它们利用OF工具收集下来,也就是说把一切事务赶出你的大脑,记住:除非你把大脑中的所有东西记录下来,并放在一个可靠的收集工具中【可靠是因为你知道自己将很快回头处理这个问题】,否则,它们一直会盯死你,或者消减你的专注力,这将导致你没办法专注地做好一件事,而且还会让你的压力持续增长,这可不是什么好事,对于任何你应该去解决的问题,大脑都会自动认为你应该立刻着手办理,因此你要利用工具及时的把它们收集起来,一定要刻意培养随时随地收集的好习惯】;2、指导自己在获取任何【输入】信息(也就是接手任何任务)的前期就进行分析与决策,以确保随时拥有一套可以执行,或重新协调的【下一步行动】可行清单【组织整理】;管理、协调所有相关内容,履行你在任何时间点对自己和他人做出的各种承诺。记住,你所能做的仅仅是执行某个任务中的某一个具体行动步骤。叶老师给每一位同学介绍得最多的就是OF工具了,这个工具非常地身上,它可以管理你所有的目标、计划及行动,非常地强大。在戴维•艾伦的GTD思想中,它把目标及愿景成为纵轴,把行动称为横轴。在纵轴中,它提倡采用自下而上的方法,也就是从当前活动和任务的最底层入手来处理事务,也就是在OF工具中俗称的跑道;而横轴控制的是把你涉及的所有行动都管理起来,保证毫无遗漏的加以执行【在此处情景清单可以为你更好的执行所有行动】。纵轴与横轴相比,纵向控制则是对每个具体主题或项目进行思考与协调,并跟踪其进展情况,任何要办理的事务都需要你进行思考,因为你的大脑会紧紧抓住那些未经思考得事务不放,但是话说回来横向控制和纵向控制的目标是一致的:解决你的心里负担,并且把事情做好。

        现在,来看一下横向管理的5个步骤。第一、收集引起你注意力的所有事务及信息,你必须利用工具100%地收集一切未竟之事,或者是决定去做的事,而且为了确保收集的有效性,你必须定期对收集箱进行清理,关于收集这里有三个步骤:1、把一切赶出你的大脑;2、尽量减少收集工具的数量;3、定期清空收集箱,不定期清空你的收集箱就跟不倒垃圾是一样的,你只能不断购买新的容器来盛放那些新产生的垃圾,当你的收集箱中存入过量的资料和信息时,就只会让你感到面临崩溃的危险,根本就没得办法起到提醒的作用了。;第二、理清每个项目的意义和相关措施。先问一下自己:它是什么【定义】?是否需要采取行动?这个问题有两个答案:是和否。1、不需要采取行动【无用的垃圾,根本没必要保留、目前不需要,但是日后可能需要处理(孵化)、项目具有潜在有用信息,日后可能会派上用场(参考)】;2、需要采取行动【你承诺完成那些工作、下一步行动是什么】;3、立即执行【行动可以在2分钟内被完成】、指派他人【2分钟内没办法处理,在自己不是解决问题的最佳人选情况下,就把此事委托给能够处理好这件事的极佳人选】、或者推迟处理【2分钟没办法完成,而你又是处理这件事情的最佳人选,你就可以选择推迟行动】第三、组织整理结果,提出选项。在采取行动之前,你需要:一个项目【任何一个需要多个步骤才能完成的任务,你没有办法直接执行一个项目,你所能执行的是与项目相关的下一步行动】清单、一个保存项目规划和资料的储存系统、一个日程表【一类是需要在某一指定日期或时间里执行的行动提示信息;另一个是应该尽快完成的行动提示信息】、一个下一步行动清单【下一步行动的决策是最核心的环节,对于每一个悬而未决的问题,下一步行动都必须是可执行的,一目了然、没有歧义的具体行动】,以及一个等待清单【清单中包含的内容是等待别人完成的任务】。那些将要在某一个特定时间,过日期执行的行动【把它们记入日程表】、那些需要尽快完成的行动【把它们添加到下一步行动】;第四、进行思考问题;第五、下一步行动。任何已经确定需要两分钟以上才能够完成,并且无法指派其他人完成的行动都应该记在某个地方。无须付诸行动的事务:1、垃圾。一切没有行动价值或者参考价值的东西都应该统统扔掉,粉碎或者回收;2、需要酝酿的资料。这类你可以把它们放在【将来/也许】清单中。

