【让word自动作出完美文档】全自动论文/实验报告排版【附全自动模板+使用说明】第二部分

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  • 本文为教程的第二部分,主要内容为使用文档部件快速插入复杂的文档内容以及相关内容的制作过程,包括自动的题注等。

  • 关注公众号城边旧苑,后台回复关键字“word模板”(不包含双引号),你将获得本文中制作并使用的全自动模板(模板内附带使用说明),以及部分大学的全自动毕业论文模板。

  • 更多后续教程请关注“城边旧苑”公众号或在阅读作者其他文章查看之前的内容以及后期更新——模板的使用方式,以样式为基础进行自动排版操作,设置智能化的页眉页脚,自定义格式的全自动目录,word的便捷操作等内容。

  • 看完所有教程可能需要一两个小时,但将文中的内容应用到实际的使用中能省下的时间远不止这个数,还能提升排版的精美度、精确度以及幸福感

  • 文中包含大量细节操作,除了设置方式之外还有一些处理错误的方式以及操作逻辑上的误区,使自动化程度在不使用VBA的情况下达到最大。

  • 点击下面的链接可以查看第一期内容,其中有全自动排版的动态效果图,看过之后你一定会惊讶于word居然可以使工作变的如此高效:
    【告别word手动排版编号】全自动论文/实验报告排版【附全自动模板+使用说明】


你是否

把word当成了记事本?

还在一个一个手动给标题加编号?结构发生变化之后所有的编号都要手动完成?中间加了个标题,后面的标题都要手动改一遍?
还在用格式刷,或者干脆直接手动调整?
还在用空格和回车调整段落的格式?千辛万苦调整好的格式,一调整字号又白费了?
想要把图片、表格和它们的说明放到同一页,于是一遍又一遍手动调整空行数量?
论文/报告写到了一半,突然发现格式不对,要一个一个手动改?
想要加个目录,还要人工核对标题和页码?
千辛万苦加完了目录,发现又需要在中间加点东西,所以目录又需要重新核对?
页眉想要和页面的标题联动,可是只能手动一个个添加?
在文档中间插入一个公式之后还要手动对齐公式和编号?
公式、表格、图片的编号要自己手动核对顺序,一旦顺序发生了变化,编号和对编号的引用都要重新调整?

如果你回答:“是。”那么

这些操作是不是花费了你大量的时间?关键的是,花了那么多时间还做不好?

其实,这些工作都不需要你来做,word可以按照你的要求,帮你自动,无差错,完美地完成!即使你中途变更需求,word也能马上把你的需求完美的应用到文档中。
word并不复杂,只要克服了开始的一些小困难,你将体验到全自动的模板给你带来的快感。

学习word看似会花一些时间,可是你将永远摆脱繁重的排版、数字校对工作,一劳永逸,何乐而不为?
毕竟那么贵的office套件中的重要组成部分怎么可能只有那么点功能呢。


  • 关于本文

本文以制作报告/实验论文模板为目的,展示了制作一个全自动的word模板的全过程,以此过程为基础,展示了全自动的排版思维,并附带一些word使用过程中的小技巧。如果你能坚持看完,一定会对你之后用word使用有很大的帮助。
如果你看完了本教程,发现word居然是一个功能如此强大的软件,你也可以上网搜索教程继续进行学习,不要局限在这一篇文章里。

  • 获取全自动模板

关注本公众号(城边旧苑),后台回复关键字“word模板”(不包含双引号),你将获得本文中制作并使用的全自动模板(模板内附带使用说明),以及部分大学的全自动毕业论文模板。如果发现没有你想要的模板,可以后台联系我(请给出论文详细格式要求),我会进行更新。当然也欢迎发过来制作好的论文模板,我也会放到后台并附上作者的信息。
推荐在制作好的模板基础之上,结合教程的内容,按照自己的要求对模板进行修改,省时高效。而且以后你遇到任何一个给定格式的模板,都可以自己制作/修改出一个全自动的模板来使用。一旦模板出现了问题也可以自行解决。

  • 关于本文所附自动模板:

本模板可用于论文、报告等写作,按照一定的操作规范,使用者只需要关注内容,所有的排版工作全部由word自动完成,无需耗费精力在统一格式、编号、引用、控制页面分布等工作上。具体特点如下:
自动生成所有编号,且任意编号发生变化时,所有与之相关的编号均可自动变化;
可使用大纲视图导航辅助操作,随时在大纲视图进行文档内的跳转,减少用于搜寻文档内容的时间;
使用样式对文档的元素进行管理,修改格式(比如字体、字号)时只需要修改样式,所有属于该样式的文字即可自动更新;
常用样式可采用快捷键操作,无需反复搜索样式内容;
自动生成目录,目录直接和标题相关,自动标注页码,内容发生变化时,选择更新目录即可将目录内容与文章同步;
快速插入带编号的公式,公式可以自动编号,编号通过交叉引用在正文中显示之后,公式编号发生变化时,正文中的公式引用也可自动更新;
想要处于同一页的元素始终处于同一页,无需反复调整页面末端与下一页的内容的排版
页眉等内容可以自动和标题联动,同步页面内容。
可自动控制输入内容是某一样式的后续样式(比如输入完二级标题之后回车,下一段内容是正文还是二级标题还是三级标题)
模板内附有快捷键、特殊样式说明等内容。


