【PPT制作】这不是技巧,而是常识 然而好多人并不知道

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远行客
1.1 2016.01.06 00:57* 字数 4973

这篇文章是我对PPT进行主题阅读的一个尝试,主题阅读就是在一个领域读了许多书然后总结出来的一些东西,由于融合的东西比较多,所以文章比较长,并且用的是思维导图做的笔记,所以图也比较多,适合用电脑打开慢慢看。本篇只讲了关于怎么做PPT,怎么讲PPT只能另开一篇了。

十本书分别是

《魏斯曼演讲圣经》

《PPT制作的七步法》

《PPT炼成记》

《PPT演义》

《PPT演示之道——写给非设计人员的幻灯片指南》

《演说之禅》

《成功简报》

《不必说话就赢的企划术》

《第一次简报就上手》

《简报+》

(文中出现思维导图均是读书笔记,且文中出现”简报“是出自原书,简报在这里可以理解为PPT的意思)

工作中有太多时候需要用到PPT,然而大多数人做的ppt其实是不及格的,具体体现在这几个方面:


当你自己或者你的听众,出现以上这些情况无疑是失败的。那么怎样做PPT呢?

首先你要搞明白为什么要做这个PPT:

1. 主题:PPT究竟是什么?(What)必须厘清PPT的主题(包括范畴与深度),例如是建议重新编写员工手册,或是调整对于新产品负面报导的应对方法;也必须确认有哪些事物不应出现于PPT中,例如尚未定案的产品开发计划,或预算规划案。

2. 原因:为什么要做PPT?(Why)演示者必须想清楚自己究竟期望做些什么,是提供听众信息、说服他们同意某事,或是激发他们采取某些行动?PPT目的中的“原因”常常比“主题”更重要,也是避免PPT成为资料堆砌的关键。无法掌握PPT主轴,PPT架构便很容易失焦。

接下来就是一些制作过程了:

数据分类,拟定PPT大纲:汇整听众需要的资料,决定铺陈方式

资料搜集时,应以“5W1H”做切入点,以避免被其他有趣却无关的主题吸引而分心;构架PPT大纲时,则应包含导言、主体、结论,并选取合适的“流程结构”,有效串连这三个层次。

当然,也可以利用以下经典的管理理论框架来做:


熟悉vs. 陌生:视不同主题特性,进行有效研究

碰到十分熟悉的主题演示者应聚焦于“如何精准掌握目标对象的需求”,将信息搜集的重点放在“对于PPT对象的了解程度”和“对方为何需要你这项产品或服务”。
至于面对不熟悉的主题,演示者的研究主轴则是“如何快速让自己成为相关领域专家”,并将资料搜集的重点放在“如何才能取得正确信息”以及“如果碰到一些短期无法学会的技术性信息,该怎么办”。

必要vs.更好:依听众需求,妥善分类与管理信息

演示者都要设法将信息区分为两大类:

《成功简报》 信息来源分类

信息分类的关键在于依照“听众需求”、而非“演示者的认知”来思考,否则演示者就算说得再头头是道,难免还是会因为与听众的想法并不重叠,造成PPT效果大打折扣。

导言→主体→结论:选取“流程结构”,串连PPT大纲

完成数据搜集与整理后,最后一步就是将信息分门别类,构架PPT大纲。PPT大致都包含导言、主体、结论,如何有效连贯这三个层次,取决于演示者选取什么形式的“流程结构”,“流程架构”是指演示者说故事的逻辑与脉络,用以带领听众从“单一PPT”提升到“理解整体”的层次,让人“见树又见林”。


《演讲圣经》魏斯曼在书中提出16种PPT的流程结构

资料取舍,浓缩要点:只放要点、关键词,控制PPT信息适量

PPT内容务必谨守“精简”原则,只放上“要点”即可,而非将所有说明文字及图表都放到PPT上,让听众将所有专注力都集中在“读PPT”上,反而忽略演示者说了什么。

精简二原则:只列关键词、1页1主题

精简的第一个准则,就是“切勿将所有资料文字直接贴入PPT”,这是制作PPT时最常见的大错。

浓缩的两种方式:

1.删除连接词、重组关键词《不必说话就赢的企划术》提道,其实只要“删除连结词”,就能快速将长篇大论化为条列式的几个重点。例如“呼叫器的缺点是就算收到讯号,也必须先找到电话,才能取得联系。不过,移动电话则是可以在需要的时候直接通话,甚至无法通话时,依旧能通过简讯联络”这样一段文字,在删除了“也”“不过”“甚至”等连接词,就能拆分成几个清楚的短句:“呼叫器的缺点:必须主动回电确认联络内容”,“移动电话的优点:①可直接通话;②可通过简讯联络”。

2.则是“先抓取关键词,再重组句子”。在做法上,先删去无意义的虚词,再将留下的文字重新排列,就能将长文化为主题明确的短句。例如“这次要介绍的是神奇毛巾,其最大特色就是超强的吸水力”这段文字,只需抓出“神奇毛巾”“特色”“超强”和“吸水力”4个关键词,就可重组成“吸水力超强的神奇毛巾”一个短句。

