5分钟制定时间规划

0. 前言

0.1. 本文的目录

图-1. 本文目录

0.2. 阅读本文能给你带来什么

阅读本文后可以实现的时间规划效果图如图0所示


图0: 时间规划示例图

1. 简介

1.1 为什么做事之前要先制定计划

    做事之前先制定计划可以提高做事的效率.
    在进入本文的主题"如何通过制定时间计划提高效率"之前, 我们需要明确以下两点内容: "效率的提高"的含义, 以及不制定计划直接开始做事反而效率可能比较低.

1.1.1 "提高效率"的含义

    "效率的提高"体现于: 在有限的时间内, 更重要的事情的产出数量提高.

1.1.2 做事之前不制定计划的劣势

    面对一段可以利用的空闲时间, 直接开始做事可能会因为缺乏时间的紧迫感和目的性, 导致效率不够高.
    面对一段较长空闲时间, 我们可以做多少事情呢? 以自己为例, 不妨假设2个小时, 这两个小时看起来是挺长的, 但是看一页英文文章或者专业书籍, 一页大致需要10分钟, 其中一些重要或者不太懂的地方可能需要多花点时间, 这需要额外花去10分钟的时间, 阅读完后如果不进行整理定期复习的话, 容易遗忘, 因此还需要花费至少10分钟时间进行整理笔记, 这样算下来2个小时可以阅读以及整理10页书籍. 所以两个小时干不了太多事情的, 制定了时间规划会使得自己努力以10分钟一页的速度进行阅读, 珍惜每一分钟.
    时间相对有限, 然而我们在做事情的时候倾向于优先做简单的事情, 而不是最重要的事情, 但是注意力资源比较宝贵, 如果不在其较为充沛的时候, 集中精力完成重要的事情, 最后可能会导致做了一些不太重要的琐事.此外大家做事的时候容易分心, 被一些有趣的其他事物吸引, 如果多次被吸引的话, 注意力来回切换, 最后可能都会忘记自己要做什么事了.
    因此在开始做事之情, 制定一个预期的时间规划, 有助于将宝贵的注意力完成于更为重要的事情上.

1.2 时间规划的适用场景

    无论是工作, 学习, 娱乐, 我想制定计划总是可以提高时间的利用率的.

2. 3分钟快速入门

    常见的电子笔记软件 + 3 分钟 = 效率提高
    每次开始做事之前, 花费3分钟进行如下的操作, 便可以提高效率哦.下面的例子是以自己本次写这篇博客的时间计划为例, 进行展示.

2.1 创建"时间计划"的模板

    从个人准备好的模板库(存放日常的笔记模板的特殊笔记)里, 直接复制粘贴如下的"时间计划"模板.


图1: 时间计划模板

2.2 确定可以支配的总时间

    如图二所示, 最初的时间计划是通过40分钟完成该篇博客.


图2: 可以利用的时间_v1

2.3 确定要完成的事项以及对应时间

    如图三所示: 完成该篇博客可以分为两个步骤: 确定文章的目录框架, 完成细节内容的填充.各自分配了20分钟, 并且填写了计划中的时间开始和结束时间, 可以看到如果计划顺利的话21-05就完成该篇博客了.(然而自己过于乐观了哈, ┭┮﹏┭┮)


图3: 时间规划_v1

2.4 具体执行

2.4.1 依次执行每项任务

    首先开始执行第一个步骤, 确定文章的目录框架. 然而第一个步骤就遇到了问题, 最初选择将文章写在Google的Blogger或者github相应的个人博客, 两者各自有如下的特点: 前者操作简单, 需要科学上网才可以查看, 后者需要花费一些时间学习如何写以及提交博客, 不需要科学上网. 经过考虑后, 决定使用目前的平台也就是简书进行博客的编写.这就已经花费了21分钟了, 但是没关系, 如图4所示, 如实记下时间花费.


图4 实际执行_v1

    这下怎么办呢? 计划全毁了, 没关系, 确定了在简书中完成博客的编写也是收获, 那就还是计划40分钟, 还是上述两项具体的任务, 如图5所示, 开始新一波的可预计时间的安排, 具体的任务以及相应的时间分配.


图5: 时间规划_v2

2.4.2 对完成的任务进行标记

    因为日常写文章之前有列提纲的习惯, 如图6所示只花费了15分钟就完成了如图7所示的整体框架构思, 那么便在右侧的"实际时间安排"上记录时间段以及花费的时间长度, 并且在左侧的的预计时间规划处, 给任务"整体框架构思"打一个完成的对勾.
    当然中间也遇到了一些其他问题, 最后卡在了"完成细节"处, 时间执行时间比预计的20分钟要更久.


图6: 具体的执行_v2

图7: 文章框架构思

2.4.3 调整计划

    所以就又重新制定计划了, 如图8所示, 当然前边在"2.3.1 依次执行每项任务"和"2.3.2 对完成的任务进行标记"处已经演示了对于计划的调整.


图8: 时间规划_v3&&具体执行_v3

    此处补充下自己何时重新制定计划的原则, 如果实际执行的项目超过了预期的时间截止时间20分钟, 那么就重新开始制定计划, 因为需要完成的任务还是没变, 本次计划比较快, 大致1分钟可以搞定.
    20分钟选择的原因, 小于20分钟时候, 还可以努力一把, 赶回进度, 过了20分钟, 就一直处于追赶进度的状态, 预期的时间规划失去了指导意义.因此, 重新制定计划可能是比较好的选择.

2.5 复盘

    从本次写博客的事件规划来看, 完成文章的目录结构花费时间较短15分钟就足矣了, 至于内容的填充花费了1h10分钟, 因此后续的文章根据主题的不同, 需要时间50分钟-1h20分钟.

3. 总结

    总结一下本文讲述的内容:

  1. 制定时间规划可以使得做事更有紧迫感和方向感, 提高效率
  2. 制定时间规划的步骤:
    2.1 复制粘贴已有的模板
    2.2 确定可以支配的时间段以及总时间
    2.3 确定要完成的事项, 分配的时间长度, 计划完成的时间段
    2.4 依次执行每项任务, 完成后记得打对勾激励自己
    2.5 如果实际执行与预计计划与有较大的出入, 重新制定计划
    2.6 复盘

4. 个人碎碎念

4.1 写时间规划的原因

    自己写时间规划的原因, 主要在于分享一下自己制定计划的心得, 希望和周围朋友进行个人效率提升的探讨.

4.2 自己的一些感悟

    是在大二时候才接触时间规划, 当时是看到这样一则新闻: "某top2高校的高材生计划细致到分钟", 当时自己觉得怎么可能做到这种程度呢? 这应该需要天赋吧, 可是后来的经历证明了, 其实时间规划是一项可以锻炼的技能, 多制定计划, 多进行反思, 就可以提高.
    此外指定计划可以提高时间管控和计划能力以及记录个人的生命轨迹, 看一看去年的今天, 10年前的今天你在干什么, 还是一件蛮有趣的事情吧.

5. 参考资料

5.1 可以参考的模板

    上述时间规划使用印象笔记完成, 具体的模板链接如下: https://app.yinxiang.com/shard/s22/nl/5893043/561abb8f-1936-4fc5-a111-f932c8b83075

5.2 其他软件

    推荐截图工具snipaste, 如图9所示, 可以将制定的预期时间规划截图并"浮"在屏幕的最上层, 时刻提醒自己.

图9: snipaste使用效果

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