总有写不完的需求?产品经理需要使用效率工具

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996是互联网的日常,特别是在创业公司,一个人恨不得掰开两个人用的时候,学会利用效率工具管理自己有限的时间很重要。

一.工作背景与适用范围

笔者在一家新媒体类的互联网公司的技术部门从事产品经理。公司规模在几百人左右,坐标:广州、北京。两地的办公人员的协作基本要靠线上解决,而作为一家互联网创业公司,开发一套完备的OA系统根本就是浪费钱的事情,以目前市面上的产品来说,能满足绝大多数需求。

二.如何选择工具?习惯最重要

关于使用工具的选择,对于团队而言,管理者只需要决定用哪款产品,在辅以行政命令,那么大多数而言都能顺利的将效率工具迅速推行下去。因为工具本身并无好坏,只是在于使用的人而已。

我以前做外包的时候,发现一些国企里50多岁的老统计仍然保持着用计算机手算账目的习惯,而稍微年轻一点的统计人员,则用EXCEL公式一拉直接出结果。两者效率对比那是天地之差。那些老统计难道不会使用电脑吗?当然不是,上班时候QQ发得飞快一直在嘀嘀嘀,只是他在工作中思维定势中固化了,几十年的习惯让他不习惯用新的工具。

当然那是极端的例子。今年年初的时候我们公司以前最先启用的办公平台是阿里的钉钉,大家都十分熟悉在钉钉上办公了,后来因为公司的投资关系等等复杂的原因改用了腾讯的企业微信。要知道今年年初的时候,企业微信在使用体验上被钉钉甩了几条街的。但是因为在行政大环境的推行下,大家能慢慢习惯企业微信的交互,然后就这样硬生生的从钉钉切换到了企业微信。

简而言之:身边的人都在用什么,你就用什么,准没错!

三.工具推荐

效率工具一览

作为一名互联网人,这里的工具基本覆盖了一些最常使用的效率工具。

我为什么挑这4点推荐呢?

移动互联网时代,需要移动办公,你不可能审批一个发票报销都还要打开PC后台进行操作,那得耽误多少工作,那么公司移动化办公很重要;作为开发,很难没听过或者没用过禅道,分配任务,跟进任务完成状态基本都靠他,公司大了,管理者不可能跟进每一个员工的任务完成状态,那么团队协作工具就很重要了。作为个体,每天有大大小小的待办事项,有时候领导只是口头把任务交代给你,那么用一个待办事项记录就能完美解决问题。最后是备忘录和文档云储存,资料文件存在U盘,会担心U盘丢了文件泄密,若放在本地,换电脑工作又无从下手,放在云能最好解决问题。

四.禅道

什么是禅道?

禅道登录界面

禅道是开源的团队协作软件,适用于开发团队,特别是敏捷开发流。像我们公司奉行的小步奔跑,快速迭代的策略,两周一个大版本。开发节奏快,必然会导致上线前BUG比较多,那么解决BUG按预定时间上线是整个开发团队必然要面临的问题。而开发这一块的工作又是相对依赖工作流进行的。工作的流程简单可以概述为:1.产品经理出需求2.UI设计师出设计稿3.服务器工程师出接口4.前端工程师写界面并对接接口5.前后端联调6.测试工程师测试

禅道最重要的作用是承载开发团队的工作流,从一个需求的产生,经过代码的实现,最后测试完毕,功能上线,整一个链条通过禅道进行管控,上下游的关系能因为这个系统减少不必要的沟通损失。

禅道主界面

禅道如何承载开发团队工作流?

禅道开发流

这里简单介绍几个禅道的概念:

产品:开发的项目其实就是一个产品,它最终会面向市场被用户使用。

产品模块:比如我们自己一起去SUV这个APP,车型库是一个模块,资讯是一个模块,社区又是一个模块。

需求:用户有需求,我们才会去开发相关的东西给用户使用。

迭代:你在应用商店升级APP会发现,有V1.0,V2.0,这就是一个个迭代,每个版本或多或少都会更新一些新功能或者修正一些BUG。

禅道常用功能

1.产品计划

通常部门的老大可以把这个版本周期的开发计划写在上面,那么每一个部门的人员都能清晰的知道这个周期内大家要完成的需求功能是什么,有多少工作量,开始时间截止时间如何。

当这些时间节点都设置清楚,才能有保证良好的工作节奏。大家都对工作量有一定的把控,该加班加点完成的就加班加点,自觉是广州互联网创业人的最大特点。

产品计划页面

2.提需求

在互联网开发的圈子里,产品经理是需求文档的主要撰写者,当然了稍微大一点的公司,能提需求还有运营部门、客服部门、电商部门.........只不过他们的需求通常是一句话的概括,而我们产品经理的需求文档则是一份具有详细内容,列明功能需求、实现过程,可以被写代码的同学和做UI设计的同学使用的文档。具体如何这里就不展开论述了,以后有需要会单独在写一篇文章。