好懂二秘技:归纳“3”主题、转换为数字

精简不只是把长文变成短句而已,能够让听众一眼就理解演示者所要传达的内容,才是精简的真意。为了达成简短又好懂的目标,可将信息以“3个”为一组进行分类。人的记忆力有限,而科学实验中,“3”是最容易被人所记忆的数量,按照这个原则来安排PPT数据,将得到最大效果。

不过只提出3个要点,并非要演示者大幅删减内容,而是要懂得将类似项目进行归类。一般而言,一张PPT的讲解时间应控制在1~2分钟,最长不超过3分钟。换言之,一旦讲解时间耗时3分钟以上,就表示该张PPT内容过多,需再行拆解成另一张PPT。以此为标准,一场30分钟的PPT,PPT应为15~20张,如此应有助于演示者进一步删节PPT数据。

一页一主题,条列式说明让PPT更清晰

一页PPT最好只说明一个小主题,无法归类在同一主题类别的信息,就不要放在同一页面上。

·内容   一页也以5个条列句为宜,过多不仅显得拥挤,信息量也会超过听众负荷;

·图表   一页则以一张图表为限,两张以上的图表并存于一页,很容易造成听众混淆。


决定视觉风格、版面配置与色彩运用:一致性+色彩学,做出有质感的PPT

好的PPT版面设计,绝非一味追求声光夺目,必须先确认PPT目的,然后在视觉风格、版面配置、色彩运用这3个设计关键元素上,针对需求凸显重点、统一调性,才能真正为PPT加分。

视觉风格一致:考虑对方需求,追求整体协调

风格绝对不是依据自身喜好,需要根据不同的场景,《第一次简报就上手》强调:

企业对外进行提案或宣传产品,PPT风格的拟定就必须配合“企业或产业形象”,例如金融、制造等产业,适合较严肃稳重的风格,颜色以冷色调为主;

大众传播、百货服务等产业,则可强调创意与流行,让风格活泼。

企业内部的PPT,则应以“主题”作为选择标准,例如经营管理、教育训练等议题,适合沉稳的PPT风格;

活动宣传、心得分享等PPT,就可以轻松一点。

版面配置美观:划分区块,图文配比均衡

好的版面配置一定要顾及以下3个要点:

1. 版面要均衡:PPT版面上不能有空洞,否则看起来会显得头重脚轻。如果文字或图表的数量不足,可考虑贴上相关图片予以美化,使版面更丰富。


2. 重点要置中:最重要的内文与图表应放在版面正中央,不仅可让听众专注阅读PPT内容,版面也会显得较均衡。


3. 图文要对齐:将文字图表排列整齐,就能显得有条理,避免版面看来紊乱。

这里强调一个小技巧,就是在PPT上拉出参考线,将PPT背景划分为间距相同的几个区块,例如两等分、三等分、四等分、九宫格等等,如此在放置文字与图表时,就能轻松维持图文配置比例上的一致性。

色彩运用适当:选择配色系统,只用3种颜色

配色的基本标准:对比而又一体,相近而又不同。

《PPT演义》PPT美化的8个原则 配色部分

一般而言,色彩可分为“暖色系”和“冷色系”两大族群。暖色系是指“偏向黄色”的颜色(例如橘色、红色、红棕色等等),在视觉上能带给人亲切活泼的感受,适合作为重点标示;冷色系是指“偏向蓝色”的颜色(例如绿色、蓝绿色、紫色等等),在视觉上可给人冷静专业的感觉,适合作为背景色。另外,如果PPT内容中已有许多图表,则可使用“中性色”(例如黑、灰、白),免得画面过于紊乱。


暖色系:以黄红两色为首的色系,冷色系:以蓝绿两色为首的色系,

1. 同色配色:只运用单一种颜色,不过颜色深浅不同,例如绿色搭配淡绿色和粉青色。这种配色法会产生舒服单纯的感受,并能强化主色的特质,是最简单、安全的配色法则。


以同一颜色进行深浅变化,是最安全的配色法。

2. 近似配色:先挑选某个颜色作为主色调,再选择左右两个近似的颜色做搭配,例如主色是红色,近似色就是橘红与紫红。此种搭配法比同色配色法更有变化,可增加视觉上的创意感。


组合几种近似颜色,可以带来变化感。

3. 互补配色:选择色彩学上的互补色作为PPT主要色调,例如红色的互补色为绿色。这种搭配非常活泼鲜明,适合讲求创意的PPT。不过若运用不当,反而会让显得刺眼,是较专业的一种配色法。


互补配色最为鲜明亮眼,但须小心使用以免过度刺激。

对比,辨认明晰 增大冲击力


《演讲圣经》中提到,视觉设计元素固然有多种玩法,但一定要谨守“少即是多”的原则,选择固定的版面结构、一两种基本字形、一两种图表类型、两三种基本颜色,确保每一张PPT在视觉感受上都整体而一致,才能呈现商业PPT专业的质感。

