《卓有成效的管理者》读书笔记(一)——书摘

第一章 卓有成效是可以学会的

  • 一个人的有效性,与他的智力、想象力或知识之间,几乎没有太大的关联。有才能的人往往最为无效,因为他们没有认识到才能本身并不是成果。

为什么需要卓有成效的管理者

  • 对“体力工作”而言,我们所重视的只是“效率”。所谓效率,可以说是“把事情做对”(to do things right)的能力,而不是“做对的事情”(to get the right things done)的能力。体力工作的成果,通常可以用数量和质量来衡量,例如制成了多少双鞋子及其质量如何。
  • 近一百年来,对如何衡量体力工作的效率和质量,我们已有相当的研究,现在我们已经能够运用测定体力工作效率的方法,来促使工作者的产出大为增加。
  • 在过去,一个机构的组成多以体力工作者为主体,例如操作机器的工人,或前线打仗的士兵。所以,关于有效性的需要不太迫切,问题也没有今天严重。
  • 的确,谁也不知道一位知识工作者在想些什么。然而,思考却正是他的本分,他既然是在思考,他就是在工作。
  • 如果他的工作缺少有效性,那么他对做好工作和作出贡献的热情很快就会消退,他将成为朝九晚五在办公室消磨时间的人。
  • 知识工作者并不生产本身具有效用的产品。他不生产有形的产品,例如挖一条水沟、制造一双鞋或一个机械零件。他生产的是知识、创意和信息。这样的产品本身并无用途,只有通过另一位知识工作者,把他的产品当做投入,并转化为另一种产出,它们才具有实际的意义。

谁是管理者

  • 当我的下属在丛林中遭遇敌人却不知道该怎么行动时,我也因为距离太远无法告诉他们。我的任务,只是训练他们知道在这种情形下应该如何行动。至于实际上该怎么做,应由他们根据情况加以判断。责任虽然在我,但行动的决策却由战场上的每个人自己决定。在游击战中,每一个人都是“管理者”。
  • 有200位下属,当然远比只有一个秘书能够多做许多事,但却并不代表他的产出和贡献一定更大。
  • 知识工作不能用数量来衡量,也不能用成本来衡量。衡量知识工作主要应看其结果,而不是看机构的规模有多大或管理工作的繁简。
  • 在本书中,“管理者”一词,将泛指知识工作者、经理人员和专业人员,由于其职位和知识,他们必须在工作中做影响整体绩效和成果的决策。

管理者必须面对的现实

  • 在组织的内部,不会有成果出现,一切成果都存在于组织之外。举例来说,企业机构的成果,是通过顾客产生的,企业付出的成本和努力,必须通过顾客购买其产品或服务,才能转变为收入和利润。
  • 在组织内部所发生的,只有人工和成本。
  • 然而,通常只有组织内部的资料,才是可以量化的,例如成本和生产数据、医院病人的统计数据、培训报告等。至于外部的情况,则大多难以量化,即使能够量化,得到的也只是滞后的信息。

卓有成效可以学会吗?

  • 1、有效的管理者知道他们的时间用在什么地方。他们所能控制的时间非常有限,他们会有系统地工作,来善用这有限的时间。
  • 2、有效的管理者重视对外界的贡献。他们并非为工作而工作,而是为成果而工作。他们不会一接到工作就一头钻进去,更不会一开头就探究工作的技术和手段,他们会首先自问:“别人期望我做出什么成果?”
  • 3、有效的管理者善于利用长处,包括自己的长处、上司的长处、同事的长处和下属的长处。他们还善于抓住有利形势,做他们想做的事。他们不会把工作建立在自己的短处上,也绝不会去做自己做不了的事。
  • 4、有效的管理者集中精力于少数重要的领域,在这少数重要的领域中,如果能有优秀的绩效就可以产生卓越的成果。他们会按照工作的轻重缓急设定优先次序,而且坚守优先次序。他们知道:要事第一。重要的事先做,不重要的事放一放,除此之外也没有其他办法,否则反倒会一事无成。
  • 5、最后,有效的管理者必须善于做有效的决策。他们知道有效的决策事关处事的条理和秩序问题,也就是如何按正确的次序采取正确的步骤。他们知道一项有效的决策,总是在“不同意见讨论”的基础上做出的判断,它绝不会是“一致意见”的产物。他们知道快速的决策多为错误的决策,真正不可或缺的决策数量并不多,但一定是根本性的决策。他们需要的是正确的战略,而不是令人眼花缭乱的战术。

第二章 掌握自己的时间

如何诊断自己的时间

  • “授权”这个名词,通常都被人误解了,甚至是被人曲解了。这个名词的意义,应该是把可由别人做的事情交付给别人,这样才能做真正应由自己做的事——这才是有效性的一大改进。
  • 当然,霍普金斯只是一个特例。但他的故事,告诉了我们大胆减少无谓的工作,绝对无损于有效性。

