03.01.2019《超级整理术》全

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看到标题,看到推荐,拿起了本书就放不下了

前言中的几个目标是我一直想要的

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如何用最小的努力得到最大的成果,那就是应用“规划设计”,那就是这本“超级整理术”

本书从5个方面来讲解“超级整理术”

1、为什么我们需要整理

1)整理的目的是为了提高工作效率

2)不擅长整理,会拖住事业的后腿

整理是需要每个人学习的;只要进行整理,就不会白做功;整理之后,环境整洁、思路清晰;整理之后,精力更多更充沛;整理之后,时间充裕

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超级整理术,“赢得更多的时间”

这赢得的时间,可以“制定今后的商业计划”,可以“去学点儿什么作为充电”,可以丰富自己的人生经验

如何利用空余时间,将会决定10年或者20年后的您自身的发展状况

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3)本书内容

超级整理术几个要点

a、其基础为“统一化”“一元化”和“自动化”

b、制定原则,彻底实行

c、争取减少时间的浪费

d、不过分整理

e、有效利用整理出来的时间

整理的对象:文件及办公桌、电脑及电子邮件、头脑、时间

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所谓统一化,比如给文件取名字时,最好有一定的规则

所谓一元化,比如保管时尽量集中在一个地方

所谓自动化,“备份保存资料”这些定期作业,使用软件进行管理

规则越简单越好,规则要,可行、不能过细、不必追求完美。“可干可不干的事就应尽可能的偷懒”

总之,放松心情来学整理吧,赶紧开始整理吧

2、关于文件和办公桌的整理

1)利用整理术创造最好的工作环境

不再浪费时间找找找,不再浪费记忆力

学会“丢弃”很重要

不把没用的东西处理掉,根本谈不上整理

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判断一份文件是否可以处理掉,先进行3问

是不是已办文件?

是不是重复的文件?

是不是今后不再用到的文件?

当第三条无法判断时,推荐“暂且保留”,凡“保留”起来的东西,如果一年也没用到一次,就果断丢了吧

学会干脆的“丢弃”,是整理的第一步

用后归还原位很重要

尽量不打印纸质文件

把信息尽量都保存在电脑里,可方便检索,整理,还可减少纸张,环保

2)及时整理资料是为了有效利用信息

a、先准备几样工具:托盘、透明文件夹、口袋式的透明文件夹、小文件柜(或抽屉式的小信箱)、大纸盒

b、3步骤整理

首先,文件资料分为“正在办理状态”和“已办、需保存状态”

正在办理状态:与目前手头工作有关,或者过目后决定保留的文件;因使用频率高,故尽量近距离摆放,方便随时拿取;应及时存放,存放于透明文件夹

已办、需保存状态:已处理完毕,需保存的文件,如合同、发票等;因不常用,故建议书橱或纸箱内保存;或大文件夹保存(侧面贴标签,标内容)

其次,整理“正在办理文件”和“需保存文件”

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需保存文件,大致分三类

近期需要用到的;需要存放起来的;不知以后是否需要,暂且保存起来的

既不属于“正在办理”,也不属于“需要保存”,那就直接处理掉吧

整理小秘诀

1、统一大小和形状:尽量统一成A4大小

大文件夹的颜色统一起来,比如,蓝色用于存放“预算”类文件,黑色用于存放“资料”类文件等,注意颜色不宜太多,要自己易记、简单

总之,规则要简单到不费脑子的程度,才是最好的

2、把操作中的文件放进透明文件夹中

根据项目分开保存,只要和这个项目有关的,统统放进去,一个放不下,可以分为几个摆放

1)给透明文件夹加上封面

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2)保管在大文件夹内

“使用频度分类法”,即“凡取出一份文件,还原时都从左侧摆放”其结果是,使用频率高的文件,都集中在左侧。如果大文件夹都摆满了,就可以把位于右侧的使用频率低的文件归为“已办理、需保存”类或直接处理掉

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谨记,以上方法仅适用于“正在办理的文件”

3)托盘使用方法

托盘内,均为近期要处理文件,按时间来排序

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4)重要的已办文件用大文件夹保管

基本用不到的“已办理、需保存”类文件按项目或内容分类,或者按五十音图的顺序排列

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决定分类方法,应以“是不是能立刻找到”“还原时是否方便”“是否便于拿出”等原则为基准,不宜过度分类

