《卓有成效的管理者》读书笔记

书名:《卓有成效的管理者 》

作者: 彼得·德鲁克

出版社:  机械工业出版社

ISBN:  9787111280712, 7111280717

出版时间:  2009年9月1日

阅读起止日期:2016年10月14日至2016年10月19日

前言及推荐

(一)学习

如果你不学习,你将什么都不是。绝对什么都不是。学习没有任何捷径可言。不要欺骗你自己!

(二) 管理时间

善用有限的时间。时间是稀缺资源,很容易流失;人们对时间的感觉往往不可靠

一个管理者的“时间”是有限的,相对于要做的贡献来说,时间更是有限。必须“抓大放小”,分清“轻重缓急”,选择关键的事情去做;尤其要抓住关键,做成一件事情,进入良性循环,一顺百顺

有效的管理者总是先做重要的事情,所谓“要事优先”;而且,一次只做一件事情,所谓“一心不可二用”

(三) 决策要领

第一个决策要领是,弄清决策事项的性质。有效的决策者绝不会就事论事寻找对策或方案,而总是把遇到的麻烦当做表面现象,相信真正的问题一定隐藏在背后;必须设法弄清楚事实,弄清楚这是一件什么事情,弄清楚事情的本质和全貌;然后形成思想观念,形成所谓的“高层次概念性认识”;最后从高层次观念入手,寻求解决问题的系统方案。

第二个决策要领是,确定目标及其边界条件。任何一项决策都必须明确目标,弄清楚为什么要做这件事情?或者,做这件事情的目的是什么?而且,目标越明确,决策越有效。明确目标的最好方法,是把有关决策的“各种需求”表达出来,作为决策的“边界条件”。所谓“边界条件”,意思是达不到这些条件,就满足不了各项需求,就达不到预期的目的。

(四) 有效管理者的特征

关注时间管理,关注系统思考,关注培养接班人。

(五) 管理者要做到卓有成效,必须明白自己的长处和短处;管理者应该使自己的长处得到发挥,而使自己的短处变得与工作无关;要集中时间和精力做最必须做的事情;做事情要有优先顺序等关于如何做到卓有成效的具体方法和实践,一定会让你受益匪浅。

第1章 卓有成效是可以学会的

(一) 为什么需要卓有成效的管理者

(二) 谁是管理者

总而言之,在从前的机构中,主要的问题就是如何提高听命于人的体力工作者的效率。知识工作者在从前的机构中并不扮演重要的角色。

在一个现代的组织里,如果一位知识工作者能够凭借其职位和知识,对该组织负有贡献的责任,因而能实质地影响该组织的经营能力及达成的成果,那么他就是一位管理者。

知识工作不能用数量来衡量,也不能用成本来衡量。衡量知识工作主要应看其结果,而不是看机构的规模有多大或管理工作的繁简。

(三) 管理者必须面对的现实

一方面要求他们具有有效性,一方面却又使他们很难达成有效性。诚然,一位管理者如果不能致力于使工作卓有成效,现实必将迫使他一事无成。

1.管理者的时间往往只属于别人,而不属于自己。

2.管理者往往被迫忙于“日常运作”,除非他们敢于采取行动来改变周围的一切。

如果管理者被迎面而来的一连串事务所左右,那他不久就要穷于应付了。也许他具有了不起的才干,足以应付得了,但实际上他却是在浪费自己的知识和能力,把原本可能达成的有效撇开了。管理者需要的是一套判断标准,使他能够针对真正重要的事项去工作。但是在日常事务中,却找不到他们所需的标准。

3.使管理者缺乏有效性的第三项现实因素,是管理者本身处于一个“组织”之中

对管理者的有效性而言,最重要的人物,往往并不是管理者直接控制的下属,而是其他部门的人,即所谓“旁系人士”,或是管理者本人的上司。一位管理者如果不能与这些人主动接触,不能使这些人利用他的贡献,他本身就没有有效性可言。

4.最后,管理者是身处一个组织的“内部”,受到组织的局限

每一位管理者,不论他的组织是企业机构、研究机构、政府机构、大学还是军队,通常他总以为组织内部的事才是与他最密切相关的现实。即使他要认识外部世界,也是像戴上了一副变形的眼镜。他不能亲身体验外部事物的变迁,只能通过资料的报告来了解外部世界,而报告的内容都事先经过了组织的过滤。换言之,他看到的外部世界,是已经经过主观加工的、高度抽象的外部世界,已将组织的相关标准强加给外部的客观现实。

