如何做一次访谈?

本科时候进了校报记者团,主要工作内容就是采访学校里有意思的朋友。

记得第一次师父带着我去访谈时,我全程保持沉默,只是在那拿着笔记录。

结束以后,师父把我叫到一边,严厉地说:

你不是记录员,你是一个记者!

第二次我自己联系了一个访谈嘉宾,也拉着师父过去镇场。我怕冷场,又有点紧张,于是有一搭没一搭地聊。一晃,两个小时过去了。

结束后又被师父大骂:

你这是耽误他人时间!这种工作做不好,那还不如直接退团。

当时我紧张了,于是开始主动学习采访:去观察其他前辈的做法,也看电视访谈,慢慢有了一些感觉,也终于能够独立地去采访并成稿。

工作以后逐渐发现,读书时候学的这个技能也可以用到更多的场景中:

一方面,它是沟通方式的一种,很多技巧都是通用的。比如,访谈时需要引导他人说出经历过的故事,而跟同行业的朋友聊天,很多时候也要让对方打开话匣。

另一方面,它是获取信息的重要方式。在工作中,经常会发现部门或公司存在这里或那里的问题,要解决,最好的方法就是看友商的做法。

那么,一次访谈需要注意哪些内容呢?

(一)准备背景资料:明确目的,加点佐料

访谈之前需要明确两个方面的内容:

第一是为什么访谈?

比如公司出现了**问题,个人遇到了**麻烦。

第二是为什么找他?

这就涉及到此人的背景信息,包括:他的公司情况,岗位情况,个人职业履历等。

以上是「主食」。

但很多时候如果全程都聊这些,未免让对方感觉压力山大。这时候,需要准备一些「佐料」,比如:

- 最近的一些热点新闻

- 一些明星花边新闻

- 最新上映的电影信息

这些内容可以很好地调节访谈的气氛。

(二)编写采访提纲:结构清晰,有备无患

明确访谈目的后,下一步就是编写采访提纲。这个环节十分重要:

第一,它可以帮助访谈者控制节奏。毕竟有时候被访者滔滔不绝,没有一条主线很可能就被带偏。

第二,它也是对被访者的尊重。谁也不希望浪费时间。

提纲一般来说可简单可复杂,但基本逻辑无外乎:

需要确认的问题。已经找到了资料,但需要跟对方确认数据的准确性。

需要探讨的问题。有些内容网上没有资料,这时候就需要去引导对方去回答。

以下是一个案例,关于某企业运营模式的调研提纲:



(一) 战略目标

公司整体发展战略?轻资产/重资产?全国扩张/重点深耕?

未来重点拓展城市?

未来重点拓展模式?二房东/品牌输出/定制/兼并?

(二)组织架构及运营管理

目前公司的管理架构是?

总部的角色是?有多少人?

人员主要是内生,还是外部招聘?

总部与项目之间的管理流程及授权如何?

管理系统是自己开发还是购买?

(三)经济测算

目前获取项目最看重什么?规模,布局,收益?

各项成本所占比例?

单项目是否能实现盈利?大致是什么水平?

(四)政策看法

针对当前行业相关政策,是如何看待的?

未来政策走向如何看?

(五)未来方向

有考虑过如何退出吗?具体准备如何开展?



(三)访谈技巧:保持倾听,及时记录

1.避免喧宾夺主

一定要记住:你是访谈者,不是被访谈者,最重要的是引导他人去表达。

引导也有技巧,比如刚刚提纲中的「公司战略」,直接抛出来会比较硬,可以换个表述:

看公司最近发展速度很快,是有大规模扩张的打算吗?

选择题比问答题更能引导他人回答。

接下来无论对方回答「是的」或「不是」,都可以继续用「WHY」来深挖。

2.如果没信心,多带一个人去

如果实在怕场合会失控,或者冰冻,那可以带个朋友过去。

选择朋友可以参考以下标准:

- 与约见对象同行业

- 同类型的工作范畴(比如都是产品经理)

- 此人天生自来熟

这样做还有个好处是帮助他人建立连接,送上顺水人情。

不过最好提前跟约见对象提前说一下,以免让对方感觉太突然。

3.敏感问题要找「替罪羊」

这是电视访谈中经常用到的技巧。

比如要问一家公司是不是有破产危机,直接问就很容易尴尬。这时候可以委婉点说:

看网上一些讨论,有人说公司面临了财务问题,是不是有这种可能?

其实,访谈者就是「有人」。

4.结束时询问同伴有没有问题

如果带了同伴,务必在结束时问一下他们是否还有问题。

一方面这是尊重,另一方面则避免自己太嗨,漏掉一些核心问题。

5.记得留下联系方式

如果是工作场合,开始前主动交换名片是礼节。

如果非工作场合,那么主动去加好友很有必要——这时候加比之后加更容易通过。

6.和做事的员工加好友

很多人很喜欢加大佬的微信,或留他们的名片。

但是,说实话,大佬那么忙,哪里有那么多时间来理你。特别是一些小问题(比如公司有多少人)之类,麻烦他们似乎也不妥。

所以,我个人更喜欢加一些具体干事的朋友的微信。

比如有一次访谈一家养老机构,结束后其他人走了,我又撤回去加了前台的微信。之后有一些项目上不懂的东西,就直接询问的她。

7.提前了解对方的性格

最简单的方式是去翻他的朋友圈,看看他的内容组成。

如果更多的是吃喝玩乐,那证明他在传递自己的社交属性。这个好办,到时不用你多说,他就会把气氛活跃到你没有太多话可说。倾听即可。

而如果他分享的多是工作,那就了解一下他的行业动态,找找与自己工作的结合点。

如果此人内容很少,约见时又言简意赅,此人可能比较冷,那就按照采访提纲走,保持专业性。

总之,尽量不要冷场。

(四)整理访谈纪要:金字塔原理

访谈纪要是访谈重要的成果,对后期有很大的帮助。

但很多人记录的时候,仅仅是把录音重述一遍,非常不友好——自己写着累,他人看着也辛苦。

这里推荐使用金字塔原理的方式记录,比如:


访谈纪要


这个逻辑跟做 PPT 很像:一开始表达观点,之后具体阐述。

PPT:先说观点

(五)录音整理技巧:推荐录音宝

有时候为了保证访谈信息的完整性,需要对整个过程进行录音。

录音软件有很多,比如苹果手机自带的「语音备忘录」,可以插入标签的「AVR PRO」。

这里推荐讯飞出品的「录音宝」,它的好处是可以识别为文字,前几次免费,之后要收费,效果也不错。

它还有网页版,叫做「讯飞听见」(为什么不统一名字),上传语音文件,后台识别。



我是小结

在很多工作场合,我们都会需要去找他人了解情况。要完成一次高质量的访谈,需要注意以下几点:

(一)准备背景资料。

一方面明确访谈目的,另一方面则是准备一些调节气氛的话题。

(二)编写采访提纲。

尽量结构清晰,方便把握访谈节奏。

(三)访谈时的技巧。

1.避免喧宾夺主,保持聆听。

2.如果没信心,多带一个人去。

3.敏感问题要找「替罪羊」。

4.结束时询问同伴有没有问题。

5.记得留下联系方式。

6.和做事的员工加好友。

7.提前了解对方的性格。

(四)整理访谈纪要:金字塔原理。

类似 PPT 的制作,观点先行。

(五)录音整理技巧:推荐录音宝

手机 App 为「录音宝」,网页端为「讯飞听见」。

推荐阅读更多精彩内容