Excel:掌握这个函数,能提高工作效率30%

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依稀记得,大学毕业的时候,在自己的工作简历上,清楚的写着:熟练掌握office办公软件。

当真正工作的时候,发现自己实际掌握的office技能只是一个皮毛。

当研究生毕业的时候,发现自己的毕业论文的Word格式居然不会调,需要那些掌握比较好的同学帮忙。

当工作中需要处理数据的时候,发现自己只会一个简单的自动求和公式,其他的一概不知。

当看到那些Word大牛,可以解决Word编辑中的所有问题,心中充满羡慕。

当看到那些Excel大神,可以通过几个简单的公式,就能解决自己花半天时间才算出来的劳动成果(还是错误的),顿时就开始膜拜了。

当看到那些PPT大咖,可以通过做PPT,实现自己的财富自由之路,一份PPT可以卖到上万块,一套PPT课程可以卖N份,那个羡慕嫉妒恨呐。

除了羡慕和膜拜,还能做什么呢?

想了想之后,觉得自己还是可以从基础学起,争取做到前20%。

想明白之后,就开始想如何才能做到前20%?

具体的方法论是什么呢?

又想了想,觉得应该是Google。

剩下的就是去尝试和践行了。

/02/

网络上的很多信息都是错误的。

因为那些信息都不是第一手信息,反而是第N手信息。

接下来讲讲具体什么情况下会使用函数。

在工作过程中,需要对一些材料进行分类统计工作。

具体的操作步骤是:

先根据不同区域对材料进行统计;

再把所有区域的材料进行求和。

为了方便,对数据进行简化:

区域一:A=4个,B=2个,C=6个;

区域二:B=3个,C=4个,D=9个;

区域三:A=3个,C=4个,D=8个。

如果数据很少,自然不用公式,可能只用心算就能算出了总数。

但是,实际工作中,可能数据都是成百上千个,你再简单的找出来,再相加就太耗时间了,效率也太低了。

这里需要用到的函数是VLOOKUP()。

/03/

这里先简单介绍一下什么是VLOOKUP函数。

如果需要在表格或区域中按行查找内容,可使用 VLOOKUP,它是一个查找和引用函数。例如,按部件号查找汽车部件的价格。

在这一最简单的形式中,VLOOKUP 函数表示:

=VLOOKUP(要查找的值、要在其中查找值的区域、区域中包含返回值的列号、精确匹配或近似匹配 – 指定为 0/FALSE 或 1/TRUE)。

这里也有一些值得注意的地方。

(1)函数的第一项,即要查找的值。这里需要注意一个问题,如果在查找的区域中,没有找到要查找的值,函数就会返回一个错误。

(2)函数的第二项,即要做其中查找的区域。这里需要注意一个问题,如果需要查找很多个数据,那么在写完一个公式后,下拉的过程中,如果没有把区域锁定的话,就会导致查找的区域发生变化,最终导致查到的数据不全。例如锁定之后的区域,就是$B$2:$C$10。

(3)函数的第三项,即区域中包含返回值的列号。这里需要注意一个问题,这里的列号是相对值。假如需要查找的区域是B2:C10,那么这里应该写2,而不是3。

(4)函数的第四项,即精确匹配火近似匹配。一般都选择精确匹配,写0就可以。

(5)如果想让没有查到的值返回一个数字0,那么需要加上一个新的函数,IFERROR函数。

接下来就是践行了,相信熟能生巧。

PS:建议通过谷歌或者office官网查询函数的具体功能,不要使用一些经验之类的进行参考,因为经验之路的都是没有经过检验的。

当自己没有辨别能力的时候,找一个靠谱的来源非常有必要。

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