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时间管理的四个层次,你在第几层?做到第四层才能拥有从容的人生

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阿布的分享
2018.06.23 08:35 字数 2739

但凡工作了几年的人,多多少少都面临着时间不够用的问题。

比如:

明天每天工作12个小时,当还是有很多事情没有做完;老板吩咐的任务,一拖再拖,终于赶到deadline才勉强做完;每天都在忙于应付同事、上级、客户、下属;老婆小孩一直抱怨没有陪她们;网上报名的课程一直都没有时间上;完全没有自己的时间,忙到一整天也不知道在忙什么……

所以,时间管理应运而生。

那什么是时间管理呢?

维基百科是这么说:时间管理就是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作,实现目标。


这几年,哪怕是不了解时间管理的朋友,多多少少也听过一些名词,待办清单,日历,四象限法,番茄时钟,GTD等等

但是,你有没有觉得,用了这么多工具,学了这么多东西,好像没有什么卵用?

问题出在哪里呢?

时间管理4个层次, 你在那一层呢?


第一层,着重利用便条与备忘录,在忙碌中调配时间与精力;


刚从学校毕业或者工作一两年,每天从领导和同事分配到不少任务,刚开始的用脑子的记得过来,根据自己的喜好完成任务


随着事情的增多,而且琐碎的事情居多,被事情推着走,有什么做什么,发现脑子不能完全记不住了,答应的事情忘记了,像打杂的,开始使用便签或者备忘录,在忙碌中分配自己时间和精力


在一大堆事情中,喜欢做简单的事情,做完有成就感,遇到难的事情,一直拖,看着dealine,不到最后一刻绝不开始,所以没有时间调整,没有时间做更多的思考,事情做不完,做完了但是做不好。


用到的工具有便签,待办清单,备忘录等等


这一层总结起来就是做事没有条理,瞎忙,感觉一直在忙,但是不出活

第二层,强调行事历与日程表,反映出时间管理已注意到规划未来的重要;


在这层,我们已经意识到规划未来的重要性,把所有的任务用任务清单记下来,根据已有的任务清单,开始把自己的事情放到日程表,这样就我们就可以规划好我们任务,不会说那天太多任务,做不完,要加班到半夜,或者哪一个任务快到期了没有时间做。


但用日历做时间管理,其实是效率很低的方法。


为什么呢?很简单。


考虑一个问题:现在突然来了一个任务,没有明确的时间要求,你要怎么把它记到日历里面?


这就是问题所在:待办清单也好,笔记也罢,是「任务导向」的,时间只是任务的属性。我完全可以把一个任务记下来,而不指派具体时间。


但日历不行。日历一定要先明确一段时间,再安排任务。


这会造成什么后果呢?每记一件事情,你都要先思考:把它放在哪一段时间里?


更别说,大多数任务,往往不会按照时间执行。那么,就又得重新安排、设置。


用到的工具有待办清单,日历等等。


总结起来就是规划的井井有条,但是灵活性不够,如果有调整,整个日历要调整。

第三层,正是目前流行的优先级观念。 

也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标,再逐日订定实现目标的计划,将有限的时间、精力加以分配,争取最高的效率。这种做法有它可取的地方。

但也有人发现,过分强调效率,把时间崩得死死的,反而会产生反效果,使人失去增进感情、满足个人需要以及享受意外之喜的机会。


于是许多人放弃这种过于死板拘束的时间管理法,回复到前两代的做法,以维护生活的品质。


这里用到的工具有:待办清单,日历,四象限法,番茄时钟

4 第四层,跳出“时间管理”的定义,与以往截然不同之处在于,它根本否定“时间管理”这个名词,主张关键不在于时间管理,而在于“精力管理”。

与其着重于时间与事务的安排,主张把重心放在维持产出与产能的平衡上。

GTD的创始人戴维·艾伦(David Allen)指出,“时间”和“管理”连在一起会误导人们以为“时间管理”是要对时间进行管理,而时间是无法进行管理的。这一概念实际上意味着它是“管理我们自己的活动,以确保它们是在规定期限内完成,这是一个难以管理的持续的资源”。


对于大多数人来说,每天的日程,基本是差不多的,每天能够节省出来的时间也不会相差太多,所以在时间是不变的前提下,状态的维持和提升,带来的效益更大,所以说做好时间管理,不在于管理时间,更重要在于管理好你的精力。这才是时间管理的本质。


那如何才能管理好我们的精力?


心理学家把人的注意力分成“主动注意”和“被动注意”。前者是主动集中注意力,后者是指对外界刺激自然而然的反应,无需刻意付出努力。


最简单的例子就是刷抖音。为什么很多人刷抖音,心理想好,我就刷10分钟,可是一看就是几个小时,时间过得飞快,也不觉得累?因为它的画面、声音加在一起,构成了一种强有力的新鲜刺激,10秒半分钟给你一个新的刺激,时刻在调动着我们的“被动注意”,毫无压力,就是爽。


反之,当我们面对枯燥的工作时,就需要消耗认知资源,将注意力聚焦在工作上,摒除其它念头和外界刺激的影响。这就是“主动注意”。


当我们觉得累,烦,不想干的时候,就是我们认知资源被消耗完了。


那么什么是认知资源?


比如说1+1等于多少,你可以直接说出来,等于2,这个没有启动你的大脑去算,因为早已存在你的记忆力了。


但是如果问你123+345等于多少,你就要开始计算,3+5=8,2+4=6,1+3=4最终得到468. 在这个过程中,你花费你的脑力进行计算,这就是对认知资源的占用。


而且很多时候,我们在做一件事的时候,可能还在想别的事情,这是,这部分认知也被占用了,尽管我们没有注意到。


同时做多件事, 美名其曰多核操作,对于简单的任务还行,对于复杂的任务,切换是花费认知资源的,看着像在做几件事,其实都没有做好


这就像电脑开机以后,我们打开网页,看了一会,开QQ,同时占用了电脑内存,随着开启的程序增多,你会发现电脑越来越忙,最后就卡死了。这个时候,我们要关掉其他程序,才能继续运行,或者重启电脑。


那我们怎么可以释放占用的认知资源?


1)一次只做一件事情,当事情切换的时候,如果没有做完, 还有待办事项,可以把它用笔记下来,相当于告诉你的大脑,我已经记下来了,下次再做,把当前的事情从大脑清除出去。


2)有些时候,我们脑力里面有一些念头,想法和灵感,我们觉得不错,自动就在大脑记下来,占用大脑的认知资源,我们可以把灵感记下来,不然后面也会忘记,清除这些记忆在脑子里的认知资源占用。


3)压力记录,当我们烦,其实是有担忧问题,造成的压力,可以把原因写出来,可以缓解你的压力

例如:

我非常担心,今天跟某个客户的沟通不是太得体,会不会影响这个客户对我们公司的印象? 后续成交会不会很大的影响。


那我们就可以把这个原因记下来:

跟客户沟通那个地方做的不对? 对客户关系有多大的影响?有没有不就方法等等?


把这些思考过程,全部写下来,你会发现,写着写着,大脑就清晰了,知道该怎么做了。


所以当我们释放我们占用认知资源,提高我们认知资源的使用效率,你会发现你的工作效率也提高了,可以从容面对工作了。


时间管理分四个层次,一二三层是“术”,第四层是“道”,时间管理最重要的功能是透过事先的规划,做为一种提醒与指引,只有做到第四层,才能跳出时间管理,做到心智管理,才能拥有从容的人生。

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