精简文字,活用字体字型:避免长篇大论,让听众一看就懂

PPT是视觉的沟通工具,在设计上必须谨记“观众是‘看’PPT,而非‘读’PPT”的原则,所以在输入文字时,必须特别注意文字数量、字型字体、排列方式,让观众在第一时间内,一眼望去就能掌握PPT想要表达的内容。

条列重点:把握减法原则,精简文字4要诀

1. 一张PPT出现的文字应以一个段落为限,呈现重要的核心概念。

若是能够将庞杂的文字重新做整理,像做笔记、画重点般以条列句呈现,将更能帮助听众快速吸收重要信息。

2. 一张PPT的文字叙述应控制在6行之内,同时避免换行。

一般而言,条列式的说明事项若是在4行之内,可采用同时出现的方式呈现;但若超过4行,由于文字量过多,观众无法一眼掌握,便可设定动画效果,一次跳出一行条列句,让PPT的视觉焦点更集中。

3. 一张PPT的理想字数约为90字,上限为120字。

文字的视觉重点,通常落在标题、次标题上,而非标题下方的详细内容,因此一行文字最好能控制在15字内,避免冗长赘述。若以一张PPT6行文字,每行15字估算,则一张PPT的字数约90字。

4. 减少标点符号。

毫无标点符号、简洁清楚的条列句,是PPT文字的最佳表现方式。由于句号容易被混淆为没有对齐的项目符号,因此无论在中英文PPT中,通常不使用句号结尾。


选择字型:吸引目光,字型字体选用2要诀

1. 选择“注视度高”的字型。

由于商业PPT的场合通常较为正式,所以不建议使用花哨、活泼的字型(例如海报体、少女体)和“艺术效果”功能,同时也要避免在一页PPT中出现3种以上字型。

那到底用什么字体呢?


2. 依照观众距离决定字体大小。

PPT的字体大小,应依照演示者与观众之间的距离做调整,以最后一排观众能看清楚的大小为原则。至于不同层级的内容所采用的字体大小,通常介于24~40pt之间,依4pt依序递减最为恰当,例如标题采32~40pt、第一级内文采28~32pt、第二级内文采24~28pt等等。整份PPT每一页的标题与内文,最好都采用固定的字体大小。

3.突出字体,让重点更醒目


美化版面:层次分明,安排浏览路线2要诀

1. 内容层级不要超过3层。

过多的文字层次容易造成版面混乱,观众也不易了解演示者“正在说明的内容”和“整体PPT内容”之间的关系。因此,内容层级尽量保持在3层之内,进一步的细节最好采用单独的PPT另外说明。

2. 采用横式、由左而右、由上而下、不换行的书写方式。

依照一般的中文阅读习惯,横式、由左而右、由上而下的路线规划,是最适合PPT的配置。眼球扫描的次数愈少、减少换行次数,则沟通效率愈高。一次一行条列句,集中焦点书面报告与商业PPT叙述方式比较。

一次一行条列句,集中焦点

善用图表,用视觉沟通:让图像说话,强化听众记忆

研究指出,图像化可使观众对PPT内容增加50%的记忆度。善加运用图表、表格、图片等视觉要素,将有助于观众在黄金10秒内,瞬间掌握演示者希望传递的概念与重点。



《简报+》归纳出简单4个步骤,可帮助演示者轻松将文字转换成图像。

Step1 撷取出信息内容中的关键词:做笔记方式,撷取出关键词、关键句后,重新整理架构。Step2 找到适合的图解架构:根据信息内容的逻辑性与关联性,选择适合的图解架构

《第一次简报就上手》

Step3 利用连接线,定义信息要素之间的关系:连接线的箭头指涉方向、线条粗细、虚线实线、直线曲线等等,都有其逻辑解释上的定义,直接影响图解架构的精确程度。

Step4 加强视觉设计感:为图解架构上色、增加效果(立体、外框、阴影等),可使单调的图形架构看起来更具吸引力。

割舍不必要的信息,凸显重点

过于详尽的细节说明,容易造成焦点模糊,只有内容精简的重点说明,才能加深观众的印象。


用好图片 平衡文字

PPT中的图片有三种用途 1、解释说明 2、情景再现 3、氛围营造



动画:讲到哪里 秀到哪里

PPT图表动画制作与运用的关键,在于“信息密度”管控。PPT时必须谨守“PPT画面一次只出现一个信息”的原则,并与口语进行非常具体的配对,才能做到“无缝隙”的PPT境界,提高沟通效率。


图解化表格

运用图表动画:聚焦观众注意力 为凸显某一项目在群体中的占比时,可将其他项目占比先行加总。

图解化图表

图解文字 在PPT上一次只出现一个信息,加深听众对文字信息的印象。

图解文字

虽然图表动画在PPT中扮演的角色日益重要,但也不应因此将所有时间与心力都花在特效制作上,忘了将PPT内容与口语传达进行具体配对,让原本只是辅助工具的PPT画面成了主角,自己却沦为配角。

锻炼思维的方式之一是写长文,绝对锻炼记忆力和思辨力,但是这一篇,写的确实有点长了。

职场力
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