时间管理:如何让自己一天拥有72小时

你有没有感觉手头的事永远都忙不完?

同样是365天,为什么有些人可以在工作之余挤出时间学习、健身、阅读、副业?

为什么有些人做事比你快,用时比你少,效果却比你好?

为什么有些人可以把24小时活出48小时甚至72小时的效果?

时间都是哪儿了?

2019年还剩下20天,有些人完成了预设的目标,有些人升职加薪了,而有些人忙碌了一年啥都没有。

其实不是你真懒,而是你没有利用好自己的时间。

进入正题

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时间是这个世界上最公正公平的了,对于每个人都不吝啬也不额外照顾。每一分每一秒都不偏不倚地进行着,但是也有的人可以充分利用好时间,一分钟可以做别人两分钟,甚至五分钟才可以完成的事情。这就是因为他们很好的管理时间。合理规划休息时间和工作时间,有助于身体和头脑清晰,事半功倍。

一、如何正确地管理时间?

在说“时间管理”这个话题的时候,终究绕不开的是“时间四象限”。(如下图)

按照“重要性程度”“紧急性程度”这两个维度同时进行划分,可以分为四个象限。这是美国管理学家史蒂芬.柯维在他的《要事第一》这本书中提出的。

很多时候我们都会看到这个图,但是不知道怎么利用它。

【处理原则】

1. 优先解决第一象限。立即去做紧急又重要的事情【Do it now】。(比如重要的会议)

2.投资第二象限,即有计划地去做重要但不紧急的事【Do it in a planned way】把主要的精力有重点性地放在重要但不紧急这个“象限”上。比如一个长期的学习计划,买房,考证等等)

3. 区分一三象限。紧急不重要的事情,第三象限对人们的欺骗性是最大的,它很紧急的事实造成了它很重要的假象,耗费了人们大量的时间。我们要注意不要被这个象限的事情占用太多时间,(比如回复微信上的消息,无谓的电话、打麻将三缺一。)

4. 走出第四象限。不紧急不重要有时间再做,甚至可以不去做【Don't do it】。(比如闲聊、发呆、刷微博和抖音。)

【利用的方法】

怎么利用这四个象限?在每个象限分别写下相对应的事情,比如现在最重要又紧急的事情是重要会议等,然后按照以上原则处理即可。

二、如何利用时间杠杆,让自己一天拥有72小时?

时间是有杠杆的,接下来我想告诉你如何调动时间,让时间变成你的杠杆,从此游刃有余从容的面对工作,轻松生活。

(读到这里的小伙伴,恭喜你已经掌握了一种时间管理的方法,结尾还有更多惊喜和彩蛋哦。打字不容易,楼楼可怜巴巴地求赞。)

不知道大家听过华罗庚(大数学家)泡茶的故事。

一个人想要泡茶一共有5道工序:

1)烧开水 15分钟;

2)洗茶壶 2分钟;

3)洗茶杯 1分钟;

4)拿茶叶 1分钟;

5)泡茶 1分钟

我们可以有两个方法来泡茶:

方法一:先烧水用时15分钟,水烧开后洗茶壶2分钟,洗茶杯1分钟,拿茶叶1分钟,泡茶1分钟。共用时20分钟

方法二:烧水同时洗茶具,拿茶叶,等水开后泡茶。共用时16分钟。

方法二利用烧水时的空隙,节约了4分钟,这个就是简单的运筹学方法。

我们都知道1天只有24小时,但是读完下面一小段之后,你会在这24小时内,做48小时的事情。那如何在工作生活中如何让时间变得更多呢?

举个例子,下面的事情是我下班后要做的事情:

1)交通40分钟,2)线上有个分享40分钟,3)跑步40分钟,4)拉伸15分钟,5)洗澡15分钟,6)敷面膜15分钟,7)护理头发15分钟,8)阅读60分钟。以上所有事项共计240分钟,即4个小时,但实际上我只花了110分钟,即1个多小时就搞定了所有的事情。那我是如何做的呢?

