在我们的日常工作生活中，离不开各式各样的文档，个人文档管理是一个比较繁琐的事情。这里分享一下我在个人文档管理中的一些经验。
个人文档主要有以下类别：邮件、文档、电子书、照片、音视频等，文档管理的目标是能方便随时随地调取和维护，同时还需要确保数据的安全（包括避免丢失、避免泄露等等）。
一、邮件
一般工作都会有办公邮箱，公司也会要求员工将工作相关的内容通过邮件来发送，一旦离职邮箱需要收回，之后则无法再登录公司邮箱，因此一些跟个人相关的或者离职之后还希望阅读保留的邮件，则需要备份出来，可以通过本地邮箱收取邮件后备份，或者直接在邮箱中配置一些规则转发到个人邮箱中。
个人邮件相对来说可选的方案比较多，建议使用腾讯的QQ邮箱、网易的163邮箱，如果可能一定要有一个Google的GMail邮箱（理由就不说了，你懂的），这些都是免费的，而且容量也基本够用了。
一些重要的邮件，建议备份下来或者在多个邮箱中互相转发一下即可达到备份的目的。邮箱中是可以直接利用搜索，所以是否分目录存放就看个人喜好了，特别是GMail中的搜索功能就特别强大，无论你的邮件是如何保存的，需要的时候通过一些关键词即刻就可以找到。
二、文档
文档是每个人最重要的东西，包括个人所有写作的成果、工作的成果以及重要的信息文件等，文档的格式有各种各样的，最常见的一些如纯文本、Markdown、HTML、Word、Excel、PPT（对应Mac上的Pages、Numbers、Keynotes等）、PDF、压缩文件等等。
纯文本、Markdown等格式相对较简单的信息，我使用印象笔记来做编辑和管理（也有其他如有道笔记、OneNote、Leanote等也有类似的功能），印象笔记可以多端实时同步，不管是PC、手机还是Pad，都可以实时同步并自动保存，不会出现文件内容丢失的情况，在任何可以上网的终端上，都可以随时调出笔记内容进行阅读和维护，而且所有的修改记录都有保存修改历史可以查阅。免费功能已经足够日常工作和生活需要，如果有更多需要也可以付费购买。成甲写过一篇印象笔记的使用文章，推荐阅读：https://www.jianshu.com/p/c2ce682b3810
其余格式的文档使用同步盘的方式进行管理，配置本机的指定文件目录跟网盘同步，在本地修改保存后同步盘会自动实时跟网盘同步，可以实现自动备份多端同步的用作。同步盘最好的肯定是大名鼎鼎的Dropbox，免费版本有2GB空间，对于日常工作需要保存的文档，存储空间是基本够用的，当空间不够用的时候对文档做一些整理，将不常用的放入其他备份目录（后面提到的网盘），或者一些大文件和过程中间态文件，移出同步盘即可。如果2GB不够用了可以使用付费版本，相对来说有点小贵。对于普通用户来说，Dropbox是需要FQ的，很多人可能搞不定。国内也有一些可以替代的产品，可选的有坚果云、亿方云、360同步盘等，本人没测试，需要的朋友请自行测试体验再选择使用。
三、电子书
自从Kindle、智能手机流行以来，电子书也随着越来越多，携带方便、阅读体验也不错，整理属于自己的一个电子图书馆也是有必要的，一般的文档我都是放到印象笔记中，但成本的电子书需要专门的管理工具，强烈推荐Calibre，是最好的电子书管理工具，没有之一。
Calibre的介绍和使用指南，参考这篇文章：https://sspai.com/post/43843
对于电子书的格式，建议主要以epub和mobi两种为主，在Calibre中可以自由地格式转换，所有电子书都在本地的一个目录中保存，将该目录同网盘对应起来即可实现本地网络同步保存。将Kindle连接电脑后，在Calibre中会标识出来哪些电子书已经在Kindle中了，哪些还没同步的，很方便管理。
Calibre还可以制作电子书，将自己的文档整理好后制作成epub和mobi格式的电子书，分享和传阅都很方便，具体的制作方法请自行Google。
四、照片、音视频
现在智能手机的拍照摄像功能都非常强大，每个人手里都有很多的照片、音视频，存在手机里是很难长久保存，一是手机容量有限，无法保存大量的照片音视频，且手机一般2-3年就需要更换，届时进行照片视频的备份很困难。
解决这个问题的最好办法就是用好网盘，苹果系统的话就推荐使用iCloud，配置好即可自动备份照片等文件到网盘，方便快捷，默认免费的5GB存储空间显得有点捉襟见肘，付费版本可以50GB、200GB、2TB等大小，基本能解决大部分的问题。不是苹果系统的推荐使用百度网盘，虽然我个人对百度不太感冒，但百度的网盘在国内形成了事实标准，各种资料下载都有百度网盘的链接，对于别人通过百度网盘分享的文件，可以一键转存到自己的网盘里。超级会员的付费版本有5TB的存储空间，对于个人来说足够使用了，百度网盘的手机客户端可以设置照片、视频的自动备份，无需关注即可自动解决备份问题。
百度网盘在国内是非常好用的，需要下载一些资料和电影的时候，可以使用百度网盘的离线下载，如果系统发现你需要下载的内容在其他人网盘中有的话，基本上几个GB的高清电影可以秒级下载完成，然后再通过百度网盘客户端下载到本地，超级会员的下载速度基本能做到10MB/S以上（对应免费会员的下载速度经常只有几十KB的速率），曾经一个朋友要下载一份重要资料，显示需要一天多的时间才能下载完，我将他的资料转存到我的网盘中，直接下载只花了几分钟就搞定，这也是一个花钱换效率的事情，这个钱还是花的值得的。
五、本地备份
除了以上提到的同步盘、网盘备份以外，我还会用一个1TB的移动硬盘对重要文件进行同步备份，使用了一个小软件arRsync，是Linux系统下强大远程同步工具rsync的图形化终端，它可以根据配置好的同步规则，进行多种方式的同步备份。基于这样的同步备份方案，就算是工作电脑或者手机丢失，所有文档在网盘都有备份，同时在本地移动硬盘也有备份，确保极端情况下个人资料的可靠性。
六、其他
基于上面的一些工具选择，在网络和本地都有备份的基础上，基本可以做到数据的防丢失，但因为数据保存在网络上，就很难解决防泄漏的问题，特别是一些不可描述的原因。所以对于我个人来说，重要敏感数据，我不会保存到百度网盘中去。从防泄漏安全级别来说，本地移动硬盘最高，GMail和Dropbox相对较高，国内的网盘次之，每个人都有自己的选择，需要在方便和安全之间做权衡，自己为自己的决定负责即可。
如果是稍微懂一点技术的朋友，完全可以在自己本地搭建一个git服务器，将纯文本类的文档保存到git服务器上，也可以在云服务器上搭建git服务器，通过权限和加密控制来解决防泄漏的问题，但这个方法对于不懂技术的普通朋友，就只能望梅止渴了。
