你真的会正确使用任务清单吗?

虽然清单是个好东西,但是,在清单上列出太多要做的事情的时候,就不是个好现象了,这将意味着你就会有很多永远都做不完你的事情。

所以,在制定出清单之后,正确使用和有效执行,也是一件非常重要的事情。

1、有效合并清单,做有效能的事

在会制定清单之后,很多人容易犯的错误,就是觉得很多事情都需要做,所以会不断增加自己的各类清单,结果,你就会发现,你的清单会慢慢变多,最后多到你都不知道怎么执行。

所以,制定出清单之后,在执行阶段,要学会的第一个重要技能,就是合并清单。

有很多人可能会问?清单还需要合并吗?答案是:是的,必须合并!

毕竟一天我们需要做的事情太多,而我们每天能做事情的时间却非常有限。如果按照一天上班8小时计算话,按照清单任务,我们1个小时能有效有质量完成一个任务,就已经算是不错的成绩了。这样下来,一天才能做8个。

8个多还是少?从数量上来说,不少了,但从需要完成的内容上来讲,可能远远不够。

所以,即便是制定出了清单,也并不算是会用清单,只有能执行到位的清单,才算是真正有价值的清单。能执行到位的清单,必然是内容合理的,可执行性上也合理的。所以,在众多需要完成的项目中,合并事项,缩减清单,就是必须要做的作业。

合并的目的不是为了减少数量而减少数量,而是要将那些单个的项目,尽量放在能产生效能,也就是做一个能让一大片类似的工作和事情都见效的事情上去。

比如,你的清单上单个的事情是需要处理某个产品的电池品质问题,那么你所要做的有效能的事情,就不能单单只是去处理了这个品质问题,而是将类似的问题都一揽子纳入进来,一次性处理掉,要做到这样,你就得先把你的清单上类似的事情合并起来。这样,你至少减少了在同样和类似的问题上花费的时间。

如果你发现这些问题频发,不仅仅是供应商来料问题,而且也牵扯到我们的存储、使用、防护的问题的话,而存储又牵扯到客户订单量、我们的采购量等等的问题,那么你最好是进一步合并,将这个问题总结成系统性需要控制的问题,比如客户的最小订单、我们的电池的采购MOQ(最小采购量)、实际用量、下单次数、存量管理、存储周期管理等等问题,这样,就变成了整个电池从此采购到出货的整体系统管理问题。

从这个案例中可以看出,同样是开列清单,开列出来的清单的质量却有高低,清单的质量,反过来,又决定了我们的工作质量和水平的高低。

所以,开列一份清单,不能理解成开列要做事情的流水账,一定要在时间和空间的跨度上综合考虑,也要在解决问题的深度、宽度和起到的效能作业方面进行思考。

任何人都很难一次性思考时间跨度太长、空间跨度过大和纵深面过宽的问题,因此,将日常的工作清单中高低类似和彼此联系的问题定期进行过滤、筛选、提取,并将之合并起来,就变成了一项非常重要的工作。

2、设立可行的目标和科学的截止时间

当有了一份重点突出、覆盖面合理的任务清单之后,接下来,我们就需要给每个任务确定要达成的目标和截止时间了。

所谓目标,就是应该要完成的程度和达成的效果。在这里,要注意的是,不必每个项目和任务都追求完美,而是要着眼于完成。

在工作中,追求完成比完美重要。

很多工作是很难一次性达成和达到最佳效果的,往往需要多次修改、完善和改进,才能达到较佳的效果。

因此,在开列任务的之后,更重要的是确定你筛选和过滤出来了重要的问题,至少列出来了任务应该达成的效果和目标。

但在此还是需要注意一点,不追求完美不代表做事就可以不认真,这完全不是一码事。

所谓科学的截止时间,是指,这个时间要合理,有一定的紧迫感,以确保自己在工作中精力集中。但物极必反,当时间定的太紧迫的时候,反而又会因为过于紧张而降低工作效率。所以,时间还不能太紧迫,要有能在紧迫中还有应对意外和优化方案的机会。

