滴答清单入门及进阶教程

欲善其事,必先利其器。本文来源于滴答清单官方教程,部分教程摘自时间管理达人。

在工作和生活中,你是否遇到过这些烦恼?

每天都做了些什么?想不起来

答应别人的事情,忘了

不知道明天应该做什么

别担心,滴答清单来帮你。看看为解决健忘而生的“三步管理法”,只需三步,从此告别健忘。

1、创建任务

把脑子里每一件事情都写下来

点击列表页下方输入框,写下任务后点击右侧「保存」图标即可创建任务。

2、设置日期和提醒

如果担心遗忘就设置提醒吧,滴答替你记着,永远不会忘。

点击任务进入详情,再点击「设置日期」。

3、完成任务

做完的事情及时打勾,搞定!

提醒响起后,点击弹窗下方的「完成」图标即可将任务打勾。或者在应用里点击任务左侧的小方框。

一创建、二提醒、三完成,告别健忘是不是很简单?如果对你来说只是小 case ,我们还有一些妙招,让完成任务变得更快更顺畅。

如何更好地完成任务?

如果你创建任务并设置了提醒,但是当提醒响起时,你看到弹窗里显示的是这么几个字——发布会预演,你知道应该怎么做吗?好不容易解决了健忘,竟然卡在了完成任务上,怎么办?

别着急,一起来看看这条任务:发布会预演

你在整个发布会项目中,负责哪个部分?是联系场地、媒体和嘉宾,推演发布会流程,还是检查设备与物料?

尽量在整理任务时就理清执行步骤,才能在提醒响起时知道该干什么。

Q: 什么是下一步行动?

A: 可以立马执行的步骤。

下一步行动 = 动词 + 事件 + 关键人 + 截止日期

OK,如果你负责的是发布会流程,那想想看下一步应该做什么,然后把动词、事件、关键人和截止日期套用进去。

流程做好了吗?做好了

发布会谁去讲?Boss

和 Boss 完整跑过一遍流程了吗?还没有,下一步应该要跑流程了

什么时候做?明天上午 8 点

那么,你就可以改造任务为:明天上午 8 点(截止日期)和 Boss(关键人)完整推演两遍发布会流程(动词&事件)。

当提醒响起,你就知道应该去找 Boss 推演发布会流程了。

不管是工作任务还是生活杂事,都可以用任务改造法依样画葫芦:

周五晚上 8 点(截止日期),发周报(动词&事件)给 Boss(关键人)

下周三(截止日期)回复(动词)米兰俱乐部(关键人)的广告邮件预定纪念款球衣(事件)

把任务改造成可执行的具体步骤,是下一步行动的核心要义。如果你想及时搞定任务,就试着来改造吧。

使用清单管理任务

如果你想知道自己这一周安排了哪些工作,却花了好一会儿,才在收集箱“取牛奶”“衣服干洗”的繁乱任务里找到你想要的,就说明你应该用清单来管理你的任务了。

你可以创建清单,创建方法很简单,在侧边栏的底部点击「添加清单」即可。

你可以按照场景分类,创建“公司”和“家”这样的清单;也可以根据不同的任务类型,创建“工作任务”、“提升学习”、“生活琐事”、“休闲时间”等不同清单来管理你的任务。

利用好清单,和堆满任务压力山大的收集箱说拜拜吧。

那么问题来了,创建了清单之后为什么还需要收集箱?

如果你正在高效工作,突然想起一件事,为了避免正在进行的工作被打断,你需要一个地方临时记录下这件事,那么就可以使用收集箱。

由于将任务改造成下一步行动或者移动到合适的分类,都需要思考和处理,而收集箱就是为了减轻创建任务时的思考和压力而存在的。它是一个临时的任务中转站,你不用担心没分类,也别在意写的是否有条理,需要创建任务时先放进中转站,比如:

开会时 Boss 提到下周需要你要做个分享

突然想起好久没给爸妈打电话

在公交上看到春运新闻,想起要买火车票

等你有空时再来收集箱整理它们,给每条任务分类并移动到对应的清单,把收集箱及时清空。这样既保证了你不会遗漏任何一件事,也不会打断当前情境。

如何设置重复任务?

忙晕了头不记得自己的还款日?回到家才想起今晚有健身课?

明天是朋友生日但是忘了买礼物?

在收集箱创建一个任务来提醒你就不会再忘记,但反复创建任务设置提醒很麻烦,不如来试试设置重复任务,一步轻松搞定。

1、收集任务

每月的信用卡还款日,每季度要缴纳的房租,朋友的生日和三天一次的健身课,你的生活中,是不是有很多像这样定期重复的事务呢?

将所有重复发生的事务都收集起来,逐一创建在滴答清单当中。

2.设置重复

为任务设置日期和提醒后,可以点击「设置重复」来继续设定任务的重复。

滴答清单提供了强大的重复选项,比如每天、每周、每月、每年等。

那么每个月25日信用卡还款,就可以设置为每月25日重复。朋友的生日,则可以设置为按年重复。

如果默认重复中没有你需要的选项,可以点击自定义来设置。

比如每三天一次健身课,选择自定义后,频率选择「每三天」,只要完成了任务,就会自动创建三天后的健身课任务并设置提醒。

为任务创建好重复之后,你就可以将这些事项移出大脑,滴答清单会在任务发生时提醒你,让你再也不用怕记性差。

现在就去收集箱看看,有哪些定期循环的任务还没有设置重复吧。

结语

感谢你的阅读,希望入门指南能帮助你快速熟悉并学会使用滴答清单,达成更多目标。

如果你想学习更多关于滴答清单的使用技巧和时间管理方法,来“进阶技巧”里看看吧:)

进阶教程

用四象限管理任务

四象限是一种常用的时间管理理论,它将需要处理的事按“重要”和“紧急”两个维度划分,并对应到四种待处理状态中,帮助你决定下一步应该做什么。

通常,你需要马上执行“急事”,确保它们不会延期,比如:

本周五前必须冻结项目到可发布状态

明天女友生日,所以今天要去买礼物

但长远来看,最好将重心放在“要事”上。想想看,需要马上执行的“急事”是否曾经也是“要事”?早点把“要事”消化掉就不会压力满满了。

不过在实际情况中,恼人的“烦事”会比预期多。这些突发事件本不在你的计划中,但又不得不尽快解决,比如:

小区门禁升级需要去物业更换房卡

亲朋好友突然造访,向你咨询些事情

因为迫切的呼声让你产生“这很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。一旦进入忙碌的状态,你可能更想在结束后去打个游戏、看看综艺节目、约朋友聊个天放松放松......乍一想没什么不对是吧?忙碌之后确实需要缓缓,但是朋友,你还记得第一象限里的“要事”吗?

