“繁”则思变

我要跟大家分享的是我刚入职时的一个故事。

我刚入职时,接手的是项目损益的拆分,这项工作是为老板的决策分析提供数据支持,所以非常重要,必须保证数据的准确性和时效性。

这个工作虽步骤繁琐,但并不难理解,我一向对自己的能力非常自信。报表需每月1号出具,所以从上月的25-30号要做很多准备工作。正好交接那月的28-30号,本部安排我参加入职培训,由于我觉得自己已经掌握,就放心地去培训了,这些准备工作自然就是同事做的,我并没有经手一遍。回来后,我只做了后续部分的工作,报表很快出具,我还很洋洋得意,不过如此嘛!

可是,次月我自己做的时候,却发现根本不是那么回事。

我的工作需要用到多个部门提供的数据资料,有些提供数据的同事做的表格比较混乱,总是出现数据前后矛盾,核对不上的情况,而我没经手的那部分工作,涉及了大量数据检验,光核对数据就花了我一大半的时间。

核对不上的异常情况不尽相同,但我基本没怎么了解过处理异常情况的过程,而交接的同事已经离职,其他人并不知道具体怎么去做,我只好自己去摸索。好在,一大部分都解决了,到了五点多的时候,还有一套表对不上,但我想着就一套表,一个小时怎么也足够了。还美美地跟老公说,七点可以准时去看话剧。

我不厌其烦地跟提供这套表格的同事打电话请教,问她每个表格里的逻辑关系,问的多了,人家嫌我烦,都不接我电话了。我只好跑到人家工位去请教,人家嫌弃地说我:你们这工作都是怎么交接的!期间,领导还不停地问我,什么时候可以发出汇总表,我一开始拍胸脯说下班前可以出,后来就越来越没有底气了。更郁闷的是,这个同事刚休完产假回来,人家提前下班了。

到了七点多,话剧已经泡汤了不说,还没有找出问题,我又郁闷又着急,眼泪都要出来了,心想这找的是什么工作啊。领导看我还没走,问我情况,才知道是根本找不到人核对,自己看也没有用。最后在领导的帮助下,找到该同事部门的另一个同事,我俩电话一笔一笔核对,搞到晚上十一点多,才核对上,我感激地恨不得马上奔过去请人家吃饭。

事后复盘,我不禁去想,这么关键的工作,却因为交接不到位,对接不融洽等原因,导致浪费很多时间做,怎么去避免呢?如果有一天,我也不做这个工作了,怎么样让下一个人不用找我也能顺利承接呢?

我想到之前的一份工作,经常需要我们做流程标准化操作手册,新员工可以按手册操作,这样就避免了传统财务工作总是需要师傅带徒弟,师傅不教,徒弟就不会这样的局面。那我是否也可以做一个这样的手册呢?目前这个工作,虽然繁琐,但是步骤化非常明确;虽然会有很多异常问题,但都有迹可循,可以总结出框架和案例分析。这样一想,这个工作是很适合标准化的。

说干就干,每天一有空闲,我就开始编写这个操作手册,在手册里先讲清楚工作的大逻辑,然后分步骤一一列出,每个步骤中的异常情况,都做特殊标注分析。历时一周,这份手册地初稿完成了。在后面两个月的实际操作中,又补充进了很多新的异常情况处理办法,形成了比较完善的手册。

这个手册得到了领导一致的认可,并且启发了领导,部门的很多工作都可以进行标准化流程梳理。这个工作到现在已经轮岗了5个同事,但是这个流程手册仍然在使用,并且不断完善。

因为这件事,在试用期我就得到了领导的认可,转正工资比入职时谈好的涨了10%;半年后就升职了专业经理,一年后就升为部门经理了。

工作中除了要多想,还要学会能力的迁移,尤其是入职的前三个月,你对新公司的很多事情没有老员工了解,而以前的工作经验中的可迁移能力就是你最宝贵的资源,这是你的优势,运用得当,出成绩够快,以后的升职加薪就都不是太大问题了。

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