首先在回家的路上进行群分享,在回到家的那一刻分享刚好结束,用时40分钟;然后跑步加阅读用时40分钟(一边跑步一边听有声书);接着淋浴很快洗个头用时15分钟;然后给自己敷面膜同时给头发做护理,边拉伸,边听有声书,最后所有事情做完,上床睡觉。

这当中不断节省了很多时间,相比去理发店做头发护理不仅省了时间还省了不少钱,这些面膜发膜橄榄油等大约一共花了不到500元,可以做大约20次左右的护理。

好啦。你已经学了初级的方法:在同一时间做多个不受影响的事项(项目)。

我再来说说如何让一天的时间再增加24小时。秘诀就是:身体和大脑不在一条时间轴上。即身体负责体力活动,大脑负责思维运转。举例:在地铁里阅读(听书),这就是常见的身体和大脑不在一起的例子。其实现实中我们也很难在交通时间上阅读。

我一般会在这个时间做两件事情,一件是:用手机简单地处理事务性工作,另外一个件是:用来思考(今天都需要完成那些事情,先做什么后做的,有哪些会议等等)。 大部分人在交通时间都是被动地做一些事情,比如接接电话,微信聊天等等。其实我们可以主动地利用好这些时间,提前规划好去做一些不太重要但必须做的事情。

刘未鹏写过一本叫着《暗时间》的书。什么是暗时间呢?大意是指当如果你一直深入地思考一些问题,那么即便你只是在走路、洗手、买菜、洗澡的时候思维仍然在暗处非常努力地工作着。我想很多人都会有这种场景,除了表面上在做一些琐碎的事务之外,更重要的工作是思考怎么去做好另外一个更重要的事情或工作目标。不夸张的说,这种思考有时候还会延伸到睡眠的时候。充分利用暗时间,也有一个前提,就是你全心全意深入思考一些问题,不是被迫的,不是完成任务似的,而是那些你真的有兴趣有热情去寻求答案的问题。

很多人认为一天24小时,过成48小时才是最有效的时间利用。其实不是的,人的一天真的只有24小时,我们还要吃饭睡觉上厕所。工作是永远做不完的,毕竟每天都会有新的工作涌进来。最算一天有100个小时也做不完,那该怎么办呢? 其实很简单,只挑选最重要的事情来做就好了。 在这里不得不提到“二八法则”。20%的事带来80%的效益。它在生活的方方面面都起着作用。比如说公司80%的收益是由20%的客户带来的。其实二八法则总结四个字就是“要事第一”。最重要的时间管理法则是指,把不重要的事情先挑出放在一边去,或者根本不去做。二用最多的时间和精力去做真正重要的事情。

其实 钱和人还有时间都是杠杆。当你获得了第一桶金而且又有一定的投资方法,那这时候钱就是杠杆。有些事是一个人完成不了的,需要一个团队来合作完成,人也是杠杆。时间也是杠杆,如果你能调动时间效率的话,时间也会变成你的杠杆。有些人一个小时只能做一件事,有些人一小时可能做三件事情,毫无疑问时间就是他们的杠杆。

这个是我们了解到的,还有一个我们容易忽略掉的就是,方向的杠杆。自己需要清楚地知道在哪些事情上面用力用时间用人跟用钱。有些人一年看了50本书依然没有改变他的生活,那也就是方向错了。时间浪费了 ,并不能成为你的杠杆。所以在工作、学习和寻找人生的方向上,最重要的是去想我走的这条路是不是对的?有没有更好的方法?要做到七分想三分做,要常常想我做这件事情是为了什么?是不是不做这件事情也能达到目的?有没有更靠谱的方法?能不能用别人的时间杠杆?(比如让别人帮你完成这件事情)

总结方法一:在同一时间做多个不受影响的事项(项目)。合理利用暗时间。

接下来我想再讲一个故事:

一位石油老板请来一位效率专家,让效率专家教自己如何提高工作效率。专家请石油老板写下自己认为最重要的10件事情。石油老板花了5分钟写完,效率专家又让他花5分钟时间写下明天最重要的10件事,并且按照重要的程度编号。效率专家告诉石油老板每天写计划,并且按照事情的重要程度依顺序完成。效率专家同时希望这个工作方法在全公司内推广。一个月后石油老板为效率专家寄来1.5万元美金,若干年后石油公司发展成为大型连锁企业。