所以,减少在第三象限的忙碌,尽早处理第二象限的事情,合理分配时间,去做对你而言重要的事情,才是四象限理论的核心。

一、利用清单创建四象限系统

如果你的事情不太多,那么使用这种方式可以快速搭建起简易的四象限任务系统。你只需要做好以下四步,就能在滴答清单里实践四象限了:

创建四个清单,对应四个象限

将这四个清单放进同一个文件夹“四象限”

将收集箱的任务移动到对应清单

每天在“四象限”文件夹下查看并及时调整任务的状态

在处理收集箱前,先在侧边栏创建四个清单,分别和四个象限对应。然后为它们创建文件夹“四象限”。

注:长按清单A并拖放到清单B上即可为清单A和B创建文件夹。推荐给清单设置不同的颜色,更好的区分任务在哪个象限。

以后每天处理收集箱时,就可以将任务逐条移动到对应的清单内。

今天去给女友买生日礼物 → 重要且紧急

打电话给小文,帮忙购买《哈利波特 8》英文原版书 → 重要不紧急

明天下午2点去面试 → 重要且紧急

买回家的火车票 → 重要不紧急

帮赵星问推荐信的书写要求 → 不重要但紧急

预定纪念款球衣 → 不重要不紧急

在“四象限”文件夹的“所有任务”中,选择「按清单排序」,就能清晰的看到每个象限中都有什么事情。

注:当某件事情从某个象限转化到其他象限时,你可以直接在文件夹的“所有任务”中,长按这条任务,并拖动到对应的清单

注:如果需要提醒,记得给任务设置好日期和时间

接下来,就可以每天查看、处理并调整任务——做完的事情及时打勾,有变更的事情及时移动。

优先执行重要且紧急的事件

尽量提前规划重要不紧急事件,在它们变得紧急前就完成

如果可以的话,试着将不重要但紧急的事情交由他人处理,或者学会对别人的请求说 Sorry

需要控制去做不重要不紧急事件的时间,不要过度放松

二、利用自定义智能清单创建四象限系统

如果你已经创建了“工作”、“学习”、“生日提醒”等不同的类别的清单,那么把任务从“生日提醒”清单移动到“重要且紧急”清单也许不是好的选择。这时候不妨试试创建自定义智能清单,可以在保留现有清单的基础上创建四象限系统。同样的,四个步骤即可搞定:

创建四个自定义智能清单,对应四个象限

设置好每个自定义智能清单的筛选条件

为收集箱的任务设置优先级和日期

每天在自定义智能清单里查看并处理任务

首先,进入「智能清单」,在页面底部添加自定义智能清单,分别和四个象限对应。

几天内的事情算紧急?什么状态的任务算重要?创建自定义智能清单时,记得给每个象限都设置好对应的筛选规则。例如,“重要且紧急”的筛选条件可以设置如下:

日期选中「今天」、「明天」

优先级选中「高优先级」、「中优先级」

自定义清单创建完,你的四象限系统框架就搭好了。以后处理收集箱时,除了移动到对应分类,也要记得给任务都设置好优先级和日期,如果一些不紧急的事情无法估计什么时候完成,可以只设置优先级。

注:任务前面的小方框,红色代表高优先级,黄色代表中优先级,蓝色代表低优先级,灰色代表无优先级。其中,红色和黄色都可以表示任务是重要的,蓝色和灰色则可以表示任务是不重要的。任务后面的日期,则代表了紧急程度。

今天去给女友买生日礼物 → 中优先级,今天下午5点

明天下午2点去面试 → 高优先级,明天下午2点

买回家的火车票 → 高优先级,没有日期

帮赵星问推荐信的书写要求 → 低优先级,明天

预定纪念款球衣 → 无优先级,下周三

设置优先级和日期时,你不需要去思考这些事属于哪个象限,只需要根据实际情况设置好即可,剩下的工作都交给自定义智能清单,它会帮你将符合条件的任务都筛选出来。

并且,你不用手动去调整任务的状态,如果一个重要不紧急的任务没有被及时处理,它会自动从重要不紧急转移到重要且紧急。不过,你应该不希望这事儿发生吧:)

以上两种方法都能帮助你在滴答里实践四象限系统,快来试试吧。别忘记四象限的核心:去做对你真正重要的事儿,合理分配你的时间。

5 分钟学会 GTD

阅读本文之后,你可以在几分钟之后,立刻开始进行 GTD 的实践。

1、GTD 是什么?

GTD 是一种管理对自己和他人的承诺的方法。

GTD 用于解决什么问题?

用于解决以下问题:

Millions long for immortality who don't know what to do with themselves on a rainy Sunday afternoon.

无数人渴望长生不老,可是他们不知道在一个下雨的星期天下午做什么。

3、如何使用 GTD 方法?

