时间管理之GTD:OmniFocus2最佳实践(多图预警)

一个工具的好坏,不取决于它的理念有多么牛X,也不取决于它的操作有多么人性化,更不取决于他的界面有多么美观。这些都是加分项,最主要的还是取决于,它是否高效的胜任你使用他的目的。

对我而言,OmniFocus2就是这样一款高效的时间管理软件。在用上她之前,我用过GTasks、奇妙清单、Doit.im等等。其中用得最长的是Doit.im,而且我还是年付费用户,虽然付费,但用着还是有以下不便:

  1. 反客为主。我它是工具,来提高我的效率,不料成了我的督促者,每天被Dock应用数字标识强迫着。
  2. 还不够灵活。事情有轻重缓急,它内置的今天待办、明天待办、下一步行动、将来/也许,不能胜任我的需求。主要是我的下一步行动很多内容,每天都去选今天待办,是一件很痛苦的事,每天重复选择更痛苦。
  3. 软件人性化方面是个大减分项。最不能忍的是以下几点:
  • 时间选择,只能用时间选择器,鼠标点点流效率真的很低,关键还不能复制;
  • 已完成事项不能批量复制,想想汇总成周报的时候,一个个复制是多么苦逼的一件事;
  • 软件更新?没见过mac版有更新。bug得不到有效解决,只能时不时重启软件解决。

痛定思痛,我觉得我要用时间管理工具的目的是:

  1. 能记录我的所有需要做的事项;
  2. 能高效的安排我的待办事项,不要让我频繁重复选择;
  3. 能让我专注的做我必须做的事情,选择性的做我可以做的事情;
  4. 软件操作简单,容易管理。

直到我遇到OmniFocus2,我觉得我找到了我的理想选择。下面我讲讲我的最佳实践,来处理我日常工作与生活中的待办事项。

日常工作与生活

预测透视

我的工作与生活,是从预测透视开始的。在这个透视里,我的工作是这样展开的:

  1. 今天到期的任务,是计划今天完成的,优先级最高;如果事项很多,用标注区分主次;Dock图标提醒数字就是这个数量(小的多,没强迫症的压力)。
  2. 已延期到今天的任务,是计划今天开始的任务,有时间就做,没时间直接推迟+1天或更多。
  3. 如果是工作时,我会选择聚焦工作项目目录,这样工作不相关的项目就不显示,如下图《工作预测透视》。这样能让我专注的做工作相关的事情。
  4. 此透视中,很方便的查看近一周的事项,如果安排有变动,很方便的进行拖拽调整事项的推迟时间或截止时间。
工作预测透视

这样,每天上班就按部就班的去完成就可以了,不需要过多的思考哪些事今天做,因为之前都规划好了。之前规划考虑不周的,在这里稍做调整就可以了。

待办事项收集

我的收集主要是两种:统一收集与“灵感”收集。收集时,主要写上标题与备注。

  • 统一收集,一般是在每周、每天开始时,或是会议结束后,这个时候把自己想到的都放进收件箱里。此时,只去要做的事情,不要去管如何安排。(PS:专注、高效)
  • “灵感”收集,是在做事过程中,突然有一个想法,这时,我是通过快捷键,快速收集,如下图。对于特定的事项有截止日期与推迟日期的,立即填上。
灵感收集

待办事项整理

我的整理分为两个阶段,一个是归类,另一个是计划。

  • 归类阶段,主要是用时超过3分钟的事项,进行划分项目,与指定上下文。此阶段不需要过多的思考,主要目的是清理收件箱。
  • 计划阶段,是安排事项何时去完成。这个我一般在检查时去做,或是准备重新计划最近几天日程时去做。此阶段主要目的是计划近一周的日程,与将很久的未来才会做的,推迟到1个月后。
清理收件箱,归类项目,指定上下文类同

检查与项目计划

检查项目

检查项目主要做的事情为:(PS:主动安排事项时,也可在项目透视中这样做)

  1. 补充上下文,可以选择,也可以输入(支持模糊查询);
  2. 计划近期做的,设置推迟日期,可以直接点快捷按钮(+2天为点两下+1天),也可以直接输入(支持简写日期,1代表本月1号,10/1代表今年10月1号);
  3. 事项在某某天之前必需完成的,进一步设置截止日期,防止自己错过重要事项;
  4. 检查完成后,标记项目为已检查,这样本项目检查完成。

工作回顾

工作回顾

工作回顾,是我自定义的透视,方便我回顾每周工作内容,只显示工作相关的内容。这里都支持批量复制,也很方便的写工作周报等。

我的使用哲学

OmniFocus跟普通的GTD工具不太一样,导致上手有一定的难度。但真学会此软件的哲学,就很方便的按自己的习惯去使用她了。

上手第一要点,要理解收件箱、项目与上下文的概念,并找到自己的使用习惯。

  • 收件箱,是想法收集的地方,在这里你只要把要做的事统统放进去。记住,是真正准备去做的事,而不是不确定要做的事,这样才能更好的专注自己要做的事。
  • 项目,在收件箱中的事项,当用时超过3分钟(可以按自己的习惯调整)时,就需要放入已有的项目,或是将此事项转换为项目或子项目(软件中称动作组),并细分具体的事项(当此事项用时很长,对我来讲是超过1天工作量的,才转为项目或子项目)。
  • 上下文,可以理解为事项发生的场景,可以是具体的地点、人、物,也可以打电话之类的事。注意,一个事项只能有一个上下文。这不同于标签,但我很喜欢,因为标签太多,也增加管理成本,有些得不偿失。