总结方法二:只做最重要的事情。你只需要每天把明天的事情罗列一下,并按照重要程度排序,不把最重要的事情做完,就决不做下一项任务。而重要度不高的任务不做也没关系。

把这种方法实施一段时间后,你的时间就会越来越够用。是不是很简单?但是要做到并不容易。很多时间我们会被一些紧急但不重要的事情牵着鼻子走。合理的利用时间象限,让你的时间发挥最大作用吧。

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下方文末彩蛋,不要错过哦~

——大家好,我是彩蛋——

彩蛋一:【二八原则】

二八原则几乎是在所有领域都成立的~

举个例子:比如整个行业,包括所有行业,我们可以看到只有少部分人是能赚到钱的,大部分人是赚不到钱的。也就是 80%的钱被 20%的人赚了。再比如,假如你是一个做销售的销售人员,你会发现你有很多客户,但是少数的几个大客户,也就 20%的客户贡献了你 80%的业绩。这就叫做二八原则。那么具体到时间管理领域,人们也跟踪过。也就是对任何一个人的整个学习或工作来说,很有可能 70%-80%最重要的效果是从 20%的时间中产出的。说明大部分的时间都被你浪费了,而且可能是无意识中发生的。

那么这个二八原则给了我们两个很大的启示:

1、找到时间浪费点,然后解决和优化它。

2、最好的时间放在产出最大的事情上。

那什么是最好的时间呢?时间虽然都是时间,但是时间和时间是不一样的。比如说同样是学习 1 个小时,那你觉得早上学习 1 小时和工作一整天后的晚上学习 1 小时,什么时候效率更高呢。很明显是早上学习效率最高(当然啦,有些人更适合晚上学习)所以相对晚上来说,早上是更好的时间。可能每一个人也不一样,这只是举一个例子。

那么什么又是产出最大的事情呢?也就是对你来说价值最大,对你最重要的事情。最好的时间放在产出最大的事情上,是提高我们效率非常有用的一个方法。又举个例子来,在实际生活中,很多人醒来之后的 1-2 个小时的时间,可能是刷刷朋友圈、看看微博、打打游戏,1 个多小时一下子就过去了。不是说刷朋友圈、看微博不好。但是这些事情不需要我们注意力高度集中,完全可以把它们挪到状态没那么好的时间点去做,应该把效率最高的时间用到最重要、价值最大的事情上。

彩蛋二:超高效的【番茄工作法】,你值得拥有

这是弗朗西斯科·西里洛于1992年创立的一种工作方法。虽然简单,但是全世界有非常非常多的粉丝咯,它被广泛应用且被证明是有效的。

首先我们来看番茄工作法解决什么问题?其实它核心要解决的就是在工作时间段里面的低效问题,而这种低效有很多表现:比如缺乏统筹、严重拖延、难入状态、想得太多、做得太少。

要知道番茄工作法的设计并不是随意设计出来的,而是根据人类的 8 个规律设计的。包括①人的生物节律、②仪式感、③多动、④工作记忆有限、⑤视觉听觉、⑥心流(一种高度专注,一心一意的状态)、⑦激励、⑧拖延。

那如何利用番茄工作法呢?

首先是工具准备。

计时工具(比如潮汐软件、闹钟等)、三张白纸一支铅笔或者水笔。

1)写下自己的活动清单。在一张白纸上列出活动清单,也就是要做啥事。记得要简明扼要哦。例如:学习理财课程、打扫房间、买书、去公园玩、做饭。可以把大大小小的事情都列在上面,当然一些鸡毛蒜皮的小事就不用写了,这样比较浪费时间。这张清单呢是长期性维护的,想到什么就可以写上,做完了就划掉。

2)每天早上在新白纸上写上当日待办。从之前的活动清单中找出你准备当日要做完的事,写在当日待办的纸上,叫作【当日计划】。这里很重要的一个事情是自己要承诺只要是写在当日待办上的事情,今天就一定要把它做完。心里默念:我在完成一件对自己的人生很重要的事,我在很严肃的对待这件事情。不是像开玩笑走过场一样对待这件事情。注意咯,活动清单中不用写日期,但当日待办中要写日期!

