大型医药企业五年职场经历——会议突发情况处理技巧分享

背景介绍:本人就职于一家大型医药企业Marking部门,做部门的内部管理工作。

作为一个部门的内部管理部门,本人经常组织或参加不同规模,不同类型的会议,因此在会议的组织方面有一些经验,特别是会议期间突发状况的处理,在此和大家分享一下昨天参加的一个会议,期间一些突发状况的处理,希望能够帮助到大家。


这次会议是一个内部会议,由各个小组的Leader参加,预计会议时间两个小时。

突发状况1:会议时间临时提前两个小时开始。

会议预计下午18:00开始,14:30分,接到领导的安排,会议提前到16:00开始。比预计的时间提前了两个小时。此时的挑战有1.原来计划的开会时间是下班后,因此没有预定会议室,提前到16:00开始,会议室不知道有没有;2.需要立即通知所有参会人员,特别是需要发言的人员准备ppt;3.预定16:00外出购买下午茶,因开会时间提前,需立即安排人员外出购买。

解决办法:

1.立即查看会议室申请情况,刚好是同一个部门的同事预定的会议室,因此立即与她协调,将会议室从四点开始给我们使用,他们的会议提前结束(如果还是没有会议室,我们有预备方案,大领导的办公室可以开会,只是桌子较小,且需要另外接投影仪,比较麻烦,只当后备方案);

2.立即当面、微信联系所有参会人员,告知会议时间提前,请他们安排好工作,准备好演讲使用的ppt;并在开会前十分钟再次提醒准时参会,确保所有人不迟到;

3.立即安排人员外出购买下午茶,15:30回到公司,进行会议前准备,确保了会议的准时开始。


突发状况2:第一个演讲者感冒,演讲时不断咳嗽,以致影响了她演讲节奏,与会者听着很难受。

解决办法:立即找人去她办公室,看是否有润喉糖一类的。真的有,立即送到会议室,当她含下润喉糖后2分钟,便不再剧烈咳嗽,恢复了正常演讲。

(这种情况下,根据经验,要么喝水,要么含润喉糖过药片,显然喝水已经不能解决问题,考虑到这位演讲者已经感冒2天,可能会自备润喉糖,便想到这个办法)

突发状况3:另一位演讲者进行到一半时,电脑突然黑屏,并无法开机,不能继续演示。

(出现这种情况有以下几个可能存在的原因:电脑没电,电脑和投影仪连接线松动,投影仪过热出于自我保护自动关闭,演讲者触动了激光笔的黑屏按钮。。。)

解决办法:现场排除了后面三种情况后,鉴于这台电脑待机时间不长,考虑电脑电源问题,接上后,电脑立即启动了。

突发状况4:会议超时且还会继续很久,领导突然提出晚上吃盒饭。

(公司晚上有食堂提供餐,但大家不喜欢吃,时间紧迫,外出买的话,一是难得带回来,二是附近不知道哪里有)

解决办法:在美团搜索了附近的餐馆,找到一家可以送餐的,点了三种口味的菜,七点左右,餐送到了,大家吃的很满意。

以上,为本次的一些分享,这是我的首秀,希望能把我的经验分享给更多的朋友。

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