一个案例,教你搞定99%的人都不会的“邮件合并”功能

星爷出品,我是头图

关键词
Excel | Word | 邮件合并
全文约1100字,建议阅读后收藏

技能预告:可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外,还可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。

PS:本文使用Office2016进行操作,其他版本菜单位置可能不同。

前一段时间我在分答收到了一个问题,很有启发性,我在这里把问题和答案整理给大家。

问题:我想在公司员工的纸质档案袋上贴一个标签,标签上面要有姓名、编号等信息。如果要一个一个写上去工程浩大,所以想请教一下有没有什么办法可以把花名册上面的内容填充到每个标签上去?

希望制作的档案标签是这样的:


相比原问题有修改

花名册的数据是这样的:

信息为虚构

这位同学的问题值得表扬:在工作中,碰到批量重复性的任务时,一定要去思考有没有工具能够辅助完成。

经常这样思考,能够使我们从枯燥重复的工作中解脱出来,去做更有价值、更有创造性的任务。

她问的这个问题,当然是可以通过Excel+Word高效解决的,那就是“邮件合并”功能。

一、什么是“邮件合并”

“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。

具体就是在邮件文档的固定内容中,合并与收件人相关的一组通信资料,从而批量生成需要的邮件文档,因此大大提高工作的效率。

通俗的来讲,就是,虽然邮件是群发的,但是能分别显示收件人的信息。

显然,“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外,一样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。

二、批量制作档案标签

Step1. 在Word中建立档案标签空白表


建立空白标签

Step2.开始邮件合并

建立这样一个空的标签之后,我们需要把花名册中的对应字段抓取到标签对应的空位。

▼建立花名册字段与Word标签的关联

在Word中点击【邮件】→【开始邮件合并】→【选择收件人】→【使用现有列表】,选中含有上文中花名册的Excel文件;

建立关联

注:如果Excel中有多个Sheet,需选择含有花名册的Sheet;此步操作之后,Word界面不会有变化。

▼在标签对应字段出插入花名册字段

光标放置在姓名后的空白格中,点击【邮件】→【插入合并域】→【姓名】;

插入合并域

然后,同样的操作插入剩余的字段:【性别】、【出生年月】、【籍贯】等……

▼选择开始邮件合并的方式
以目录的方式进行邮件合并
【开始邮件合并】→选择【目录】

以目录的方式合并

▼完成邮件合并

【邮件】→【完成并合并】→【编辑单个文档】→【全部】

完成邮件合并

然后,一下就生成了所有人的档案标签。

生成档案管理标签

PS:如果是要打印出来,裁剪,可以实现在空白档案标签下多留一个空行,这样便于后续裁剪。

除此之外,邮件合并最重要的技巧还体现在批量发送邮件,差异点是需要多创建一个邮箱地址的字段,这个技能交给你来探索啦。

End。

Copyright © 2016 安伟星. All Rights Reserved.


