每周一本《高效能人士的时间和个人管理法则》书摘

《高效能人士的时间和个人管理法则》-精读


Day 1 控制事件 认清价值

№.1 本书导语

自然法则是指宇宙间一切存在和运动的基本法则。它们是客观存在的,独立于我们的意识与愿望,经测试有效且不能被废除(如万有引力不会因为人的愿望而改变或消失)。这些法则控制着我们的生活——理解并顺应它,我们可以安全成功地活着;违背或忽视它,我们将会失败并受罚。

№.2 今日导读

№.3 学会控制事件

时间的本质是事件

时间管理的本质就是控制生活中的事件

时间管理的目的是为了获得内心的平静,即感到生活中的安静、平衡与和谐。

(一)区分事件可控度


“完全可控事件”关注的焦点是你自己!也就是说,你能完全控制的只有你自己,其他与客观环境或他人相关的都属于部分控制或完全失控事件。

(二)典型事件可控度


梳理它有助于你了解自己目前的时间管理水平,并有意识地练习提升自己对这些典型事件的可控度。

(三)关于控制的误区

第一种:认为自己能控制实际上并不能控制的事件。

比如,抱怨天气或试图支配他人。

第二种:认为自己不能控制,实际上能够控制的事件。

比如抱怨工作

№.4 控制真正重要的事

(一)让自我感觉更好


方程式中,最容易改变的是事件控制力。因此,提升事件控制力,能让我们高效有序(提高生产力)、将时间花在有意义的事件上,进而提升自我价值(自尊)。

如何控制最重要的事?我们需要考虑以下两个问题:

你的当务之急是什么?即定义你的内在核心价值观。

在这些当务之急中,你最重视的是什么?即排列优先顺序。

(二)两种时间谬论

第一种:我们认为在将来会有比现在更多的时间。

比如,“我下周/下个月/明年再去做……”你有想做但一直没做的事吗?

第二种:我们认为自己可以节约或者存储时间。

比如,“我没有时间……”事实上,每个人每天都有等量的24个小时(且每天的时间不能储存)。

(三)紧迫不代表重要

紧迫是指需要立刻关注的事件

比如电话响了

有些事件并不紧急,但却十分重要。

比如与孩子相处、与伴侣沟通、阅读有价值的书等。

秘诀在于:弄清楚最重要的事件,并赋予它紧迫感。

№.5 谨防时间强盗(上)

(一)时间强盗清单

清单第一组外因源自工作环境,第二组内因源自自身


(二)如何应对五大强盗

1. 干扰(外因)

有些干扰是不必要的,但有些干扰是重要的。

第一类:不必要的打扰——对方错误地认为你关心、需要这些信息或对某事负责。建议避免或尽快结束。

第二类:必要的干扰——你关心、需要这些信息且确实对某事负有责任。建议立即处理,除非不合时宜。

第三类:必要的干扰,但出现在不合适的时间。建议规划到合适的时间。

面对干扰,我们可以用“开门见山的问题”迅速判断干扰类型并采取相应的行动。

2. 拖沓(内因)

拖沓(拖延)是内因时间强盗最常见的形式,比如“今日事,明日做”。它可分为清晰型(拖沓者头脑清晰,知道自己在拖沓)和模糊型(拖沓者完全不知自己在拖沓)。

产生拖沓的原因可能是:重任让人不愉快、感到不能胜任某些任务、过度劳累、缺少信息、目标模糊、畏惧失败等


№.6 谨防时间强盗(下)

3.改变优先级(外因)

作者认为最有效的方法是顺应,比如咨询你的领导,去理解和适应这种变化。

4.缺乏计划(内因)

缺乏计划是因为不了解控制重要计划的好处,或是受到工作环境的影响。

5.等待答复(外因)