对于外部的情况,真正重要的不是趋势,而是趋势的转变。趋势的转变才是决定一个机构及其努力的成败关键。对这种转变,必须要有所觉察,转变是无法计量,无法界定,无法分类的

一位管理者,如果不能有意识地努力去觉察外部世界,则组织内部的事务必将蒙蔽他们,使他们看不见真正的现实。

(四) 对有效性的认识

我们不能一味拔高能力的标准来期望管理者的绩效,更不能期望万能的天才来达成绩效。我们只有通过改进工作的手段来充分发挥人的能力,而不应该期望人的能力突然提高。

我们必须学会这么一种建立组织的方式:若某人在某一重要领域具有一技之长,就要让他充分发挥这一特长

今天有许多年轻的受过高等教育的人士,不论是在企业机构、医院还是政府,他们的缺点之一,是往往以自己精通了某一狭窄领域的专门学问而自满,不屑于其他。一位会计当然不一定需要钻研人际关系,一位工程师当然也不一定需要钻研如何促销新产品;可是,他们至少应该知道那些是什么样的领域,为什么要设立那些领域,那些领域到底做些什么。泌尿科专家当然不一定要精通精神病学,但至少该知道精神病学是一门什么学问。农业部的专家当然不一定要精通国际法,但至少该具备足够的国际政治的常识,以免由于褊狭的农业政策损害国际关系。

有效性是一种后天的习惯,是一种实践的综合。

(五) 卓有成效可以学会吗?

卓有成效的管理者,必须在思想上养成的习惯

1.有效的管理者知道他们的时间用在什么地方。他们所能控制的时间非常有限,他们会有系统地工作,来善用这有限的时间。

2.有效的管理者重视对外界的贡献。他们并非为工作而工作,而是为成果而工作。他们不会一接到工作就一头钻进去,更不会一开头就探究工作的技术和手段,他们会首先自问:“别人期望我做出什么成果?”

3.有效的管理者善于利用长处,包括自己的长处、上司的长处、同事的长处和下属的长处。他们还善于抓住有利形势,做他们想做的事。他们不会把工作建立在自己的短处上,也绝不会去做自己做不了的事。

4.有效的管理者集中精力于少数重要的领域,在这少数重要的领域中,如果能有优秀的绩效就可以产生卓越的成果。他们会按照工作的轻重缓急设定优先次序,而且坚守优先次序。他们知道:要事第一。重要的事先做,不重要的事放一放,除此之外也没有其他办法,否则反倒会一事无成。

5.最后,有效的管理者必须善于做有效的决策。他们知道有效的决策事关处事的条理和秩序问题,也就是如何按正确的次序采取正确的步骤。他们知道一项有效的决策,总是在“不同意见讨论”的基础上做出的判断,它绝不会是“一致意见”的产物。他们知道快速的决策多为错误的决策,真正不可或缺的决策数量并不多,但一定是根本性的决策。他们需要的是正确的战略,而不是令人眼花缭乱的战术。 以上这些就是管理者卓有成效的要素,也是本书的主题。

第2章 掌握自己的时间

(一) 时间对管理者的压力

根据我的观察,有效的管理者并不是一开始就着手工作,他们往往会从时间安排上着手。他们并不以计划为起点,认识清楚自己的时间用在什么地方才是起点。然后他们管理自己的时间,减少非生产性工作所占用的时间。最后,再将“可自由运用的时间”,由零星而集中成大块连续性的时段。这三个步骤,是管理者有效性的基础: •记录时间; •管理时间; •统一安排时间。

有效的管理者知道,时间是一项限制因素。任何生产程序的产出量,都会受到最稀有资源的制约。而在我们称之为“工作成就”的生产程序里,最稀有的资源,就是时间。

时间的供给,丝毫没有弹性。不管时间的需求有多大,供给绝不可能增加。时间的供需没有价格可资调节,也无法绘制边际效用曲线。而且,时间稍纵即逝,根本无法贮存。昨天的时间过去了,永远不再回来。所以,时间永远是最短缺的。