随时将头脑中的想法记录下来;

想清楚任务的预期结果和可执行的“下一步行动”;

预期结果:完成了会是什么样子(方向不要错)

下一步行动:要怎么开始第一步;

把想好的下一步行动放到行动清单中去;

定期查看和更新,保持任务是最新的;

选择此时此刻自己要做什么?(可以根据情景、有多少时间、有多少精力、重要性进行选择)

4、举例:

微信收到消息,转发到滴答清单,滴答清单的收集箱中便会创建新任务。

思考任务的结果和下一步行动:

预期结果:“一个开心的周末”,果断去做~

下一步行动:“查下周末有什么新电影,买票”

把任务修改成下一步行动:

Before:

After:

定时查看滴答清单中的收集箱,将任务及时拆分并移动到行动清单。

满足以下几个条件的时候,就开始执行:

现在带着手机

接下来有 5 分钟的时间

接下来的 5 分钟没有更重要的事情要做

5、小贴士

最重要的一点是,“下一步行动”必须是不用额外思考步骤就执行的:

错误:“周末去看电影”

正确:“美团查下周末有什么新电影,买票”

FAST 四部曲

很多小伙伴怀着“做好时间管理”的愿景使用滴答清单,使用一段时间后发现虽有改善,但并没有达到理想的高效状态,那么就来看看永锡老师可以立刻落地实践的时间管理大法—— FAST 四部曲,让你向时间管理大牛取经,更轻松的开始科学有效的管理时间吧。

F:先吃了那只青蛙

F ,代表的是青蛙( Frog 的英文缩写),代表的是每天最重要的事情,而次要的事情,则可以作为蝌蚪。我们应该一早确认今天要吃的青蛙,然后努力的向前推进。

尤其重要的是,我们要勇敢的先吃最丑的青蛙,当然,不是要大家硬吃,而是有方法的吃,透过一口一口吃青蛙、进入 Flow 状态的流程,就是吃青蛙时应有的技巧。

所以,首先需要创建一个“青蛙池”清单和一个“蝌蚪”清单,专门存放挑选出来的青蛙和蝌蚪。这些青蛙从何而来呢?

你的工作任务、生活琐事,大大小小的事情在放进收集箱中之后,就会成为需要思考和行动的任务,将这些任务进行分类,分辨出青蛙和蝌蚪,再分别放进“青蛙池”清单和“蝌蚪”清单。在将任务分类的时候,你就会发现,原来值得你花费更多时间和精力的,不是那些看起来很急迫的蝌蚪任务,而是青蛙。

简而言之,就是每天该花大量的时间在少数的青蛙上,这样才是真正的高效。

A:行动提示清单的力量

A ,代表行动清单( Action List 的英文缩写),把今天要做的事情,列成清单,之后就专注于今日要完成的行动。

每天早上花点时间,列出 1-3 只青蛙,5-7 只蝌蚪(其他任务)的每日行动计划,告诉自己这些任务是今天必须完成的。然后专注在今天该完成的事情上,做完了再进行别的任务。这份清单可以自己使用,或和团队共享,大家一起快速吃完今日的青蛙。

找到的青蛙和蝌蚪,一起放进行动清单中,所有放进清单中的任务必须要完成。当你面前有这样一份明确知道自己应该做什么的清单,你就更容易专心去执行,而不必再考虑自己应该做什么。

列出清单是很有必要的,因为有了具体的清单,才能找到自己与团队专注的方向,避免忙得不可开交,到头来却捡了芝麻丢西瓜。

S:三种方法拆解青蛙

S,代表切小片( Slice 的英文缩写),对于太大的青蛙,一天吃不完,一口吃不下,就要切成小片。比如“参加马拉松比赛”,这是一只无法立刻吃掉的青蛙,那么就需要将这个任务进行切割分解,转化为一连串的可执行步骤,最终吃掉这只青蛙。

换句话说,那些让你觉得很有压力、很复杂的高难度任务,如果可以切成小片,找到合适的下一步行动,那么执行起来就会非常顺畅。

想想看,参加马拉松比赛需要什么条件呢?

报名比赛?

体力?

耐力训练?

……

不必在意想法是否正确,想出越多越好,当你记录下所有想法之后,你就会发现,这个任务的可执行步骤已经出现在你眼前。

T:训练自己的时间感

T,代表时间( Time 的英文缩写),利用计时器及有效方法,训练好自己的时间感,也是时间管理中不可或缺的要素,而在每天吃青蛙的过程中,时间感帮助我们明确掌控时间排程。

你可以使用番茄钟来帮助自己形成任务周期,专注的工作 25 分钟然后放松一下,再专注的工作 25 分钟。简单的倒计时就能帮助你更有效率的完成任务,吃掉青蛙。

设置提醒不可不知——智能识别日期和左滑

对于已经明确知道到期时间的任务,如果先完成收集,再逐个进入详情页设置提醒,比较耗时。

那么,如何更快的设置提醒,杜绝遗忘?

在户外可以优先使用语音输入,说说话就能自动识别。此外,你还可以用两种方式顺手设置提醒。

智能识别日期和提醒

在输入框里直接写下日期时间,比如“晚上 6 点给爸妈打电话”,滴答清单会自动识别文本中的时间信息,为你设置提醒。

注:如果不需要启用智能识别,可以在「设置」-「高级选项」-「智能识别日期」中关闭

左滑任务设置日期和提醒

在列表页向左滑动任务,然后在弹窗中选择日期和提醒。滴答清单提供了几个常用快捷选项,你也可以点击弹窗左下角的「其他日期」按需设置。

注:Android 用户可以在「设置」-「偏好设置」-「快捷日期」里修改快捷选项对应的具体时间,比如“今天傍晚”对应“18 点”、“今天晚上”对应“20 点”

https://help.dida365.com/

多种方式创建任务

你可以直接使用快速添加创建任务,还可以使用其他方式以应对各种场景。

语音输入———户外好帮手

当你在回家路上突然接到心仪企业的面试通知,通完话一定要记得写下来,如果不方便打字,使用语音输入就再好不过了。

点击输入框右侧「小话筒」图标切换到语音输入模式,然后「按住说话」就能直接创建任务。

邮件转发——工作更省心

你正在办公室查看同事刚发来的邮件,邮件里提到的问题需要花些时间,但当前不便立即处理,怎么办?只需转发到 todo@mail.dida365.com , 即可保存邮件内容到收集箱,方便晚点再处理。

收藏网页——文章晚点读

看到一篇超级干货,什么方式可以最快保存?加入书签栏?那你可能再也想不起它了。安装滴答清单的网页插件,右键选择添加到滴答清单,不耽误不遗忘,有空再读。

保存微信消息——聊天不中断

和朋友聊的正嗨,相约去看个电影,如果你关注并绑定了滴答清单服务号,这时只需要长按微信消息,选择保存到滴答清单即可创建任务。

Web 端鲜为人知的好功能——拖拽

当你在 Web 端对任务进行操作,比如修改任务的所属清单、任务到期时间或者其他编辑,如果有一个很便利的方式能够完成这些操作的话,是不是大大的提高了效率呢?

