为什么你的汇报总被怼

注:本文专注在寻找撰写汇报材料的“第一性原理”

这两个令人“瑟瑟发抖”的场景大家一定都很熟悉:

1.在你兴致勃勃的讲解某一页PPT的时候,老板突然说了句:

“那个xx页的指标文字怎么没对齐?”

“这个图表怎么没单位?”

“刚才说这个指标年同比是5%,这页怎么又说是12%呢?”

“刚才你提了个概念叫知识付费,现在又提了个内容付费,这俩是一个意思么?”

2.汇报到第10页的时候,老板突然问道:

“第6页那个XX概念的应用范围是什么呢”

“那到底你前9页想说明什么呢?”

最后,你面红耳赤的加班修改,而你在老板心中的段位“-1”,再搞几次就从黄金掉到青铜了(王者荣耀术语,类比在老板心中credit下降的过程)

如何能一脸自信的面对老板,如何让汇报后老板满面春光的对你点头呢?

预先取之,必先予之,下面我们先从用“互联网产品思维”来看看做汇报这件事用户的需求痛点:

1.汇报的目标用户是谁?-老板

2.老板的诉求是啥?-快速、准确的告诉我某某Topic该怎么做

3.诉求要点:中心词-Topic怎么做,定语-快速&准确

4.这个诉求源于的前置逻辑是什么?老板的时间更宝贵,老板需要明确的结论,且这个结论的推论过程无懈可击,表达过程简介清晰,因为老板还要讲给“大老板”听!

那么从做汇报的同学角度看这件事呢?

我们的痛点是啥?输出正确的结论,获得老板的认可。

等等,中间差点什么?对,知识传递的过程存在的大量的质疑和误解,因此我们要做的是:

输出正确结论→表达简洁清晰→获得老板的认可;

随着老板对你的逐渐认可,信用度逐渐积累,我们才可能被赋予更多的大项目机会,机遇就掌握你电脑前的PPT上,哈哈,重要性可想而知吧,接下来就理理大家最熟悉的PPT汇报材料写作场景;

精彩的汇报PPT要遵循的公式是:

完美传递作者价值观=逻辑清晰+表述简洁

辅助理解:内容>美工,(我曾要求下属,你的PPT只能被骂丑!)

本文的重点到了,如何打造无懈可击内容(引用三体中一个词,请把他们压进你大脑,变成你的“思想钢印”):

    内容=结构逻辑+表述逻辑

结构逻辑是指全文/每页整体结构,主要解决“输出正确结论”的问题

表述逻辑是指单页的内容组合形式与排版技巧,主要解决“表达简介清晰”的问题

两者之间,依然是: 结构逻辑>表述逻辑

1.首先看如何夯实出优秀结构逻辑:

    结构逻辑=树形图=主干+树杈+我是一棵树


1.1主干就是我们的整体故事线,逻辑主干的核心拆解方法,大家初中就已开始练习——作文的读题过程:

快速找到题目的“中心词”和“限定词”,拆解出材料最终要达成目标以及其收敛路径;

此处存在一个小技巧就是,往往老板交代的任务里只有中心词,而少了许多限定词,那你必须在制作材料前,使用沟通技巧(5W2H方法)调研出所谓的限定词,不然你的汇报材料就需要将业务地图展开,一一拆解,以备万全。

举例:老板可能说“帮我看看线下广告行业怎么样”那你心中首先要有几个问题:

    Where:哪里的线下广告?中国的还是本省的?

    Why:老板的目的是什么?提这件事的背景是什么?

    … …

这些问题都问完后,就要把主干故事线用白板画出来,并以此为据展开PPT的目录;同样当你做完PPT初稿之后,不要忘了把PPT各页的题目罗列在白板上,校验下逻辑是否成立,做double check。此时你可能会觉得很墨迹,没什么,碰碰壁就好了,别以为精品仅仅靠体力加加班就能做出来,关键是你的脑力要持续奔跑:

一句老话: 磨刀不误砍柴工,望君细查之

关于主干结构常见的模式也可百度搜索SCQA架构。

1.2树杈就是我们每一页PPT的内在逻辑该如何设定的问题:

这里需要注意的问题就是:每一页的表述符合逻辑吗?

而逻辑上最大的坑就是,很多人喜欢把相关性当做因果性;因为这样是最简单的,而且貌似发现了所谓的“规律”,但是细究起来却不堪一击。

最常见的例子,父母朋友圈的里飞舞着“吃xx能提升xx”的文章里“科学”实验过程

还有一个逻辑就是做总分式延展分类的时候,大家可以参考“MECE”思维模型(相互独立完全穷尽),每次做分类的时候都要问自己分类依据是什么?这么分类对我的全文主旨有什么用?类别之间的排序是怎样的,为什么这么排,哪个类别是我要强调的?这些问题思考一遍后,你的逻辑将无懈可击。

1.3我是一棵树是强调PPT的前后一致性以及完整的循环结构:

前后一致性要求作者把不同页内的概念名称、指标名称、数据校验全部一致,否则会分散老板的注意力,你正在讲第10页的时候,老板还在思考第9页的某个数据怎么和第4页不一样的问题呢。

完整的循环结构同样是为了主动帮助老板快速的回顾和记忆你的推理逻辑和结论。方法我们小学作文就学过:总分总结构,这里再加两个字:总分总“嵌套”结构,即整体PPT的要有“目录-内容-总结”,每个一级标题下面,同样要有子“目录-内容-总结”这样的循环嵌套结构。

2.可以让老板直接GET到重点的表述逻辑是怎样炼成的?

相信上面的结构逻辑大家耗尽脑力搞定后,表述逻辑就是顺水推舟了。

打造表述逻辑的目标是“让老板快速GET到重点”

    表述逻辑=引导阅读+基本排版

2.1引导阅读就是我们通常所说的“划重点”,方法有二:

一是文字精炼:涉及到初中语文的“缩句”技能,看你能否快速简单的提炼本页要表述的观点,一大段口语化文字的堆砌是任何老板都不愿意看到的;

二是配色突出:在PPT整体色彩感下,适当通过字体加粗,颜色加深或反色等技巧引导老板的注意力,切记不要到处都突出哦,处处是重点,也就是处处无重点;

2.2基本排版≠美工,排版的最低要求是不要犯“低级错误”

什么是低级错误?按愚蠢级别排序如下:

错别字→语句不通顺→数据/图表无单位→字体大小不一致→图表无表头→排版不对齐等等

上述每个错误都在消耗着老板的多巴胺,迫使他的注意力涣散,直至爆发,完全变成一个你眼中的“找茬者”!

OK,细节说不尽,期待大家共同补充,其实上述内容中老板替换成“其他读者”也是依然成立的,比较具有普适性;可能某些同学读完后会感到做个汇报怎么如此费劲,老司机告诉你上面的就是“捷径”,莫非你真的相信了那些精品作者成功之后所说的“因为运气好”?

从另一个角度来讲,汇报就是在产出知识付费产品,费用是老板预付给你的工资,生产原料就是你的见识+投入的注意力(不单单是消磨的时间),要在知识付费领域雄起的你,何不现在就开始认认真真的从工作汇报开始践行呢?

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