(三)如何应对其他强盗




№.7 认清你的核心价值观

(一)富兰克林的十三种美德


13谦逊

(二)跨越I梁的故事

拥有价值观不等同于认清价值观。

极少数事能让我们愿意去跨过I梁,那就是我们的核心价值观。以上三个场景分别代表着:为了金钱跨过横梁、为了安全跨过横梁安全、为了对孩子的爱跨过横梁。

认清了,才有机会去改变这个价值观,从而改变行为。

(三)找出紧迫感

当我们认清了自己真正在乎的是什么,内心就会发生变化。我们会开始审视自己每日所做的事情是否真的有意义。

№.8 写下你的个人宪法

(一)什么是个人宪法

写下你的个人宪法就是指:按优先顺序写下自己的核心价值观,并简单描述每个价值观于你而言的意义。

(二)个人宪法的示例

写下的个人宪法可以有很多种形式。作者给出了三种示例:

第一种:本书作者的简洁风

每日我有独处的时间

第二种:与长期目标相结合

我是一个耐心包容的母亲

长期目标:高效、放松、热爱孩子

第三种:清晰简洁的速记风

身体健康

注意饮食;

适量摄取维生素;

戒烟;

加强锻炼;

减肥;

减压。

(三)个人宪法的作用

个人宪法能让我们明白自己的价值观,帮助我们成为自己想成为的样子。

№.9 今日总结

Day 2 优先排序 设定目标

№.10 今日导读

№.11 构建生产力金字塔


金字塔必须连续统一、自下而上。一切都始于核心价值观。

只有当我们以核心价值观为依据,去制定目标、指导每日行动、完成对我们意义非凡的事情,我们的内心才会满足而平静。

构建金字塔的基础不仅要弄清什么是我们自己的核心价值观,而且要将它们按优先权排序。

建立价值观的优先顺序,有助于我们在面对选择时,更高效地做决定,避免犹豫不决。

№.12 把握生活平衡的关键

问问自己:你喜欢自己目前的工作吗?如果从事所有工作获得的收入都一样,你会选择从事什么样工作呢?

真正有助于维持我们生活平衡的关键方法是:保持价值观与日常活动的一致性,依据核心价值观和目标列出每日任务清单。

以下问题清单可以帮助我们实现这种状态:

从长远来看,这个项目的重点是什么?

什么时候必须完成任务?

必须由谁来完成任务?

这个项目比其他项目更重要吗?

由我来完成任务会有什么结果?

我有计划时间给自己和家人吗?

这些任务违背我的价值观吗?

№.13 远离内在安逸区

安逸区是让你感到舒适、安全、可靠的地方

离开安逸区通常会遇见三大障碍:无形委员会、墙、害怕改变。

障碍1:无形委员会。这种情况下,我们的价值观不是来源于自身,而是来源于家人、朋友、同事等其他人。

不要让他人的眼光摧毁你自己的目标

障碍2:墙。有时,我们会用过失或责任给自己筑起一道围墙,阻碍我们去追求心之所向

当我们在某一个方向前行得越远、在某一个领域积淀得越多,重新开始的代价就越高。

障碍3:害怕改变。我们害怕改变常常是因为我们害怕失败,害怕别人的眼光和嘲笑。

在你害怕失败、拒绝改变的同时,也放弃了成功的可能性

№.14 设立明确的目标

(一)为何设立目标


设立以价值观为导向的目标

(二)目标的朝向



从出生到今天的这段时间线是凝固的(我们称之过去),你不能改变过去经历中已发生的任何事件; 从今天到死亡的这段时间线是流动的(我们称之为未来),你可以重新排列、规划、创造未来。

我们应该为未来设立目标,而不是沉迷于回忆过去

(三)明智的目标


价值观让我们明白为何自己要去实现特定的事;长期目标告诉我们想实现的是什么;中级目标和每日清单则指引着我们如何去做。

明智的目标有五个特点:具体的、可衡量的、行动导向的、实际的、适时的。

第一,写下你的目标(那会迫使你将目标具体化);

第二,目标应导向行动(写下“我不会大声吼孩子”或“我每周两次和小宝打半小时篮球”更为合适);

第三,目标不能太高,也不能太低,最好是“跳一跳,能够得着的”。例如,“从今年起,在一年时间内,我要在城市大学完成初级法语的大学课程”。

参考


(四)目标类型


正如前面所提到的,你的目标要建立在你的核心价值观基础上。

№.15 关注与坚守目标

有些目标远比其他重要,因为有些价值观极其重要。我们必须紧紧地关注它,否则它将永远不会实现。

在我们理清核心价值观、设立目标、关注目标之后,我们还必须具有实现目标的坚定决心。问问自己如下问题:

无论你感到多难受,你都会坚持自己的核心价值观吗?

