邮件的本质——迁移到沟通

思考一个问题最有效的方式,就是回归事物的本质。

邮件只是一种呈现方式,那么邮件的本质是什么呢?

✨你可能也想到了,邮件本质上是一种表达工具,方便我们通过沟通目标。

沟通的目的,通常有两个维度。第一个维度是内容,也就是把信息传递给对方,第二个维度是态度,也就是增强你们之间的友好关系。

有的人说话只有信息量没有感情,听起来特别生硬,这就是只有内容维度缺失态度维度;

有的人说话慷慨激昂但言之无物,听起来特别空洞,这就是只有态度维度缺失内容维度。

你会发现,那些让你觉得优质的沟通和糟糕的交谈,基本上都和这两个维度相关。

因此,如何写出一封好邮件,也是从这两个维度展开的。

在工作场景中的沟通,内容和态度两个维度都需要兼顾,从主次来看,不同性质的企业不太一样,对大部分追求效率的公司而言,内容是重于态度的。

因此,我们先说更重要的一块——内容。

从内容上来说,我们通过邮件发出的信息,需要满足两个标准:清晰、完整。

因此,写完邮件,你需要问自己的第一个问题是:我的表达清晰吗?

举个例子,当你在邮件结尾写道:“请相关部门的同事尽快跟我确认邮件中方案的可行性。”你觉得这是一段清晰的表达吗?

可能你已经发现,99%的邮件都是这么写的,但这个表达真的非常模糊。

[爱心]更清晰的表达方式是:“请和本项目相关的负责人市场部门同事@xx、技术部门同事@xx、财务部门同事@xx在本周五下班前(最晚不晚于当日24:00),与我确认该方案在市场推广、技术实现、预算申请三方面的可行性。”

关于如何做到表达清晰,我也为你准备了三个小锦囊:

(1)用客观事实代替主观态度

✨比如,如果你想表达:“我觉得这个方案不太可行。”

可以换成:我对过往数据进行了分析,发现了以下规律……从这个规律来推论的话,目前方案存在三大风险,分别是……

(2)用名词代替形容词

✨比如,你想表达:“这份PPT需要更有设计感。”

可以换成:PPT不仅内容重要,视觉呈现也会影响到用户体验。因此这份PPT需要从三个方面进行调整:配色上……配图上……文字排版上……,比较接近的范例是xx公司某次产品发布会的PPT。

(3)用框架结构代替长篇大论

✨我们越来越习惯手机阅读,文字超过三行不空行,大脑就会觉得累。

因此,运用框架和排版,把大段的内容进行分割就尤其重要。

尽量使用模块、分段、序号、短句的方式,避免一整屏乌泱泱的文字砸在对方脸上。

好的,写邮件做到表达清晰,你已经完胜50%的同事。接下来你要检查的第二个问题是:我的内容完整吗?

这个完整性分为两个层次,

第一个层次是形式的完整,检查标题、收件人、抄送人、正文、正文内提到的附件是否都完整,避免出现裸奔的情况。

第二个层次是工作闭环的完整。在这里分享一个使用的正文书写ABC法则。

ABC原则

-Action行动:你希望发出邮件后看到的行动是什么?具体就是谁在什么时间完成什么任务

-Background背景:为了让这个行动发生,看邮件的人需要了解的信息是什么?

-Close闭环:你如何可以了解到行动反馈,确保行动完成。

在敏媛19年初刚刚加入圈外的时候,公司只有40多个人,大家都是通过微信进行协作。

6月,公司就发展到近100人,于是正式开始全员使用邮件。

当时,敏媛收到的第一封通知邮件,就完美符合ABC原则。

- Action:明天(6月17日)下班前,请完成企业邮箱设置,包括签名、关联钉钉、测试发送及接收邮件。

- Background:随着公司业务高速发展,圈外团队也在快速扩张,而团队成员的沟通主要依赖当面或者即时通讯工具,造成了频繁的打断,降低团队工作效率。另外,很多重要的工作内容及文件,也因为没有使用邮件,无法通知到需要配合的同事,或者造成了遗失。为了解决上述问题,公司将启用阿里企业邮箱作为圈外的工作邮箱,同时集成在钉钉中,便于移动办公。