3、【备忘录】文件夹。这里面放的是你不愿意去做的事情,或者需要在未来某个指定时间之前持续收到提醒的事情。

4、参考资料。你收集的很多资料并不要求你付诸任何行动,但是它们都是具有重要价值的信息。你希望保存这些信息,并能在需要时进行查看,所以你可以先把这些信息先保存起来。保存的参考资料要能够在需要时毫不费力地寻找到。参考资料系统有两种形式:(1)按照特定主题或特定领域分类存储的系统 ; (2)一般性参考资料归档系统,是将资料保存在触手可及的地方,常备几个文件夹用于收集那些没有指定类别的信息,一个不能够高效运行的一般性参考资料归档系统,通常会成为整个系统的最大瓶颈。如果你没有给参考资料设定清晰可辨的界限,那就无法区分哪些是可以采取行动的事件,哪些是暂时无法处理的工作。

5、回顾。你需要每隔一段时间,全面回顾自己的总体生活和工作情况,并对拟采取具体行动进行详细检查。你至少需要每周浏览一次那些未完善的工作和悬而未决的问题,这至关重要。在任何时候,只有在对不得不完成的事情和其要求的时间都了如指掌的情况下,你才有可能更加机动灵活地安排其他工作,而且你可以把这些行动添加到相应的情景中,相信情景会给你带来令你瞠目结舌的结果。你做成一件事情的关键在于每周回顾,调整及计划。一切需要采取行动的事情,你都应当对其进行定期的回顾,这样可以让你的大脑不再花费精力来记忆和回想这些事情。你建立的系统越完备,你就无法信赖它;你越信赖它,你就越有坚持运行这个系统的内在动力,而每周回顾则是保持系统完善性的关键步骤。

        在选择行动方案时,有三种方法。第一、确定确定某一时刻具体行动的四标准法。

1、情景。每时每刻,你都受限于你的行动能力,只有很少一部分事情对地点没有特别要求,但大多数事情都只能在特定地点完成,或者需要借助某些特定的工具【电脑、电话、网络等】。

2、有多少时间。你所能支配的时间长短也是一个重要的限制因素。

3、有多少精力。利用高精力时间断处理高回报的事情。

4、重要性【高回报】。这里只需要每天吃掉那只最大最丑的青蛙就行。

第二、确定每日工作的三分类法。

1、执行事先安排好的工作。

2、处理突发事件。每天你都会碰到一些突发事件,你肯定会为此付出一定的时间和精力。如果你转而处理这些突发事件,那就证明你认为这些事要比你此时必须完成的那些工作更重要。

3、安排自己的工作。一旦你完成了对工作的安排,你也就完成了行动清单的更新。

第三、总体检视工作的六层次法。

1、地面,也就是在OE工具当中称的跑道。

2、1万米高空:项目,就是你当前需要完成的工作,这些都是你希望在相当短的时间内取得成效的事情。

3、2万米:关注点及责任范围,也就是在OF工具中说的8大关注,这些是非必须完成的。

4、3万米:目标。通过1—2年付出超人般努力后你渴望拥有的结果【以结果为导向】。

5、4万米:愿景。在未来3—5年你渴望做成的事情。

6、5万米:目标及原则。本层是你整个检视系统的最高层,是你生活的终极指南。你指定所有目标、前景展望、规划、行动都是由此决定,也都为此服务。

        接下来,看一下纵向管理项目的5个阶段。轻松自如地控制一切有两个关键点:1、明确判定工作的预期结果【目标】以及为实现目标所需要执行的下一步具体行动;2、把一切尚待解决的工作的提示信息安置在一个完善的系统中,比如OF工具就非常地不错,并对其定期回顾和审阅。在纵向管理项目中,你的大脑面对任何一项任务的时候都需要经过5个步骤来完成:1、定义目标和原则;2、展望结果;3、头脑风暴/集思广益;4、组织整理;5、明确下一步行动方案。无论如何,在制定计划时,你的目标就是你的动机,而原则又限制了你的计划,然而,你为了实现目标,确定了下一步的具体行动。你的一切举动都是自然而然地发生,并没有进行过多的考虑。为什么很多人没有办法坚持做一件事情,原因非常地简单,就是他不知道做某事的动机到底是什么,如果你没有找到做某事的动机,那么这件事根本就不值得你去做。出了动机之外,很多人没办法达成目标,还有一个原因就是目标不够清晰。如果你切切实实地体验到了聚焦工作重心所带来的种种益处,动机足够充足、决策标准明确、资源集中和富于创造力,那么你的目标就是明确,够得着的。在你目标没有被达成之前,你就要刻意地让自己活在目标已经被达成的状态中,当你惟妙惟肖地描绘出目标被达成的景象时,大脑甚至会激发相信的生理反应,就像那些你渴望拥有的东西真实存在一样。当你的大脑中产生了一个清晰的镜像,描绘出你所渴求的事物,并专注于这个事物时,你的大脑就会自动帮助你捕获生活中的相关信息了。想要一个好主意的最佳途径就是拥有许多想法,记得记住随时随地捕捉你的想法。头脑风暴的最大优点在于,它不但可以捕捉到新颖独特、富于创意的想法,而且还能够启发你产生更多的好主意。每次使用头脑风暴做收集工作时,你需要遵守以下三个基本原则:1、不评判、不质疑、不评估、不判断;2、追求数量,不追求质量;3、把分析组织工作置于次要地位。