拖拽任务即可修改任务所属清单、到期时间,滴答清单 Web 端的拖拽玩法,身为效率达人,你怎能错过?

1. 左侧边栏:清单列表

普通清单/文件夹,可以在清单列表自由拖动:

+ 可以通过拖动文件夹/清单,调整清单顺序;

+ 可以通过将两个清单拖在一起来建立文件夹;

+ 可以将清单拖入或拖离文件夹。

2. 中部:任务列表

注:将鼠标移动到任务上,任务左侧会出现三道杠,按住三道杠拖动。

内部拖动

可以在任务列表内拖动,调整任务所属清单、优先级等,或调整任务显示顺序。

向左拖动

可以将任务拖到左侧下方的清单列表和上方的“收集箱”中,来调整任务所属清单;

可以将任务拖到左侧上方的“今天”、“明天”等列表中,来为任务设置日期;

可以将任务拖到左侧下方的“已完成”和“垃圾桶”中,将任务改为完成状态或删除任务;

可以将任务拖到左侧下方的“ Mini 日历”中,来为任务设置日期。

注:Mini 日历为付费功能,在「设置」-「实验功能」中打开。

向右拖动

可以点到一个有子任务的任务,然后将其他任务拖到右侧的子任务列表中,作为这个任务的子任务。

注:将任务拖拽变成子任务会丢失原来任务的时间,附件等信息。

3. 右侧边栏:子任务列表

注:将鼠标移动到子任务上,子任务左侧会出现三道杠,按住三道杠拖动。

内部拖动

可以在子任务列表内拖动,调整子任务显示顺序。

向左拖动到中部

可以把子任务拖到中部的任务列表,将子任务提取出来成为一条单独任务。

向左拖动到左侧边栏

拖动到收集箱,会升级为任务,所属清单为收集箱、取原任务的日期和优先级;

拖动到左侧下方的清单,会升级为任务,所属清单为所拖到的清单、取原任务的日期和优先级(不会带“指派给”的信息);

拖动到左侧上方的“今天”“明天”等智能清单,会升级为任务,所属清单为收集箱、取原任务的优先级;

拖动到“已完成”,会升级为任务,所属清单为收集箱、取原任务的日期和优先级,状态为已完成;

拖动到“垃圾箱”,会出现提示“对不起,你没有权限这样做”,然后子任务会消失。

神奇的拖拽玩法,你 GET 了吗?

设置中的小心机,让你不再错过任务提醒

不少小伙伴说任务提醒的铃声太短太温柔,容易错过任务提醒。

你也有同样的烦恼?先看看是不是你的设置有问题吧。

进入滴答的「设置」-「提醒」-「铃声」,除了默认铃声,滴答还提供了其他铃声供你选择,铃声太短?现在就换一个长铃声。

如果担心一次铃声还是容易忽略?别担心,打开「持续响铃」就万无一失。

在启用持续响铃以后,铃声会持续 60 秒( iOS 设备会持续 30 秒)直到你对任务进行操作。如果第一次响铃你没有理会的话,2 分钟后会再响一次铃。

而 iOS 端为任务设定提醒后,如果没有提示和铃声,检查下系统的「设置」-「通知」,是否关闭了滴答的通知。

找到滴答清单,如下图所示进行设置:

注:目前 iOS 10 系统对应用的提醒更改了设置,如果你发现你的持续响铃失效,将上图「解锁后的提醒样式」选择为右侧的「提醒」即可。

如何设置每月“倒数第N天”的重复提醒?

每周二重复提醒、每个月第三个周六重复提醒,这些重复方式都可以通过滴答清单强大的重复提醒功能实现,但是“每个月倒数第四天提交考勤报表”这种重复任务,你知道怎么设置吗?

其实很简单,可以用「设置重复」(按月重复、最后一天)和「设置提醒」(提醒时间自定义)这两个功能组合实现。

滴答按月重复有一个非常实用的选项,那就是「最后一天」。在自定义重复中,选择频率为每月,然后就会在下方看到「最后一天」的选项:

设置每月最后一天重复之后,再设置提前提醒(如图增加一个提前4天的自定义提前时间),就可以实现每月的倒数第4天提示进行月度回顾了:

设置如图:

在此基础上,你还可以对任务增加多个提醒,从而创建一个每个月最后四天中每天重复的任务:比如 9月27、28、29、30日每天提醒,10 月则是 28、29、30、31 日每天提醒的任务。

如何在滴答清单中批量导入任务?

很多小伙伴将自己的任务管理系统迁移到滴答清单时,都会面对数据迁移的问题,而在 Web 版的滴答清单上,可以批量导入任务。

首先登录 Web 版的滴答清单

点击左上角自己的头像,进入「设置」-「数据备份」,点击「生成备份」,导出一份 Excel 表格。

然后根据你的需要对 Excel 进行修改,重新导入就可以了。导入之后,可以把这些任务全部移动到收集箱去,等待下一步处理。

注:备份次数过多时,会弹出提示,等到第二天就可以正常备份了。

用滴答清单做GTD:收集——从微信到滴答

iOS 版微信的使用方法

首先,关注「滴答清单」公众号,在「更多功能」-「我的滴答账户」中绑定账号。

除了“更多功能”-“玩转公众号”中提到的打字创建任务、语音创建任务、以及自动获取信息创建任务之外,还可以手动将任意消息转到滴答清单:

长按消息,点「更多」

点击省略号

选择滴答清单

成功创建任务

用滴答清单做 GTD:收集——从 QQ 到滴答( iOS 篇)

如何将微信中的记录保存到滴答清单,大家应该已经知道了。但是,平常还有很多任务是通过 QQ 接收的,那么如何将 QQ 中的信息保存到滴答清单呢?

iOS 端有 4 个将 QQ 消息保存到滴答清单的方法:

双击→选中文字→共享→滴答清单(最便捷)

如果是链接,可以在 Safari 中打开,然后发送到滴答清单

如果是带有时间信息的文字,可以在滴答设置中开启了「剪贴板添加任务」的情况下复制,然后打开滴答清单,即可快速添加

复制文字,再打开滴答清单,粘贴到文本框进行添加任务(笨办法)

以下截图说明前两个方法:

方法1:

完成:

方法2:

用 Safari 打开链接:

方法 3:

首先,你需要在滴答清单「设置」-「高级选项」中,开启「剪贴板添加任务」开关。

当你想要创建新任务时,只需复制带有时间信息的内容到剪贴板,打开滴答清单时就会自动询问你是否要添加新任务了。

建议需要添加 QQ 消息作为任务的小伙伴,使用第一种方式来创建任务,最为简单便利,无需切换应用,让你轻松完成任务收集。

应用场景&方案

清单有哪些分类方法?

