candyIDP成长日志-沟通汇报复盘

【L23学习收获】

(O)事实

今天学习了沟通从传达者到接受者,再从接收者到传达者的双向沟通模型,还有沟通中的比较重要的原则:在乎接收者的反馈,重点突出要有逻辑、换位思考。SCQA沟通模型也是很重要的一环。

(R)感受

对于我来说沟通算是我比较擅长的部分,换位思考、逻辑表达是我已经形成的习惯,但也需要强化,以确保所有场景说出的话是有效并且信息传递是有效率的。我自己是可以意识到身边有人讲话五六句都在表达同一个意思,思维混乱的,之前也有同学把和老师沟通的文案发给我检查,我有意识地运用了“结论先行”原则,然后阐释背景说明原因之类。总之,之前行为处事没怎么踩雷。

(I)反思

①对于金字塔模型和SCQA模型,我觉得两者有不同的运用情况。金字塔模型好像更适合信息的传达而不是探讨,SCQA模型是一种适合与对方讨论或者向对方寻求某些帮助的。【今天就这一个问题有一点点疑惑】

对于信息传达-接收-反馈的链条,我第一次体会到信息的流失。我向来是一个讲话信息量挺大的人,跟人发某些东西总是大段大段的,其实真正能给对方记住的信息又有多少呢?那我还不如尝试去精简语言,理清思路,也给别人减少理解的负担,精准传达信息提升信息传递的效率。

对于沟通的通用方案,我觉得沟通前的准备几乎决定了沟通的效率。我自己之前倾向于准备好问题,问题之间稍微有点逻辑关系。现在学了这个就要记住要做的准备:明确沟通目的、了解信息接收者掌握的的背景信息、预测沟通中存在的异议。当然也不能忘记之后确认达成的共识、对方的反馈。

(D)行动

从今以后留意沟通表达的方式,尽可能提升信息传达的效率。重点留意 思维逻辑和对方的反馈。根据情景选择是结论先行(金字塔)还是背景先行(SCQA  )。

【L24学习收获】

(O)事实

今天主要学习了如何参与会议与发起会议,也深化了和别人沟通具体要想的问题,即个人沟通模板。

(R)感受

作为一个学生以前开过比较正式的会议就是毕业事务相关的正式\非正式会议。突然感到每一场会议的组织都都是经过精心规划,要考虑那么多事情。对于毕业导师的小组我们组的效率是比较高的,跟许多老师比起来一边开会一边唠嗑算是沟通得比较好。如果当初每一次开会我都能准备好自己要汇报什么就好了,事先规划。而因为我们小组每个人课题都没什么关联,全是靠脑子记,适当给点意见,甚至有时候没怎么认真听。对于个人沟通,正式的事件如果按照今天学习的模板来做的话可以节约很多口舌。想起自己昨天做简历和同学沟通,想要维护关系居然一边聊正事一边拉家常,看来一定一定要监督好沟通的过程才好。

(I)反思

①学习到现在,觉得无论是目标、行动、经验、沟通都在强调做事明确背景和目的。目标管理上是用3W或者|WWRH去明确目的;行动管理的时间管理,也是基于自己有目标的基础上去规划时间的使用、触发心流、找到对自己而言重要的事去展开行动;在经验管理上,存储经验也是要联系背景和需要去有方向地去存储的、结构化思维要找到的中心思想、GRAI复盘法找出的目标与现状的差距;沟通管理上,跟人沟通、参加或组织会议都要明确目的和背景,才能让我们做事不盲目,有意识地让行动朝着方向走。

事先规划好内容和预测是提升做事效率和规避不确定性的有效方式。我自己虽然有规划内容的习惯,但是对于结果的预测是空白的。作为一个高风险偏好的投资者,我总是会把很大堵住压在一个地方。这一点不仅仅是在讲沟通,也是在讲待人处事,做出选择。就像求职,我也是倾向于选择【重点精攻】策略而不是【撒网捕鱼】策略,以至于工作并不那么好找。我求职也会规划一些HR可能问到的问题的回答内容,但我没有想太多求职失败如何应对。

