时间管理法之四象限法则及使用秘笈 -- 《小强升职记》读书笔记 3

北安的第70篇读书笔记&写作练习


1.


在昨天的读书笔记中介绍了如何发现时间黑洞以及如何避开时间黑洞。今天来介绍一个时间管理理论——四象限法则。

所谓四象限法则就是把事情按照重要和紧急两方面的不同程度进行划分,基本上可以分为四个象限:重要而且紧急、重要但不紧急、不重要但紧急、不重要而且不紧急。如下图

图片来自于《小强升职记》


2.


很多人可能听说过四象限法则,但是并不能完全掌握以及很好地应用这个法则,或者说已经使用了这个法则,但是并没有取得很好的时间管理成效,这是为什么呢?

因为大家没找到应用此法则的至高心法。至高心法是什么呢?其实很简单,就是知道如何评估一件事情的重要程度和紧迫程度。

那问题又来了,如何评估一件事情的重要程度和紧迫程度呢?

作者建议要先找到自己的职业价值观,简单来说就是在职业生涯中,对你最有意义、最重要的事情,比如通过工作获得的成就感或者工作的经济报酬等等。职业价值观就是我们评估一件事重要程度的标准。

而紧迫程度就是任务的截止时间。

虽然我们搞清这两点后就可以自如地使用四象限法则了,但是大家可能还会发现,使用了四象限法则后,工作和生活仍然很忙碌啊,而且好像效用也不是很大么。这是因为大家普遍把时间和精力放在第一象限和第三象限。


3.


你可能会问,它们都是最迫切需要解决的事情啊,难道不应该立即去办吗?作者认为,这恰恰就是大部分人,时间管理效率低下的原因。他们天天就像救火队员一样,哪边着火就往哪边跑,来回奔波,被自己的忙碌所感动,其实没有抓住主要问题,最终导致做了很多无效努力。

那到底应该怎么在四个象限上分配时间和精力呢?我们先来分析一下四个象限。

第一象限是重要而且紧急。什么是重要且紧急的事情呢?比如处理某媒体对公司的负面报道、为孩子填报高考志愿等。这些事情我们必须马上去做,否则后果将非常严重。但是我们同时也应该思考,真的有那么多重要而且紧急的事情吗?

第二象限是重要但不紧急。重要但不紧急的事情包括编写公司下季度的工作计划、制定家庭的投资理财策略、参加课程培训等等。但是需要注意的是,这些事情虽然看起来不紧急,但如果置之不理,就会发展成重要而且紧急的事情。作者在书中举了这样一个例子,你已经发现了儿童牙刷这个细分市场还没有被竞争对手占领,但是你将制定针对这个市场的产品策略放在第二象限而迟迟不处理,结果某一天你逛超市的时候发现,哇,竞争对手的儿童牙刷已经投放市场了。这时,定产品策略的事情就转移到了第一象限,变得重要而且紧急。可见,对待这个象限的事情,即使没有立即去做的必要,也至少要做一份时间计划表。对于这个象限的事情,我们要考虑的是,如何避免使更多的事情进入令人讨厌的第一象限?

第三象限是不重要但紧急。不重要但紧急的事情我们常常遇到,比如办公室里的突然来电、临时会议等等。这个象限里的事情会占用我们大量的时间,但产生的效益却非常有限,很可能忙了半天但是一点效果都没有。很多人都会错误地认为紧急的事情就是重要的,但其实‘紧急’和‘重要’一点关系都没有。在这个象限,我们应该思考一下,我们如何尽量减少第三象限的事务?

第四象限是不重要而且不紧急。自律性不强的人常常沉迷于这一象限的事物,比如看无聊的电视节目、一个人闲逛等等。因为这些事情又轻松又有趣。但如果过多地沉迷在这个象限,我们的价值就会大打折扣。所以想一想,我们在工作中是否有必要进入这个象限?

好了,经过分析,四象限图就变成了这样


图片来自于《小强升职记》


4.


我们已经知道了如何在四个象限分配时间和精力,接下来就要列出一份事务清单,然后逐项放到四象限中。在书中小强列出了这样一份清单:

1 .临时参加技术研讨会。

2 .帮助同事解决写程序时遇到的技术难题。

3 .领导安排写一个项目说明文档。

4 .对产品进行全面的测试。

5 .看《火影忍者》连载漫画。

6 .打若干用于沟通的电话。

7 .编写产品销售策略。

8 .通过网络收看NBA转播。

9 .安抚愤怒的客户。

10 .归档自己的所有重要文件。

11.和领导一起去参加产品推介会。

12.给办公室领A 4打印纸。

13.解决产品出现的严重问题。

面对这样一份清单你是否也觉得无从下手,不知道怎么把这些事项放到四象限中?小强也这样觉得,所以他的导师老付建议他给清单中的事务分类。

按照什么标准进行分类呢?就是我们之前提到过的两点至高心法,一个是以职业价值观为标准划分的重要性,也就是“轻重”,另一个是根据截止日期判断的紧迫性,也就是“缓急”。最后再按照自己的意愿给所有的任务标出‘高’、‘中’、‘低’三种优先级别。

你看,改造后的清单变成了这样


图片来自于《小强升职记》


5.


怎么样?轻重缓急以及优先级别一目了然吧?现在可以把事务放到四象限中了。然后就开始处理这些事务吧。

你可能还是会说,到底应该先处理哪些事情呢?还是有点糊涂啊。

那最后再介绍一下作者处理四象限事务的原则。

第一象限的事情立即去做,因为我们工作中的主要压力来自于第一象限,我们生活中的主要危机也来自于第一象限。第一象限就是一片‘雷区’,我们进入这个象限的次数越少越好。

第二象限的事情有计划去做。之前已经说过了,第二象限的事情如果置之不理,就很有可能进入第一象限,事实是第一象限中80%的事情是来自于第二象限的。所以对于第二象限的事情要进行任务分解并制定时间表,然后严格按照时间表完成。也就是说,我们应该把精力集中在第二象限。

第三象限的事情交给别人去做。第三象限的事情是我们无效忙碌的原因,所以能够交给别人的事情,最好放权交给别人去做,或者委婉地拒绝这类事情。而把精力集中在第一、二象限上。

第四象限的事情尽量别做。虽然第四象限的事情最轻松、最有趣,但是它们除了给你片刻的轻松和乐趣,真的不能为你的人生带来任何价值,做多了真的是在浪费生命。

按照这个原则,四象限图就变成了这样


图片来自于《小强升职记》


现在你是不是已经完全掌握使用四象限原则的秘笈了呢?我们来回顾一下这篇文章的主要内容,在这篇文章中我和大家分享了什么是四象限法则、四象限法则的至高心法、如何在四个象限分配时间和精力、怎样分类事务清单以及处理四象限事务的原则。

四象限法则是时间管理的入门法则,可以大大提高我们的工作效率,接下来的几天就实践一下这个法则吧,明天我将为你介绍如何逃离第三象限。

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《升职记不是升职计而是时间计》

《成为时间管理达人,要先逃离时间黑洞》

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