- Close:请在完成配置后,反馈结果给人事Lily。如果遇到任何问题,请于6月17日前回复或钉钉与我确认。

[耶]看到这里,相信你已经掌握了如何对邮件的内容维度进行清晰、完整地呈现。做到这两点,你就能超越80%的同事。

当然,你还可以借助这个模型,为不同的场景定制写作模版。

比如,能够通过一封邮件很好地说服老板配合工作,

下面来举例,拆解说服类邮件的结构:

总结和老板沟通之前的自检清单,确保自己每一次无论面对面还是线上沟通,都能临危不乱。

✨圈圈说:“其实,从邮件的当中,我看到不仅是逻辑,还有自信。如果一个员工充满自信,我也需要对ta有自信。”

所以你看,写好邮件,不仅可以高效地调动同事的协作,还能够轻松地进行对上沟通,获得同事的认可,老板的青睐。

要想写出一封优秀的邮件,除了我们刚刚说到的✨内容维度,✨态度维度也是必不可少的。

我们的每一次沟通的态度,要么是在给关系加分,要么是在给关系减分。

从态度维度来看,优秀的邮件也有两个标准:易读和舒适。易读意味着你很好地照顾到了看邮件人的需求,舒适意味着你关注到了看邮件人的感受。

下面是第三个灵魂问题,如何让自己写出的邮件易读呢?

这个问题的答案,其实也很简单,你只需要想一想,平时你收到的邮件、通知,你看不下去的原因通常是什么呢?

是的,邮件打开没看完就关掉,要么是因为内容太难了,看着费力,要么是因为篇幅太长了,看着没耐心。

内容太难,这是挑战了人类的认知负荷;内容太长,这是挑战了人类的注意力极限。简言之,就是反人性。

要想避免写出反人性的邮件,也有两个小技巧:

(1)自带翻译:

每个职业都有一些内行人才能听得懂的黑话,外行人听起来就是一脸懵逼。

如果你的收件人都是同行,那么用黑话恰恰可以提升效率;如果收件人当中有一些其他部门,不了解这些专业术语的同事,可以在后面用括号标注一下这些专业术语的基本意思。

亲测一边看邮件,一边百度查词条的感受和效率,都差极了。

(2)自带重点:

这个也不难理解,一方面,我们的邮件文本内容需要详略得当,如果实在内容都必须放进去的话,可以善用附件功能;另一方面,用一些加粗、标红、标高亮,帮阅读者划好重点,也是十分贴心的做法。

[嘿哈]易读性本质上考察的是我们的同理心和用户思维,可以透过日常工作中每一项小事进行刻意练习。

当你做到邮件具备易读性,真的要恭喜你,你已经超过90%的同事啦!

最后,让我们一起完成最后一步从90%到99%的跨越,那就是提升邮件阅读的语气舒适度。

不知道你有没有发现,大家通过平时通过微信、钉钉沟通的时候,语气都还比较自然。一旦写邮件,就很容易出现命令式的语气。

[皱眉]但其实,人本质上是排斥被他人命令做事情的。

❌命令式的语气会激发起人本身的反抗特质,促使人们产生排斥去做这件事情的感觉,这种感觉甚至连很多人自己都没有察觉。

我们为什么写邮件?不就是为了唤起收到邮件人的行动吗![激动]

所以,提升邮件语气的舒适度,其实会潜移默化地提升其他人对你工作的配合度。

关于提升语气舒适度,有三个层次,大家可以看看自己在哪一层。

基础层次:开头问候、结尾感谢

进阶层次:用倡议语气代替命令语气

高阶层次:让人看完邮件很有动力行动

[机智]当你能够达到高阶的层次,意味着你已经掌握非职权影响力。

拥有非职权影响力意味着,你的影响力并不来源于自上而下的职位所赋予的权力,你通过自下而上的工作实力和人格魅力来影响他人的行为,这个过程,同样可以通过邮件来实现。✌

好啦,今天非常细致地和大家分享了如何写好邮件。

相信你一定发现了,这当中的很多思维方式,同样可以迁移到微信的沟通和面对面的沟通中。[握手]

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