搬家头脑风暴

        头脑风暴之后,你需要做的是组织整理。当你考虑一个具体细节问题的时候,你的大脑就会跃跃欲试去【填补目标和现实的差距】。组织整理的基本要点:1、明确事件的重要组成部分;2、整理分类【构成因素、先后顺序、重要程度】;3、足够详细的描述。接着就是下一步行动,没有行动一切皆为零。对于这件事情,你打算采取什么样的行动?要点:1、针对当前这项工作进程中的每一个环节,确定下一步行动;2、如果有必要的话,在计划过程中就确定下一步行动方案。无论在什么情况下,都不要忘记明确下一步的行动,养成这一好习惯,你才能确保轻松自如地控制局面。保持每天高效率的生活,你只需要让你的大脑摆脱事务的纠缠就够了,如果你不将大脑中的东西写下来的话,它们就会一直占用你的大脑,直到工作彻底结束之后,你的大脑才能够真正卸下负担。总而言之,你必须收集生活中所有悬而未决的问题,然后对这些问题进行预判和处理,并确定行一步行动;接着对这些行动进行组织整理、回顾,最后付诸实施就可以啦。以上是第一部分,下面接着来看第二部分:远离压力,提高效率。

        通过行动来让自己感觉良好远比让自己感觉良好来实现更好的行动容易得多。如果你每天都能安排一段完全不受打扰的时间,你会感到自己的控制能力空前的提高,并体验到一种强烈的成就感,从而激发自身的能量和创造力。现在,你可以为自己准备一个移动办公室,我的就是我的双肩包,每天我都会背着它。现在移动互联网如此发达,无论在那里都可以办公。如果你缺乏一种良好、适当的收集、理清和组织方法,在问题产生未能创建适当的应用程序和处理工具,全球移动设备访问互联网这个新领域就无法得到充分利用,或者只会导致注意力分散,徒增压力。拥有移动办公室之后呢,你也不要和同事共享工作区域,拥有属于你的工作区域是非常重要的,或者至少拥有一个可以放置工具篮并处理文件和有形材料的场所。在家也需要有自己的办公区域,要有一套得心应手的工具自己宽敞的空间来存放参考资料,而且所有资料的存放都要方便随时取阅。在办公区域你要适当的准备一些工具。不间断地进行收集、思考、加工处理和组织管理,这是一份非常具备挑战性的工作。你必须确保自己拥有恰当的工具,以便尽量简化这个过程。因此,工具对于完成你的目标来说非常地重要,一把利斧不足以成就一个好木匠,但一个好木匠总是渴望拥有一把利斧。一个简单而高效的归档资料管理系统对于整个过程来说是至关重要的,这个系统除了要高效便捷,还应该让你对它感到有趣、好用、完整。缺少一个高效资料归档系统,将是提高个人系统效率的最大障碍。一旦你将所有行动提示都列入下一步行动清单,这些资料就真正成了你个人图书馆的内容,而你就能如愿地收集材料【可以运用印象笔记收集资料】。最后一件事就是,专门预留一个时间段,建立一个新的工作区,也准备好了各种工具,万事具备。还有一件事就是处理或推迟在那一个时间短内你需要处理的任何其他事务。

你可以使用白纸来做收集工具,在一张白纸上写下一个想法,会产生令你难以想象的效果

        现在,重点分享一下收集工作。如果你能够坚持百分之百地落实收集这一个环节,那么你的生活将会发生戏剧性地改变,这也能够让你站在一个全新的高度审视工作与生活。现在,就将你关心的所有事情统统收集起来,然后晴空自己的大脑。首先,来看一下外在的收集。第一步是搜索你周围的环境,检查一下哪些事项你还没有做到位,把它们放入工具篮,你收集的目标是哪些未完成的工作,以及还没有开始的工作。在收集过程中可能遇到的问题:

1、东西太大,收集篮放不下怎么办?你可以把东西的信息写在纸上,标明日期,然后放在收集篮中即可。

2、如果收集的资料太多,收集篮放不下怎么办?【1】立刻扔掉。如果一眼就能辨出某些物品是无用的垃圾,那么立刻扔掉;【2】收集不是打扫和整理,你可以把打扫的项目当作一个需要完成的任务,写在纸上,放到收集篮中。

3、设定一个紧急事件篮。任何吸引你注意力的事务都可能在未来造成忧虑,只要你把这些事物摆在面前,你就可以控制忧虑的来源。

4、办公室的抽屉,收集总是吸引你注意力的东西。

        现在接着分享内在的收集工作:清空你的大脑。是什么事还在时刻吸引你的注意力,把它收集下来,这个要养成随时随地收集地好习惯。在收集的过程中,你要的是数量,而非质量,要做到宁滥勿缺,千万不要遗漏任何事情。一旦有了灵感、想法,或者大脑提醒你做什么事,一定要立刻把它收集下来。收集下来的东西不要长期放在你的收集篮中,如果是这样的话,这些事情将会再次回到你的大脑中。接下来的工作就是清空收集篮。

        清空收集篮,并不意味着完成你所收集到的全部工作。它指的是识别你收集的每样东西,确定它是什么,它意味着什么,它需要采取什么样的行动?任何一个悬而未决的问题在经过这几个步骤的处理之后,都能迎刃而解。学习最行之有效的方法就是实践及教会别人。如果你每次一意识到某件事就立即去着手完成,那你的效率会非常地低,这就是收集及清空收集篮的目的。在清空收集篮之前,需要注意以下几个事项:

1、首先处理工作中最上面的事务。

2、一次一事。强迫自己每次只处理最上面的一项,其它内容尽量看都不看。每次只处理一项内容可以迫使你集中全部注意力来做出判断。注意力是确保解决问题的必要条件。

3、永远不要把事务再次放回工作篮。每件事都必须获得平等的处理机会。无论如何,你都必须尽最大可能迅速的完成清空工具篮的工作,而且不回避对任何一件事情的处理【OF工具的收集箱建议每天清空】。记住,工具篮是一个处理问题的地点,而不是一个问题的储存器。

        在你清空收集篮,组织整理之后,就来到了下一步行动,记住:下一步行动必须是可执行的具体行动。当你确定了下一步行动之后,你可以有三种选择:1、立刻执行。2分钟内可以搞定的;2、委派他人(如果你不是完成任务的最佳人选,但是一定要确定日期);3、推迟执行,把任务放在你的系统中,在日后有时间的时候再完成。如果你决定执行的下一步行动无法达成你的预期目标,你就需要以某种方式来提醒自己,直到达成目标。接下来分享组织整理。

        一个完整的,没有漏洞的组织整理系统,可以赋予你无穷无尽的力量,因为它可以让大脑彻底摆脱哪些低层次的思维,把精力投入到更重要的事情中,并且不会留下任何未处理的事务来分散你的精力。你的组织整理系统绝对不可能立刻凭空建立起来。它会随着你处理材料的过程而变化,并测试你是否已经将各事项放在了最佳利用位置,强行对事情进行排序正是导致挫败感的根源。现在来看一下组织整理的种类:

1、组织整理提示信息。你需要将这些提示信息分门别类地进行整理以便在有时间的时候执行和回顾。

2、纳入日程表的行动提示信息。从组织整理的角度看,行动可以分为两类:对执行时间有刚性要求的;没有指定时间,越快完成越好。日程表记录的都是对时间有刚性需求的,有硬性时间要求的,切记。

3、组织整理要尽快完成的行动提示信息:根据情景分类。如何确定情景分类的数量呢?这取决于:(1)你所需要跟踪的数量;(2)不同行动所要求的环境差异的大小。

参考情景

4、组织整理【等待】清单。如果某件事的下一步行动需要别人来完成,你就没有必要将这个行动列入行动清单了,你只要想办法提醒自己这个任务该由谁来完成就可以了,这就是等待清单。等待清单只有放在手边才能发挥作用,而且与下一步行动清单放在同一个系统中才能取得最佳效果。无论你选择采用那种方式来保存提示信息,你都应该将它们按照下一步行动的类型分成不同的组。