有效的管理者与其他人最大的区别,就是他们非常珍惜自己的时间。 但是人却往往最不善于管理自己的时间。

有效的管理者知道,如果要管理好自己的时间,首先应该了解自己的时间实际上是怎么耗用的。

管理者经常受到种种压力,迫使他不得不花费一些时间在非生产性的和浪费时间的事务上。身为管理者,不管他是不是经理人,总有许多时间耗用于毫无贡献的工作上。大量时间都不可避免地浪费了。而且他在组织中的地位越高,组织对他的时间要求往往越大。

非经理人员也不见得好到哪里。他们也同样会受到各种占用时间的要求的轰炸,这对他们的生产力一点作用也没有,但他们却不能不应付。 每一位管理者的时间,都有很大部分是被浪费掉的。表面上看起来,每件事似乎都非办不可,但实际上却毫无意义。 但是,即使是只想获得最低程度的有效性,管理者的绝大部分任务也需要相当多的整块时间。如果每一次所花的时间少于这个极限,事情就做不好,所花的时间就是浪费,再做就得从头开始。

每一位知识工作者,尤其是每一位管理者,要想有效就必须能将时间做整块的运用。如果将时间分割开来零星使用,纵然总时间相同,结果时间也肯定不够。

对一位知识工作者,我们却需要坐下来与他共同讨论应该做些什么,为什么该做,然后才能弄清楚他的工作做得怎样。这就很费时间了。

知识工作者只能自己制定工作方向,所以他必须了解别人期望他做出的贡献是什么,原因是什么,对必须使用其知识成果的人的工作情况,他也要有足够的了解。

(二) 如何诊断自己的时间

(三) 消除浪费时间的活动

1.首先要做的是,找出由于缺乏制度或远见而产生时间浪费的因素

同一个危机如果重复出现,往往是疏忽和懒散造成的。

管理好的工厂,总是单调无味,没有任何刺激动人的事件。那是因为凡是可能发生的危机都早已预见,且已将解决办法变成例行工作了。

同理,一个管理上了轨道的组织,常是一个令人觉得兴味索然的组织。在这样的组织里,所谓“引人注目”的事情大概就是为未来做决策,而不是轰轰烈烈地处理过去的问题。

2.人员过多,也常造成时间浪费。

3.另一个常见的浪费时间的原因,是组织不健全。其表现就是会议太多。

所谓会议,顾名思义,是靠集会来商议,是组织缺陷的一种补救措施。我们开会时就不能工作,工作时就不能开会,谁也不能同时又开会又工作。一个结构设计臻于理想的组织,应该没有任何会议(在今天动态的世界中,这样的组织当然只是理想而已)。每个人应该都能了解他工作所必须了解的事,也应该都能随时获得他工作所必须的资源。我们之所以要开会,只是因为各有各的工作,要靠彼此合作才能完成某一特定任务。我们之所以要开会,只是因为某一情况所需的知识和经验,不能全部装在一个人的头脑里,需要集思广益。

原则上,一位管理者的时间,绝不能让开会占用太多。会议太多,表示职位结构不当,也表示单位设置不当。会议太多,表示本应由一个职位或一个单位做的工作,分散到几个职位或几个单位去了。同时表示职责混乱,以及未能将信息传送给需要信息的人员。

4.最后一项浪费时间的因素,是信息功能不健全。

因此,有效的管理者知道他必须集中他的自由时间。他知道他需要集中整块时间,时间分割成许多段,等于没有时间。时间如果能集中,即使只有一个工作日的1/4,也足可办理几件大事。反之,零零碎碎的时间,纵然总数有3/4个工作日,也是毫无用处。 所以,时间管理的最后一步,应该是将可由管理者自行支配的零碎时间集中起来。

有效的管理者,第一步应先估计究竟有多少“自由时间”,真正是他自己的时间,然后保留出相当分量的一段连续性的整块时间来。一旦发现还有别的事情在“蚕食”他保留的时间,便立刻再仔细分析他的时间记录,再将其中比较次要的工作重新过滤一次。他们已知道这层道理,因此不至于过分删减。

一切卓有成效的管理者都懂得:对时间的控制与管理不能一劳永逸。他们要持续不断地做时间记录,定期对这些记录进行分析,还必须根据自己可以支配的时间的多少,给一些重要的活动定下必须完成的期限。