本文使用的word版本为2013。其他版本word也可参考使用。


  • 使用文档部件快速插入复杂元素

插入自动编号的公式--制表位、题注的正确用法

下面,让我们来使用【文档部件】来设计可以自动编号并可以进行交叉引用的公式。
首先,新建一个自动公式样式,点击【格式-制表位】,添加【制表位位置】19字符,39字符,【对齐方式】19字符设置为居中(对应插入的公式),39字符设置为右对齐(对应公式之后的编号)。每设置好一个,都要点击【设置】将设置好的结果添加到列表中。设置完之后点击确定。


制表位来自哪里?就是上图中所示的标尺。标尺上的数字对应的就是字符数。我们需要将公式放在页面的中间,对应的是19个字符的距离,我们希望公式可以居中显示,所以将对其格式设置为【居中】。编号的对齐方式也按照该思路进行设置。
所以,【不要再用空格设置缩进了】,这种方式可以根据内容自动调整格式,空格则是需要你每一个都手动调整的,一旦调整了字号,所有的公式就又要重新调整了。


我们现在中间的位置插入一个空公式


跳出该公式,按一下tab到公式编号的位置。如果按tab的时候没有反应,按住右方向键跳出公式之后,按一下空格再按tab即可。


这一步很关键。
首先,【先按下回车】到下一行,如图所示,到【引用-插入题注】选项卡中插入题注。


选择题注的格式。一般公式都是(1-1)的形式,而不会有“公式1-1”之类的前缀,所以我们勾选【题注中不包含标签】。点击编号,弹出题注编号选项,格式按照图中所示选择,勾选【包含章节号】,【使用分隔符】选择连字符,章节起始样式因为要和自定义的样式进行关联,所以我们暂时不用管这个。


插入之后我们会发现提示【错误!文档中没有指定样式的文字】。这是因为此时编号是和默认的标题样式相关联的。我们要设置成和自定义的样式相关联。
右键,选择EditField。


弹出如图所示界面,在【域名】中选择StyleRef,在【域属性】中选择【一级标题】,点击确定。


然后我们会发现编号已经和标题相关联了。具体的编号和你当时关联的标题所处的编号相同。如果发现设置完之后编号没有发生改变,右键选择【更新域】即可更新。
后期需要对所有的编号进行操作的时候,按住【Ctrl+A】全选整个文档,按F9即可更新所有的编号。
接下来,【将光标移动到上一行的末尾】,如图所示。


按【Ctrl+Alt+Enter】插入【样式分隔符】,可以发现编号到了这一行的末尾,但是位置并不是严格居中的。
嗯,你说为什么要用这样的方式来在一行的末尾插入公示的编号,而不是将光标移动到最后的时候直接插入?这是为了之后的交叉引用做准备的。如果你觉得这样的方式多余,也可以直接在末尾插入,交叉引用的时候会有惊喜的哦。


然后全选,点击【自动公式】样式,将一整行都应用到自动公式样式即可。


如果你发现它还是没有自动对齐,那是因为你的文本对齐方式没有设置成居中。在【段落-中文版式-文本对齐方式】中选择【居中】即可使文本对齐。然后应用样式,就可以出现居中对齐的效果了。

使用文档部件

无论内容多复杂,一次设计处处使用

虽说设置的过程并不是很难,但我们总不能每一次使用都进行一次设置。所以我们使用【文档部件】功能将公式和编号以及相应的格式保存起来,需要的时候可以直接添加。嗯,你也不需要再从文档中的其它地方复制了。
点击【插入-文档部件-将所选内容保存到文档部件库】选项


弹出上图所示的对话框,选择合适的名称,【库】可以设置将该部件保存在哪里,我是直接保存在文档部件中,以后直接在【插入-文档部件】选项卡中找该部件即可。如果保存在其他的库中,去其他的选项卡中找这个文档部件即可。【保存位置】可以选择保存在哪一个模板中。

  • 使用域代码调整编号--默认的编号并不是那么听话的

大功告成了吗?看起来是的,可是当我们在多个标题中使用的时候,会发现编号是连续的。上图中,3-4直接跳到了4-5,而我们期望的是从3-4调到4-1.这显然不符合我们的期望。


我们选中公式编号的后半部分,【右键-切换到域代码】


注意这里的s


我们把这个s改为r。在域代码中,r的意思是从后面的数字开始编号。现在r后面的数字为1,所以我们相当于强制使这一个编号从1开始编号。当然设置为2,3等其他数字也可以,这样的话编号就会从2,3等数字开始编号。


