关于Office学习

Office学习是一个老有人问,老有人困惑的问题。就此谈一下个人的见解。

现有正版的Office 365中一共有7个套件

  1. word

  2. excel

  3. powerpoint

  4. onenote

  5. outlook

  6. publisher

  7. access

一般来说,人们认识的和普遍使用的也就word,excel,powerpoint这三个,其余的很多人要么不认识,要么根本用不上或只有少数人在用。所以我们只讨论这三个。(其实outlook可以拿来另外单独讨论,但如果你只是把它做为一个邮件客户端使用的话则没有必要再多说,如果还把它用于日历管理、任务管理、会议管理那讨论起来也太庞大了)


1、word

首先问个问题, word能做什么? 很多人会说文字编辑,如文字的输入修改等等,但这其实和输入法打字及你本身的写作能力关系更大一些。这些用记事本也可以做,那何必多此一举用word呢?他们有什么不同吗?那除了这个word还能做什么呢?答案是排版,排版有些是能看得见的(比如改变字体大小,首行缩进等),有些则是看不见的(如章、节、域,章首页位于奇数页等),而word本身功用就是针对大型的有结构的长文档的排版,长文档最典型的就是书,至于有结构可以这么理解,左边一辆车和右边一辆同样的车全部拆开成零件,左边的车和右边的车零件都是要轮胎有轮胎,要发动机有发动机,但你能域左边的车和右边的车零件是一回事吗? 它们最大的区别就在于一个有结构性,另一个没有。同理书籍也不是段落随随便便粘连在一起的一个集合,他有其内在的结构,而排版的作用之一就是帮助呈现并构造其结构。word排版方面只推荐一本书:《Word排版艺术》(这本书已经绝版,有需要电子版的可以联系我或网上搜索下载)

2、excel

首先excel是没法“学”的,原因也简单,因为日常使用中的excel是有业务逻辑在里面的,而且其内容和操作的耦合度很高。word中内容和操作的耦合度就很低,word中的一句文本,你可以改变它的字体颜色大小,或者把它放到下一页,这些操作可能会让别人看起来别扭,但并不会影响别人对这句文本语义的理解。excel则不然,别人给你一张原始数据表要你处理,就算你知道excel的所有技巧和功能,如果你不知道其中的业务逻辑,你知道用什么公式吗? 有了公式你敢随便拉吗?知道拉到哪儿就可以了吗? excel中操作的正确与否直接结果的是否准确。另外excel的分支功能很庞大,但并不是所有人都能用到,有些岗位上的人可能天天要用到数据透视表,另一些人可能一辈子都用不到,那你为什么要学一个可能一辈子都用不到,就算学会了因为平时用不上很快就会忘掉,如果要用可以到时再学也不迟的东西。所以对于excel学习的思路也简单,那就是业务需求倒推技能需求,如果你是一名财务,那就买两本excel在财务中的应用的书就差不多了,要用到啥就学啥,至于提高效率的技巧性的比如常用的快捷键之类的东西,可以在平时视情况慢慢熟悉。而最终所有努力都指向“最大自动化”(示例可以参看:https://www.zhihu.com/question/50144455/answer/119908412),用机器来帮人最大程度的处理工作事务。