消除浪费时间的活动

  • 一项重复出现的危机应该是可预见的。因此,这类危机可以预先防止,或可以设计成一种例行作业,使每个人都能处理。所谓例行作业,是将本来要靠专家才能处理的事,设计成无须研究判断,人人均可处理的作业。例行的作业,可以说是专家们从过去的危机中,学会的一套有系统和有步骤的处理方式。
  • 同一个危机如果重复出现,往往是疏忽和懒散造成的。
  • 记得我初学算术时,曾有这样的问题:“某工作2人在2天内可以完成,4人一起做,需几天完成?”这样的问题,对小学生来说答案应该是1天。但是在一个组织里,正确的答案将可能是4天,甚至于是永远无法完成。
  • 会议太多,表示职位结构不当,也表示单位设置不当。会议太多,表示本应由一个职位或一个单位做的工作,分散到几个职位或几个单位去了。同时表示职责混乱,以及未能将信息传送给需要信息的人员。

第三章 我能贡献什么

  • 在弄清楚委托机构的组织和历史情况后,管理顾问会问:“你在贵公司服务,自认为你应该做些什么呢?”通常对方的回答总不外是:“我主持本公司的会计业务。”“我负责销售部门。”或是:“我的任务,是向我们的经理提供他所需的资料,使他能做正确的决策。”“我负责研究本公司的顾客将来需要些什么产品。“”我要为我们的总经理即将面临的一些决策问题准备有关资料。”
  • 一个人如果只知道埋头苦干,如果老是强调自己的职权,那不论其职位有多高,也只能算是别人的“下属”。反过来说,一个重视贡献的人,一个注意对成果负责的人,即使他位卑职小,也应该算是“高层管理人员”,因为他能对整个机构的经营绩效负责。

如何使专业人员的工作卓有成效

  • 知识工作者并不生产“实物”,他生产的是构想、信息和观念。知识工作者通常是一位专业人员。原则上,只有当他掌握了某种专门知识后,他的工作才能卓有成效。也就是说,他必须有所专长。但是,所谓专长,本身就是片面的、孤立的。一个专业人员的产出必须与其他人的产出结合在一起,才能产生成果。
  • 但这意思并不是说专业人员应变成“通才”,而是说专业人员必须使他本人有效,必须使他的专才有效。他必须考虑到他的产出供什么人使用,也必须了解用户应该知道些什么才能有效使用他的产出,从而产生成果。
  • 殊不知我们的社会即使真能这样截然划分为两类人(科学家和门外汉),那也是一个世纪以前的社会。事实上,在一个现代组织中,可以说每一个人都是专业人员,各有其专精的知识、工具、观念和术语。
  • 一个人如果想成为管理者,换句话说,如果愿以贡献为目标,就必须使自己的”产品“——即他的知识能为别人所用。

正确的人际关系

  • 虽然早在20年前,我们就已知道现代组织需要沟通,也缺乏沟通,可是今天的沟通工作仍然未见有多大改进。不过,至少我们已经开始了解沟通何以不易收效的原因了。
  • 原来是我们一直把沟通当成是上对下的事,是主管对下属的事。仅靠上对下的单向关系,沟通永远不可能成功。
  • 强调沟通有助于横向的沟通,因此能够促成团队合作。

第四章 如何发挥人的长处

要用人所长

  • 有效的管理者从来不问:“他能跟我合得来吗?”他们问的是:“他贡献了什么?”他们从来不问:“他不能做什么?”他们问的是:“他能做些什么?”
  • 但是我们可以设置一个组织,使人的弱点不致影响其工作和成就。
  • 所以,这个人能够做什么,才是组织器重他的原因。而他不能做什么,则仅是他的限制,仅此而已。
  • 今天大多数组织制定的考评办法,其实是脱胎于一般医生对病人的评估。医生的目的在于治病,医生重视的是病人的毛病,而不是病人的优点。凡是医生都有一种想法:健康的人事不会来找他的。
  • 1、哪方面的工作他确实做得很好
  • 2、因此,哪方面的工作他可能会做得更好
  • 3、为了充分发挥他的长处,他还应该再学习或获得哪些知识?
  • 4、如果我有个儿子或女儿,我愿意让我的子女在他的指导下工作吗?
  • 通常我们说“少不了某人”,其原因不外三点:一是某人其实并不行,不过是管理者没有对他苛求而已。二是管理者本人的能力太差,实际上是误用了某人的才干来勉强支持一个自己很难站得住脚的上司;三是本来就潜伏着某项严重问题,因为误用某人的才干而将该项问题掩盖住了。
  • 在上述三种情形之下,所谓“少不了的某人”,无论如何都应该调职,越快越好。否则,某人的才干再高,也将被糟蹋掉。
  • 他说:“一位主管如果说少不了某人,那么不是主管不行,就肯定是那位少不了的某人不行,甚至于两人都不行。所以,我每次听到这句话,就会设法尽快找出答案来。”
  • 总结一句:用人所长是卓有成效的管理者必须具备的一种素质,是一个组织工作是否有效的关键,也是知识工作者和社会不可或缺的素质。