5、四处散落提示信息的警告。无论提示信息散落于清单上,还是电邮软件里,只要你平等对待它们,并且保证定期回顾,那么就不存在任何问题。

6、组织整理项目提示信息。在项目清单中不应该包含项目执行的具体细节或方案,也不应该按照重要性、大小、紧急程度来排序,其实它就是一个包含了所有未完成任务的目录而已。每天占据你主要精力的是你的日程表、行动清单,以及突发的特殊事务。记住,你无法执行项目,你能够执行的只能是行动而已。在组织整理系统中,项目清单为你记录所有尚未完成的事务,这样你就能更佳容易总揽全局,做出恰当的先觉决策,它就是所有行动的一个总目录。

一个完整项目清单的价值,它是实现一个目标的关键所在

7、项目辅助资料。项目的辅助资料不是项目的行动信息,也不是项目的提示信息,它只是支持项目行动和决策的辅助信息。不要把项目辅助资料作为项目提醒信息,它是行动清单的职责。

8、组织整理对项目的想法。你的大脑会经常闪现出一些与工作相关的想法和念头,它们不是可以立即执行的行动,但是你希望将它们保存起来。在项目清单中,无论如何你都要保证在回顾项目时,能够看到你为此项目收集的所有想法及灵感,并能对其善加利用。只有在你保存了描述清晰、方便理解的项目清单,并确保就相关细节定期回顾所有相关系统内容时,你才能够时刻保持头脑清醒。要定期去挖掘项目笔记中隐含的具体行动,根据需要定期回顾这些记录。一旦项目笔记中内容过时,或者无用了,一定要立刻删除。

9、组织整理非行动性资料。这些资料会影响到整个系统的正常运作。一个好的归档系是保证处理和组织整理过程正常进行的关键,一个良好的归档系统是不可或缺的。

        将来/也许类事情的管理。在米的系统中创立一个将来/也许清单系统,然后把你想到的事都写在这里面去,这个动作可以为你创造出非常多的好点子。如果你无法定时对将来/也许清单保持关注,并且头脑清醒地思考其中的内容,那么将来/也许清单也就丧失了它存在的价值。

        利用日程表记录将来要做的事情。当你发现需要提醒自己在未来进行某件事的时候,日程表将是一个非常好的选择。日程表就像一条安全带,它会确保你不会忘记去做这个决定。

        备忘录系统。对于那些需要在日后执行的行动,还有一种堪称一流的方法,那就是备忘录系统。备忘录系统是一个非常简单的文件系统,它允许你将来未来需要的各种提示信息收入其中,并在指定的日期展示在你面前,就好像这些提示信息会自动出现在你的工作篮中一般。只要你每天花几分钟时间,就能让这个备忘录系统运作起来。与你的付出相比,你的回报将非常丰厚。记住:决定不是在某个时间点之前做出的决定。为了促进这个系统的正常运转,你必须做到每日坚持和更新,如果你忘记清空每日文件夹,你就不会再信赖这个系统来处理重要资料,而不得不寻找其它途径来管理你的事务。

        检查清单。核查清单的很好普通含义是指列出有关某个主题、程序或者某种关注/行动领域的内容,供你在特定时间,或参与特定类型行动的任何时间使用。根据需要,随时创建和删除核查清单,合理而恰当地运用核查清单,可以极大地提高你的个人工作效率,并缓解你的心里压力。

        回顾阶段:保证系统的有效运行。只有在大脑100%投入当前的工作时,才能够达到这一目的。定期回顾你的系统,反思其内容,保持其时效功能,这是实现系统清晰度和稳定性的前提。回顾过程还可以从不同角度对你的生活与工作进行持续不断的评估,一次真正意义上的回顾检查活动,将使你的思维变得主动、活跃,并更加高效地面对你的生活和工作。只要你保证在适当的时间查阅适当的资料,那么每天的回顾检查时间可能仅仅几秒钟而已。如果你已经彻底完成了收集、加工、组织整理一切事务的步骤,很可能只需要零散的在这里或者哪里短暂回顾一下,就能够帮助你找到当天所要执行的行动计划。如果你的日程表可靠,并且行动清单叶没有问题,那么在每天的工作中,只查看这两样东西就够了。