我没有考虑太多沟通对象掌握的背景信息。这次课程启发我下次要留意对方和我的信息差距,并且有意识地补充这个信息差。

对发言时间要建立起时间的感知。之前我代表小组发言一般会讲的比较多,未来汇报应当有意识地简明扼要带过,分清楚重点有侧重地讲。

(D)行动

从今以后开展沟通、参加\组织会议要把目的明确好,不要只停留在大脑;沟通前规划好内容,预测结果以及应对方案;沟通留意对象与我的信息差距;沟通发言预估时间。

【L25学习收获】

(O)事实

今天主要学习了如何跟上级沟通汇报,并且避免向上汇报的误区。分析了不同领导风格及其应对方式。

(R)感受

      想起之前的工作经历我没有很认真去分析过我的领导是怎样的人,但其实领导不一定有非常鲜明的类别,我自己遇到的领导A是授权型杂糅Vivian那种严厉的,过程不懂去问会说我有没有自己思考,有没有参考(那我思考错了呢?),失败就是员工自己的错这样。学了这个课我觉得是有必要去确认清楚而不是碍于权威严厉态度不去问,只不过需要把“这个怎么做”改成“我觉得这么这么做,是否可行”,增加过程的汇报而不是做完了“你拆了重做”。还好学到了比较系统的应对方法还有对领导风格的分析方法,要不然我可能会把问题根源归结于领导自己的问题,因为领导A的下属最终会忍无可忍骂她然后离职。

      之前我看到阿文的介绍就是那种打破砂锅问到底很喜欢问问题的人,跟我很像,这种人在学校很受老师欢迎,但是在工作中会被嫌弃:问题这么多打扰我工作,这个新人不太聪明等等。很少会有带新人的人反思是自己的问题。所以我当时提出疑问,职场新人应该多问问题吗?当时老师也回答了我,不要怕问,但是问的问题要体现你经过思考。也就是今天汇报困难的原则,汇报现在遇到的状况以及自己想过的解决方法。

(I)反思

在领导手下做事就要了解分析自己的领导。就像做事情要明确需求、方向背景那样,做好工作并且和和领导有效磨合,是一种共同进步,为公司创造价值能够更多。相当于是利用领导的个性来为自己争取更多资源,学到更多,了解如何利用他的个性让自己发展得更好。比如知道他很有支配欲望,我能获得执行力的提升,可是可能会造成我没什么创造力,所以我也可以在提升执行力的同时有意识提升创造力,比如在方案的提议上等等。根据平时领导跟我对接的内容等归纳出一套工作方法工作流程,比如一个项目中领导会和我确认什么,我每次需要掌握什么信息来回应领导。

向领导汇报\问问题一定要动脑子。比如汇报内容、对当前情况的梳理(已达成、未达成、困难)、还要对问题有解决方案,对工作方法工作流程的思考评估,准备好内容之后还要注意逻辑结构。尝试用最简洁的方式说齐要点。

满足公司利益比满足领导脸色更重要。项目和任务的重要性决定权在领导手里,也许有一些是自己觉得重要可是领导认为不重要批评下属打扰他的,如果是我可能被批了一次然后就直接问他我的任务需要如何汇报,是不是完成直接给他看结果就行,遇到困难跟谁对接。

(D)行动

从今以后要注意分析导师或者领导的性格,思考是否能用上级这一支配我工作的人的性格去为自己带来发展,并且与之共同进步,形成良好的合作关系。

【L26学习收获】

(O)事实

今天主要学习了何时与领导汇报、汇报的内容和原则,比昨天更加具体。汇报前需要做的准备,汇报内容结构化、还有比较重要的工作总结怎么写。

(R)感受

汇报是需要深思熟虑的,无论是内容、框架还是汇报时机都要事先规划好,并且有理有据。我了解到最重要的一句话,是“让领导做选择题而不是思考题”,领导不是老师,他没有义务去带我,他只对我找出的问题以及解决方案拍板,我要提供领导决策所需要的所有信息:背景、冲突、问题、回答(解决方案),方案可行性证明、风险预案。虽然这个过程员工要做很多事情,好像领导和员工的付出不对等,很不公平似的。但其实换一个思路,员工在做这些事情,解决问题的同时是在证明自己的工作能力、解决问题的能力,并且好像时刻都在向上透露一个信息:我是个人才,我对公司有价值。

(I)反思

汇报工作计划、工作进度以及工作总结从某种意义上说就像“思维导图”。员工在做事情的时候所经历的获取的信息量肯定很大,工作计划工作进度和工作总结就相当于是员工经历事情总结提炼产生的思维导图,领导通过判断这些加工过的信息,肯定了这个框架之后结果一般八九不离十。经历者-信息简化提炼-思维导图-方便决策。把问题方案做成汇报之后让领导决策,就像是领导自己去解决这个问题过了一遍流程方案,只不过做的人是你,想的人是你,然后领导在你的基础上稍微编辑一下,然后这件事情就被下属执行解决了。领导虽然不用上战场,但是如果他在思维框架这个地方判断失误出了错做出错误决策,根据错误决策执行,人力物力资源损失都很大,要背很大锅。