提需求页面

一般而言,产品经理写出来的需求文档是要经过产品经理、UI设计师、代码工程师、测试工程师开会评审的,只有评审才能确认这一个需求文档的可行性如何,并且在大家的集思广益中,总能寻找出更好的方案。

3.分解任务

一个需求并不是一个人就能完成的,所以需要把它分成一个又一个的任务,让团队的成员每人负责一部分,通力合作完成开发。在开发团队里面,每个人手上都不止一项任务,那么按照事情的轻重缓急区分优先级很重要。分配好优先级,团队开发节奏就能紧握。

分解任务操作

4.提BUG

提BUG操作

作为敏捷开发,在代码质量和开发速度寻求最优的平衡点,那么势必每个任务的完成都会伴随大量的BUG的出现,尽管程序员都会认为自己的代码是完美无缺的。一般来说,前端和后台的同学将功能代码提测以后,测试的同学会进行功能性、逻辑性的测试,将出现BUG的地方截图复现在上面提BUG这个模块。一般而言,测试的同学能够复现的BUG,代码工程师都能将BUG解决。

需要注意的是因为BUG的严重程度不同,比如严重程度低的:可能影响在用户感知不到的功能上;而严重程度高的:可能是造成了数据的混乱或丢失,特别涉及到金钱方面,更有甚者服务直接挂掉。当产品使用的人很多,像淘宝或者微信,如果服务挂掉,那么产生的影响是亿万量级的。

5.完成任务

完成任务操作

在工作中最爽的事情就是将任务完成。任务的状态分为:开始、完成、挂起等状态。每个状态的改变都将会直接或者间接的影响任务的上游或者下游的任务状态。当任务中每个成员都及时点开始完成的话,整个团队的项目就能很好的被产品经理把控。

一般而言,产品经理把控项目团队进度会用的禅道两个工具:燃尽图任务看板

燃尽图示例

燃尽图是在项目完成之前,对需要完成的工作的一种可视化表示。燃尽图有一个Y轴(工作)和X轴(时间)。理想情况下,该图表是一个向下的曲线,随着剩余工作的完成,“烧尽”至零。

任务看板示例

任务看板左边是需求,一般我们以需求的优先级进行排序。任务看板的右边是分解的各种任务,按任务工作状态分别分隔成:未开始、进行中、已完成、已取消、已关闭。通过这个看板,产品经理可以很好把控整个需求的前进节奏,一旦哪个环节与预期时间相差太远,就可以及时找到对应的团队成员进行跟进,看下是哪个环节出了问题,将问题予以解决。

五.企业微信

钉钉和企业微信本质都是为了移动化办公而服务,笔者所在的公司完整的体验过这两个产品,最终用的是企业微信,当然这和产品用户体验本身并无太大的关系。2017年初的时候,企业微信只有一个框架,到了2017年中的时候,基本企业微信体验已经有很明显的改进了,甚至很多地方是以前用钉钉没有的,具体的功能对比就不在本篇进行阐述,两者在功能上大同小异。下面说一些常用的功能。

手机端-打卡

在手机端打卡的最大好处就是不用去到指纹机按指纹,特别广州的写字楼,大堂电梯经常要排队,有了这个功能,被堵在楼下的时候不用这么心慌,只要在公司的地理左边范围附近都能打卡。企业微信还有个特别贴心的功能就是打卡提醒,通常下班的时候经常会忘记打卡,有的同学为了打卡还要设置一个闹钟专门提醒自己,有了这个系统提醒,很大程度能避免忘记打卡。

PC端、移动端-公告

pc端-公告功能

通常最重要的公告都是通过公告系统进行下发的,传统企业在发公告喜欢在微信里面@所有人,但是因为公司人员众多,通常会一下子就将消息刷走,而有了公告系统,重要通知都会予以保留,无需再担心通知被同学们遗漏。

手机端-审批

移动端-审判功能

当团队人数激增,流程管理就会变得很重要。传统公司在企业流程管理中,审核的环节从最下一级到最上一级往往需要持续几天,特别是当其中一环节审判的人不在公司的时候,往往会拖很久,但是在互联网这种讯息万变的行业,审批这种小事一定不能影响项目的正常进行,不然可能会错失一些很重要的突发性热点。

