老板又双叒叕要你改报表?快用数据透视表!

工作这些年相信大家最怕善变的老板了,一会要东,一会儿要西。费半天劲做出东西,老板一句话就要推翻重来。

比如下面这一大堆数据要分析了发给老板。


于是,你总结了各地区各产品的销售数量:


老板看了后:


加班加点终于改好了。↓

虽然内心是崩溃的。。

还是得继续。。

然后老板又想看看,各地区都有多少客户;每个客户都买了几种产品;报表里除了有各城市的数据,还希望有各地区的汇总。。。

如果你也有这样善变的老板,如果你也要经常处理大量的数据,那么是时候学习一下数据透视表啦!

数据透视表作为Excel中非常重要的一部分,我打算分成几次来写。今天重点写写,Excel数据透视表的布局。

01 使用数据透视表

在开始使用透视表之前,要做的是,想好你希望数据以什么样的方式展示?比如是将产品用做列标题,还是行标题?想好之后就可以开始后面的操作。

在鼠标单击源数据区域中的任意单元格后,点击菜单栏“插入”-“数据透视表”-选择将数据透视表放在“新工作表”,还是“现有工作表”中的某个位置-点击“确定”。

如上图中,我选择的是将透视表放置在“新工作表”中,所以,点击确定后,Excel会自动插入一个新工作表,同时出现如下图中的样子。

然后,根据自己想要的大致布局,将上图右上部的字段,拖到下面的四个框中。

方法就是,想让哪个字段出现在什么位置,就将它拖到哪个框中。如下方动图所示:

下图展示了透视表的四个区域。用同样的方法,将所有需要的数据“摆放”到位后,就可以得到一个基本的数据透视表。

02 改变数据透视表布局

数据透视表跟普通的数据表格相比,很大的一个优点就是,布局的灵活易变。且这种灵活性体现在很多方面。

① 各字段的位置灵活拖动

如下方动图所示,想怎么展示,就怎么展示:

② 修改报告格式

当选中透视表中任意单元时,Excel会自动感应出“分析”和“设计”两个选项卡。在“设计”选项卡,最左侧的“布局”中,分别是“分类汇总”、“总计”、“报表布局”和“空行”4个下拉菜单。

下面我们就看看,这4个下拉菜单分别能起到什么作用。

a. 报表布局

“报表布局”有以下几个选项:

压缩形式:多级行字段合并到一列中显示;

大纲形式:每级行字段分别在不同的列,且在不同的行中显示;

表格形式:以常规表格的形式展示。

另外针对项目标签是否要重复显示也可以选择,选择“重复”则所有空白的字段,都将重复显示同级的内容。

同时,在选择了“表格形式”后,可以让有空白行字段的位置,以合并且居中的方式来显示。

方法是,在透视表中任意单元格点击鼠标右键,点击“数据透视表选项”,然后在“布局和格式”选项卡中,勾选“合并且居中排列带标签的单元格”即可。

b. 分类汇总

根据需要还可以选择显不显示分类汇总,或者是在组的顶部或者底部显示,都可以在“分类汇总”按钮中实现。

除此之外,也可以使用在某个行字段单击鼠标右键,点击“分类汇总字段”或者取消点击,以实现同样的功能。

c. 总计

“总计”这个选项更加直观,要显示或者不显示行/列总计,点击“总计”下拉菜单中对应的按钮即可。

d. 空行

有的时候为了更明显的区分各类数据,希望在不同的项目下面插入空行,这个操作在“空行”列表中就能实现。

取消插入空行,选择列表中第二项删除即可。

数据透视表的布局是灵活多变的,但是具体要使用哪一种,还需要大家根据工作的需要来选择,选取最优化的显示方式,更好地展现想要表达的内容。

END

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