不管多么困难,你都决心实现基于核心价值观而设立的目标吗?

不管多想回到旧习惯里,你都决心实现你的目标吗?

一旦你完成自己该做的,没有什么可以阻挡你实现目标。

№.16 今日总结

Day 3 每日规划 行为检视

№.17 今日导读

№.18 为何做计划

很多人不愿意花时间做计划。通常有以下五大借口:

(一)没有时间做计划。

(二)已经知道要做什么,就没必要做计划。做好每日计划能让我们更好地去完成那些“非常规任务”。

(三)干扰太多,计划赶不上变化。

需要谨防时间强盗,学会应对干扰,并把任务细化,在计划时也预留出一定的弹性时间。

(四)不想被计划清单束缚。

实际上,计划清单只是一种工具,用来帮助我们专注于自己的目标和优先顺序。它并不能控制我们。

(五)不知道怎么做计划。

№.19 如何做计划

(一)找到魔力三小时

找到你的“魔力三小时”——不被外界干扰、关注重要事件的时间段。

将你做计划的15分钟安排在你的魔力三小时里。此外,考虑以下重要因素:

1.地点适宜

安静,不被人打扰

2.回顾目标

关注长期目标,思考今天的任务清单是否有助于我们实现目标。

3.评估时间

确保剩余时间能够完成计划的任务。不超量

4.具体任务

设立具体的每日任务,详细描述你的任务目标。例如,骑20分钟动感单车要优于健身。

5.预知阻碍

预测可能遇见的阻碍,并准备相应的应对方案,以提高行动的成功率。

6.优先排序

将重要的事情排在前面,这是至关重要的一条。

(二)学会激光思考

在制订每日计划的优先排序步骤中,你可以使用“激光思考”,问问自己生命中最优先的是什么、最珍视什么。

激光思考是依据你自己的核心价值观与目标,将时间与能量集聚在日常活动上的过程。

(三)优先排序每日任务清单

我们的清单是“优先每日任务清单”,而不是“要做清单”。制订计划时要注意如下几步:

不考虑价值观,列出你今日想完成的所有任务,包括不紧迫的任务。

用ABC价值观系统,赋予每项任务价值观。

A代表最重要的必须完成的任务;B代表重要的应该完成的任务;C代表相对琐碎的能够完成的任务。先做A类、再做B类、最后做C类。

3.优先排序,给任务标注价值。

决定任务的重要性和优先顺序。比如,在A类任务中标记A-1、A-2、A-3。由此,你便明确了完成具体任务的优先顺序。

№.20 使用计划工具

(一)随身携带日程规划本

把你的价值观、目标、每日任务清单都放在日程规划本里,并且随身携带。

(二)使用一个月历页


在日程规划本中使用一个月历页

(三)每日计划表格


(四)使用项目文件夹

养成做注释的好习惯。比如,打完一个重要电话后,标注一下时间、人物、内容、时长,写在你的项目文件夹中。

(五)使用主要任务清单

主要清单用于提醒我们本月应该完成的任务。建议每周浏览一或两次,思考有什么项目可以从本月清单中移动到每日任务清单上。

(六)使用每月索引


将未来也许会用到的重要信息标注在每月索引上,以便于查找。

需要强调的一点是,即使每天都使用工具做计划,如果不去执行,目标也永远实现不了。

№.21 现实模式的构成(上)