充分发挥自己的长处

  • 这样看来,所谓“别人不让我干”,恐怕是惰性和没有勇气的借口吧。就算是客观条件真有限制(事实上任何人做任何事均免不了有限制),也一定仍然可以做出许多有意义的重要工作来。
  • 他注意的是自己的绩效,自己的成果,从而发展出自己的工作方式来。他会问:“哪一类工作别人做起来要费九牛二虎之力,我做起来却是轻而易举?”
  • 总而言之,管理者的任务不是去改变人。管理者的任务,在于运用每一个人的才干。

第五章 要事优先

  • 正因为管理者面对的事务太多太杂,才特别需要专心。一次只做好一件工作,恰恰就是加快工作速度的最佳方法。越能集中我们的时间、努力和资源,我们所能完成的工作也就越多。
  • 一个人如何能够完成这么多的大事,而且是这样艰巨的大事,“秘诀”尽在其中:每次只集中精力干好一件事。而结果是,他们所用的时间总比别人少得多。

摆脱昨天

  • 人总是人,有谁能预见未来?昨天的决策和行动,不论当时看起来如何勇敢、如何睿智,都有可能形成今天的困难和危机,甚至被证明是愚蠢的行动。不管是在政府、企业,还是在其他机构,管理者的一项具体任务就是要把今天的资源投入到创造未来中去。
  • 所以,以美国来说,当前最迫切需要的,某过于一项强有力的新原则:政府的每一项法案、每一个机构、每一个计划,都要视为是“临时性质”的,经过一定年限后便该自动失效。否则,也必须客观地研究其存在价值、成果和贡献,再重新立法来延长其有效期。
  • 我们增添新人,大部分是增添在已有成规可循的工作上。而对于新工作,我们应责成确能证明有能力的人来担任。

第六章 决策的要素

决策的5个要素

  • 1、要确实了解问题的性质,如果问题是经常性的,那就只能通过一项建立规则或原则的决策才能解决。
  • 2、要确实找出解决问题时必须满足的界限,换言之,应找出问题的边界条件。
  • 3、仔细思考解决问题的正确方案是什么,以及这些方案必须满足哪些条件,然后再考虑必要的妥协、适应及让步事项,以期该决策能被接受。
  • 4、决策方案要同时兼顾执行措施,让决策变成可以被贯彻的行动。
  • 5、在执行的过程中重视反馈,以印证决策的正确性及有效性。

第一个要素

  • 按问题的发生情况来说,细究起来,不只有“经常”和“例外”两类,一般可以分为四类。
  • 第一类,是真正经常性的问题。发生的个别问题,只是一种表面现象。
    • 例如生产商的库存决策,严格说来不能称为决策,只能说是一种措施。这类问题是经常性的,生产方面的许多问题,大都属于这种性质。
    • 分析起来,这类问题绝大部分只是一种表面现象,是一些反映基本情况的表面现象。但是,生产部门的程序工程师及生产工程师汪汪很难看透这一层,他们是“身在此山中”,所以“不识庐山真面目”。有时候,他们每个月都会碰到类似问题,如输送蒸汽的管子接头坏了。这样的问题,只有经过较长时间的分析之后,才能显示其为“经常”的性质。这时他们才能发现究竟是否由于温度或压力过高,超过设备的负荷,需将接头重新设计。
  • 第二类问题虽然是在某一特殊情况下偶然发生,但在实质上仍然是一项经常性问题。
  • 第三类问题,才是真正偶然的特殊事件。
    • 真正偶然性的例外事件实在少之又少。但是,一旦发生时,我们必须自问:这究竟是一次“真正的偶发事件”,还是另一种“经常事件”的首次出现?
  • 这也就是我们要介绍的第四类问题:首次出现的“经常事件”。
  • 除了上述第三类“真正偶发的特殊事件”之外,其余三类均需要一种“经常性的解决方法”。换言之,需要制定一种规则、一种政策或一种原则。一旦有了正确的原则,一切类似问题的解决就将易如反掌。
  • 有效的决策人常需花费不少时间来确定问题的属性。如果类别错了,其决策必为错误的决策。我们常犯的错误,便是误将“经常问题”视为一连串的“偶发问题”。换言之,没有了解问题症结所在的基础,其结果自然是失败与无效。
  • 另一种常犯的错误,是误将真正的新问题视为旧病复发,因而仍旧应用旧原则。
  • 第三种常见的错误,是对某些根本性问题的界定似是而非。
  • 最后一种错误,是只看到问题的部分,而没有看清全貌。
  • 一位有效的决策者碰到问题,总是先假定该问题为“经常性质”。他总是先假定该问题是一种表面现象,另有根本性的问题存在。他要找出真正的问题,不会只满足于解决表面现象这类问题。
  • 即使问题确实是偶发性的,有经验的决策者也会先怀疑这是不是另一项新的经常问题的首次出现。
  • 一位管理者如果天天要做决策,时时要做决策,那恰恰说明他是个疏懒和无效的人。

