如何用10分钟拯救那丑爆了的PPT?

图片来自网络

华仔火急燎地冲了进来,嘴里还嚷着:“快,老大,江湖救急!”

“又咋的了?救什么急啊?”我问道。

“唉,别提了!刚刚临时通知开会,汇报一季度工作!”华仔一边说,一边拿着个U盘往我的笔记本上插,“上次开会,张总就说我的PPT做的丑,要我改。我准备过两天来改的,哪知道今天临时通知开会。你快帮我弄弄,不然今天又要被diǎo了!中午饭我请!”

“昨天还看你在朋友圈发消息,又跑去吃吃喝喝。有时间喝酒,没时间改PPT啊?”我一边数落着华仔,一边把U盘上他的PPT打开。

一打开他的PPT,一股浓郁的屌丝气息扑面而来,我差点没有一口咖啡喷到屏幕上。“可以啊!华仔,你这PPT做的真是厉害啊!刷新了我们公司的底线啊!张总要不是看你业绩好,看他不当场把你干掉!”

华仔指了指手表说:“只有十几分钟了,快点救救我吧!我被干掉,就没人请你吃午饭了!”

我一看时间,果真只有十分钟的时间了,换模版都来不及了。只好拿着他这极品PPT操刀修改了。

一、调整配色,更换幻灯片母版

PPT要大气好看,配色很重要。一般不要超过三种颜色,而且最好都是同一色系的。如果颜色太杂,很容易看起来没有重点,就会像这个PPT一样丑哭了。

公司的LOGO是蓝色背景,于是我把蓝色作为基础色,通过母版一次更换所有页面下方的配色最为方便。

把不需要的色块删除,换上蓝色基础色,再把背景换成一个浅色的低晶图片,效果就出来了。

二、更换字体

不看不知道,这份PPT居然使用了七八种中文字体,又不是书法展览,这么多字体只会让人看着烦。平时有空的时候可以收集一些好看的字体,如果你不确定什么字体好看,那最安全的就是“微软雅黑”,英文字体可以用“Arial”适用于大多数商业场景。

千万不要一页一页、一段一段去设置字体,也不要用格式刷。容易出错,时间也来不及,我们只有10分钟时间。最快的方法是通过PPT自带的替换字体工具来更换:

更换完字体看着舒服多了。

三、更换目录页

目录页要反复出现N次,目录页做丑了,不是丑一次,是丑N次。因为时间来不及了,我只好用简单的色块和矩形做成目录指引条。做好一个,下面的全部都可以复制。

复制的时候注意上下左右之间的位置、对齐、间距,2013以上版本的PPT有自动对齐的功能,非常方便。如果你还在用旧版的PPT,那就要通过辅助线来精确对齐了。对比一下修改前后的效果:

修改前目录页
修改后目录页

四、突出标题

他的PPT内容页不光是配色、字体有问题,还有一个问题是重点不突出,通篇是字,让领导看着感觉没重点。这一页的改法稍稍有点麻烦,还好类似的页面我经常改,手头素材也多。

1.用不同颜色和不同大小的字号区别重点
2.适当加上图标做为引导
3.注意间距和分隔线

修改前
修改后

前言页也是一样的改法,调整字体大小,感觉略显单调,做了两个四边形色块平衡一下。

修改前
修改后

再把封面页复制一份到最后,把标题改成“谢谢观看”,基本就OK了。本来还应该加几张合适的配图,我一看时间不够了,只好保存了文件,把U盘拔了递给华仔。

华仔接过U盘,做了个抱拳的姿势,连着说了几声thank you,然后拿起笔和本子,往会议室跑过去……

快到中午的时候,会开完了,我在走廊上碰到他们正从会议室出来。张总在前面走,华仔和其他人跟在后面。我悄悄给华仔了个眼色,意思是问他怎么样。

华仔笑着冲我扬了扬眉毛,悄悄用右手做了个赞的手势。看来他没有被干掉,今天的中饭有着落了。

以上四个步骤适用于大多数情况,可以让丑到爆的PPT迅速变身白富美。虽然标题是10分钟改PPT,但是希望大家还是别临时抱佛脚。平时多做积累,多收集素材,多对照好看的PPT练习。不要每次火烧眉毛了才到处找人江湖救急!


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