          更新你的系统。要保证你的系统是值得信赖的,关键的一点就是定期以更高的视点检视你的内心,并对系统进行更新。如果你长时间都没有对系统进行更新,系统会远远落于客观情况,更新一次系统将会耗费大量的时间和精力。如果你的系统远远落后于客观情况,你的大脑就不得不把大量的精力浪费在记忆、回忆这类低级的工作上。保持大脑的清晰,事事处于你的控制之下。放任自己纠缠于大量超过自己处理能力的事务。

          每周回顾【为了再次清空大脑并为未来几周确定方向而需要采取的行动,它执行了工作流程管理阶段:收集、理清、组织、回顾所有那些待定的承诺、意图和倾向,直到你能够确认】的重要性:1、每周回顾,它让你有机会夺回生活的主动权,对事情重新评估、重新安排,让自己重新找到平衡;2、在面对如潮水般涌来的事务时,始终记得最要紧的工作、最重要的目标,能够把握住自己的方向,它会让你认识到大声说【不】的重要性,斩钉截铁、毫不犹豫的说【不】,才能让你保持清晰方向,免于陷入混乱的情况。从使用角度来看,做到每周回顾需要三个措施:1、【确认】即确保你收集的所有东西都得到处理;2、【更新】即确保你的所有定向地图,或清单经过审查并持续保持更新;3、随着你实现了确认与更新,创造部分在一定程度上可以自动发生,你将很自然地形成某些想法和观点,令你的生活和工作思考增值。

        确认。1、收集散落的纸片和材料;2、清空收集箱;3、清空大脑。把一切事情都写下来,包括新的项目、行动、等待事宜、未完成的事情,以及所有尚未捕获和理清的事务。

        更新。1、回顾下一步行动清单;2、回顾过往日程表数据;3、回顾即将到来的日程;4、回顾等待清单;回顾项目和更大成果清单。逐一评估所有的项目、目标、愿景,以确保你目前的管理系统没有遗漏任何一个需要采取行动的项目;5、回顾任何相关的核查清单。

        创造。最终动力还是分析、评价具有创意和价值的新思想、新方向营造空间。挑战并不在于创造性,而消除阻碍你的创造性能量自然流动的东西。

          清单。核查其中那些内容变得更值得关注、更具行动价值,将其转化为项目。删除已经存在很久的项目内容,因为环境和你的重心发生了很大的变化,这些内容已经完全可以忽略。

          整个回顾处理过程只是一个未尽事宜集中整理的过程,但是却很少有人能做到持续执行。每次这样一个过程之后,你都会重新获得清醒的头脑,并再次体验到那种轻松控制生活的状态。每周回顾是非常关键的,你有必要为它建立一个适合的环境、准备适合的工作、并逐步养成习惯。无论你的生活属于哪一种,都必须养成一个周重新审视行动计划的惯例。

        大局回顾。你必须搞清楚你的宏观目的、长期目标,以及从根本上对你的决定起推动、评估和排序作用的愿景和原则。无论是在生活,还是工作中,如何找到适合的范围、如何做出适合的决定、如何确定合理的时间间隔,都只有一个标准,就是让你自己感到一切清清楚楚就行了。

        改变心中的一个目标活愿景需要多久?如果要改变的话,不需要太久。创建一个愿景,尽最大努力想象它的样子尝试做出一个可能被市场接受的产品,然后在来自现实世界的反馈的基础上灵活行事,而你的愿景和执行方式也随之日渐成熟。积极的未来思维忽然很关键,也很美妙。但是,未来思维只有与物质世界里的执行信心相结合,并全程纳入响应和校正措施后,才会最有效的呈现。

        执行阶段:选择最适合的行动。相信你的感觉,或者说相信你的本能反应、你的直觉,可以作为你参考点的任何东西,它们能够让你退一步,与自身的智慧源头联结。确定某一时刻具体行动的4个标准:情景、有多少时间、有多少精力、重要性。

        情景。按照情景而分类整理的行动清单,自然可以在你选择行动的时候减少大量不必要的选项。

          有多少时间。如果你的行动清单中罗列出的行动非常全面,那么它就能提供更多的选择、更全面的信息,从而使你更加轻松地根据当前的空闲时间来选择恰当的行为。对于那些花费时间比较短的行动,你完全可以利用每日的碎片时间来完成它们,这也是提高办事效率的最有效的途径。

          有多少精力。喂了提高工作效率,你可以改变所处的情景,或者转移工作的焦点,但是你却没有办法决定你的精力是否充沛,因为要把高精力时间段用在刀刃上。下一步行动所依据的三个首要标准:情景、时间、精力。

