【干货】手把手教你,如何快速解决一个问题

本文是一篇帮助你提高思维能力的“干货”,手把手教你利用结构化思维高效快速的解决职场和生活中所遇到的问题。


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对于职场新人而言,在缺乏思维能力锻炼的情况下,常常遇到以下三个问题:

想不明白:在遇到选择决策时,常常不知道自己真正想要的是什么。

说不清楚:有观点想表达时,往往千头万绪不知从何说起。

写不出来:学习了很多知识体系,却无法用文字进行整理输出。

这些问题会让你的工作表现大打折扣,同时也制约了你解决问题的能力。

那么,如何想明白、说清楚、写得出呢?

高手的做法是:构建自己解决问题的思维架构!

无论遇到什么问题,或者领导布置的重要任务,我们都可以用下面三个步骤快速解决:

①理解问题,用量化目标和5WHY法则理解问题的本质原因。

②分析问题,用假设-验证-反馈快速找到解决问题的方案。

③表达观点,用PREP法则完成一次完整表达。


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快速解决问题的第一步是什么?

答案是想清楚你究竟要解决的是一个什么问题。

而理解问题的本质一般有两种方法。

第一招:用可量化、准确化、清晰化的目标定义非量化的问题描述

有时我们无法顺利完成任务,并不是因为我们能力不够,而是没有理解委托方的具体要求。

比如你是一家公司的销售经理,上班第一天,领导要求你解决客户付款周期过长的问题。

通常情况下你会认为客户付款周期过长可能是因为合同约定,客户资金周转困难,没有催款手段,汇率波动等多种因素。

然而正确的思维方式应该是先分析清楚领导口中“付款周期过长”的具体定义。

你可以在了解公司现阶段付款周期时长去前提下,询问领导:您看把付款周期从原有平均60天,缩短至45天可以么?

只有明确了具体的量化目标才能够采取正确的解决问题方式并达到领导的要求。

第二招:用5WHY法则理解问题的本质原因。

透过现象看本质,这是我们理解问题的重要前提。

而寻找本质的方法就是对一个问题连续提问,层层递进的寻找下层原因,一直分析到你能够采取行动的原因为止。

比如你还是那家公司的销售经理,你发现客户总是投诉你的销售人员专业水平不足。

这时你就可以通过5WHY法则进行分析。你问自己的第一个问题就是:为什么销售人员的专业水平不足。

通过调查你发现问题出在销售人员的培训程度不足。你接着问自己:为什么销售人员的培训程度不足?

调查了解后发现,原来是公司的业务培训课程较短,许多专业课程都进行了大量删减。现在继续第三个问题:为什么培训课程较短,课程进行了删减?

调查后发现原来是公司的HR培训部门人手严重不足,无法开展正常的培训课程。

至此,你通过5WHY法则分析,从销售人员专业水平不足的表象,得到公司培训人员人手不足的真实原因。所以最终,公司需要采取招聘HR培训人员的有效应对措施。


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在理解清楚问题的本质以后,我们要做的就是通过合适的方式快速分析并找出解决问题的办法。

这里提供的方法是假设-验证-反馈模型

该模型在时间,资源有限的情况下,根据系统架构和过去的直觉经验,先假设答案是某一个具体的原因,并从这个原因出发验证,在根据验证结果反馈至具体的解决方法。即使验证结果显示非该项原因,也可以提高下次验证的成功率。

比如上述案例中,客户付款周期过长的问题,你可以先假设是客户近期资金周转出现问题。

然而通过调查验证后发现,客户现金流状况良好,银行存款中有大量闲置资金用于购买理财产品。

这时你可以再次假设客户付款周期过长可能与公司未设置催款制度有关。

在询问财务部门后发现,由于公司为了维护客户关系,通常不主动向客户提出催款请求,从而常常导致客户对付款信息不敏感,甚至遗忘付款。

对此,你可以与财务部门协作设立催款制度进行验证,并通过按时结款返利等措施进一步提高客户付款的积极性。

最后通过验证后的结果,对目标进行反馈,看看所采取的措施是否已经达到预期效果,过程中还有哪些问题需要改进优化。


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如果你已经找到了问题的解决方法,但最终决策权在领导手中,有什么方式能够有效说服领导采取行动?

好的方法是用PREP原则完成一次完整的观点表达。

什么是PREP原则?核心是4个表达要点。

P代表Point,R代表Reason,E代表Example,最后一个P还是Piont。

连起来就是表达观点时,要结论先行,然后用数据化的内容说明这个观点的可信度,接着用实际案例强化这个观点,最后再重申一下你的核心论点,完成一次完整的表达。

还是以销售人员专业水平不足的案例来说明,由于你的权限无法决定是否招聘HR培训人员,因此,你必须将该项措施向你的领导进行汇报。

根据PREP原则,你在汇报时可以先说:领导,关于客户反映公司销售人员专业水平不高的问题,我认为主要原因是公司内部的HR人手不足,导致相关专业培训课程无法正常开展,建议及时招聘相关人员完善公司培训体系。

然后你可以通过数据化内容进行补充说明:经过调查发现,公司销售人员平均接受岗前培训时长为14小时,而相关专业知识培训的课程一般需要20小时才能完成授课。而公司现有的HR培训人员,最多能够提供14-16小时的培训时长,无法满足正常培训需求。

接着你可以举一个例子进行佐证:从市场情况来看,XXX公司与我们的销售队伍规模相当,但其公司内部拥有6名专职培训人员,并不定期外聘行业专家进行专业培训。其员工平均岗前培训时长为22小时,同时其销售人员的专业度也在业界获得一致认可。

最后重申观点:基于上述原因,我建议公司应该快速招聘相关培训人员,建立有效的培训制度,进一步提高销售人员的培训时长,从而达到提升专业水平的效果。

相信这种表达方式不仅能够有效的引起领导的行动决策,同时你的工作能力也会得到领导的进一步认可。

以上,就是快速解决问题的三步法,如果你还想进一步了解结构化思维能够你带来的神奇变化,还可以阅读我的相关文章《用结构化思维武装你的大脑》

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