一家有数百万用户的扁平化管理公司

Sahil Lavingia 在2012年创立 Gumroad 公司时,赢得了很多人的关注。他当时年仅19岁,是硅谷最年轻的创业者之一,新闻界对其进行了广泛报道,把他称为“神童”和“奇才”。但是 Lavingia 从不羞于承认他不知道的事情还有很多,而且公开承认自己缺乏创业经验。但是与此同时,他的创业管理方式已经在很大程度上被人们接受和认可,因为正是这一方式,把 Gumroad(一个在线销售书籍、音乐以及数字化产品的平台系统)发展成为了最好的实施扁平化管理的公司。

“坦白地说,最初我并不知道公司应该采用怎样的管理方式,” Lavingia 说。“真实情况是这样的,我们招聘的第一位员工就具备令人难以置信的自我激励和自我管理能力。我们让最初的几名员工来决定公司应该如何成长,现在他们就是我们心中理想员工的典范。扁平化结构管理的神奇作用已经让我们着迷了。”

通过避开热门的 holacracy 组织管理文化(一种无管理者组织体系,被 MediumZappos 采用)的所有干扰,Lavingia 和 Gumroad 正在建立一种特有的对扁平化组织的定义。总的来说,这一切不是有意为之的结果。尽管公司20名员工在表面上直接向 Lavingia 本人汇报,但实际上,员工们基本依靠他们自己的努力将平台快速低成本地发展了起来,而且吸引了数百万客户 — 甚至许多客户的全部收入都完全依赖这个网站。在这次独家采访中,Lavingia 解释了如何让创业公司保持扁平,扁平管理的好处,以及如何获悉需要做出改变的时机。


在成为 Gumroad 创始人和 CEO 之前,Sahil Lavingia 是 Pinterest 最早的工程师和设计师之一。

搞好“默认标准”

扁平组织结构是一种不需要现场监督,高度自治而且每个人都有权为公司做出重大决定的管理方式。在这种情况下,你需要确保每个人都能获取相同的信息,清晰地了解公司的市场目标和定位,然后在此基础之上,采取一致的方法解决问题和应对挑战。

制定选择的人比做出选择的人更有权力。

这是 Lavingia 舍弃以往经验之后收获的最重要体会 — 从某种意义上来说,他不想限制员工的创造性或者缩小员工的选择范围,只是为了统一目标和强调工具的重要性。当你把这些“默认标准”设定之后,即使没有监督,你也能放心和他人一起工作。这样做的最终结果是,不仅可以节省大量的时间,而且人们会对他们工作的满意度更高。

Gumroad 通过持续的内部沟通建立起了默认标准。公司里每一个人都使用开放性沟通工具 — HipChat 和 Asana。“如果需要一对一讨论,它应该发生在公共场所,” Lavingia 说。“这样有很多好处。它能确保知识不会被淹没在人们的收件箱中。这就使得公司其他员工寻找他们需要的信息更加容易,同时,如果他们觉得自己的想法对某个交流主题有帮助的话,让他们一起进行讨论就会变得非常方便。”

为了让新员工融入这个体系中 — 很多人刚开始对于大量公开沟通感到紧张 — 在这种情况下,团队会建议他们在 HipChat 上只订阅几个“房间”,让他们尽快熟悉这种工作模式。与此同时,小“房间”的想法则是为了将工作分解成一个个可管理的模块,方便和鼓励大家主动地分享专业知识。

“我们协助大家选择更适合他们的“房间”,因为他们将‘生活’在这些“房间”里面,” Lavingia 说。“这些房间是围绕团队、产品功能、bugs 或者临时任务组建的。有一个用于招聘的房间,里面是新职位和招聘的谈话内容,这些内容会不断地变化。如果出现一个大项目,我们就创建一个新房间。如果事情得以圆满结束,我们就会关闭那个房间。人们可以随意加入或者离开房间,因此,如果其他部门的员工对一个房间产生好奇,对他们来讲,了解这个房间发生的事情,就会非常容易。”

与电子邮件或邮件列表相比,HipChat 使用起来更容易。Lavingia 认为,“通常情况下,翻上翻下查看基于一封电子邮件相关对话过程很不方便。而且,参与到一项邮件讨论中的人员始终是固定的。你可能会忘记添加其他相关人员,而且,当邮件对话过多导致无法使用时,它就会消亡,其中的重要内容也不会被保存在一个便于查询的地方。在 Gumroad 公司的团队沟通环节,HipChat 已经完全取代了电子邮件。