        重要性。评估事务的重要性,根据情况采取不同的行动。

        评估每日工作的三分类法:执行事先安排好的工作、处理突发事件、安排自己的工作。记住一句话:要么立刻动手,要么列入清单稍后执行。那些事情需要做,那些事情可以稍后做,那些事情必须立刻做。当你能够熟练地、快速地分析处理突发事件,并学会用各种零碎时间来完成行动的时候,你就可以在      不同的任务之间敏捷的切换了。如果你没有做到将所有事情纳入你的管理系统、置于你的控制之下,即使你一天24小时都在忙忙碌碌地处理各种突发事件,也不可能达到理想的工作效率。

        总体检视的六层次法:5万米:人生、4万米:长期展望、3万米:1—2年的目标、2万米:关注和责任范围、1万米:当前工作、地面:目前行动。其中,每一个层次都是其上一层的具体和细化,并为上一级提供支持和服务。每一层次都要服从上一级,越是上面的层次,重要性越高。如果你的工作安排无法让你实现你的短期目标,那么你就有必要重新思考工作的重点和职责。洞察生活中的真实状况是一件令人不可思议的事情,对现实情况的正确观察所带来的神奇效果,一定会令你震惊。自下而上的工作,每天等待你完成的事情非常地多:描绘和展望愿景、重新评估目标、识别或创建项目、确定具体的行动。记住:所有事情的重要程度都是由它的上一层次所决定的。当你处理你关注的事项时,你会发现真正吸引你的东西,一旦你处理了关注事项,你会感到如释重负,从而看到你真正的关注事项,而当你又做了处理,你又会看到你正关注事项,以此类推。

        地面。开始行动之前,你要确保行动清单完整无缺。

        1万米。完成你的项目清单。当你创建了一个项目清单之后,就会让你清楚地知道,一旦你有了时间,你应该去做那些事情。

        2万米:你当前的职责。在这里你可以建立一个焦点领域清单。设置焦点领域清单的目的在于,确保你不会遗漏所有项目和下一步行动,从而牢牢掌控各个方面情况,这个清单可以1—3个月回顾检视一次。从这些层面推动你的思维和管理系统不断发展需要付出长期的努力,然后,随着你在执行行动的过程中做出必要的选择,你预定的目标就可以实现。

          3—5万米。前面较低层次的内容大多是针对事务当前状态的【你的行动、项目、职责】,再向上的层次则主要涉及指导方向、目标取向等方面问题。我现在要达成什么目标,我如何才能达成这个目标。这其中报告了:你一年内的工作目标【3万米】,3年的职业规划和个人价值【4万米】,你的人生目标【5万米】。凭你的直觉想象一下,3年后你的生活会是什么样子的?要尽量具体,要考虑方方面面的细节,然后你就会了解到,为了达成一目标,你在个人方面要做出哪些牺牲,要对目前的环境和自己做出哪些调整和改变。还有要找到完成某个目标的动机,动机够强烈才能够坚持下去。

        学会掌控项目。前面的内容主要讲解了如何清理你的大脑,以及如何对何时该做何事做出正确的选择,这是横向视角,它面向的是你整个生活中的所有事务和行动。而完善的时间管理系统还差一个关键部分,即纵向视角,激发你大脑的活力,对某个特定事务进行深入的思考和大胆的想象。如果你感到对需要执行的任务失去控制,自然就会对计划产生抗拒,这会让你不知不觉在原地打转。

          在此,有两类项目是需要你进行计划的:1、哪些已经决定了下一步行动,却仍然吸引你注意力的事务,处理这类项目你需要用到自然规划法:定义目标和原则、展望成果、头脑风暴、组织整理;2、哪些意外冒出来的新点子,或临时出现新细节的项目,处理这类项目非常简单,就是随时随地把无论在任何地方产生的想法收集起来。下面来看一下几个典型的计划步骤:个人头脑风暴、组织整理、召开会议、收集信息、随时产生的想法。

        头脑风暴。对于那些一直吸引你注意力的项目,你需要开动脑筋,仔细思考;特别是当你不清楚下一步行动时什么时候尤其如此【可以采用思维导图的方式】。

        组织整理。吧任务分配到不同的行动清单中。

        召开会议。大家集思广益。

        收集信息。找到下一步行动就是收集更多的资料。

          随时产生的想法。不要错过任何一个可能具有潜在价值的想法和创意。如果你想到的点子不是可以列入行动清单的具体行动,你就有必要想办法把它们保存下来。

          项目计划的辅助工具和架构。只要你手边随时有理想工具,无论你脑海中出现什么样的想法,你都可以第一时间把它抓住、记下、保存起来。

        思维辅助工具。只要你在思考过程中能够使用一些外界的工具记录你的想法,那就像给风筝加强了线,你就可以一连几个小时保持高效而敏捷的思维。【P326】

        辅助架构。除了随身携带得心应手的工具外,一个可以方便地收集思维结果的系统也有利于提高效率。记住:利用书写和绘图能够释放出更多精彩纷呈的创意【纸笔是最可靠的,它们可以让你拥有更大地思考空间】。