我是安伟星(星爷)
Excel发烧友
微软Office认证大师
领英专栏作者
关注我,也许不能带来额外财富
但是一定会让你看起来很酷

文章均为原创,如需转载,请私信获取授权。

最后编辑于
©著作权归作者所有,转载或内容合作请联系作者
  • 序言:七十年代末,一起剥皮案震惊了整个滨河市,随后出现的几起案子,更是在滨河造成了极大的恐慌,老刑警刘岩,带你破解...
    沈念sama阅读 156,265评论 4 359
  • 序言:滨河连续发生了三起死亡事件,死亡现场离奇诡异,居然都是意外死亡,警方通过查阅死者的电脑和手机,发现死者居然都...
    沈念sama阅读 66,274评论 1 288
  • 文/潘晓璐 我一进店门,熙熙楼的掌柜王于贵愁眉苦脸地迎上来,“玉大人,你说我怎么就摊上这事。” “怎么了?”我有些...
    开封第一讲书人阅读 106,087评论 0 237
  • 文/不坏的土叔 我叫张陵,是天一观的道长。 经常有香客问我,道长,这世上最难降的妖魔是什么? 我笑而不...
    开封第一讲书人阅读 43,479评论 0 203
  • 正文 为了忘掉前任,我火速办了婚礼,结果婚礼上,老公的妹妹穿的比我还像新娘。我一直安慰自己,他们只是感情好,可当我...
    茶点故事阅读 51,782评论 3 285
  • 文/花漫 我一把揭开白布。 她就那样静静地躺着,像睡着了一般。 火红的嫁衣衬着肌肤如雪。 梳的纹丝不乱的头发上,一...
    开封第一讲书人阅读 40,218评论 1 207
  • 那天,我揣着相机与录音,去河边找鬼。 笑死,一个胖子当着我的面吹牛,可吹牛的内容都是我干的。 我是一名探鬼主播,决...
    沈念sama阅读 31,594评论 2 309
  • 文/苍兰香墨 我猛地睁开眼,长吁一口气:“原来是场噩梦啊……” “哼!你这毒妇竟也来了?” 一声冷哼从身侧响起,我...
    开封第一讲书人阅读 30,316评论 0 194
  • 序言:老挝万荣一对情侣失踪,失踪者是张志新(化名)和其女友刘颖,没想到半个月后,有当地人在树林里发现了一具尸体,经...
    沈念sama阅读 33,955评论 1 237
  • 正文 独居荒郊野岭守林人离奇死亡,尸身上长有42处带血的脓包…… 初始之章·张勋 以下内容为张勋视角 年9月15日...
    茶点故事阅读 30,274评论 2 240
  • 正文 我和宋清朗相恋三年,在试婚纱的时候发现自己被绿了。 大学时的朋友给我发了我未婚夫和他白月光在一起吃饭的照片。...
    茶点故事阅读 31,803评论 1 255
  • 序言:一个原本活蹦乱跳的男人离奇死亡,死状恐怖,灵堂内的尸体忽然破棺而出,到底是诈尸还是另有隐情,我是刑警宁泽,带...
    沈念sama阅读 28,177评论 2 250
  • 正文 年R本政府宣布,位于F岛的核电站,受9级特大地震影响,放射性物质发生泄漏。R本人自食恶果不足惜,却给世界环境...
    茶点故事阅读 32,732评论 3 229
  • 文/蒙蒙 一、第九天 我趴在偏房一处隐蔽的房顶上张望。 院中可真热闹,春花似锦、人声如沸。这庄子的主人今日做“春日...
    开封第一讲书人阅读 25,953评论 0 8
  • 文/苍兰香墨 我抬头看了看天上的太阳。三九已至,却和暖如春,着一层夹袄步出监牢的瞬间,已是汗流浃背。 一阵脚步声响...
    开封第一讲书人阅读 26,687评论 0 192
  • 我被黑心中介骗来泰国打工, 没想到刚下飞机就差点儿被人妖公主榨干…… 1. 我叫王不留,地道东北人。 一个月前我还...
    沈念sama阅读 35,263评论 2 267
  • 正文 我出身青楼,却偏偏与公主长得像,于是被迫代替她去往敌国和亲。 传闻我的和亲对象是个残疾皇子,可洞房花烛夜当晚...
    茶点故事阅读 35,189评论 2 258

推荐阅读更多精彩内容

  • Spring Cloud为开发人员提供了快速构建分布式系统中一些常见模式的工具(例如配置管理,服务发现,断路器,智...
    卡卡罗2017阅读 134,083评论 18 139
  • 小编由于工作的关系,平日里常常要与办公三件套(Word、PPT、Excel)打交道,一来二往打得多了,难免被虐成傻...
    第十行星阅读 8,567评论 6 15
  • 青鱼脸竟红了。 自君之出矣,明镜暗不治。思君如流水,何有穷己时。 “今夕何夕,见此良人,望与卿长相守,共伴到白头。...
    清宵尚温阅读 575评论 0 1