Gumroad 还将 HipChat 和 Asana 结合在一起使用,从而可以让基于具体项目的交流和对话长期保存下来。每当一个新的 Asana 项目启动时,一个 HipChat 房间就会创建。这种类型的讨论可能会进展迅速,许多新想法或变更也会经常出现,但是只有在实际进展发生时,才将 Asana 的相关状态或信息更新。

“我们称 Asana 为 “普世真理”,因为它包含了最新进展记录的快照。”

Lavingia 这样认为,HipChat 和 Asasa 结合起来使用的最大好处是,你实际上是在创建一个内部文档。你不仅可以看到在一个特定项目上取得的进展有多快,而且你还能访问对话记录和查看团队现在面临的问题、他们如何开展工作以及什么样的解决方案最有效。所有这些信息都会自动保存起来,让事后查询变得非常便利。比如,如果有人想去了解我们过去是如何吸引用户,或者,我们是如何基于 spring 模式进行工程迭代时,他们可以马上开始。

设计的直观性

“我是一名产品设计师,因此我知道,如果一个功能很难使用,或者不容易发现的话,用户就不会去使用它,” Lavingia 认为内部工具和流程同样适用这个原则。

由于扁平组织依赖信息共享以及为了开展各自工作而达成的共识,因此,消除工作中的摩擦至关重要。你所做的一切和你制定的制度应该具备相当的直观性。新员工应该能够马上参与到对话中。如果有人需要其他团队的数据,这些数据就应该恰好出现在他们应该出现的地方。

“当我构思大家应该如何工作以及相应的开放性时,我喜欢应用这条经验法则:设想一下新员工在48小时内没有与同事进行任何工作交流的场景。这当然从没有发生过,但如果事情真是这样,他们就必须拥有足够的信息来完成他们的工作。他们应该深入研究他们碰到的任何问题、功能和困惑。”

提供有用的信息和让信息变得可用有着很大的区别。可用性意味着容易发现、理解和使用。

仅就 Lavingia 的个人经验,直观性有三个层次:

第一层:你知道谁可以给你想要的答案。实际上这是找到答案的最糟糕方式。所有人都在忙,这样做会占用别人的很多时间。

第二层:你能查到你需要的信息。你必须对信息的格式进行一些整理。这已经有点感觉了,但仍然需要花费时间,还不够完美。

第三层(最好的层次):你使用的界面在设计上很有特色,几乎是开箱即用。它在引导你查看相关信息的同时,让你了解应该如何使用它。

作为一款产品,Gumroad 在设计之初就考虑到了第三个层次 - 消除用户障碍,节约用户时间。一个由人组成的机构也是一样的道理。针对一个问题,与其请教身边的同事,不如鼓励他们深入到 Asana 和 Hipchat 上已经存在的知识库中,更重要的是,当他们有了新想法和新见解时,不妨也在那里分享。

有关直观性的另一个重要部分,它可以减少工具的数量,或者,减少操作步骤。“我们在工作中尽很大努力限制我们内部使用的工具数量,” Lavingia 说。“我们曾经用过 Evernote 和其它几个系统,但是它们都太过分散了。你需要做出选择,一旦你决定了,为了确定其有效性,你要让每个人和你选择保持完全一致。”

更少的工具意味着更多的资源,这就是 Gumroad 在招聘员工过程中不断寻求的特质。“我们的核心价值观就是你必须不断适应新的变化,” Lavingia 说。“甚至在面试过程中,我们就告知员工,他们应该每周都力争呆在心理舒适区之外,以此挑战你自己。” 这是 Gumroad 用来确定理想员工是否契合的方法。那些对此真正感到兴奋的人,才是我们需要的人。

避免过多流程的关键是你的行动要足够快,这样的话,你就能够根据具体情况作出及时响应。

知道什么是管理,什么不是

“一个良好的工作起点就是制作一份管理者必做事项清单,然后思考你的具体工作流程,” Lavingia 说。“比如,当信息流入或流出团队的过程,一个管理者应该经常充当路由器的角色。因此,究竟该如何解决这个问题呢?我们发现,通过在公司内部培养超级透明的沟通习惯应该是最好的方法。使用工具代替管理功能,而且我们还找到了如何优化这些工具的具体方法。”

按照 Lavingia 的说法,当你将其化繁为减时,管理只需涉及两件事情:信任和透明度。如果你是一名管理者,你的工作就是去提高透明度和确保每个人知道发生了什么以及什么最为重要。另外,管理者应该和雇员建立相互信任的关系,让他们知道你对他们有所期待,而且你要需要依靠他们去做正确的事情。