概念归概念,怎么用还是要些自己的想法与行为习惯支撑的。我对他们的定义是:

  • 收件箱:临时放想法的地方,要么立即完成(3分钟以内搞定的),要么转入项目。
  • 项目:3分钟以上,或目前不具备完成条件的,都要归为项目。
  • 上下文:事项可以不指定上下文,上下文存在的意义是,将项目中具有一些共性的,需要一定条件的事项,划分到上下文下。这样在特定的上下文下,我就可以知道我当前可做哪些事了。

上手第二要点,用好推迟时间与截止时间

  • 推迟时间,可以理解成开始时间,计划到推迟时间后,才开始做某一件事。在到达时间之前,在几个主要透视中,事项是不显示的。
  • 截止时间,是在这之前,必要完成的事项。

我的习惯是,多用推迟时间,慎用截止时间。理由为:

  1. 截止时间为今天或过去时间的,都会显示在今天待办里,并且体现在Dock上的应用图标数字提醒,这样事情一多,会很有压力。
  2. 一天中指定过多的当天截止的事项的话,如果经常完不成再推迟,会潜移默化的打消自己的积极性。
  3. 两者搭配,会带来更多的优先级,更方便的自定义,从高到低分别为:截止+标注>截止>推迟今天+标注>推迟今天>未指定
  4. 推迟的一个很好的优点为:在预测透视中,只显示当天预测的,如果过了当天,不再显示在第二天的事项中,这样不重要的事就会“消失”,直到自己下次检查时再被发现。可能你说,这样不是会导致忘事情吗?对我来讲,重要的事情,要么我会指定截止时间,让它一直显示;要么我也会记得他,会再把他找出来的;如果真忘了,说明这事是可以忘的。

上手第三要点,要忘记GTD,忘记科学方法,要知道:适合自己的,才是最好的

软件使用小技巧及加分项

1、 当某个透视有待处理事项时,是标签页缩进一点,而不是小红点,对于我这边轻微强迫症用户来讲,很是喜欢。


不是小红点,没强迫症

2、 聚焦功能很实用,可以以项目为单位,或直接选择项目组,进行聚集,这样在所有的透视中,只显示项目里的事项,让自己聚集做当前项目中的事。

3、 编辑功能很人性化,很方便,体现在:

  • 拖拽功能贯穿整个应用,操作很便捷。
  • 批量编辑,选择多条记录,可以通过检查器方便的批量编辑。
  • 快捷输入,体现在:
  1. 选择类输入框,基本都支持模糊搜索;
  2. 时间选择器,既支持系统自带选择,及系统复制粘贴,又支持手工快捷输入,还支持简写与常用日期格式,比如1代表本月1号,10/1代表今年10月1号,2018 1 2 代表2018年1月2号,基本上你能想到的,她都能识别;
  3. 日期间隔也支持手工输入,比如可以直接输入“1月”、“1周”。

4、 实用配置及进入方法(PS:很实用)

  • 配置快速输入快捷键:编好设置 -> 通用 -> 快速输入快捷键。
  • 在项目透视中显示收件箱,方便拖拽整理收件箱:编好设置 -> 组织 -> 在“项目”透视中。
  • 在预测透视中,显示推迟的项:预测透视 -> 显示选项 -> 勾选“显示推迟的项”。

配合移动端

我主要用Mac版本,但Mac不会时时在身边,这时可以通过安装iphone版本,再配置一下同步。这样在手机上也能正常查看与操作了。

iphone版

小结

工具就是工具,用时间管理工具的目的,就是,Get Things Done。时间管理理论不管多么牛,不能成为我们跟风的理由。理念再好,我们能吸收多少就吸收多少,吸收不了也不能强迫自己,最主要的还是提高自己做事效率与质量。

我的最佳实践也不是一成不变的,也会随着我使用的深入,随着我的情况的改变,不断的与时俱进。在这里,希望我的最佳实践能对你有所启发,希望能与你一起探讨

OmniFocus2用起来总体很顺手,但在使用过程中,也会有些不便。此时,要找到适合自己的规避方法,时刻记住,工具只是手段,而不是目的,不能舍本逐末。比如:

  1. 预测视图中,不显示推迟至昨天或更早时间的事项,这点我不反对,但我希望能在点击过去时,能显示出来。方便我把昨天没完成但很重要的事,再快速调整为今天完成。(PS:现在的解决方案:当天完不成的,需要进一步完成的,下班前将其推迟+1天即可;如果忘了,第二天从项目透视中找出来,再调整为推迟到今天)
  2. 在自定义透视中,不能进行时间筛选,比如我关心近一周或一月的工作完成情况,现在没办法做到的。此时,我是按项目分类,复制时注意看一下完成时间也可以避免。

注意事项:此软件只支持macOS与IOS平台,其他平台无缘使用了。

温馨提示:软件很贵,要大几百块钱。希望有钱的人能支持一下这么用心开发的团队,也绝对是物超所值。当然,真没有预算的人,也是有办法直接使用的,不管是mac还是iphone、ipad,哪怕iphone、ipad没有越狱。

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