对于工作计划汇报和工作进展汇报还没有清晰的模板。学校的工作汇报还没有这么正式,很多时候就是直接说一段文字讲论文进度。在这一点上可以在未来的汇报中有意识地使用工作汇报的思路进行汇报,进入职场之前事先练手。有时就算是写给自己看的计划和进度也可以按照汇报思路去写,也是为了练手,然后逐渐形成一个自己的模板。对于工作计划,需要有证明要做这个工作的判断标准(应该就是必要性)、还要有一个明确的目标以及关键成果OKR具体的执行方案;对于工作进展,需要有对现状的清晰了解:阶段成果、预期与现状的差距(问题走势、真实情况)、产生原因、和应对方案(包含所需资源申请)。

金字塔模型和SCQA模型可以相互嵌套。个人觉得金字塔模型无论是什么情况都可以让思维、内容结构化;SCQA是一种引发读者\接收者思考的模型,让人更感兴趣接下来的解决方案,问题进展。如果没有结构,就没有条理,信息量巨大会弄得别人不想听。我们也可以有意识去总结别人给我们的庞大信息量,结构化处理。

其实做这些给领导汇报也可以运用在自己身上去提升自己的决策能力。我们做这些汇报实际上也是在理清当前思路,经验复盘,找到解决问题的方案。这是在解决公司的问题,那如果对于我们解决自己的问题上也可以这么做:比如学习提升计划\平衡生活与工作计划\魔鬼身材养成计划等等,定期汇报给自己看看,帮助自己进行决策。工作计划本质就是找到目标、OKR、解决方案;工作进展汇报本质就是GRAI复盘;工作总结本质是ORID复盘。

(D)行动

从今以后在跟老师汇报进度工作的时候有意识用上这个汇报思路,未来如果有什么比较正式重要的计划制定也可以制作一个工作计划汇报,给自己汇报,遇到问题也做一个工作进展汇报,提供给自己决策。

【L27学习收获】

(O)事实

今天主要了解了如何授权下属以及避免授权范围、如何给下属反馈,避免新手领导者的误区。我也更加清楚了管理层的主要工作、核心事务。

(R)感受

学会授权的过程就像是在学会分配资源的过程。就算是叫别人做,领导自己本身也要把流程过一遍,就好像自己来完成要注意哪些点,会设计什么方案,用到什么资源。领导不用从头开始自己想,下属调查清楚信息和给出初步方案,然后领导者就负责完善拍板方案,给出资源,交由下属执行解决。只不过领导重在思维,下属重在行动。

然后我就迷惑那领导层的业务能力可能就有下降趋势,比如好久没做excel了都快忘了怎么数据分析了,剩下个概念和大致流程。可是反过来想想领导获得了什么?下属是从一个个项目中学到东西总结经验的,可是领导可以从多个下属交上来的项目中一下子获得了好几个项目的经验,解决问题的思维能力上升更快;其次是懂得如何让自己多出更多的时间,还能保证别人能做好我交代的事务。领导还能通过工作获得培训别人的经验,制定合理目标和规划的经验。可能领导做的工作计划就是目标_规划计划,而不是具体项目的背景/标准/风险预案/解决方案等等,负责的东西更多了。

(I)反思

我对自己的反馈能力还算是自信。以前小组合作做组长的时候,我也经常鼓励组员,也会对组员做得好或者做得不好的地方用让人能接受的话语表达出来,还算顺利。不过学习了今天的BID和BIA我能够优化之前的表达方式,让组员更有积极性去干活。

我自己也有授权的意识。我也懂得按照组内每个同学的长处和能力去安排工作,合适的人去做合适的任务。不过我容易犯事情自己扛的错误,之前自己不是组长,组内任务分配模糊,我自己就做了我认为应该做的,完全没有规划,那样合作效率太低。后来我就开始为了减轻组员工作负担去做技术层面的活,当然前提是我完成了自己该完成的东西。不过之前同学分享了一个崭新的观点:分配组员去做以前没有做过的,不一定擅长的。也许我和她的分配方式各有利弊,我的会让人成长缓慢,她的会造成项目质量无法保证。而我还是挺自私的,一边做自己的活也想去插手一下别人的活,这样我就能学到更多东西,可是我却没有让我的组员得到相应锻炼。

未来需要多关注资源的分配。无论是作为领导者和执行者都要注意。作为执行者,要注意精力、时间、人脉、金钱资源的分配,领导者则多了一个人力资源的分配,谨记用最少的资源做最多的事情。

(D)行动

①与人沟通注重反馈内容以及反馈效果;②现阶段没法把任务授权给别人,就着重锻炼做目标规划,监督自己完成任务的进程,制定评估标准,有意识培养自己等等来锻炼领导力。③留意资源储备以及尽可能有用最少的资源完成最多事情的意识。比如,学习的同时可以记正式笔记,而不是记草稿再整理,边学就边整理;固定的工资的利用价值最大化;有限的时间分重要/紧急,根据效能分配任务也是一种尽可能利用时间资源;之前学的众说纷纭识别可靠的人也是一种降低沟通成本达到效益最大化的方式。

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