我自己的习惯,是每天待办事项不超过8项,也就是平均一个小时最多一件。而这8项之中,比较耗费精力的事项,不超过3项。所谓耗费精力,就是至少要自己花时间一个半小时以上。我一般最耗时间的项目以2小时计,也就是3个重要的项目6小时,剩下的项目追求完成,不超过2小时。

这其实也是按照二八原则,在规划和做事。

3、 为清单上的任务确定优先次序

一个人的时间是有限的,如果不做规划,在做的过程中,就会眉毛胡子一把抓,没有重点,有也不知道该如何去用力。

如果不限排优先次序,区分有重点和非重点工作的话,你会在一个并不重要的事情上耗费太多的时间,或者一个并不重要的事情上耗费太多的精力,这样就会本末倒置,让你的工作没有效率。

写清单的过程,除了如上篇文章(《为什么在工作中我们应该制定任务清单》)提到的明晰问题之外,其实也是在根据任务重要的程度,在给自己的时间做规划,让自己在开始做一件事情之前,就大致有个投入多少精力、做多长时间、做到什么程度的预估和规划。

这个环节看起来很简单,但其实却一点也不简单。很多人在开列清单的时候,最容易陷入两种陷阱:一,心态消极;二,排序不够科学。

先说心态消极这件事。

很多人容易将清单只是当做备忘用,所以往往都是那么随手一写,大部分时候的态度是不要忘了,或者提醒自己,完成任务即可。

这种思维模式,使得我们在工作中缺乏担当,非常容易在工作强度高,或者工作量大时,让我们将责任归咎于领导和公司。

因此,开列任务清单,千万不要觉得自己的工作是配合别人做完不成的工作,不管是什么样的工作,不要在待办任务清单上将自己看做是一个辅助者,而是要学会从领导的角度来评估工作,这样,你就能比较客观地看待自己要做的事情的重要性和程度了。

再说说科学排序这件事。

都使用过坐标象限这种工具吧?我在给工作任务排序的时候,也是用懂得用重要紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急四象限坐标分类来排序的。一般这种排法,基本就能帮我们排除优先次序来。

这种排法从技巧上来说,是没有啥毛病的,也比较科学,所以是一种好的排序工具和方法。

但人在工作中,除了技能和知识之外,还有一个东西也非常重要,就是工作激情。同样的工作,有激情的人做出来与没有激情的人做出来,效果和状态是完全不同的。

因此,在为任务排序这件事上,我们还应该考虑进去激发个人热情这个因素,要尽量让自己带着热情去做事。比如,在分配了重要紧急的事情之后,也要思考一下,在这项工作中,我能取得哪些进步,做出什么贡献。如果附加上这样的因素和条件,你做起来就会积极和主动很多了。

4、任务清单要与日程安排相结合

很多人用了任务清单之后,觉得自己做事的主次明晰了很多,丢漏应该完成工作的几率少了很多,但却又陷入了另外一重迷思:任务清单中的很多事情常常做不完,在实际工作中,总会发生很多意外的事情,导致时间估算总是出现很多误差,工作还是难以完成。

我估计大家是混淆概念了,将任务清单与日程计划混为一谈了。

注意,任务清单不是行动计划,也不是日程安排,不要将他们之间的概念混淆。任务清单是侧重于明确工作任务的,是对工作任务进行科学合理的提炼和规划;日程安排,则是服务于你的整体时间规划的,是对你时间的科学安排。虽然任务清单中也强调优先次序和时间估算,但却不能完全取代日程安排。因为你一天中所有的事情,不只是工作,还有其它事情。

因此,两者要进行有效的结合,不要用此去取代彼,或者彼取代此。

如果只重任务清单而请时间安排的话,任务清单就很容易变成紧急做事的清单,往往做了紧急的事,而忽略了重要的事,因为重要的事往往都比较难做,人们会避重就轻,避难就易,只去做能完成和易完成的事。

纠偏的方法,就是合理结合两者,将任务计划镶嵌于自己的日程安排之中。所以,有了任务清单,你还得有个井井有条的日历,以及每天全天的日程表。

一旦有了日程安排,你每天所面对的就不只是要做多少多少事了,你也完全可以如领英首席执行官杰夫·维纳一样,可以安排一些“什么也不做”的时间出来,可以选择不做多少事。

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