以报销为例,只需要写清楚报销的类型、时间、金额,必要的话再加上一些费用项的详细名目,最后将发票拍照,所有信息一目了然,那么审批人自然能快速的通过。并且审判的信息是有提醒通知的,这样就相当于每一环节都不会卡壳。

六.todoist

todoist使用场景

Todoist是一款GTD软件,所谓的GTD,就是时间管理。那么门槛最低的时间管理,就是将接下来要做的事情以清单的形式记录下来,并一一去消灭它们。

Todoist 支持超过 15 个不同平台的APP应用和浏览器插件, 无论你使用 iOS、Android 手机或平板电脑,还是 Windows、Mac 系统都提供有客户端下载,在 Chrome、FireFox 等浏览器上也提供了插件,并且也提供了网页版访问。甚至,它还支持 Apple Watch 以及 Android Wear 设备。因此无论身在何处,手持何种设备,您的任务清单总是能触手可及。

付费版功能

这里特别想说的一点,Todoist核心功能是免费使用的,但是高级版是付费的。同样使用过高级版几个月,笔者和笔者朋友都得出一个结论:就是高级版的功能绝大多数用户都不会接触到。因此普通版就能满足大多数人的需求了。

todoist-mac界面

左上是对待办事项任务时间的一个快速筛选,比如像收件箱:就是所有时间范围的任务(包含不设置开始截止时间的任务),左下则是通过项目、标签等维度对任务进行快速选择。整个右边是任务显示区域,会根据日期进行分块,其中过期任务会出现在最顶部,未来的任务会出现在底部。点击任务名称前的小圆圈就是完成任务,也是最爽的操作。

添加任务操作

添加任务时候,输入框是任务具体内容,一般写一些你能理解的话就可以了,简明扼要。日程安排是开始截止时间,不填就是属于常规任务,什么时候完成都行。下方有一排小工具:比如为任务分配项目、标签,或设置优先级和邮件提醒,一般而言都不需要用到。

todoist特色-karma值

karma值是todoist一个特色功能,通过每天不断的将自己制定的任务完成,那么系统会奖励你karma。笔者之前一直没有留意到这个软件右上角这个东西是干嘛的,直到偶然有一天另外一个用todoist的朋友跟我说起.........所以笔者没有去详细研究这个karma值是怎么加出来,给大家参考一下这个数值。使用时间:1年;使用频率:频繁;任务拆解:粗放。另外建议大家不要去刷这个数值,毕竟能不能有效

这里分享一下笔者的使用习惯,对于我而言,todoist是记录相对个人的任务。一般可以把生活上的待办事项和工作上的待办事项混合在一起使用。比如生活上:完成keep减肥进阶版练习、信用卡还款。工作上:领导口头交代的任务、各部门提的需求、禅道上属于自己的任务、开发上发现的bug。因为禅道的使用,工作中的主线任务不会过多的去记录,一般会记录一些琐屑的任务,毕竟不记录下来就很容易遗忘。

七. 有道云笔记

有道云笔记

网上笔记类的应用很多,最出名的就是印象笔记和有道云笔记了,这里就简单提一下,不做深入探讨。有道云笔记是最近使用的,因为嫌弃笔记本重,在家办公的时候直接用有道云笔记就可以快速的编辑之前在线存储的文档了。同时它也可以作为一个文档整理的工具,对文档进行类型、内容的划分。

有道云笔记界面布局

有道云笔记最左边是选择文件夹、文件夹可以按层级新建,第二栏是选文件夹里面的文档,选择完毕以后右边会显示文章标题的编辑和具体内容的编辑。

特别注意:有道云笔记会每隔几秒自动保存你文件上的改动,因此需要保证你保存内容的准确性,当然你如果不小心保存错了也没关系,有两种解决方案:1、没有离开界面的话善用后退功能,快捷键Ctrl+Z;2、如果已经离开界面并且重新打开了有道云笔记,可以使用回退历史版本的功能。

有道云协作

这里另外介绍一个有道云笔记同平台的另外一个功能,目前很少使用,但以前读书的时候经常使用,就是有道云协作,往大了说也是团队用来协同办公的软件。可以团队分配任务、文档协同编辑、资料共享。不过我们以前用的最多的就是一群产品经理用来共享产品资料。

有道云协作界面布局

总结

这里推荐的工具只是众多工具中的一部分,我用的顺手不一定大家用的顺手,选择适合自己需求的才是最好的。另外,就算拥有众多工具,不坚持下来使用,将它作为一个习惯那也是白搭。笔者亲测,在工作中养成使用效率工具的习惯,你会爱上自己的工作效率的。

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