「RIA学习力」《高效能人士的七个习惯》NO.8──范丹燕

在习惯三要事第一,作者讲到有效管理,下面来自书中第175页。

有效的管理指的就是要事第一,先做最重要的事情。领导者首先要决定的就是哪些事情是重要的;而作为管理者,就是要将这些重要的事务优先安排。

从这个意义上说,自我管理的实质就是自律和条理,是对计划的实施。根据英语词源学,“纪律(或自律)是由“信徒”一词衍生出来的。通常情况下,信徒指的是信奉某种哲学或者某种学说、原则、价值体系的人,他们信奉某种高尚目标或这种目标的代表人物。

换言之,如果你能够成为高效率的自我管理者,那么你的自律就是由内而外形成的,是独立意志的具体表现,你所信奉与追随的就是内在的价值观及在此基础上形成的人生要旨。有了独立意志和诚信人格,你就可以控制自己的感情、冲动以及情绪,服从这些价值观的约束。

拆页九

来自第五章《习惯三 要事第一》

P176

别让琐事牵着鼻子走

使用下面这张表可以详细阐释第四代管理方法的重点。从本质上看,我们对时间的使用方式不外乎以下四种。(见表5-1)

这张表告诉我们,紧急意味着必须立即处理,比如电话铃响了,尽管你正忙得焦头烂额,也不得不放下手边工作去接听。一般说来接电话总要优先于私人工作,他们不会让电话那头的人苦等,但却会让办公室里的人干坐着直等到他们打完一通长长的电话。

紧急之事通常都显而易见,推拖不得;也可能较讨好、有趣,却不一定很重要。

重要性与目标有关,凡有价值、有利于实现个人目标的就是要事。一般人往往对燃眉之急立即反应,对当务之急却不尽然,所以更需要自制力与主动精神,急所当急。

在时间管理矩阵中,第一类事务既紧急又重要,需要立即处理,通常被称为“危机”或“问题”。有人觉得,这类事务会消耗大部分的时间和精力,他们整天都在处理危机,满脑子都是问题,忙于应付各种紧迫任务。(见图5-1)

如果你过分注重第一类事务,那么它们的范围就会变得越来越大,最终占据你全部的时间和精力。这就像是冲浪一样,来了一个大问题,把你从冲浪板上打到水里,你好不容易重新爬上去,但是下一个问题又来了,于是你又重重地摔了下来。

有些人每天都在应付各种各样的问题,疲于奔命,因此只能借助第四类既不重要也不紧急的事务来逃避现实,稍微放松一下。在这些人的时间管理矩阵中,他们把90%的时间花在第一类事务上,而余下的10%中的大部分则用在第四类事务上,用在第二和第三类事务上的时间则少之又少,几平可以忽略不计。这就是大部分时间精力都用于处理危机的人所过的生活。

还有一些人将大部分时间花在紧急但并不重要的第三类事务上,却自以为在致力于第一类事务。他们整天忙于应付自认为十分重要的紧急事件,殊不知紧急之事只是别人的要事,对别人重要,对自己就不一定了。(见图5-2)

有些人几乎将所有的时间都用在第三和第四类事务上,可以说他们过的是一种不负责任的生活。(见图5-3)

高效能人士总是避免陷入第三和第四类事务,因为不论是否紧急,这些事情都是不重要的,他们还通过花费更多时间在第二类事务来减少第一类事务的数量。(见图5-4)

第二类事务包括建立人际关系、撰写使命宣言,规划长期目标、防患于未然等等。人人都知道这些事很重要,却因尚未迫在眉睫,反而避重就轻。

按照彼得·德鲁克( Peter Drucker)的观点,高效能人士的脑子里装的不是问题,而是机会。他们不会在各种各样的问题上浪费时间和精力,他们的思维定式是预防型的,总是能够做到防患于未然。当然,他们也有真正意义上的危机和紧急事件需要马上处理,但是这类事件的数量相对来说很少。他们能够平衡产出和产能的关系,将时间和精力集中在重要但是并不紧急的事务上,即第二类事务,完成这些活动能够提高个人的处事能力。

「I,重述知识」

描述时间管理四象限,现在的理解和你过去的理解有哪些不同?

把事情分为两个维度,时间维度和紧急维度,两个维度的搭配上分成了4个时间管理象限。

第1个象限:危机。就是迫切需要解决的问题,在规定时间内必须要解决的事情。如果你的时间花在这个象限多,那么你未来的所有事情都会变成问题,都会集中到这个象限来。

第2个象限:种树。就像你种一颗苹果树,目前没有产出,但却能在未来持续不断的有收益,会解决掉你未来的问题。如果你每天抽出时间来花在这个象限,慢慢的其他象限的事务就会越来越少,你越专注于这个象限,你的收获也会更大。

第3个象限:灭火。迫切解决的事务性工作。你是消防员,哪儿起火哪儿灭,在消耗你的产能,却不是为自己产出。

第4个象限:欲望。你每天忙于琐碎的事务性工作,消磨时间、满足欲望。在这个象限的事情你既不能补充产能,也毫无产出。

我过去对前面两个象限的认识还是比较清晰的,对后面两个象限没有这么明确。今天我明确了后面两个象限事务的分类。

「A1,激活经验」

请思考,有哪些事情可以让你的工作和生活得到彻底的改观,但是你却一直没有去做?这些事情属于哪一个象限?并用时间管理四象限说说你为什么没有做。

规划长期目标和建立人际关系是非常有助于我目前的工作生活的,但我一直没有去做。

这些事情属于第一象限。

为什么没有开始做呢?

我目前的业余时间都花费在了精时力的学习上,因为我原来并不懂得时间管理,也不懂怎么规划目标,做计划,所以先在练习这方面的技能吧。

现在我觉得一边学一边就开始动手做也是可以的。

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