富兰克林现实模式是帮助我们理解动机与行为的工具。

整个模式分为五大要素:需求、信念窗口、规则、行为类型、结果。


(一)第一要素:需求

墨里・班克斯归纳了人类的四种基本心理需求:生命需求、情感需求、重要感需求、经历多样化需求。

1.生命需求

2.情感需求

3.重要感需求

我们都需要感觉到自己的重要,也天生地想得到他人的关注。

4.经历多样化需求


这是一个“需求转盘”。我们的生活犹如一个滚动的车轮。在这个车轮中,这四种需求相辅相成。不幸的是,我们几乎无法同时满足这四种需求。

(二)第二要素:信念窗口

满足需求的方向来源于我们自己的信念。

信念可以反映我们的价值观。

信念有些能准确反映现实,被认为是“自然法则”(例如重力法则);有些则不能,而仅仅是我们自己的主观看法(例如女性比男性更有同情心)。然而,我们总相信自己的信念是正确的,因此我们会采取相应的行动。

未经测试的个人信念,会给我们带来一些麻烦。比如容易造成亲密关系的破裂

除了个人信念窗口,还存在一种“集体信念窗口”——充满了共同的目标

№.22 现实模式的构成(下)

(三)第三要素:规则

“如果……那么……”的规则会把你的信念转化为行动,以保障你的基本需求。

你的规则也许是“如果狗都是凶残的,那么当我看见没有被拴住的狗时,我就会躲开”。

(四)第四要素:行为类型

在规则的指导下,能够看见你的行为类型是——躲得远远的,甚至绕路而行。

(五)第五要素:结果

结果要素使现实模式成为帮助我们控制生活的有力工具。


重要感需求会驱使你产生一个信念“男子汉不怕狗”。面对两种互相冲突的信念,你优先选择了重要感需求驱使的信念,你小心地经过它身边。如果,它没有攻击你,你也许会发现你原有的信念(“狗都是凶残的”)是错误的;如果,你受到了攻击,那么,你也许会将“男子汉不怕狗”的信念删除,替换为“聪明人都怕狗”的信念。

№.23 现实模式的功能

(一)勾画并理解我们的生活图景。

(二)帮助我们在行为之前评估信念、预测行为类型,改变或补充信念以免造成不好的后果。

(三)帮助我们更好地理解他人的行为与可能的信念动机。

我们的行为总体上反映了我们的信念。如果我们的行为没有反映我们意识中的信念,那么我们应该认真研究自己的信念冲突。

一个人知道他应该减肥或者戒烟以保持身体健康,然而,他并没有这么行动。也许,他潜意识中实际的信念认为“这(心脏病、肺癌)不会发生在我身上”。当我们真正意识到自己内心深处不正确的信念时,我们的行为才可能与正确的信念保持一致。

需要注意的是,有时候我们的需求没有被满足,不是因为我们的信念错误,而是因为我们忽略了一些其他的因素,比如学习方法

№.24 今日总结

Day 4 检测信念 重塑信念

№.25 今日导读

№.26 检测信念的正误

我们一方面可以通过自己的经历来检测信念是否正确;另一方面,可以通过参考他人的经历

如何通过自己的行为结果来检测呢?

重要感需求让你树立了“吵架主动认错会降低自我的价值”的信念。

行为结果也许满足了你的重要感需求,但是同时也损害了其他需求,例如情感需求。因此,这个信念并不正确。

环境的改变可以揭露错误的信念

案例


罗先生认为婚姻基于经济的稳定,所以将财富与地位排在最前面,而忽视了罗夫人的其他需求(如重要感和情感需求)。罗夫人也形成了不正确的信念:不能与丈夫一同工作,生活就没有意义。环境的变化导致她的重要感需求没能得到满足。为了满足这个需求,她增加了一些新的错误信念,比如“喝酒能让我感觉更好”或“我的不幸都是他的错,他冷落了我”。这些错误的信念导致她酗酒和离婚。

修改我们的信念来适应环境的改变。关键在于,我们要对自己选择相信的东西具有控制权——检查信念窗口并随时可以重置信念。

最后,个人成长是提升与完善信念的过程。

№.27 改变信念窗口的五条规则

心理学家认为我们不能同时拥有两种相互冲突的观点——我们会本能地选择逻辑更强的那个观点。

弄清楚是什么行为导致没有产生理想的结果;

弄清楚指导这种行为的可能性信念;

基于已知信念,预测未来行为;

寻找什么信念可以产生更好的结果;

基于新的信念,预测未来行为。

№.28 “我”留言

通过“我”留言工具,我们可以帮助他创造那个愿望。关于“我”留言有以下四个步骤:

告诉对方:“我有一个问题”;

从我们的角度描述问题;

告诉对方我们的感受;

提问对方两个问题:

(1)如果对方继续这种行为,会让彼此关系更好还是更糟?

