效率 | Apps篇:一个字:好用!

眼看新年就在跟前了,大家是不是搓着手开始迫不及待准备new year resolution了? 是不是觉得对新的一年超有热情和信心?那么2015年最后一篇,小宁也来给这热情添油加料,继续聊聊提高效率,对付小怪兽的工具。

上次介绍了小清新的手账,有汉子商务狗表示喜欢更man一点的电子工具,小宁今天就来推荐几个真心有帮到自己的效率管理Apps/在线工具。

在此之前,先简单介绍一下参考的GTD理论,这样大家更容易理解工具的设计逻辑。有大兴趣的小伙伴们可以参考我上期推荐的书单深度研究。

“Your mind is for having ideas, not holding them.”

— David Allen (GTD 作者)

GTD的核心在于将你心中所想的所有的事情都写下来并且安排好下一步的计划,这样才能心无挂念,全力以赴地做好眼前的工作,提高效率。David认为,压力不是来自任务本身,而是任务在大脑里的混沌塞积,造成心理的焦虑和抵触。所以GTD最重要的两点就是:清空大脑内存 & 把任何任务和项目具体成行动。

下面的流程图一目了然地展示了使用GTD理论处理事情的逻辑:

收集/Capture -> 处理/Clarify -> 组织/Organize -> 回顾/Reflect -> 执行/Engage.

这里不继续展开了,回到咱的工具推荐主题。对大部分白领狗,比如我,来说,outlook&email是工作时间最重要的工具,GTD有一套将理论融入outlook设置和操作的指导,个人亲测了1-2年,表示非常好用,老板再也不用担心我爆邮箱了\(^o^)/。这里也不赘述,有兴趣的同学可以去网上搜索“GTD+Outlook”。

好了,终于回到APP话题。

任务管理:

小宁有两个推荐,几乎完全按照GTD五步和流程图设计,帮你清空大脑并且转化任务。一个新宠,一个旧爱。

先说新宠好了:Nirvana. 小宁已彻底投入它的怀抱。

优点:随时跨平台同步,搜索筛选便利,可随意调整任务顺序,移动端操作顺畅。

缺点:无中文支持,无优先级设置(不过可自行拖拽排序)。

再说说旧爱 - Doit.im发现新宠之前和它愉快地玩耍了快一年时间。但免费版无法任意跨平台同步的硬伤最终把我推向了Nirvana.

优点:中文界面,有独立的今日待办和明日待办,可选优先级,和印象笔记联结(只限于付费版)。

缺点:免费版跨平台24小时只能手动同步一次,手机版操作不够流畅(过去一直用的是单机网页版)。

清单管理:

必须是奇妙清单啊,真爱!从Wunderlist用到奇妙清单,中间也有拈花惹草过(比如IOS的提醒事项),不过最后都老老实实地回到奇妙清单的怀抱。因为它

优点:跨平台同步,界面设计简洁优雅易用,拖拽(移动or排序)超方便,还可以和小伙伴共享并分配任务。另外,可以说小宁超喜欢app版的字体吗?(✿◡‿◡)

缺点:在目前只把它当各种清单管理的基础上,真心没缺点。

知识管理:

目前小宁用的是两步法:碎片化收集(Pocket+截屏)+消化归档(印象笔记)。

1. 碎片化收集:虽然每个资讯或阅读平台都有收藏功能,但小宁的体会是除非有后续的再次消化和整理转化到自己的知识库(印象笔记),否则再多收藏赞赏都是然并卵。而且东西散落各地的结果往往就是统统被遗忘。这时候就是Pocket需要登场了。

简单介绍下Pocket:一个稍后阅读的工具,全平台同步,通过浏览器扩展插件和移动端可以轻松将在不同平台/端口上发现的值得精读或收藏的内容一键扔到Pocket。目前支持的资讯/阅读类App有:简书、知乎、Zaker、Feedly等,遗憾的是微信和微博还无法做到一键同步。不过有个曲线救国的办法也算方便简单:只需把手机默认邮箱在Pocket绑定认证,在没有Pocket选项的App上选择邮件,发送到add@getpocket.com,内容就会乖乖躺倒你的Pocket里了。

另外碰到只需要部分截取的内容小宁会直接手机截屏,所以前段时间IOS更新后有了“屏幕快照”文件夹我开心得不要不要的,真是被满足到了痛点。

2. 消化归档:把觉得有用的内容收集到Pocket和“屏幕快照”后,小宁会定期回顾进行再次消化,并转化到私人知识库:印象笔记。这里类似做读书笔记,不是直接copy+paste,而是精读后挑选真正有用的内容,转化到自己的知识框架放入印象笔记相应的笔记本中。

印象笔记相信地球人都熟悉,这里就不多做介绍。小宁的用法相当单纯,既然收集功能有了Pocket和截屏,那么大象就真的是当做存档精华的笔记本来用。喜欢它的共享功能,要说吐槽的话那必须是超原始的编辑功能,求改进求升级!

团队合作:

最后再来介绍个小宁刚上手不久的有爱团队工具。和家人一起准备旅行?策划婚礼?和朋友一起搞个活动?都是Trello大显身手的时候。设计从白板+报事贴的传统协作形式而来,在Trello你可以创建自己的团队,添加成员,为不同项目创建不同看板/Board,每个项目看板设置不同主题的清单/List,清单内添加卡片/Card并可以分配给不同成员。

和其他项目管理工具不同的是Trello的可视化和互动性。清单和卡片都可以灵活拖拽更改排列和位置,卡片中可以添加图片,链接,附件和清单(能根据完成数量显示进度条!),并且图片直接显示一目了然。每个卡片分配了成员后会直接显示成员头像,成员在卡片中可以添加评论,@彼此,投票等等,互动性超强。

小宁目前还在尝试中,已森森被各种强大功能所折服,感觉除了生活中的各种小应用,初创公司的小团队用起来也超适合。感兴趣的小伙伴快去注册吧 ~ 除了目前还没有中文支持其他都很惊艳。

以上就是今天的全部内容。祝大家每天都离自己的梦想更近一点,(*╯3╰)。

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