职场人,你真的会发电子邮件吗?

一、前言:
当一个职场人进入一个比较成规模的企业,公司给员工配备的工具就是一台电脑、一部电话还有就是一个专属于你的电子邮箱。很多时候电子邮件在一个大公司中,是使用频率最高的一个沟通工具。想想我们每天到单位,往往大家的第一个动作时打开电脑,同时打开自己的电子邮件。但如何才能更好收发电子邮件呢?这对很多人来说,也许根本就不是一个“问题”,但往往这些看似平常的事情,可能会对你的工作产生巨大的影响。让我们看看自己在平时在发邮件的过程中会出现哪些问题吧!

二、发邮件常出现的十大问题:
(1)从不喜欢或者不习惯发邮件,事情做就做了;
(2)邮件当发给职位不同的人的时候,不知道该怎样排顺序,甚至根本就没想过这个问题;
(3)写邮件不知道该采用怎样的格式;
(4)邮件最后没有自己的落款,别人收到你的邮件,根本不知道你是谁;
(5)发邮件的附件不知道要用怎样的格式;
(6)发邮件的正文,总是琢磨,不知道自己的措辞是否有问题;
(7)发邮件不习惯抄送;
(8)发邮件不知道该抄送给哪些人;
(9)不敢给相关领导抄送邮件,总感觉这个邮件让领导看到后会有什么想法;
(10)发邮件的时候总喜欢新建邮件,却不会使用邮件答复功能;

三、这些问题给你带来的影响:
(1)从不喜欢或者不习惯发邮件,事情做就做了;
企业中,基本每个人每天要发10封左右的邮件来进行沟通,作为企业的管理者,每天甚至可能收到上百封的邮件。可以说发邮件已经成为企业人沟通的一种习惯。作为一名职场人来说,你要学会发邮件,否则你很难跟同事进行交流。在一个大企业中,每个人的分工非常明确,都有自己的工作要做,尤其是你的领导,可能每天没有多少时间能和你面对面的沟通,如果你不发邮件汇报工作,很可能让领导觉得你每天无事可做。举个例子,我们原来的一位同事,工作执行力很强,工作做得也不错,就是不喜欢发邮件汇报工作,尤其是给领导发邮件,结果工作一年后,领导认为他没什么出色的工作业绩,他也在这种郁闷中离开了公司。
(2)邮件发给职位不同的人,不知道该怎样排顺序,甚至根本就没想过这个问题;
中国人总喜欢一个顺序问题,尤其是正式场合,比如吃饭的座位安排、开会的座位安排等等,大家都有一个规矩,如果有人不按这个规矩来做,别人就会觉得你不懂规矩,说得好听点叫没有职业素养,尤其有时候顺序安排不好,可能会让别人很尴尬。同样发邮件,如果是要同时发给很多人的时候,也一定要讲究一个顺序问题。否则就会让收件人看到人的顺序的时候非常尴尬,从而影响别人对你工作的评价。
(3)写邮件不知道该采用怎样的格式;
一封电子邮件书写的好还,绝对可以看出一个人的职业素养。比如有人发邮件从来没有称谓,直接就说事。更有甚者,有些人写邮件只有主题,没有正文,会让别人收到邮件感到莫名其妙。这虽然不是一个大问题,可发邮件时间长了,别人会对你这个人产生素质不高,没有礼貌的印象,从而影响自己的职业发展。
(4)邮件最后没有自己的落款,别人收到你的邮件,根本不知道你是谁;
一般情况下大部分企业的人员都使用OUTLOOK,大家在刚开始使用的时候,不知道设置自己的签名,导致每次发邮件的时候,都没有自己的落款(签名),尤其当你是一名新人的时候,当你给别的同事发邮件的时候,别人都不知道你是谁,如果针对邮件上的事情要和你交流一下,可就是因为你没有留下签名,让别人找不到你。时间长了,你就发现很多人还是不认识自己。
(5)发邮件的附件不知道要用怎样的格式;
发邮件的时候,很多时候要有附件让相关人员阅读,同时方便别人下载保留。一个好的附件格式,会让别人觉得非常便利,舒服。然而一个不好的附件主题,就会让人觉得非常不好。举个例子,我们每周都会给自己的领导发工作总结。一个采用附件的形式。第一周的附件主题是“第一周工作总结”,而到了第二周发的时候,他为了省事,附件主题还是“第一周工作总结”,其实里面的内容已经变了,如果你是领导,你看到这样的邮件会怎么想,这个人是不是脑子进水了。而这样的事情,每天都会在大家身边发生。
(6)发邮件的正文,总是琢磨,不知道自己的措辞是否有问题;
这件事情最大的问题,是源于你对公司、对领导、对同事的不了解。你每天发邮件的时候如果过多的时间去考虑措辞的问题,可能会牺牲你工作的效率。同时当你发出邮件后,总是担心自己发的邮件是否有问题,这样会无形中影响自己的工作心情。
(7)发邮件不习惯抄送;
我们很多人的在发邮件的时候,不习惯抄送。比如今天你给张三说一个事,然后只给他一个人发了邮件,而张三和你又属于不同的领导。你就没有把邮件抄给相关的领导。这样的结果是什么呢?你的领导不知道你做了什么,张三的领导也不知道他要做什么。当领导让你做其他事的时候,由于他不知道你和张三沟通的这件事,导致你无形中多了很多工作,搞得自己很郁闷,同时你也会认为领导不理解自己。
(8)发邮件不知道该抄送给哪些人;
邮件的抄送功能是非常重要的,对于职场人来说,很多人不知道该抄送给哪些人,因为对于一个大企业来说,很多时候需要各部门协同作战,其中最重要的一条就是要保持信息对称。如果你不抄送给相关的人员,那么他们就不知道这件事情,回头等你和大家沟通的时候,就会因为当时未抄送邮件这件事情,让大家产生不必要的误会。
(9)不敢给相关领导抄送邮件,总感觉这个邮件让领导看到后会有什么想法;
这是职场人经常犯的一个毛病,总觉得把邮件抄送给相关领导,不是像在告状,就是像在邀功。其实这样的心态是非常要命的。对于领导来说,每天有大量的事情要处理,你把邮件抄送给他,让他了解事情的进展,这是一种反馈,也许领导看到邮件后,根本不会理你,但他心里肯定对这件事有了印象,回头等你做这件事遇到困难的时候,领导也会给你资源解决问题,永远记住领导的资源比员工多。
(10)发邮件的时候总喜欢新建邮件,却不会使用邮件答复功能;
这也是很多职场人容易出的问题,甚至这个问题很多工作两年以上的人也未必清楚它的影响。我们收到邮件,总喜欢新建邮件进行回复,却很少用邮件答复功能。为什么要用邮件答复功能呢?因为针对一件事来说,有可能不止发一封邮件,有时候为了一件事情,可能会在一个月内发20多封邮件,如果你总是新建邮件进行发送的话,就没有留下以前沟通的痕迹,别人收到你的邮件,也会因为工作太多,而不知道你说了什么。这样会大大降低沟通的效率。
以上我们谈到了发邮件遇到的这些问题给大家的工作带来的影响,有些时候邮件会对我们的职业发展起到点石成金的作用。接下来我就介绍几点发邮件的基本规则,掌握了以下几点,相信发邮件这件事就基本没有什么大问题了!