清单的分类没有最好,只有最适合。以下是几个常见的分类方法,如果你在烦恼如何管理自己的清单,那么就来这里找找答案吧。

1、领域/项目分类法

工作/学习/生活/娱乐 ……

按照任务的性质创建清单,这样的分类方式能够让你无需思考挑选什么任务。

比如上午十点,你就可以进入工作/学习清单,看看有什么需要完成的任务,而在工作/学习几个小时后,则可以进入娱乐清单,做一些放松的小任务。

这是最自然、使用最多的一种分类,适合事务较少的人使用。

2、场景分类法

办公室/电脑旁/书桌/手机……

使用这种分类方式,能够让你在某个环境中,迅速找到当下可以做的事情。比如在等车时,打开“手机”清单,买好晚上的电影票。

场景分类适合任务数较多的人使用。

此分类方法出自《搞定I:无压工作的艺术》一书。

3、四象限分类法

重要+紧急、重要+不紧急、不重要+紧急、不重要+不紧急

四象限分类方法,适合事务较多的人。当你忙得不可开交时,是不是会埋头于不重要的小事,而忽略了那些重要但并不紧急的事情呢?

如果你有这样的烦恼,不妨试试四象限分类法,随时查看自己的“重要且紧急”清单,确保将时间分配的更加合理。

此分类方法出自《高效能人士的七个习惯 》 一书。

4、能量分类法

如果你有很多任务,分别需要投入不同的精力和体力,比如完成一个项目的计划和阅读一份报告,那么可能能量分类法会更加适合你:

非常耗费能量的任务;

比较耗费能量的任务;

不耗费能量的任务;

恢复能量的任务。

在此基础上又可细分为身体、情绪、思想和精神几个方面。

评估自己现在的状态,然后再去挑选任务,可以让你更加有效的管理自己的能量,确保你不会在精力充沛的时候做一件轻而易举的小事。

此分类方法借鉴于托尼·施瓦茨的《精力管理》 一书。

5、时长分类法

与能量分类法近似,你也可以用时间作为维度来对任务进行管理。

预计耗时大于 1 小时、30 分钟到1 小时、半小时以内和 10 分钟以内。将任务分类后,不管你现在有几分钟时间,都可以找到能够完成的任务。

如果你碎片时间多,常有临时事务,那么时长分类法就能帮上你许多忙了。三、五分钟的休息时间,打开“ 10 分钟以内”清单,顺手预约下班后的健身课吧。

清单是对任务进行整理的最佳工具,对清单的分类其实是对任务的整理。

按照自己的使用习惯对清单进行分类,才是最适合有效的清单分类方法。

让你压力减半的“日程表”清单

1、未完成事项会带来挫败感

你已经有多久没有在滴答的“今天”清单中看到这个图标?

又有多少次,当一天结束的时候,你的“今天”清单还是这样的几十个未完成任务的状态:

来看下这些未完成任务的截止日期:

有昨天任务,也有上个月的任务,甚至几个月前的。

面对着这些延误的任务,会不会有一种挫败感?心里想着,如果当时记得就好了。

但是,是真的没记下来吗?

不是的,已经养成了记录任务的习惯,这些事情都记在清单里了。

那么,为什么会忘记呢?

因为安排到“今天”的任务太多了,远远超出了一个屏幕,重要的事情,也就这么埋没在任务海洋里了。

2、解决方法有两种

只将必须当天完成的任务放入“今天”清单。

确定当天进行的行动(例如:周二上午9-11点开会);

承诺要当天完成的事情(例如:给XX打个电话敲定明天开会的时间);

希望当天看到的提示信息(例如:周六聚会,有没有兴趣参加?);

其他的任务,放在“下一步行动”清单中,不设置截止日期。

建立一个“日程表”清单。

将必须当天完成的任务放在“日程表”清单,以便与那些很想在今天完成、但今天没完成也不会有什么不良后果的“想要今天做”的任务区别来开。

如果,你的“今天”清单实在是有太多的东西,为了专注看到必须今天完成的事情,可以再建立一个自定义智能清单,如下图:

将这个“日程表”清单作为“任务必须当天完成”的清单,然后,以每天完成这个清单的任务为当天的最低标准。

重点是不要把“准备今天做”“希望今天做”但是不做也没关系的任务,放进这个清单。确保这个清单中的任务都是必须完成的,然后将这个清单设置为最显眼的颜色(比如红色),催促自己如期完成。

如此一来,清单中的任务就不会一直堆积下来,当你把全部任务都打钩完成,是不是压力也为之一清呢?

让你信心十足的“小事”清单

提升士气的最好方法就是完成某些工作,所以,经常留一些轻松的小事在手头吧。——《 Getting Things Done 》

当你完成一件事情,在清单上打勾的时候,是不是心情很好呢?

那么,当自己疲惫不堪的时候,情绪低落的时候,什么都不愿意去做的时候,完成一件“快速制胜”的小事,也可以帮助自己走出情绪低谷。

快速致胜的小事应该是这样的:

无需大量思考,对精力和创造力的要求低

耗时间少,在10分钟以内就可以搞定

例如看一篇文章、例如整理桌面、例如给花浇浇水……

比起在辛苦的工作后,随意地浏览微博、新闻或者漫无目的地游戏而言,做些计划内的小事,不仅仅是做了自己想做的事情,还能够让自己变得轻松起来,何乐而不为呢?