3、powerpoint

说到PPT,很多人都要说“做”,但实际上做一个时长一小时好的PPT背后要准备100个小时,这还是在你PPT所需要的技能比较娴熟的情况下(可以参考 搜神记 中 罗永浩 的那一集看一下一个好的PPT要做哪些工作)。所以对普通人工作中来说基本上不可能,他们没有那么长时间去准备或者可供准备,也不可能像专家或准专家那样知道PPT制作方面的很多技能和要点。而且很多人可能一年一次PPT都讲不了,所以要效率最大化和最终呈现不是特别差能说得过去的前提下,最经济的方法就是套模板,有些公司会有自己的一套视觉标志系统,或者公司共用的一个PPT模板,那直接拿来套就可以了,但大部分中小公司是没有的,这个时候就需要自己找了,这里推荐PPTSTORE ,里面的模板质量都很高,类型也多,可以省不少寻找的时间成本,至于付费下载,我想说的是你再去找别的免费的或者试图绕开付费找破解中间花的成本更大,何况多数并不算贵,(当然如果你嫌注册麻烦,可以找淘宝代下载),不过很多人套模板都能套乱,这就很尴尬了,套模板只要记住一个原则就行——"尽量保持原有版式"。比如粘贴文本时用 ‘粘贴无格式文本’,贴入图片后用格式刷把原有模板图片中的样式应用到新插入的图片上,大小数量和位置也和原来的保持一致。因为这些模板当初在设计的时候就已经把一些设计原则包含进去了,不需要记什么设计原则之类的东西,只要在套用的时候不破坏原有的设计就行了。有些人可能因为个人愿意或者工作需要就是要学习,如果要系统性的学习推荐 许岑的Keynote制作视频教程 , (至于为什么用keynote而不用powerpoint,请用图片搜索分别搜索这两个词,如果你还不明白,还是不要学了)。PPT做完了不是就没事了,另一个很大部分是“讲”,有太多的PPT不是在“讲”,而是在“念”,这方面单拿出来讨论的话要讲的太多了,这里只说一个方面,那就是讲故事的能力,因为人类数百万年的进化历程中对故事感兴趣是深深刻入到基因里的,小孩子睡前会让家长讲个故事才会入睡,没有听说过要听家庭每日开支记录的。有人说我已经长大了不是一个宝宝了,但即便是身为成人的我们,做正经事的时候也不是被吸引的,多数人多或少会感觉是被强迫的,但是要是听见什么绯闻八卦的时候听的可高兴呢,这就是人性。所以如果这方面能做好,已经就超出大部分人了。


身为上司总希望下面的人能够“精通”,这个情有可原。但实际上精通office不光实践上很难,理论上也不可能,word排版来说比不上LATeX这些专业的排版软件,excel中多表互联比不上数据库,数据分析比不上专业的统计软件,做图表更是有一个叫数据可视化的分支学科(这里推荐百度的Echarts, 可以很方便生成一些在excel中很难做出来的复杂图表 ),甚至专门有一门针对数据的语言——R语言。至于PPT方面,一个人PPT真正的功力反而跟PPT本身关系不大,PPT只是他的一个用于表达的工具载体,因为PPT可以请专业的人做或者帮忙协助,而真正的根本在于一个人的对所演讲事物的深入理解程度,合理有序表达的能力,感染听众的能力,控场的能力等等。现在有些公司推行“白板会议”,就是要抛开PPT的干扰直面核心(就像检验一个人是不是美女要看她素颜没有刻意妆扮的时候),避免花过多的精力和时间在无关大碍甚至会干扰真正内容的地方。

实际上office就是给多数普通人用的一个东西,就像智能手机一样平时够用就行, 也没听说有人说我要精通智能手机使用,或者把智能手机的操作手册全部看一遍学会才去使用,不影响平时使用就行。但你说它技术含量低吗? 一点也不低,起码现在能够以碾压性优势替代office的生产力工具还没有出现,而且它可是微软帝国的最大现金牛之一。所以对于Office的学习最后终归于一句话就是“够用就行”,有空余不如去关心一些其他要紧的事情。例如作为一个财务,与其花很大功夫把一个一周只做一次用时20分钟操作完的报表研究缩减到18分钟,或者你用Excel已经到了可以下五子棋的地步又能怎么样呢。还不如研究一下怎么帮企业合理避税更有意义、更有职业成就感,更能得到别人的认可。有人又要问什么程度才是够用就行,我想说的是,最知道答案的人难道不是身在业务一线的你吗?

最后,有能力尽量使用最新的正版Office,不单是支持正版这些政治正确的方面,一是因为正版现在已经不算贵了(双十一天猫个人版一年99块),二是正版才有的一些功能确实很有用(云存储和跨设备跨平台使用),三是对待工具的态度也是对待工作的一部分。

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