3、需要暂时保管的东西

纸箱保存,为“以防万一”而备,保存期一年足矣,大扫除决定其去留

以上3点是整理小秘诀

3)使办公桌成为舒适的工作地

a、合理配置办公桌上的空间,使“想要什么东西立刻能拿到”

常用的东西放在桌面上,如,笔筒(签字笔、订书机、即时贴)

东西摆放在固定的位置

抽屉内的东西也应位置固定

有时可以不收拾(第二天上班继续工作)

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4)关于书籍、杂志、名片的整理

已读完的书,做好摘录(本田直之所著《摘录阅读法》)

摘录阅读法:带着目的去读一本书,仅把书中对自己有用的挑选出来,一边读一边做笔记;所做摘录,基本都是自己觉得重要的内容或是发现的问题点,反复阅读摘录笔记,使之内化,这时,可以考虑让此书离开你了

摘录存于电脑中,经常反复阅读

读过的书,每月一次,集中处理

我们需要的不是书籍本身,而是其精华内容

一丢百了,丢了,就不需要整理了

杂志,浏览就够了;把其中有用的内容剪下来后,杂志就可以扔了

定期整理名片

名片属于“灵活运用是关键”的整理对象,每收到一张名片,尽量在上面写上与其主人见面的“日期、地点、其外貌特征、穿衣风格”等,方便日后回忆“这是什么样的人”

名片摆于固定位置,每月,定期整理一次,分两类,1类“今后也许会频繁打交道”的人,最好用A4大小名片夹保管,另1类“看样子今后也不会来往”的人,集中放于不常打开的纸箱里

软件管理更常用,名片,只是用来保管的吧

5)再次弄清整理的目的

简单方法开始,养成习惯,逐步精益求精

3、关于电脑和电子邮件的整理

充分使用电脑的功能,把电脑当作自己的“外脑”,“把能让电脑干的活儿都交给电脑,只能用人脑干的活儿再交给人脑吧”;把信息集中在一台电脑,尽量使电脑内的信息一元化;学会使用搜索功能

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电脑内信息也需要整理

文件夹大致分类,3层包含所有,太细不利于快速找到相应文件

文件的起名方法很重要,加上日期,关键词

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电脑桌面要整洁清爽,公文包不宜超过10个

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备份资料也需要整理,定期备份是必要的

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输入信息时也需制定规则

大量吸收,让信息“自动想我们飞来”

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学会用不同的软性,助力信息的整理收集

邮件的超级整理术

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为已读邮件用“分类项目”进行整理

“分类项目”功能是一种用颜色和标签给信件分类的功能

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4、关于大脑信息的整理

把头脑清空吧

第一步,将“必须要做的事”和“担心的事情”全部写在TO DO的列表上

用OUTLOOK管理TO DO,就是把TO DO、日程表、邮件、通讯录等进行综合管理

争取把工作委托给他人,“操作型”工作进行彻底高效化,委托他人时参考基准是“小时工资”

用“检查目录”进行整理

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开会的规则设定包括,全体参会人员都知晓会议议题,会议记录和会议同步配套,会议结束时,也会将“某某将承担哪一项”的任务制定下来,且通过邮件发送到与会者手中,要求与会者必须按上面的要求完成任务

规则还可以用来判断开展一项新事业的可能性

对作者而言,新项目有四大规则

能否令自己感到愉悦?

面临的市场是否有发展前途?

是否是积累型的业务?

是否对社会有益?

四条规则也用TO DO 来管理,每周回顾一次

用“检查目录”来整理新创意

4条再加上很具体的十条检查项目

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制定了规则就要彻底并持续的遵守

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提高积极性的措施

“尽量在自己喜欢的地方工作吧”

5、关于时间的整理

时间无法替代,也无法储存,在时间面前,每人都是每天24小时

利用TO DO清空大脑,利用OUTLOOK确认每天要做的事,把什么都写进TO DO,根据TO DO不慌不忙的开展工作

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有效利用时间,创造可以集中思想的环境,找到自己合适的“能努力工作”的时间段,利用专注的时间工作,就连打电话也要提高效率,无论多么重要的事情,都应该在三分钟以内结束通话(先联络,再进行通话)

对所有的整理都设定规则,并将规则事先保存在无论何时都能找得到的地方

感恩遇见,感谢有你

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