“如果你仔细思考为什么传统管理结构演变成层次结构,好处就在于清晰和有利于产生信任感,” Lavingia 说。“员工们需要一个能够给予他们帮助的管理者。你同样需要一个你能信任,并且员工们也信任的人。这就是信任的传递性,理想情况下,每一个人都会信任组织。但是,信任也很容易被破坏。”

保持公司扁平化的秘诀就是在没有官僚作风的前提下寻找有创意的方法来建立信任和提高透明度。

建立一个扁平组织的必要条件是,信任不应仅存在于管理者和他们的报表之中。组织中的每一个人也应该彼此信任。这才是公司最终能真正迅速发展的原因。你还在创业初期时,速度会决定公司未来的命运。重新审视建立信任和提高透明度的方法吧,Lavingia 和 Gumroad 团队已经采纳了传统管理结构中的每一项要素,而且,为了适应于他们的需求,还对其做出了必要的调整。

“我们有一些所谓的违反常态的信息更新策略,” Lavingia 说。“传统管理模式的公司非常依赖频繁的信息沟通,比如,每日站立会议、一对一的讨论、工作会议等等,这样就可以知道同事们正在做什么。所以我们就会思考:如果不依赖高频率的会议,我们如何能达到同样的效果?”

他们最终想出了一个适合现有的系统的解决办法: 每当有人开始或结束一个项目,或者,一个项目到达的某个阶段的时候,他们都到名为“更新”的 HipChat 房间里,在他们当前参与的项目上改写其相应状态。员工们可以根据他们的需要改变他们自己的工作状态信息。“决定权完全在你,” Lavingia 说。“作为一名 CEO,对我而言,让人们时刻知道我正在做什么是件重要的事情,这会让管理过程更加透明,因此我经常更新我的状态。而对一名工程师来说,他们可能在一款移动应用上要花几个星期时间,因此,在他们改变工作状态信息之前,我只能依靠猜测。”

保持扁平的一个最大挑战是你可能会失去了一些责任感。为了抵消这个问题带来的影响,Gumroad 设立了一个季度性 OKR 系统,这个系统对所有员工来说完全可见。使用 7Geese 去管理这些 OKRs,可以查询到组织中的任何人正在做什么,可以查询到迄今为止他们的目标完成进度,也可以查询到他们下一步的行动计划等等。OKR 系统也确保了个人目标在逻辑上和 Lavingia 设立的组织范围内的目标联系在一起。

“我们告知每一个人:如果你查看你的日程安排,你应该看到你的目标如何体现到你的时间以及你如何花费这些时间上,” Lavingia 认为,“当你为人们设置了这种类型的工具,并告诉他们该如何使用时,他们就会照此执行。你只需招聘那些能够遵守这样约定的人。” 事实上,Lavingia 发现自治管理让人们的工作自律性更强。

当人们处于过度精细的的管理环境时,事情会变得非常糟糕。因为他们会觉得,“哦,反正有人替我收拾烂摊子,犯错没什么了不起”。

正式出于这个原因,这里需要强调一下,你的员工,他们应该有权利管理好他们自己的角色。当你给予他们信任时,员工们会非常感激和感谢你。他们一旦对系统(管理体制)有了本能上的信任,那么他们的主人翁意识就会油然而生。扁平管理结构刚好触及此点,而且将其发扬光大。

规模增长的挑战

“当公司成长到80名员工时还会和现在一样保持扁平化吗?当然不是,” Lavingia 说道。“也就是说,我不相信有什么绝对的事情。仅仅因为我们发展壮大了,并不意味着我们必须恢复到标准的管理模式。在一个创业公司中,最好的事情就是你可以制定你自己的规则,看着它们发挥作用,然后对其进行调整,如此周而复始。我认为我们始终对扁平管理抱有偏好,始终愿意给予了大家更多的自主权,扁平管理究竟会将我们引向哪里,我们需要拭目以待。”

创业公司应该铭记于心的最重要的事情之一就是,不要为了扩张而扩张。“如果一个100人团队所能解决的问题,同样的问题一个1000人团队也能解决,那么每次你都应该坚持采用一个100人的团队。我们过去的经历告诉了我们,一小群人到底可以完成多少工作量,我们永远不会雇佣比我们实际需要更多的人来做这份工作。在我们决定增加人手之前,我们会一直打磨我们的产品以及我们内部系统。”

我们知道永远都会存在不足和缺陷。当我们看到一个漏洞时,我们当然知道它需要修补,有时会通过增加一名新员工,但有时只会调整一下流程。

扁平结构主要在两个地方与快速成长发生冲突:反馈和个人发展。创业时期的领导者应该时刻关注提供反馈的机会,坚持帮助员工个人成长。当一个公司处在扁平化工作环境时,往往只有一名时间有限的管理者,然而这些工作又非他莫属。员工们和管理者之间应该彼此相互促进,不然的话,公司将无法有效地发挥集体的智慧,从而让公司的管理者和每一位员工变成了一个个独立的工作者,而不是一个完整的团队。

