写一封正确的邮件

email editing


写一封正确的邮件是一门艺术也是技术,想清楚你的目标用户想看到什么。

1.key point

越短的邮件越容易得到回复;

别说你自己的事儿,说这事儿跟Ta有什么关系;

让Ta可以很容易地回复和帮助到你。

2. what' more

用金字塔原理厘清思路,再用恰当的修辞锦上添花。

2.1 金字塔原理

一封邮件一个中心。想想自己要表达什么,找到少数的几个重点,然后再逐一筛减直到找到有且只有一个的中心,先将这个“点”暂时列为自己所有表述的最终目的;

中心降级。分析邮件接受者对于这个中心点的理解程度。如果不言而喻,则降级到下一中心点,如果可能不甚理解,则保持这个中心点,围绕着它展开描述;

描述中心点最直接相关的一层信息;

继续描述“直接信息”的“直接信息”。这里将进入一个循环,将自己认为需要说明的情况用逐层铺开的方式附加到中心信息上,丰富中心信息的支撑体系。在电邮里需要根据实际情况采用不同的方式进行附加,例如图片、图表、附件文档等。

2.2 修辞技巧

直截了当,不失客气。

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