继续【右键-切换域代码】


会发现编号从1开始了。


如果不成功,说明word没有自动更新域,我们手动【右键-更新域】即可。


同样,我们也没有必要每一个需要从头开始的公式都修改一次域代码。我们可以按照上面的方法将这种特殊的编号公式保存到【文档部件】库中。
除了第一个公式需要插入【首个公式】部件之外,之后的公式只需要插入【公式】部件,即可从【首个公式】的编号开始继续编号。


如果需要加括号可以手动添加,添加之后重新保存即可。


  • 交叉引用操作--让正文中的公式编号也能自动更新

下面我们来进行交叉引用的操作。我们在文中可能会用到见式(3-2)这样的表达方式,如果公示的编号自动更新但是引用不自动更新,对我们来说也是一个繁重的工作,毕竟我们可能已经不记得哪个编号对应的是那个公式了。
所以,我们就需要【交叉引用】功能。这里我们来引用公式3-3.


点击【引用-交叉引用】会弹出如图所示对话框。


在【引用类型】中选择【公式】。


选择(3-3),点击插入。


插入的结果如图所示。


让我们测试一下自动更新效果。在公式3-3插入多个公式,当我们没有更新域的时候,公式(3-3)以及交叉引用的公式(3-3)都没有发生变化。


【Ctrl+A】全选,右键【更新域】


公式编号以及交叉引用的公式都自动更新到了(3-10)。
无论有多少个公式都可以按照这样的方式进行操作,无论你进行了多少次的修改,word都可以自动为你管理所有的编号以及引用,你不需要话费一丝一毫的精力在核对工作上。

  • 交叉引用之前的核对工作

有时交叉引用会奇怪地丢失掉,不过即使丢失掉,我们也能改

不过在使用交叉引用的时候,我们需要进行一次检查。交叉引用使用的是文件里面的引用库。可能出现的情况是引用库中没有,但是文档部件依然可以正常插入并且可以正常编号。可是当你想要插入引用的时候,可能会发现在交叉引用的引用类型中找不到。当然上图中能找到,我只是做个示范。


不过一旦找不到了,也是可以解决的。比如“图”的题注找不到了,我们按照之前新建标签的方式新建一个标签,命名为“图”,如上图所示。


插入之后会发现有问题,就像是之前新建的标签一样,和标题不同步。如果已经使用了很多该题注之后,可能会发现很多题注都变成了这个样子。不过不需要一个一个修改。


切换到域代码,可以发现前面的部分是不同的,所以我们可以使用批量替换的方式来把有问题的域代码替换成我们需要的格式。


点击替换或者按快捷键ctrl+h开启替换界面。


在【查找内容】中输入原来的域代码,在【替换为】中输入想要替换成的域代码。注意域代码的大括号不需要添加,那个是域代码的标识符号,


替换结束


把域代码切换回来,更新域,可以发现变成了我们希望的格式。

  • 为图片设计样式

是的,图片也需要自己的样式

下面我们来设置插入的图片所需要的样式。
正式的报告/论文中,图片下方会有类似于图 x-x 这样的题注,同时我们会希望下面的题注和图片保持在同一页。这些在样式中都是可以实现的。
如上图所示,样式基准无样式,对齐方式居中。


在【格式-段落-换行和分页】中,设置【与下段同页】,确定保存。


下面我们按照创建公式题注的方式,点击【新建标签】创建一个标签。


为题注设计一个样式。对齐方式为居中。


除此之外,我们可能还会在图片前加一段很短的说明,这个时候我们会希望这一小段文字和图片是处在同一页的。所以我们可以设计一个【图表前正文】样式,【样式基准】为【正文样式】(注意,【正文样式】是我自定义的样式,【正文】样式是系统默认的样式,这里是以【正文样式】为基准的),设置与下段同页。


同公式的编号一样,图片的题注也需要设置一个【首个图片题注】。按照同样的方式,我们将设计好的【图片题注】和【首个图片题注】都保存到【文档部件】中。
用同样的方式我们可以设置【表格题注】。需要注意的是在正式的文档中,【表格题注在表格的上方】,因此如果需要表格题注和表格始终保持在同一页,记得把表格题注也设置【与下段同页】。


下面我们制作报告/论文中常用的“三线表”。首先,插入一个普通的表格。


选中表格中的一行,按照需要在【设计-边框】中设计无框线、上框线、下框线等属性,制作三线表。


有时候表格的文字格式不同于正文的文字格式。所以我们可以对表头的内容和表格的内容分别涉及独立的样式。


如图所示,表格和表头都设置一个独立的样式。样式设置成段落还是字符可以按照需求进行设置。


在【布局-对齐方式】中,可以设置不同的表格内对齐方式,比如居中对齐等。

可以在这里对表格进行插入、删除行、列等操作。


当表格需要跨页的时候,可以在【表格属性-行】中选中第一行,设置【在各页顶端以标题行形式重复出现】,跨页的时候标题行就可以自动重复了。


设置完之后,我们同样可以将整个表格添加到文档部件中。需要的时候直接插入该文档部件,根据需要删减行列即可。


第二部分就到这里啦

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