接下来说下番茄钟:

1)25 分钟一个番茄钟。就是20分钟内专注工作,然后休息5分钟,4个循环为一组,也就是25﹡4=100分钟,一组循环后可以多休息一会儿,大概 20-30 分钟。

2)不可时间累加计算。就是一个番茄钟内只做一件事情,如果做A 事 15 分钟,又去做B 事,再回来做A 事5分钟,不能算作一个番茄钟。了解了这个概念之后,我们该怎么做呢?

首先建立仪式感:① 钟声响起立马做。②再次响起立马停。③番茄钟内只做一件事。④番茄钟外只休息。⑤成功完成要表扬。

然后确定执行顺序:①当日清单里面找;②根据前面讲的二八原则和时间的四象限,来确定做事情的先后顺序,慢慢地可以靠自己的直觉来;③完成番茄钟打个 √,没完成打 Х

注意要点:①培养荣誉感(建立激励)。②番茄钟内只做一件事情(提前做完就强化)。③被中断就作废一个番茄钟。④被中断就作废一个番茄钟。⑤尽量保护自己的番茄钟不被打断。

每天晚上回去就做每日简要总结:

1、 完成了几个番茄钟

2、 失败了几个番茄钟

3、 为啥番茄钟失败了

4、 会不会完成某些事情消耗的番茄钟太多了,这件事情是本事很难呢?还是个人原因效率低?或者知识掌握得不够到位?找到异常消耗,思考怎么在未来的时间做的好一些。

要有反馈有总结。就是刻意练习嘛, 我们的工作能力, 是时间管理的能力会在这种反馈与总结中, 慢慢提高哒。

彩蛋三:沉侵式工作法

我们来回想一下,有时候我们会觉得时间不够用,每天都在忙忙碌碌,但好像做的事又不是特别的多。而有些人却好像能做好几个人的事。为什么会这样呢?因为我们可能做事的效率低。那为什么会效率低呢?看看下面典型的三种工作状况你们有没有遇到过?

1、 经常被打断

2、 总是不专注

3、 老是在交叉

中枪的人,默默面壁去。这三个问题总是会让我们的工作效率下降。那怎么把这三个问题解决呢?那就要说到沉浸式工作法啦!

沉浸式工作法指的是当我们需要工作的时间,能够迅速进入到高度专注的状态,完全沉浸在工作里面,而且能够坚持比较长的一段时间。

怎么做到这种沉浸式工作法呢?我们需要从四个方面去努力:环境、工具、身体、方法

环境:是影响工作专注最重要的因素(我们需要尽自己的努力使周围环境的通风性好,采光充足,整洁,低噪音)

❷工具:可能有时候一些事情不是我们所能控制的,那么我们需要借助于一些工具辅助达到目标。外部环境无法改变的时候,我们可以改变内部环境。

比如噪音比较大的时候,可以使用防噪音耳塞。在淘宝搜索 3M1110 防噪音带线耳塞。我记得这个很便宜,好像才 2 到 3 块钱,软软的。可以压缩后塞在耳朵里会慢慢膨胀,可以起到一定的隔音效果。当然如果你使用后,觉得这个还不能满足你的需求,还有一种更牛的主动降噪耳塞(推荐的牌子是BOSE QuietComfort5@ 20 有源消噪耳机)比较便携,但是这个就比较贵了,一千多块的样子。这个耳机一个神奇的地方就是它会接收噪音,然后发出和噪音完全相反的声波。这个声波和噪音声波叠加在一起,结果是什么?你的世界彻底安静了,真的基本上什么声音都没有了。所以你在坐飞机、高铁也好,你戴上这个耳机会发现,这个世界都很安静。不差钱的小伙伴儿可以试试。 第二个工具:白噪音软件。其实我们无论是在工作还是休息,并不是说完全没有任何声音就是最好的状态,有时候模仿的一些大自然的声音,反而会让我们感觉到愉悦,反而会让我们的工作效率更高。但是生活中我们不可能一直有这么多大自然的声音。那么我们可以通过软件模拟来实现,这种软件叫做白噪音软件。在这里呢给大家重点推荐潮汐这款软件,可以搜索潮汐下载。当然这个也要按照自己个人的习惯来,你自己喜欢就用白噪音,你自己不喜欢就可以用之前说的降噪的工具,第三个工具:番茄钟软件,其实潮汐就可以充当番茄钟。