四、发邮件的三条基本规则:
1、发邮件时,关于收件人排列顺序的问题:
(1)发给不同级别的人,头衔大的要放在前面,头衔小的放在后面;
(2)发给同级别的人,要按照人名第一字汉语拼音的首字母进行排列。
比如张三、李四、王五,这三个应该怎么排呢?正确的顺序就是李(LI)四、王(WANG)五、张(ZHANG)三
2、发邮件标题、正文、落款、附件应该具备的一般格式:
(1)标题:简明扼要的突出主题,比如某某市场推广计划、某活动物资明细。
(2)称呼:一定要有礼貌,比如:某某,您好!
(3)正文:内容一定要简洁、要分点列出、关键词要用蓝笔标出!
(4)结尾:一定要有祝福,祝好!祝一切顺利!祝心情愉快!
(5)落款:张三
(6)签名:邮件签名是让别人了解你,并能联系到你非常重要的方式。比如:
AB公司 市场部 策划经理 张三
固定电话:010-5256000-631
手 机:1374005****
电子邮箱:kevin@163.com
(7)附件:附件的标准格式是日期+主题+姓名,比如2010.6.21第三周工作总结(李四)
3、发邮件抄送的一般原则:
日常工作邮件要抄送给直接领导;
跨部门的邮件沟通要抄送给本部门领导以及对方部门的主管/领导;
跨机构(集团内部)的邮件沟通要抄送给本机构的负责人;
需要多方协作的工作邮件,要把邮件发给每一个相关的人员;

五、小结:
其实发邮件这件小事,本质上就是一个“沟通”的问题。曾经的管理大师说:“企业中90%的工作都是在沟通,而且有90%的同事误解、工作误会都是由于沟通造成的。”可见沟通在工作中是多么多么重要,如果我们想学会沟通,学会换位思考,就从发邮件开始吧!也许就是因为你今天一点点小小的改变,就会让你成为未来的职场明星!

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