(四) 统一安排可以自由支配的时间

第3章 我能贡献什么

(一) 管理者的承诺

有效的管理者一定注重贡献,并懂得将自己的工作与长远目标结合起来。他常自问:“对我服务的机构,在绩效和成果上,我能有什么贡献?”他强调的是责任。

(二) 如何使专业人员的工作卓有成效

重视贡献是有效性的关键。所谓有效性,表现在以下三个方面:(1)自己的工作,包括工作内容、工作水准及其影响;(2)自己与他人的关系,包括对上司、对同事和对下属;(3)各项管理手段的运用,例如会议或报告等。

(三) 正确的人际关系

有效的人际关系,有下列四项基本要求。而着眼于贡献,正可满足这些条件: •互相沟通; •团队合作; •自我发展; •培养他人。

在一个组织中,自认为有管理天赋的管理者,往往并没有良好的人际关系。而在自己的工作上和人际关系上都比较重视贡献的管理者,往往都有良好的人际关系,他的工作也因此而富有成效,这也许是所谓“良好的人际关系”的真义所在。

原来是我们一直把沟通当成是上对下的事,是主管对下属的事。仅靠上对下的单向关系,沟通永远不可能成功。这是我们从实际经验和沟通理论上得到的结论。上级对下属越想说得严厉,下属就越听不进去。下属要听的是自己想听的,而不是对方所说的。 一位在工作中以贡献为重的管理者,通常期望其下属也能以贡献为重。因此,他肯定常常问他的下属:“我们的组织和我,应该期望你有怎样的贡献呢?我们该期望你做些什么?如何才能使你的知识和能力得到最大的发挥?”有了这样的检讨,才有沟通的可能性,也才容易成功。 下属经过思考提出他认为可以做出的贡献之后,主管才有权利和责任对他所提出的建议是否可行做出判断。

(四) 有效的会议

卓有成效的管理者知道他们能从会议中得到什么,也知道会议的目的是什么或应该是什么。他会自问:“我们为什么要召开这次会议?是为了某项决策?是为了宣布什么?还是为了澄清我们应该做些什么?”他会在事前想清楚会议目的,想清楚要求什么报告,以及想清楚简报的用意。他一定坚持开会必须真正有所贡献。

有效的管理者在会议开始时,会先说明会议的目的和要求达成的贡献。同时,他还要设法让会议紧紧围绕着主题。他绝不会使会议成为一次摆龙门阵的机会,任大家随便发言。当然,如果会议的目的是在激发大家的思想和创见,他也不会仅让某一个人滔滔不绝。他会刺激每一位与会人员的发言兴趣。但是在会议结束之前,他会回到开场所介绍的主题,使会议获得的结论与主题相符。

(五) 个人能否有所发展,在很大程度上要看你是否重视贡献。

如果我们能自问:我对组织能有什么最大的贡献?这就等于是说:“我需要怎样的自我发展,我应该学习什么知识和技能,才有助于我对组织做出贡献?我应该将我的哪些优点用在我的工作上?我应为自己设定怎样的标准?”

最后要交代的是,我们常有一种倾向:为组织内部所惑,跳不出组织之外。重视贡献,才能使管理者的视线从“内部事务、内部工作和内部关系”转移到“外部世界”,转移到组织的成果。重视贡献,才能使管理者努力与外界进行直接接触,包括市场和顾客、社区的病人,及政府机构以外的公众。

第4章 如何发挥人的长处

(一) 要用人所长

充分发挥人的长处,才是组织存在的唯一目的。要知道任何人都必定有很多缺点和短处,而缺点和短处几乎是不可能改变的。但是我们却可以设法使其不发生作用。管理者的任务,就是要充分运用每一个人的长处,共同完成任务。

因此,一位管理者如果不能发掘人的长处,并设法使其长处发挥作用,那么他只有受到人之弱点、人之短处、人之缺失的影响,结果是既完不成任务,又缺乏有效性。用人时老是坚持客观上不可能达到的标准,或过多地强调别人的弱点,那纵然算不上是滥用,起码也是误用。

