22个职场新人该养成的好习惯,帮你完成菜鸟逆袭

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斜杠少年老白
2017.04.03 08:30* 字数 2009

22个职场新人该养成的好习惯,帮你完成菜鸟逆袭

by:斜杠少年老白

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看到新一届的实习生陆续入职,觉察自己进入职场已经一年了。

这一年,慢慢完成了和所在行业的磨合,找到自己热爱的方向,并努力往深处钻研。翻看两本效率手册,有了不少收获。

今天就和大家聊一聊,作为职场新的一年,我这一年总结的好习惯。

一. 收发邮件

最开始写邮件的时候,我并不觉得处理几封邮件是一件多棘手多浪费时间的事情。
但是时间久了,尤其是过了半年,回过头要寻找旧的邮件资料就会变的很麻烦。
所以学会收发邮件,并进行资料整理非常重要。

1.所有收到的工作邮件都立刻download,然后分类到相应文件夹之内,进行整理备份。
邮件附件会过期,为了避免资料丢失,立刻下载备份是非常有必要的;

2.下载下来的文件要进行命名,命名的时候,最好标注内容和日期,如果有有更新的部分,那么两个版本最好都保存,并且写上更新日期。这样就算之后发送给别人,别人也会知道面前这份资料大概是什么时候的,是否具有参考价值;

3.邮箱要定期清理,早上开始工作最好先花15分钟时间,把邮件读完,并且删除垃圾邮件。这样有新邮件发到邮箱,就会第一时间明了。不需要花精力去记住,自己到底有多少垃圾未读邮件;

4.给别人发邮件时,标题内最好表明这封邮件的内容和目的,并注明附件内容以及重要性。我工作期间收到过最贴心的邮件,在邮件正文部分,标注了哪一个附件最重要,阅读每个附件大概需要多少时间,并且把所有重点内容整理标出。这样的邮件读起来就非常快,办事效率很高。

5.如果发邮件的目的是请求别人帮忙,最好把需要别人写到的那份邮件帮他整理好,至少列个大纲给别人参考或者备用。这样别人帮你也会很方便。
大家都很忙,请别人帮忙时就要替别人着想,时间精力都很贵,大家更愿意帮想的周到的那个人。

6.邮件尽量简洁明了,能用五个字表达的,千万不要啰嗦到八个字。

二. 如何利用excel表真正地提高效率

第二个职场最常用工具,是excel表。但很多人把表格用成了负担,这就很没意义了。excel是一个很好的工具,用得有条理了,会成为你高效工作的一个部分。

7.做表格时,最好不要用它原来的那个序列号,自己另起一行排号,这样打印出来之后,自带编号,不容易混乱,也不需要自己去一个个数号码。

8.如果excel表有好几页,一定要写明页码,这样顺序才不容易混乱。

三.如何用好ppt

9.ppt一定要简洁明了,不要出现太长的句子。长句能断就断句,短句子更方便大家理解。

10.ppt排版不要太花哨,最重要的是简洁明了有层次感,主次分明。花钱买一个模版会员,会帮你省很多事情,一般ppt白色底板加上自己公司的logo水印就基本足够了,不要因为过度追求美观,而忽略了实用性。

11.发邮件时,最好把ppt转化成pdf格式发出去,第一,别人翻看时不用一个一个翻译,第二,避免对方偷窃挪用你的ppt成果。

12.同理,ppt修改时也要保存原来的版本,修改后的版本进行重命名,标注修改日期,最好每份ppt附带一个word文档,记录每次修改原因,方便总结复盘。

四.工作细节

除了普通办公事项的处理外,其他的小细节,如果做的到位,也能帮你节省很多时间,并且帮助你迅速成长。

13.每天工作完之后,不管公司有没有相应要求,写一个四到五个点的日结。这是我在实验室里学到的,运用到工作中之后,仍然很有效。日结能帮助你清晰明了的认识到你每天的工作量,帮你调节工作节奏;

14.不要迟到,提前10分钟到公司为宜。下雨天最好提前20min出门,避免因恶劣天气堵车造成的迟到。如遇特殊情况迟到早退,要提前告知领导和同事,方便别人安排相应工作,切记不要不打招呼就走人,为团队里其他人考虑;

15.和别的同事交接工作的时候,记得告知别人进度,时间和相关对接人。时间包括任务的起止时间,你上次进行汇报总结的时间,除了口头告知最好准备一份word文档,以备对方查看。另外要记得告知对方以及所有任务相关对接人,避免后期出现责任不明确的情况。

16.给自己准备便签条,随时记录,避免以往重要任务;

17.在办公时间内,少说话,多做事。否则拉低自己的效率,也影响别人工作。公私分明,不要让个人情绪影响工作,也不要让工作情绪影响生活。

五.工作品质

18.带着解决方案去问问题。尤其是问老板,上司问题的时候,对方时间比你贵,带上至少两套解决方案,并对比其优劣,标出需要占用的资源,让领导来做最终决策;
而不是一脸懵张口就问,对方提出疑虑却一问三不知,这会给别人留下很不好的印象;

19.主动沟通。及时与同事和上司沟通任务进度和安排,尽早规避开可能出现的问题和风险,不能直视埋头苦干,沟通很重要;

20.随时随地准备好plan B。能让你遇到事情不慌乱,有问题能随时顶上,成为一个靠谱的人。

21.多给出建设性意见,少说no。当你觉得别人的方案不行的时候,要给出自己的想法和建议。不要成为那种只会一味否定别人的人。

22.多利用结果导向型思维思考。

以上22条,是我入职近一年来的自我总结。
期许自己在一步一步努力中,拥有不断前行的动力与实力。

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作者:斜杠少年老白

时间管理达人
一个理智到澳大利亚开农场的90后女生
坚信 自律即自由
生活有千万种选择 我选自律

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