        运用思考的结果进行合理地管理。在考虑问题时高度几种精力,有预见行第发现问题、解决问题,而不是等到迫不得已才行动。第二部分到处结束,现在分享第三部分,也是最后一部分:三个关键原则。

        原则一:养成随时随地收集的好习惯。在整个捕捉和追踪头脑中事务的过程中,你有两次机会去过苦掉那些你并不是真心希望完成的工作。要对未尽事宜说【不】。哪些是可以立刻实施的,哪些是可以拒绝的,哪些是需要重新商定的。一旦你同时给自己布置了两项工作,并且只将它们保存在大脑中,那么压力感和失败感就随之而来。记住:任何仅凭你的大脑保存的事情,要么缺少足够的关注,要么占用你过多的关注。收集所有未尽事宜的原因,并不是因为它们都具备完全同等的重要性,恰恰是因为它们的重要性不同。如果你可以收集到一切未尽事宜,你将感到无比轻松,只有当你完成全部收集时,当你头脑中不再浮现出任何事件提醒信息时,你才能够保持专注。为了能够全面地达到提高效率目标,你必须尽力收集一切,当你头脑中产生哪怕是微乎其微的协议时,也能立刻识别并捕获它们。

        原则二:确定下一步行动。下一步行动是什么?几乎每件事只需花10秒钟进行思考和决策,就可以确定它的下一步行动了。决定下一步行动不会使你发生任何改变,直到你开始行动时,它才有价值。当你认识到你所关注的内容是一件可以完成的任务时,就会增强你的信心和方向感,让你有完成它的动力。【下一步行动是什么】这个问题可以帮助你在处理事务的过程中,澄清问题、明确责任、提高效率,同时还能提升自身的能力。

        原则三:学会关注结果。也就是以结果为导向。在你的脑海中对结果做出正面的预期,并以此影响实践。以结果为导向,这个方法会让你变得思路清晰、精力集中,无论你想做什么,都会更容易执行并最终实现目标。请记住:结果与行动是紧密联系、互相影响的。只有当你对预期结果一清二楚时,才有可能找出恰当的行动,只有当你知道如何行动的时候,结果和现状才能够联系起来。任何吸引你注意力的事务都需要你对其给予关注。定义结果,确定行动。当你日复一日地以此为动力来组织整理一切事务时,这将成为你的习惯,融入你的血液,你看得更透彻、想得更深远、得到更多、效率更高。你不断第发现问题、解决问题,不断地设定目标、达成目标,不断的预想结果,付诸行动。

        收集、理清、组织、回顾、和执行,这五个清晰步骤可以实现你整个生活领域的稳定性、而自然计划法可以使你在更具体的领域实现轻松而集中的控制。此外,头脑风暴表达和捕捉各种各样富有创造性的想法、观点和细节,也有助于让人们找到最佳模式、最好办法、帮助人们轻松地完成任何事情。

        GTD思维的科学认识。你的大脑不是储存器,它的优势是思考。你未完成的任务占据了大脑空间,从而令大脑的清晰度和专注力大打折扣。GTD的关键点在于一次专注于一项任务,专注于某个刺激场有限地特定行动中。目标【预期结果】是一个至关重要的生活组成部分,而GTD可以同时促进个人目标和职业目标的达成,它可以实现个执行意图的关联。简单识别所有悬而未决的问题,将其从记忆库转移到外脑,同时有条不紊地确认具体、可行的下一步行动,是一种自我控制和导向的行为。在GTD系统中有一个非常重要的关键点,就是每周回顾【OF工具回顾再好不过了,朝旭推荐】。最后记住一点,除了当下的事务,请让你的大脑空空如也。

        现在,我终于可以舒一口气了,支付了8个多小时,我完成了此书的读书笔记,就相当于把OF工具再次完善了一遍,挺不容易的。我设定今天必须完成此目标,那我就算在办公室加班加点也是超值的,因为说话算数是一个好习惯,它是你完成目标的内在燃料。

       

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