(2)对方想让我们的关系更好还是更糟?

“我”留言工具可以让我们心平气和地沟通,而不是彼此抱怨与指责。它强调将“人的行为”和“人本身”分开——即使你的行为伤害到我,也并不能说明你是个坏人,这只能说明你也许有个错误的信念或者没有意识到你的行为会伤害到我。

№.29 改变信念以抵制消极行为

消极行为常是用错误或不恰当的信念来满足需求的结果,比如通过制造谣言八卦来获得短暂的重要感。在极端情况下,消极行为是沉迷行为——难以抑制、短期利益、长期损害。例如,

吸毒、吸烟、贪食;

购物、过度劳累、睡觉、自吹、家庭暴力、跑步……

№.30 今日总结

Day 5 不忘初心 分享奉献 

№.31 今日导读

№.32 压力的来源

寻求外部认可的愿望常常迫使我们违背自己的核心价值观。当我们依据他人的眼光(价值观)行事,我们就会处于压力之中并失去对自己生活的控制。

我们还很容易受到群体信念的影响。我们常常很轻易地就接受了大众的价值观,而没有考虑那是否与我们自己的价值观相冲突,如重男轻女

如何破解这种困境呢?我们必须明白一点:他人的看法并不能影响到我们自己的原则,除非我们接受了他们的信念。

№.33 你是完美的

我们每个人都应该相信自己本身是10分的。即使我们在外围的角色表现上还不是10分,但我们本身具有10分的潜力 。

虽然我现在的表现并不完美,但我正在努力缩短现实与理想的差距。而缩短差距、实现理想的正确方法不是降低自己的标准,而是设定自己的价值观与目标,并坚定不移地去追寻。

№.34 与“你”一致

我们的幸福和成功取决于“做我自己和坚持我的独特潜力”。这就叫做“与你一致”(你自己的独特性)

当我们遵循自己的梦想时,魔力就会出现;当我们追随他人时,魔力便会消失

如果我们放弃了对自己生活的选择权、控制权,我们也就失去了自己的独特性,成了别人价值观的影子 。

以下两个问题,有助于你找到自己的独特性:

我想要的是什么?我的核心价值观是什么?找到你真正重要的事情而不是应该做的事。

过去是什么在我的生活中起到作用?回想你过去成功与快乐的经历,比如时间、人物、事件、行为等。

№.35 分享的魔力

作者在书中提出了“仆人领导者”的概念,即领导者通过服务下属来建立影响力和分享权利。

仆人领导的魔力:可以给人下命令,但不会让他们感觉被要求。员工们努力工作是因为他们想做而不是必须做。

可见,通过自身的分享与奉献,可以影响与感染他人,还能激发人们内在的积极与善意,从而改变人们外在的行为,形成良性的循环。

№.36 总结:融为一体


现实模式的需求要素代表了位于生产力金字塔核心价值观底下的需求;而现实模式的结果要素位于生产力金字塔的上方。此外,核心价值观是信念窗口的数量化;长远与中级目标是规则的表现形式;每日任务是我们每日行为的一部分

生产力金字塔关注于“术”,即我们完成事件的具体方法,落实到每天的日常行为活动;而现实模式关注于“道”,即保证方向的正确——通过及时检测与修正信念、改变行为类型,以获得理想的结果。

内心的平静来自于让特定的事之间相互一致:

1.让日常任务与核心价值观一致。

2.让行为与需求一致,信念与现实一致。

3.价值观应与“你”一致。

4.行为必须与我们的道德真理一致。

№.37 今日总结

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