这些职场基本功,你都掌握了吗?

文/子诺不离

最近在读日本作家赤羽雄二所著的《零秒工作》。该书作者曾在麦肯锡工作14年,一个人同时负责7-10个项目。独立创业后,又同时参加数家企业的经营改革,每年举办的演讲超过50次……作者能够完成如此庞大工作量,关键在于他的工作哲学:“思考的速度可以无限加快”和“工作的速度可以无限提升”。

在该书中,赤羽雄二不仅提出了提升工作速度的基本观念,还详细解说了“零秒工作术”的具体做法。作者觉得,有了这样的工作方法,工作中最复杂的问题也能迎刃而解。

在阅读该书的时候,我常常会联想到自己的职场经历。虽然作者讲的“零秒工作术”主要是针对日本白领,但职场的基本经验都是相通的,有许多内容还是值得借鉴。

下面,我想结合自己20多年的工作经验,就职场基本功问题谈谈自己的一点体会。

1.学会多听少说,切忌想当然或者不懂装懂。

如果你是一位职场新人,那么单位里的同事基本上可以说是你的前辈。所以,不论你自觉才高八斗,还是学富五车,首先要学会的一条就是:“谦虚、低调,见人微笑主动打招呼,但不要过分客套。”这样的姿态可以帮你迅速融入新的单位,即使你在工作中碰到困难,周围的同事也都会乐意帮助你。

养成专心聆听的习惯。特别是当上司或客户向你布置工作时,你一定要全神贯注,确保自己准确领会对方的讲话要点。如果你感觉把握不准,可以把自己的理解,向对方重复一遍,以求确认。千万不要因为害怕提问而不懂装懂,然后想当然地开展工作。要知道,如果目标和要求没有搞懂,你再勤奋也是白搭。

当有同事友善地指出你工作上存在的问题时,千万不要急着辩解,请本着“有则改之,无则加勉”的原则,虚心接受。以我的职场经验来说,一个能真心帮你指出缺点的人,实际上是你人生中的贵人,你应该从心底里感谢TA。如果发现自己确实有问题,必须马上改正,决不可重复犯错,否则你的形象会大打折扣。

2.对于重要的活动,必须方案先行,事先在心中推演每一个细节。

对于日常工作以外的重要活动,你都需要事先制订详细的书面工作方案。写方案的过程,实际上就是整个活动在你心里演练的过程。你考虑的问题越周到,你写的方案就会越详细,整个活动实施起来就会越顺畅。

在工作中碰到问题时,不要张口就问领导怎么办?而应该自己先思考几种解决的方案,供领导决策。也就是说,要多让领导做“选择题”,少让领导做“问答题”。如果你总是这样锻炼自己,相信你解决问题的能力会越来越强,领导和同事也会越来越器重你。

3.今日事今日毕,决不拖延,文件资料要及时整理归档。

要学会每年制订工作目标,然后分解到每月每周。每天上班前先花10分钟时间列任务清单,下班前再花10分钟时间写工作日志,记录每天做了什么事,遇见了谁,学到了什么东西,有什么经验教训。每日、每周、每月的定时复盘,会帮助你快速成长。

日常工作中,对于重要的、经常用到的文件资料,最好建一个专用文件夹,以方便查找使用。对于需要多次修改的文稿,每一稿都要做好标记(什么时间,谁修改,第几稿),然后按照修改时间排序,确保最新修改稿永远在最前面,或者索性把以前的修改稿统一放入“待清理”文件夹备查。

对于本部门组织的重要活动,要注意及时收集整理相关资料,并建立专门的文件夹,以统一的格式命名存档,以方便下次查阅使用。切莫轻视档案的作用,档案工作做得好,下次开展类似活动的时候,就会事半功倍。

对于经常性的工作,要及时总结,找出规律,然后固化为文字,以方便与他人共享。请不要害怕与他人分享你的工作经验,你分享得越多,别人越看重你。

4.掌握一些基本的电脑操作技巧,可让你的工作效率倍增。

在工作中,我发现有很多人只会使用Word文档,而且打字时只使用二三个指头,更不要说盲打了。文档操作时,不论是粘贴、复制还是重命名,只懂得用右键搞定。实际上,Windows操作系统中有许多常用的快捷键,比起右键来要快得多,只要你稍微学习下,就可以掌握。

比如:【复制】Crtl+C,【粘贴】Crtl+V,【剪切】Crtl+X,【保存】Crtl+S,【撤销】Crtl+Z,【反撤销】Crtl+Y,【关闭窗口】Crtl+W,【重命名】F2,【截取当前屏幕】Alt+Pr Scrn,等等。

还有,学会使用【无格式文本的选择性粘贴】和【空行替换】功能也非常有用。

许多人写文稿时,会参考或引用以前的一些文字材料,这时你如果只使用简单的【复制】和【粘贴】功能,你引用的那段文字就会保留源格式。即使你后来统一了格式,源格式也会时不时地跳出来捣乱。这样,不仅会导致一篇文章中字体格式不同,影响美观;另外,别人也能一眼看出你剪贴复制了哪些内容,是不是有点小尴尬呀。如果你不想有这种情况发生,下次请记得用【无格式的选择性粘贴】功能。

工作中,我们还会经常从网上下载一些文字材料,即使你使用了【无格式的选择性粘贴】功能,文章中还是会出现很多的空行,无端增加很多页数。这时,如果你懂得使用【空行替换】功能,那就能分分钟搞定它。方法很简单:打开“查找和替换”对话框,在“查找内容”中输入“^p^p”,在“替换为”中输入“^p”(^p代表回车),然后点击“全部替换”,就OK了。

还有,许多人喜欢用Word来制表,但实际上,Excel才是制表的神器。数据输入以后,可以根据相关的条件来进行任意排序、筛选,设置一些简单的函数后,还可以自动计算。还有PPT,也是办公必备的软件,只需耐心学习几分钟就可以入门。

古人说,工欲善其事,必先利其器。如果你还没有掌握这些基本的电脑操作技术,还请静下心来,花个半天时间好好学习下,相信一定会给你长久回报的。

5.坚持以终为始,注重细节,树立良好个人品牌。

如果你想要在职场中有所成就,必须要有强烈的品牌意识。什么叫品牌?品牌就是信任,品牌就是别人无法替代的核心竞争力。

工作中的许多细节,都能反映出一个人的职业素养。哪怕是在“把几页资料复印一下,然后用订书机订起来”这样的小事,也能够看出人与人的区别来。

有的人,把资料随便一复,装订在一起就算完成任务了,也不管页面排序是否正确,页边距是否合适,看的人是否方便。而有的人,则会细心地根据用户的需要,选择“单面”或“双面”复印。单面复印的话,钉书针通常在页面的左上方,并且45度角斜着订,以方便阅读的人翻阅,不易撕破;双面复印的话,会在左侧页边距留出足够的空间,然后用两枚钉书针,一上一下钉在页面的左侧,以方便翻阅。

所以,做任何事情前,都应事先想清楚这项工作的目标是什么,而不只是为了完成任务去做。站位要更高一些,不要只着眼于你自身,而应该从上级和用户的角度去考虑问题,这样,你的视野会更宽广,对自己的要求也会更高。

请记住,我们每个人都是自己的品牌经理,必须对自己的个人品牌负责,确保自己经手的每一项工作都令人放心、满意,甚至让人惊喜、感动。时间一长,你的个人品牌就形成了。

以上内容是我读了《零秒工作》以后触发的一些思考和总结,与你分享,欢迎讨论。

读书、思考、行动,将帮助我们找到更好的自己!

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