如何建立“小事清单”?有两种方法推荐给你:

建立一个清单,清单名就叫“小事清单”或者“轻松的事情”等等。

使用任务属性标记出小事,例如标签、优先级。

比如使用优先级来进行标注,将这类“快速制胜”的小事设置为低优先级。低优先级的蓝色给人一种平静的感觉,当精力值低的时候,就休息一下,或者做做这些小事来恢复下能量。

如何快速找到散落在各个清单中的这些小事呢?我采用的方法是:自定义智能清单。

在自定义智能清单中,新建一个智能清单:“小事清单”。

把优先级过滤条件改为「低」,把分配给设置为「分配给我」和「未分配」。

如此一来,就可以很方便地知道,自己在情绪不高的时候可以做哪些简单的事情了。

用滴答清单的标签治疗自己和别人的“拖延症”

本人懒癌病入膏肓,急需治疗。

在我眼中无法完成一件事的原因无非两个,“自己不给力”,或者“别人不给力”。无论你或别人有多么大的理由解释无法完成的原因,对于结果来说,没任何影响。当然,无法完成的因素有很多,包括能力、网络、系统、时间、交通、天气......但超过 80% 原因是拖延症。

拖延症,procrastination ,现在网上最流行的病之一,存在于我们每一个人。怎样治疗拖延症已经早已成为人类的一个大话题,坊间流传的方法基本是心灵鸡汤,读者看完之后一阵激动,但并没有实际的行动。

这里我分享我是怎样用同样网上很流行的“强迫症” 治疗 “拖延症”。

治疗方法

治疗方法很简单,在滴答清单建立两个标签,#wtc(全称 waiting to confirm)和#procrastination(拖延症),分别代表“别人拖延”和“自己拖延”。

我的滴答清单

这里我把上面右图的 Priority (优先级)理解为“未完成容忍度”和“拖延次数”。

procrastination

请花 30 秒时间看看我这个小学生水平的图:

治疗“别人拖延”和“自己拖延”的原理是一样的:你在滴答清单建立了一个任务,deadline 是今天,结果别人或自己没有按时完成。那么通常你会多给一次机会,要求在限定日期内完成。在这个时候你要做的就是:

在这件事的后面加上“#wtc”或“#procrastination”的标签

设置一个新的 deadline

设置容忍度等级,每拖延一次提高一次等级,直到不能容忍为止

通过**“#wtc”“#procrastination” **这两个标签,就可以看到有多少件事被拖延以及拖延的次数。我会对拖延 3 次后还没有完成的事情进行反思,到底是哪里出问题,然后选择放弃、寻求其他人帮助或拆分成更小的任务。

强迫症

可能有人提出可以使用 overdue(过期提示),但是作为一个优秀的强迫症患者,我无法容忍晚上睡觉前看到手机的主屏幕还带有未完成任务提示的角标,更糟的是可能这个角标不知道要拖多少天才能消除——所以必须要将这些未完成的任务进行标签管理。

每当我身边的小伙伴跟我说我患有强迫症的时候,我都自豪且大方地承认,而且还会反问他们“我这强迫症有害吗?”通常他们都会选择沉默,或者说一些无关重要的话转移话题。我知道他们心里是认可了的,只是还没接受强迫症能有好处而已。

最佳组合

请再花 30 秒时间看看我这个小学生水平的图:

自从 5 年前开始接触第一个 ToDo App - Awesome Note ,用了两年半,发现需求跟不上并且整整一年不更新适应 iPhone 5 分辨率而放弃;期间用过无数 ToDo App(甚至为了 Omnifocus 买了个 Mac ),最终保留这四个,他们各有特点,结合在一起完全满足了我的需求。

我的滴答清单:建议与心得

不是什么都值得放入滴答清单

刚开始的时候你可能会在滴答清单建立很多任务,包括鸡毛蒜皮的事。使得要处理的事很多,想不拖延也不行。况且每次纪录要花很多时间,见到闪出 8 个角标的话,很快你就会崩溃放弃治疗。

所以不如换个角度思考,只建立有意义的任务,这样的话你就能专注高效率完成每天的任务。

完成比完美重要

很多时候我们突然想到一件事或者 idea,但是由于当时的时间地点关系(比如开车时),没办法详尽地记录,这时我们应该把事情核心写下来,越简短越好,即使有错别字,自己能看懂就行,不完美的标题不会对结果有什么影响。

不要将文件夹分得太细

我的建议是滴答清单最多分出三个文件夹就好了,

“生活”“公司”“学习提高”这样三个,已经基本能够满足需求;同样每个文件夹最好也限分 5 个清单,多了会感到压抑。

结语

如果说滴答清单 1.0 是小而美产品的话,到 2.0 已经是长大成人,前段时间更新到 3.0 几乎完全可以满足你的所有要求。更难得的是,滴答团队一直在坚持着简约而不简单的理念,希望继续坚持并越做越好。

管理你的清单——时间段分类法

时间段分类法,是将清单按照早中晚、上下午这五个时间段进行设置,适合时间段划分有规律的同学。

1、晨型人的早晨

可以设定一个晨间习惯,把自己希望每天早晨做的事情放进去。

一日之计在于晨,“晨型人”这个标签现在可是很流行的哦。

清晨的四五点,这样的一群人,在不同的城市,点亮了台灯。早晨起来,吃个大青蛙(重要复杂的事情),把计划做好、把麻烦但重要的事情搞定、或者读读书看看新闻。

难得的安静时间。

2、专注于“今天上午”的工作

当坐到办公室,开始今天的工作的时候,要看哪个清单?

“今天”清单?这个清单里混杂了中午、下午、晚上的工作。

“上午”清单?这个清单里混杂了明天上午的计划工作。

怎么看“今天上午”的清单?答案是「自定义智能清单」。

如图,增加一个清单为「上午」、日期为「今天」的智能清单。

接下来,拧开一个番茄钟,开始上午的工作吧。

3、做计划

什么时候做日计划?

