《小强升职记》笔记3——衣柜整理法

相信大家在日常的工作当中都会遇到这样的情况,当你好不容易静下心来,想要专注于一件事情的时候,你的同事或者你的朋友会不断的来打扰你,告诉你临时需要做这件事情、帮一下这个忙、或者周末一起出去玩等等等等。以至于你没有办法集中精力专注于你之前想做的那件事情,而同事们交待你的事情也很有可能东做一点,西做一点,所有的事情都一塌糊涂。那么小强升职记里面就提到了一个非常有效的时间管理方法——衣柜整理法,相信可以帮到你。

衣柜整理法可以分为五个步骤,分别是收集、处理、组织、行动、回顾。

首先我们来看一下收集,就是需要收集一切吸引我们注意力的事情。在收集的过程中,我们需要一件工具叫做收集篮,收集篮可以是各种各样的形式,比如说竹编的筐子或者便签纸、笔记本或者手机里面的备忘录,甚至是录音笔。但是收集篮作为一种工具,它有三个原则需要我们去注意,第一点就是用到的工具越少越好,如果你既用了手机备忘录,还用了笔记本,又用了录音笔,那么你进入下一个环节“处理”的时候就会手忙脚乱,甚至遗忘某一个部分的事情还不自知;第二点就是要保证这件工具是能在五秒钟之内能拿出来的,因为我们的记忆力并不太可靠,很有可能别人交代给你的任务会全部遗忘或遗忘关键信息,也有可能你对某件事情有一个灵感却没能及时记下来,那么灵感就飞走了;第三点就是要定期的清空工具,我想你肯定也不希望自己每天都面对着一堆垃圾吧。

接下来进入第二步:处理,处理指的是我们需要对收集篮中收集到的一切引起我们注意力的事情进行分类,我们可以花两分钟的时间将这些任务进行按照当前的状态分为可执行的和不能执行的。其中在可执行的当中,又包括五种类型:1.两分钟内能搞定的事情;2.需要多个步骤才能完成的事情;3.可以指派给别人的事情;4.需要在特定时间内完成的事情;5.除了以上四类之外的待办事项。同样的,不能执行的任务有三类:1.垃圾;2.将来某时/也许会发生的事情;3.参考资料,需要分类归档。另外,在“处理”这一个步骤中也有三个原则需要注意:首先要从最上面的一项开始按顺序处理,其次是一次只处理一件事情,最后是永远不再放回收集篮。当然“处理”这个步骤可以只在脑中进行,不用繁琐的写下来。

当我们处理了收集篮中的任务之后,我们就需要对它们进行组织,组织相当于我们在整理衣柜的过程中对衣物重新储存。同理,我们对任务也需要重新分类储存。根据我们在“处理”过程中进行的思考判断,我们需要对收集篮中的任务分门别类的放入到3个清单中:将来某时/也许清单、待办事项清单、项目清单。首先收集篮需要每日清空;将来某时/也许清单可以是一个笔记本或者文件夹,将收集篮中对应的任务转移到其中;待办事项清单,可以将收集篮中能在两分钟之内完成或者可以指派给他人的任务转放到其中;项目清单,可以将需要多个步骤的任务转换到其中,然后写清楚主题以及该主题下面的多个任务都有哪些,可以使用大一些的a4纸。

当我们把这些任务合理的重新储存之后,我们就需要开始行动啦。刚才我们把所有的任务放置在了相应的地方,那么接下来我们要先从待办事项开始,还是同样的原则:极致专注,一次只处理一件事。处理完待办事项之后,也就相当于忙完了大部分琐碎的事情,那么后面你可以花更多的事情在项目清单上面,项目清单当中的任务就相当于我们四象限法则里面的第二象限的任务,比重较大。

当我们完成了前面的四个步骤之后,我们就需要考虑回顾这一个步骤。回顾这个步骤,需要我们做到1.每天工作的第一眼就是去检查我们的收集篮和三个清单,2.定期的去回顾所有的清单,建议每周每月都检查。这里我们需要检查的是有没有任务已经改变了性质,可以转移到其他清单的呢?比如说将来某时/也许清单里面有任务确定好了时间,那么我们就可以将它转移到待办事项清单或者项目清单。而项目清单栏当中,一个主题分成了多个任务,这多个任务也许已经可以放入到待办事项清单了。

以上就是衣柜整理法的全部步骤,相信如果大家真正认真的按照这个方法去对待每天的工作的话,你就可以按部就班的完成每日的工作、大大的提升工作效率,那么也就不会感到心烦意乱了。

推荐阅读更多精彩内容