第二个要素

  • 决策的第二个要素,在于确实了解决策应遵循的规范。决策的目标是什么?换言之,最低限度应该达成什么目的?应该满足什么条件?
  • 有效的管理者明白,一项不符合边界条件的决策,肯定是无效和不适当的决策。不符合边界条件的决策,有时比一项符合“错误的边界条件”的决策更加误事。

第三个要素

  • 决策的第三个要素,是研究“正确”的决策是什么,而不是研究“能为人接受的”决策是什么。人总有采取折中办法的倾向,如果我们不知道符合规范及边界条件的“正确”决策是什么,就无法辨别正确的折中和错误的折中之间的区别,最终不免走到错误的折中的方向去。
  • “我不知道我们要你研究什么,要你写什么,也不知道该得到什么结果,这些都应该是你的任务。我唯一的要求,只是希望你将你认为正确的部分写下来。你不必顾虑我们的反应,也不必怕我们不同意。尤其重要的是,你不必为了使你的建议容易为我们接受而想到折中。在我们公司里,谈到折中,人人都会,不必劳你驾来指出。你当然可以折中,不过你必须先告诉我们什么是’正确的’,我们才能有’正确的折中’。”

第四个要素

  • 决策的第四个要素,是化决策为行动。考虑边界条件,是决策过程中最难的一步;化决策为行动,则是最费时的一步。然而打从决策开始,我们就应该将行动的承诺纳入决策中,否则便是纸上谈兵。
  • 事实上,一项决策如果没有列举一条一条的行动步骤,并指派为某某人的工作和责任,那便不能算是一项决策,最多只是一种意愿而已。

第五个要素

  • 决策的最后一个要素,是应在决策中建立一项信息反馈制度,以便经常对决策所预期的成果做实际的印证。
  • 我们需要组织化的信息作为反馈。我们需要数字,也需要报告,科室如果反馈不能反映实际情况,我们又不肯亲自察看,那么我们缺乏有效性也就不该怨谁了。

第七章 有效的决策

个人见解和决策的关系

  • “平均数”适用于保险公司的需要,但是对认识管理的决策没有意义,甚至有时还误导人们。
  • 说到判断,必须先有两项以上的方案,自其中选择一项。而且,如果说一项判断可以斩钉截铁地定其“是”与“非”,那也不称其为判断了。唯有在多项方案中,我们需凭借深入研究判断才能有所决定时,才称之为判断。

反面意见的运用

  • 有效的管理者会做比较:做了新决策,可能有什么收获和风险;不做又可能有什么损失。至于如何比较,通常没有一定的公式。但是,实际上只要遵循下面的两项原则就够了:如果利益远大于成本及风险,就该行动。行动或不行动;切忌只做一半或折中。

决策与电脑

  • 在今天新的社会机构和大规模的知识组织中,几乎每一个单位都得承担决策了,虽然不能说这是他们每天必有的任务,至少也已成为他们的正常任务了。每一位知识工作者有效决策能力的高低,正决定其工作能力的高低,至少那些身负重责的知识工作者,必须做有效的决策。
  • 但这并不是说有了电脑,普通职员就可以变成决策者了。这正像有了计算尺,并不能使高中学生变成数学家一样。

第八章 结论:管理者必须卓有成效

  • 本书并不是教科书,因为有效性虽然人人可学,但却无人可教。有效性不是一门课程,而是一种自我训练。
  • 本书曾反复提到:知识工作者已迅速成为发达国家的主要资源,知识工作者也是现代国家最重要的投资。任何投资都不及教育投资庞大,因此知识工作者又已成为一项重要的成本中心。一个高度发达的工业社会,经济上最迫切需要的,莫过于提高知识工作者的生产力。
  • 可是,在如何提高知识工作者的生产力这个问题上,我们还有很长的路要走。其关键还是在于管理者的有效性。
  • 19世纪的发展中国家遇到的社会问题,是体力工作者的需求与经济发展的冲突。到了20世纪的今天,当时的那些国家已经成为发达国家了,它们的社会问题却是知识工作者的问题了,即知识工作者的职位问题、职能问题,及其满足的问题。

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