❸身体:要从身体方面努力

1、 基础身体素质:跟你的体质以及是否运动,作息是否规律、营养状况等有关, 这个只能慢慢调节。

2、 临时身体状态:我们可以稍微想一点办法,在工作之前调整。

如何调节临时身体状态嘞,有 4 种做法比较简单、有效。大家可以尝试一下:热水澡 、泡脚、运动 和 工作准备仪式。

方法:最后一种,从方法去努力

1、仪式感:简单清理工作区,打开台灯调节亮度戴上降噪耳机, 播放白噪音,闭眼深呼吸,思考接下来要做的事的重要性。

这种仪式感使身体和精神形成一种暗示,暗示效果是非常强大的,从而形成你的本能。小伙伴们可以去试试,坚持半个月到一个月,你就发现其中的奥秘啦!

2、单线程聚焦:指的是一个时间段只做一件事。那么什么叫一个时间段呢?按照番茄钟工作法和个人的情况,建议大家每25-35分钟设计成一个时间块。然后一定要强迫自己一个时间块只做一件重要的事,因为并行工作反而会降低你的工作效率。

3、降低自我干扰

其实有时候我们觉得工作没法专注,不是来自外界干扰,而是来自自己的干扰。比如说我们经常拿起手机看一下,然后我们会看看微信、刷刷微博、看看新闻等。这种社交媒体上瘾症几乎成为影响我们效率最主要的一种因素了。所以,有效地降低自我干扰是一种提高工作效率的好方法。但是如果你自己完全控制不了自己的话,那就不是方法层面的问题啦,这就是人有没有基本层面上自律的事了。

我们可以从低要求开始,比如说第一个月只要有一个番茄钟,不看微信,刷微博等。

4、工作和沟通分块处理

我们可以开站立会议。也就是每天上班的前 15 分钟或者半个小时,团队几个人,大家站着不要坐下,为什么要站着呢?第一保持专注,第二防止会议开的时间过长。每个人简单的说一下自己需要沟通的事,需要解决的问题,面临哪些困难,需要哪些帮助。沟通完后,迅速达成各种沟通的共识。然后大家就回去工作。站会最重要的是把需要沟通的问题集中处理完,而不是一想到一点就去打断别人的深度工作。非及时沟通,非重要的事最好不要用微信等及时沟通工具,用电子邮件、协同工作软件或者项目管理的软件,可以定期批量处理。重要的事直接过来面对面沟通。

5、自我暗示及自我奖励

番茄钟积累卡片,而卡片可以兑换小心愿。拿出一张A4 纸,画上许多小格子,你每完成一个高度集中的番茄钟的时候,就在里面打一个钩。你攒够 100 个番茄钟,甚至是 200 个 1000 个番茄钟,就奖励自己一些东西。同时把一张张的A4 保存下来,那么以后回顾过去,也会感到自豪。通过这种自我暗示及自我奖励和具有仪式感的自我表扬,会让人容易产生很强的自信,很强的自豪感,以及看到自己实实在在的进步。我觉得这是一件非常幸福的事。

啦啦啦~~~给看到最后的你一点掌声。楼楼打字不容易,如果觉得对你有帮助,就请收藏点赞哦

适合自己的才是最好的,相信大家能在很好地管理自己的同时,把生活、学习、工作都能安排的非常好。2019年进入倒计时,2020年继续一起加油吧。

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