你为什么总是如此忙? —读《零秒工作》

上班二十多年来,总感觉一个字—“忙”!开始我以为是所从事工作的原因,为此,中间也曾换过几次工作,但无论在哪个单位,自己总忙得焦头烂额,而其他同事却能做到从容不迫、轻轻松松。我百思不得其解。

看了曾在麦肯锡工作过14年的日本作者赤羽雄二所著的《零秒工作》—速度解决一切的麦肯锡工作术,我恍然大悟,困扰自己多年的问题迎刃而解。

你是否也曾有过和我一样的烦恼:整天感觉忙、忙、忙,却没有做出什么大的成就?那么先让我们一起来看看这本书都讲了些什么。

作者首先分析了工作进展缓慢的八大原因:

1、无法迅速开始工作;

2、无法专注于应该完成的工作;

3、工作缺乏计划、不断滞后;

4、优柔寡断、犹豫不决;

5、制作文件和资料的速度慢;

6、在电子邮件上花费大量的时间;

7、会议又多又长;

8、大量的退回与重做。

接着提出了提升工作速度的8个原则:

1、首先形成整体印象;

2、工作不要过于细致;

3、掌握工作的要领;

4、形成良性循环;

5、对改善方法本身做改善;

6、凡事提前;

7、凡事先行一步;

8、尽量避免返工。

提升思考速度的六个方法:

1、通过“A4纸做笔记”来实现零秒思考;

2、用于工作中的把握问题和解决问题的能力;

3、带来超常工作速度的假设性思考;

4、零基础思考;

5、通过“深入挖掘”探求真相;

6、制作工作框架的训练。

最后,作者还教给我们最大限度提升工作速度和效率的五大技巧:

1、最有效率的收集信息的方法;

2、短时间内完成制作文件和资料;

3、如何高效举行会议;

4、掌握了写邮件的技巧,就掌握了时间;

5、清除沟通上的障碍。

我按照作者提供给我们的思路,细心分析自己的情况,发现自己总是在忙的原因主要有二个:

一是无法专注于应该完成的工作。

如作者所说:“即使能够做到马上开始工作,人们也常常因为其他事而分心,应对上司、下属、同事、客户等人的各种要求而无法专心工作的情况十分常见。”(P10)对,我就是如此!看看我一天的工作:本来是想快速完成一件工作的,但在干的过程中,突然接到客户的电话,要求马上给他提供一个资料,于是我会想:他这个急用,也不是很麻烦,先给他准备一下,发个邮件吧。于是放下手头的工作去做这件事。正做着,一个同事走过来说:“帮我个忙吧,给我查个数据。”因为同事就站在眼前等,于是又放下那件事,先帮同事查数据。这个时候,领导又要我给他起草个文件急用,又去应付领导。就像熊瞎子掰玉米,掰一个扔一个,可与它不同的是,没干的工作还在那儿等着我呢,最后没办法,只好加班完成。为这,我伤透了脑筋。

那怎么解决呢?作者已为我们这种人想到了:“即使想要认真处理每一项工作,也应该狠下心来,从最为重要的工作着手,不被当时的各种情形所左右。”(P10)对,狠下心来!我就是缺乏这种狠下心来的拒绝,才导致自己整天处于这种忙忙碌碌、但没做出任何成就来的状态,而且因为自己的有求必应,导致别人经常提出一些无理的要求,而我自己却不自知。越想快速完成工作,越不会去思考自己哪些应该做,哪些不应该做;哪些应该优先做,哪些可以先放一放。越不去思考,手头的工作会越积越多,从而陷入恶性循环。以后要记住:学会拒绝,专注于应该完成的工作!

第二个整天“忙”的原因是我在提升工作速度的八个原则中发现的:“工作不要过于细致”!我同样犯了这样一个错误:“工作过于细致”。

我做任何事情都会认真细致地去做,一直以来,我认为这是一个优点,所以尽管很多领导、同事都曾经批评我过于认真,但我却从未想过要去改变它。现在看了这本书犹如当头棒喝:“不要无意义地过于细致地工作”(P41)过去的我要求太完美了,即使一些无用的小细节问题我也会认真去做,有时领导都会不耐烦地说:“这些地方大体一做,不用太细!”但我内心却深信:“细致一定就是最好的。”(P39)

看来,我必须要在思维上有彻底的转换才行,像我这种一直把细致视为生命的人应该明确,“在工作中,‘成功=工作顺利完成’。”(P40),在以后的工作中,我要时刻牢记作者的教诲,每当自己在一些无谓的小事上犯过于细致的错误时,要想一想:“如果在其中的一小部分上花费了过多的时间,那么最终往往会因为时间不足而陷入匆忙慌张、难以应对的窘境。也就是说,虽然非常细致地完成了某个部分,但是从工作整体的角度来看却一点都不细致。”“工作本身并不是以细致完成为最终目的,它终究要以做出某项成果为目的。”(P40)

工作中可改进的点是无限的,我现在先把自己急需改变的这两点改好,相信自己的工作速度一定会有大幅度提升。在以后的工作中,我会继续寻找自己可改进的地方,不断提高工作速度,因为我发现这种寻找、改变的过程也是一种乐趣。本来工作二十多年后,对工作已有些倦怠,现在却从中找到了新的兴趣点,让每天的工作都有了乐趣,这更是一个意外的收获!

新参加的工作的小伙伴,好好看看这本书,会让你的工作有事半功倍的效果;像我这种已参加工作多年的老司机,你们也来找找看,自己的工作中究竟还有哪些需要改进的点,你会在平凡的工作中发现无穷的乐趣!

                                                                                                                                    2017年3月2日

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