每天早晨做当天的计划——看“今天”清单。

或者每天晚上做次日的计划——看“明天”清单。

当然,也可以提前,利用“最近七天”清单或者 Mini 日历,排一周的计划。

找到“明天”清单了吗?没有找到的话,来这里看看是不是选择了隐藏:

4、调整计划

与手机版类似,滴答清单 Web 版也支持拖动任务来更换任务的所属清单。鼠标移动到任务上,会出现图标,按住图标将其拖动到其他清单就可以了。

将每一天拆分为五个时间段,不仅能够让你及时完成任务,还可以帮助你回顾自己一天的工作,打开清单就能看到自己一天的任务内容,什么时候做了什么事,清晰又直观。

如果你觉得自己忙得不可开交却总是在瞎忙,不妨试试看时间段分类法吧。

滴答清单,定制个性化清单系统

建立自己的个性化系统似乎很难,令我们望而却步,但任何一个完整的项目,都是有固定模式可以参考的,那么在建立自己的个性化系统时,固定模式就是:

模仿榜样

刻意练习

个性化定制

持续完善系统

这四个环节相辅相成,又各自独立。

一、模板的清单系统

清单系统其实来自于 GTD (搞定)一书中的“组织”环节。通过对 ToDo List 的梳理,把所有事情妥当整理在相应清单下。这些清单彼此可以快速转化,又有非常强烈的互斥性,对“三多”人群有非常大的帮助。这里简单介绍下我的三个清单列表:

下一步行动清单

等待清单

未来/也许清单

1.下一步行动清单=动词+事件+关键人+截止日期

决定下一步行动只要 10 秒。

当面对一个比较大的项目时,不断拆分下一步行动可以更好的明确行动方式,不至于被一个巨大任务压倒。当然,我们不见得每个步骤都会写下来,但是在梳理的时候,必定会标记简单的 1、2、3 步骤,帮助我们把大项目切割成可执行的一小块,然后一步步执行下来。这样可以很快减少你的压力和焦虑,让你专注在下一步行动的执行中。

比如“开网店”这个任务,如果就这样放在清单中,不仅难以下手造成拖延,而且每次打开清单都会看到,反而形成了压力。那么,拆解后,将下一步行动变成:“了解(动词)开网店(事件)的流程并且明天(截止日期)向其他店主(关键人)咨询”,你就可以迅速的去行动了。

当你在滴答清单里把“下一步行动”一个个勾掉的时候,那种由内而发提升起来的自我价值感,就噗噗噗地在你小心脏里快速地跳跃,真是好有自豪感,有木有!

2.等待清单=关键人+事件+截止日期+更早日期提醒

“等待清单”的出现,就是把我们身上的猴子(比如项目/任务),快速处理后转移到其他人身上。放在“等待清单”的事情,不需要关心过程,只关心结果是不是想要的。

当然,在大家的工作中,如果碰到一些有严重拖延症的同事,我建议设定一个“更早日期提醒”,这样可以帮助你了解目前任务的进度,并做到及时跟进。这样的做法,也帮助你及时跟相关领导报告任务卡顿在哪里,是否需要领导出面施压或是延长任务时间,而不是到最后 deadline 的时候,你没有时间整合处理,反而把猴子背在自己身上,产生巨大的压力和焦虑。

比如“和笑笑去欧洲自由行”这个任务,当你把自己负责的行程确定好之后,就可以将任务转入“等待清单”,转化为“笑笑(关键人)预定好机票(事件),最迟11月25日要定好(截止日期)但是尽量10月25日前就预定(更早截止日期)”,这样处理之后,你就可以在 10 月 25 日询问笑笑机票的预订情况,确保不会买不到合适的机票导致旅游泡汤。

在滴答清单中把一件事情处理完后,直接转入“等待清单”,能够更好地节约自己的时间成本。而且,当你看到自己的“下一步行动清单”已经清空,你就可以挥舞着小鞭子去督促其他人按时完成任务,那种感觉真是不要不要的!

3.未来/也许清单=项目中产生+灵感创意+生活中触动

我经常发现非常火的一些App(比如“饿了吗”)推出后,就会听到一些人说,“其实这个想法我也想到过,就是被他抢先啊,真是太后悔了有木有,否则现在已经到 D 轮融资,来自阿里巴巴的 12.5 亿美元,那就发达了。”

其实我相信,这样的故事并不陌生,两者的区别在于,有些人在有创意的时候,放入了清单系统中,然后天时地利人和的时候,把事情给办了。但是另外一些人就是嘴巴上说两句,然后…就没有然后了。所以即使上帝给到他再多的灵感,他不能进行收集,并进行持续性孵化,也终将一事无成。

我们日常生活中经常会有很多想法冒出来,把这些都放入清单,不时看看这些清单,是不是有哪些事情可以实现?

二、个性化定制的清单系统

进行自己的个性化定制,添加属于自己特有的清单列表,让你能够事半功倍地处理 ToDo List,从而走上时间管理的快车道。这里就是我跟大家分享我的三个个性化清单列表:

每天最重要的三件事

套路/常规

微习惯

1.每天最重要的三件事=重要性+紧急性+影响力

首先,时间管理不是帮助我们做更多的事情,而是让我们有足够多的空间去思考,去判断,去选择最重要的事情,然后把 80% 的时间、精力、金钱、能量对焦在最重要的三件事情上。

什么是最重要的三件事呢?简单排序的话,就是重要性,紧急性和影响力。复杂一点,就是我们经常说 10000 小时的累积,如果你想要真正成为行业内的大咖,你就要经过10年的积累。

比如我想要做培训师,就应该训练如下的能力:

快速学习能力,应对专业知识的快速迭代更新。

敏锐的观察力,有利于收集素材,挖掘培训需求,反馈学员议题。

一致性沟通能力,培训需求调查,学员互动反馈。

项目管理能力,每次培训都是一个小的项目,需要多方协作,共同呈现。

其实,我很喜欢滴答清单的一个原因是,我们可以单独建立一个清单,发到微信群中互动敦促。同时每周回顾的时候,当我打开「显示已完成」,可以直观的看到短期任务的重心是否围绕着中长期目标,从而不断淘汰无用和不重要的任务。