“比方说,你如果想招聘那些颇具天赋和潜力,但缺乏工作经验的工程师时 — 你就不能完全执行扁平管理。你必须给他们一些条条框框,让他们获得成为一名出色工程师的必要帮助和技能,” Lavingia 说道。“我们公司已经开始有了更多的管理层级。到目前为止,我们拥有了真正高层次人才,我们感到非常幸运。”

为了鼓励员工给同事提供反馈,Lavingia 督促员工全部使用 7Geese 工具发表意见,提出建议,评估结果。这就确保了重要反馈不会丢失或遗忘 — 使之成为真正可用的记录,员工可以随时查阅该做些什么,或者如何去改进。

展望未来,这个工具将允许 Gumroad 创建一个标准的信息反馈模板,它可以被那些希望获取更多自我工作表现结果的员工们反复使用。这一切都归功于当初设计这套系统时考虑的直观性和便捷性。在你的组织中获得积极而且源源不断反馈的关键就是降低门槛,Lavingia 说。请不要在分享工作信息方面有任何迟疑或迷惑。

Lavingia 自己也承担了大量的工作。他和公司中的每个人,至少每月举行一次一对一的工作交流,并且花费大量时间参与讨论和给予建议。他强调,这是他们讨论工作表现和绩效的好机会,不仅可以提高积极性,而且可以一起努力来解决问题。除此之外,每次重大项目结束之后,团队会共同进行事后分析。这不仅适用于工程师 — 用户开发、服务支持、产品设计以及公关团队也会经常举行这样的活动。

“事后分析是一种极好的方法,可以非常坦诚地讨论:什么是对的,什么是错的。汲取怎样的教训,同样情况下次应该做什么。” Lavingia 说。“这些会议笔记会发给公司中每个人,为了方便后来的人查看,它们都存储在谷歌的文档云中,并在每周五的全体会议上重新回顾。” 来自一个团队或项目的经验教训可以广泛地适用于公司中的每个人,这些经验教训被重演的次数越多,它们越有可能在下一次被牢牢记住。

即使在 Gumroad 规模扩大之后,我们仍将继续依靠软件系统,敦促人们尊重“普世真理”,鼓励充分沟通和自动化流程 — 所有的原则都是为了更加长久地保持扁平化状态。“传统的管理之道仍将远离我们,信任别人及其所做的工作,坚持审核新人,确保他们从开始就能很好地适应。真正的秘诀是:经常重新评估并且不断适应变化。”

Lavingia 总是问自己,当 Gumroad 的规模加倍后,今天使用的系统届时是否仍将有效。Lavingia 估计团队需要一年的缓冲时间去思考系统该如何进化和收集相应反馈,并在新系统正式投入使用之前做些必要的实验。Lavingia 已经预见到的重要问题之一就是,招聘高层次管理者将变得越来越困难,因为需求数量会越来越大。“ 我们的组织结构意味着,我们聘用的高层次管理者是否可以认同这种没有头衔和工作报告的工作方式,能否适应团队中其他人也是领导者的理念。” 在这件事变得重要紧迫之前,Lavingia 就已开始了这方面的思考。

我们所做的一切不是为了保持管理扁平化,而是为了建立一个有效的公司以期打造我们能够提供的最好的产品和服务。

为了确保每个人都具有行动导向、主人翁精神和扁平组织文化,Gumroad 将这种态度与核心价值观紧密融合:

快速行动

迅速行动。一旦决定,就应该尽快执行。快速发布。沉默是金。不追求极致,完美主义才是好产品的敌人。

改变

学会适应变化。没有什么是神圣不可侵犯的,万事万物都处在变化之中。只有好好学习,才能天天向上。

调整自己

持续调整自我,你好,我好,大家好才是真的好。

保持开放和透明

简化你的人际关系。不要佩戴有色眼镜。公开谈论你关心什么以及你要处理的问题。获取反馈,不断改进。

保持专注

你现在做的事情是你可以做的最有价值的事情吗?给予别人信任,让别人按照他们的目标来执行,这样,你就可以专注在你自己的目标之上。

微笑!

玩得开心。不要后悔什么。不要过度思考。保持乐观。正向思考。事情总会搞定 - 一切皆有可能。


原文: An Inside Look at a Flat Organization That Serves Millions

感谢: Jodoo 帮助审阅并完成校对。

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