《把时间当朋友》第三章 管理

估算时间

侯世达法则:

完成一个任务实际花费的时间总会超过计划花费的时间,就算制定计划的时候考虑到本法则,也不能避免这种情况的发生。

为什么会错误的估算时间?因为人们在估算时间之前忽略了一个重要步骤:

分辨任务的属性,也就是它是熟悉的还是陌生的。

熟悉的任务,就是你以前做过的任务, 由于已经做过, 你自然知道这个任务完成的每一个环节,从而一般都能比较正确的估计时间。

陌生的任务,你在执行任务过程中必然会遭遇各种所谓的“意外”,其实他们也不是意外,因为你不熟悉,所以才成了意外。有了这些意外,你自然难以准确的估计任务完成的时间。

而事实上,我们生活中的大部分任务,都是一部分是熟悉的,一部分是陌生的,所以侯世达法则才会一直起作用。“学习”任务一般是陌生的,所以一般你难以估计时间,“工作”任务一般是熟悉的,一般可以准确的估计时间。

所以,要准确估计时间,就要从现在养成习惯:

做任何事情之前先判断其熟悉程度(或陌生程度),再据此判断估算完成任务所需要的时间。

及时行动

接受任务后,什么时候开始执行呢?最好的答案就是:现在就开始。因为:

所谓做事拖延,并不是拖延着做事,而是拖延着不开始做事。

明明期限快到了,拖延的人为什么还不开始呢?本质原因是来自于内心的恐惧:

一种恐惧来自内部:

只要开始做事,一个人就会面临做错、做不好的风险

这其实是任何人都会遇到的事情,但是拖延症的人会以为,那些能够做对、最好的人都是直接做对,直接做好的。

只要做事,就一定会出问题,这是事实,只有接受这个事实,才能心平气和的去做事。然后勤能补拙,解决问题。

另外一种恐惧来自外部:

过分在意外界的评价

因为人即使自己不怎么样,却喜欢振振有词、理直气壮的去评价别人做得对不对。而一个人一旦开始做事,被嘲弄、嘲笑的几率将会远远高于被夸奖、被鼓励的几率。因为这个原因, 许多人就会害怕做事,“不求有功、但求无过”。

我们没必要在意来自他人的、非建设性的负面评价。没人做事是一帆风顺的,这是生活常态。

时间的运动是有加速度的。对于“为什么随着年龄的增长,每个人都会觉得时间过得越来越快?”,心理学上的解释是这样的:

对于一个,5岁的孩子来说,未来的一年相当于他已经度过人生的1/5,而对于一个50岁的成年人来说,未来的一年相当于他已经度过人生的1/50。所以随着年龄的增长,人会感觉时间运动得越来越快。

所以,当你接受了必须完成的任务时,就应该会有真切的迫切感,因为时间会越来越快,时间期限不是固定的,它会朝你加速而来。

所以,你应对的策略就只有一个:现在就开始。就算起步晚了,问题不是“到时候能不能做好”,而是“到时候能做多好就做多好,总好过什么都不做”。

直面困难

很多人无法完成任务,还有一个原因就是:

回避困难

任何任务都可以划分为2部分,相对简单的部分和相对困难的部分。而有些人会下意识的回避困难,花大量时间去做相对简单的部分,对于困难的部分,掩耳盗铃,视而不见。

因为人做事的动机往往来自两个截然相反的原因:奖励和惩罚。而人都喜欢做容易被奖励的事情,而讨厌做容易被惩罚的事情。而困难的事情,一般都容易出错,出错就会被惩罚。

有些时候,接受惩罚是积累经验的重要方式,很多时候只有吃一暂才能长一智。

关注步骤

做任何事情,都要考虑相关的三个方面:内容(what)、原因(why)、方法(how)。前面2个一般比较容易确定,需要大量思考的一般就是方法这方面。

思考方法需要从领悟内容入手,不停的细化、拆解任务,而且越具体越好,直至每个小任务都可以由一个人独立完成。

要学着像一个项目管理者那样思考---他们更多地关注方法,会花费大量的时间去落实每一个步骤,这样他们才会有效地分配任务,团队也才能可靠地完成任务。

并行串行

一种提高效率的方法就是:

原本只能串行完成的两个任务,现在可以并行完成。

将要做的事情,用笔和纸写下来,找出哪些任务时简单而又机械的,哪些任务时相对复杂而又灵活的(一般是需要思考的),然后将一个非机械的任务和机械的任务搭配起来一起完成。比如:跑步的时候听英语,写文章的时候听音乐。

并行两个任务的一个重要前提是,执行者足够了解这2个任务,即,对执行者来说:

这两个任务是“主动并行”的

被动发生的并行任务往往只能使效率变得更为低下(比如写代码时候,接电话)。应该尽量避免。

将大任务切片,划分成足够多又不太多的小任务。然后分辨这些小任务,分析出哪些任务是可以并行的,从而提高任务执行效率。

任务太多、时间又紧的时候,可以试试这种切分技能。

感知时间

方法就是,基于过程记录时间,将自己任何使用时间的地方,记录下来。这种记录方法的好处就是:

它会使你对时间的感觉越来越精确。

这种基于过程的事件-时间日志记录,随着坚持的时间变长,可以人调整对时间的感觉,在估算任务工作量时,更容易确定“真正现实可行的目标”。而准确的估算也会使得目标更容易达成。

但是记录并不是一件很容易的事情----因为要在花销时间的当时记录下来,还要时常整理、分析,会让很多人嫌麻烦,那么这个时候需要一个趁手的工具来帮忙了。

书上推荐的是Mr Time,下载了一个Android版,发现无法自定义类别,然后换了一个叫Gleeo Time Tracker的软件,还不错,先用着。

通过这种方式,就可以了解时间、并且精确的感知时间。

制作预算

在开始一天的活动之前,花费15-30分钟制订当天的时间预算。方法就是制作一个列表,把今天要做的任务列出来。在列这些任务的时候,大脑就会自动估算这些任务要花费多少时间。然后你就会遇到第一个问题:任务太多,无法全部完成。于是,你需要进行做选择,方法很简单,给每个任务给出权重,任务越重要,权重就越高。

那么,如何判断一个任务是否真的重要呢?标准就是:

这项任务的完成是否确实对达成目标有益

人都喜欢做有趣的事,做的时候往往并不关心这件事到底有没有用。所以自己需要克服这一点,虽然痛苦,但是在将来的某一个时刻,一定会感受到其乐无穷。

做计划

在大多数情况下,计划总是必要的。但是:

我们不是计划着去失败,而是失败地计划

计划成功的前提是:

目标现实可行

如何判断目标现实可行呢?

1. 已经有人做到了

2.我与那个人没有太大的差距

(其实这里,可以按照QCC的制定目标的方法1.是业界对比 2.是部门要求)

但是,有时候:

如果不行动的话,就根本无法判断目标是不是确实可行。

那就行动吧,如果行动之后,发现目标确实不可行,那就“半途而废”,这意味着你很机智。

但是,有时候“计划总是没有变化快”,计划被变化打乱的深层次的原因在于,计划过于长远,而:

长期计划是需要实践才能习得的能力

可以开始只制定1个星期的计划,慢慢的制定2个星期的计划,随着能力的提升,慢慢的就制定1个月、1年的计划。

如果你对将来充满困惑,相信我,你并不孤独,然而,充满困惑并不意味着你要不知所措。雾里看花,谁都看不清楚,但是只要你往前走,早晚可以走到一个鲜花盛开的地方,在那里,无论雾多大,我们总是可以看到花,因为距离已经足够近了。

有些时候没必要做计划

因为:

行动固然重要,行动更为重要

想做事,当然要行动,行动时改变自己的众多方法中最有效、最直接的方法。很多时候,只要开始行动,哪怕事先雾计划,往往也会有收获。

没必要做计划的原因主要有两个:

1. 任务其实非常简单(比如每天慢跑1小时,读书1小时等)

2. 初始状态下,我们往往没有能力去制定合理有效的计划。

做任何事情,都可能经历相同的过程:逐步熟悉、探索、失败*N,反思、再来、失败、、成功

所以,大多数情况下,如果要改变自己,或者对当前处境不满意,那么最简单的方法就是:

找一个你觉得应该会带来改变的任务,然后去做就是了。

不要怕失败,不要怕碰壁,这是必然会经历的过程。马上行动吧!!

流程

(这里我理解的是,做事的套路)

生活中大部分任务都是重复性的。要想加快执行重复性任务的速度,需要在做完任务后,及时的总结、整理、搞清楚流程,再靠进一步的实践把它变成“闭着眼睛也能做好”的事,这是提高效率、减少失误的根本手段。

比如,最简单的任务——打电话,就可以遵循一些固定的流程:

1. 确定对方最可能接电话的时间

2. 打电话之前,准备好计划沟通的内容

3. 打电话之前重要信息整理成电子文本,电话过程中做必要更新,电话后通过邮件发给对方

4. 对方没有接电话,则给但对方短信告知事由,做好记录,防止自己遗忘。

为常见任务制定流程是一个必须养成的习惯。

预演

在做任何事情之前,尝试将要做的事情的整个过程在脑子里预演一遍甚至数遍,这样你在做任务时才会有出色的表现。

执行的任务越重要,这种预演就越关键。

有些人害怕当众演讲,原因很简单:准备不足,所以害怕。而克服害怕的方法就是,演讲之前提前预演多次。

验收

不管遇到什么任务,都应该对其认真审视,同时向自己提出一个问题:

怎样才算“做好”?

这就是验收机制,我们应该拿出笔和纸写下每一个预定的任务的验收标准。每个任务完成时,拿出之前写的标准对照一下,我们会发现这种方式会让我们注意更多的细节、进行更多的思考,也会不由自主的更加专注。

领导者必须具备设计验收机制的基本能力,如果布置任务后,没有对应的验收机制,最终的结果一般都会让你失望。

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