2.套路/常规清单=固定时间+重复出现+模板制定

每次我跟学员确定一对一教练信息的时候,对方就会很惊讶,为什么我可以这么快确定具体信息,里面包含时间、地点、交通、地图,其实这个就是我教练的“老地方”,这样的模板这就是我们说的套路/常规。

在固定的时间(比如每天,每周,每月,每季度或是每年)重复出现,而且内容大同小异,那么就说明这些任务有固定模板可寻,只要调整部分细节就可以。

我的清单系统中,有 100+ 个套路/常规,也就是说,将近 500+ 事情的处理,可以交托在系统里,不用思考,只要按部就班执行即可。同时,可以通过这个迷你套路/常规系统的建立,为以后建立整体的时间管理,知识管理等系统打下扎实的基础。

如果你想要节省更多的时间,同时避免在自己“情绪大姨夫”来临的时候犯常识性错误,就赶紧在滴答清单中设定自己的日常性的套路吧,比如购物套路,阅读套路,睡觉套路等等。

3.微习惯清单=每天做5分钟+重复设置

当我们仔细查看的时候,会发现我们的一天是由一个个习惯堆积起来的,很多微习惯可能已经融入我们的骨血,不需要提醒,身体自带记忆,会自动化处理很多事情。

有好的,当然也有坏的,比如拖延症,这就需要我们用一些好习惯去进行替代,而不是抹杀,面对这种情况,可以建立“微习惯清单”。同时滴答清单有「重复」设置,也就是你每天都可以看到完成情况。

通过系统的建立,可以帮助大家更好地做好收集,真正做到“清空大脑,放入思考”。

番茄工作法三剑客:滴答+纸笔+定时器

1、执行前的准备:

首先要在滴答清单里面做好计划(包括任务计划用的番茄数)。在本子上提前划好线,大约在左侧 2/5 的位置画一条竖线,左边用于写计划内的任务,右边用于写临时的突发事件(包括外界的打断,包括自己内心萌生的想法)。

2、开始工作

在左侧写下要吃的第一个番茄,任务名和计划番茄数。也可以记录下计划的时长。

拧开番茄钟,开始 25 分钟的工作。

3、记录遇到的每一次打断

遇到外部打断,在前边标注个星号*

出现内部打断,在前边标注个三角△

安排给别人去做,需要等待跟催的,标注个→

已完成的任务,标注对勾√

4、集中处理打断事项

在完成几个番茄之后,设一个番茄钟,集中处理下打断事项,在处理的时候,有三种做法:

任务在 2 分钟之内就可以搞定,那么就立刻完成,完成之后打个勾。

任务很重要,需要在今天完成,那么就改变计划,给这个任务设置番茄钟,同时加入到滴答清单。

其他不必今天完成的任务,放到滴答清单的收集箱中,待后续处理。已经移到了滴答清单的任务,为了和其他已执行的任务区分开,不用对勾,而是用横线划掉。

5、小贴士

最好在晚上或者早晨做好计划,安排番茄的顺序。 在早晨就主动出击,联系每一个可能的干扰源,该汇报的汇报,该安排工作就安排工作,该交流就做好交流,最大程度避免打断自己的番茄钟。

滴答清单与番茄工作法的结合(1)计划

很多小伙伴希望将滴答清单和番茄工作法一起使用,那么如何将滴答清单与番茄工作法结合起来?

1、建立番茄工作法的清单

与 GTD 和其他方法相比,番茄工作法要求的清单很少,只需要建立两个清单:

今日计划

计划外的紧急事件

注: 除了新建这两个清单之外,还需要用到默认的收集箱。

番茄工作法适用于需要专注度的工作,不适合用于生活中休闲类的活动,因此也可以建立更多的清单,用于记录那些不需要高专注度的事情。

如果收集箱的待办任务过多,可以建立类似于“工作”、“家庭”这样更细的清单,来为待办任务分组。

2、番茄工作法的计划环节

养成随时收集的习惯

与 GTD 方法相同,番茄工作法的第一步也是随时收集,无论是刚想到的念头,还是对别人的承诺,或者是突发的问题。将这些事务直接在“收集箱”中创建为任务。

今日计划

每天早晨(或者前一天的晚上),打开“收集箱”,批量选中想要今天完成的任务,移动到“今日待办”清单中去。然后对任务进行排序。

注:没有必要耗费时间为任务「设置日期」,只需要移动到“今日待办”清单就可以了,不需要提前做更多天的排程。

滴答清单与番茄工作法的结合(2)执行

1、开始执行任务

打开“今日待办”清单,拧开 25 分钟的番茄钟,从第一个任务开始执行。

2、遇到打断

例如:第一个番茄的时候,接到同事打来的电话,提到项目中心今天提出了一个问题,他处理不了,需要其他人一起看下。

在打断出现的第一刻,首先做一件事情:标记一个“~”,可以在纸上,如果使用 Web 版,可以在 1 秒钟内完成记录的话,也可以直接标记在任务后。

不要立刻就去执行这件“紧急的”事情。首先判断,这件事情是不是需要今天做的,如果是的,那么就加入到“计划外的紧急事件”清单。

如果不需要今天执行,就直接添加到收集箱。

接下来,再花 2 秒钟决定要不要停下手头的事情去执行。这时候有两个选择:

完成这个番茄钟之后再打电话

停下来立刻给蓝工打电话

选择①:现在番茄钟已经过了 15 分钟,事情没有那么急迫,等到 10 分钟之后再打电话也没什么关系。那么就接着做番茄时间的工作。

选择②:如果这个电话真的紧急到需要立刻就打呢?——停下来,打这个电话。

然后,重新启动 25 分钟的番茄钟,刚刚这个番茄钟作废。是的,即使番茄时间已经过去了 20 分钟,也要作废。既然你不能保护好自己的番茄,就没法享受多吃一个番茄的乐趣。

刚才提到的是外部打断的例子,但是很多时候,自己的脑海中也会有很多的想法,怎么办?

同样的,记录下来,要今天做,就放到“计划外的紧急事件”清单:

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