过多考虑人的短处,会影响组织实现自己的目标。组织有一种特殊的手段,它既可以使人的长处得到发挥,又可以使人的短处所带来的不利影响减少到最低程度。

为什么“因人设事”不能解决问题,是因为组织中任何一个职位的变更,都会造成一连串的连锁反应。组织中的职位都是相互联系、相互依存的,牵一发而动全身。我们不能为了替某人安插某一个职位,而使组织中的每一个人都受到牵连。因人设事的结果,是为了安插某一个人,一大群人都受到连累。

我们要坚持因事用人而非因人设事,还有一个微妙的原因。因为只有这样,我们才能为组织提供所需的各种人才,也只有这样,我们才能容忍各色人等的脾气和个性。能容忍这些差异,内部关系也才能保持以任务为重心,而非以人为重心。衡量成就的高低,应该按照贡献和绩效的客观标准。只有在职位的设计和划分不以人为中心时,这种衡量才有可能。不然的话,我们就会只注意“谁好谁坏”,而忽略了“什么好什么坏”。用人的时候,我们也会仅考虑“我喜欢这个人吗”或“这个人能用吗”,而不会考虑“这个人在这个职位上,是不是能干得非常出色”。

因人设事的结果,是必将产生恩怨派系,组织绝对不能出现这种情况。人事的决策,要凭公平和公正,否则就会赶走了好人,或破坏好人的干劲

卓有成效的管理者不会将职位设计成只有上帝才能胜任。职位必须由人来担任,是人都可能犯错。因此,他们绝不会设计一个“不可能达成”的职位,换言之,不会设计一个“常人”不可能胜任的职位。

有效的管理者,第一项任务就是要将自己管辖下的职位都设置得合情合理。一旦发现某职位设计不当,他会立刻重新设计,而不会去设法寻找天才来担任,他知道组织的好坏不是由天才来验证的。只有“让平凡人都能做出不平凡的事”的组织,才是好的组织。

(1)哪方面的工作他确实做得很好? (2)因此,哪方面的工作他可能会做得更好? (3)为了充分发挥他的长处,他还应该再学习或获得哪些知识? (4)如果我有个儿子或女儿,我愿意让我的子女在他的指导下工作吗? a.如果愿意,理由是什么? b.如果不愿意,理由是什么?

(二) 如何管理上司

如果上级主管的能力不够,下属通常是无法爬升上去的。上司如果没有升迁,下属只好永远屈居其下。如果有一天上司因成绩不佳调职了,继任者也往往都是来自别的部门,很少在本单位中选人提升。而且新上司到任时,也总是带来他自己的亲信。反之,凡是成功而升迁得快的主管,其下属也是最容易成功的。

要使上司能发挥其所长,不能靠唯命是从,应该从正确的事情着手,并以上司能够接受的方式向其提出建议。

有效的管理者常问:“我的上司究竟能做些什么?他曾有过什么成就?要使他发挥他的长处,他还需要知道些什么?他需要我完成什么?”至于上司不能做些什么,那就不必细究了。

(三) 充分发挥自己的长处

人大致可以分为两种类型:“读者型”和“听者型”。

有效的管理者对于本身的工作,也同样要从长处出发,使自己的长处充分发挥。

进一步说,发挥自己的长处,对自己的能力和工作习惯,也有同样重要的意义。 我们怎样达成成果通常不难明了。我们从小到大,总知道自己是在上午还是晚上最有精神。我们一定知道,当自己撰拟一份文稿时,是习惯于先写好草稿再来修改,还是习惯于一字一句推敲而后完成全文。我们一定知道,要向大众发表演说时,要先准备好全文讲稿呢,还是只需准备一份纲要,或是根本无须准备便能讲得头头是道。我们也同样知道,自己是适宜参加一个工作小组呢,还是一个人单独做事更出色。

第5章 要事优先

(一) 摆脱昨天

卓有成效的管理者总是把重要的事情放在前面先做(first things first),而且一次只做好一件事(do one thing at a time)。

(二) 先后次序的考虑

这就涉及哪些事情需要优先处理,而哪些事情可以缓一缓再办的决策了。那么,到底根据什么来做这一决策呢?是由管理者来决定,还是由压力来决定

如果按压力来决定优先,结果必将牺牲许多重大的要务

按压力来决定优先,还会产生另一种后果:组织中的高层,必将不肯做任何决定。

因为所谓压力,总是偏爱机构内部的事务,偏爱已经发生的事情而忽视未来,总是喜欢危机而忽视机遇,总是倾向于急功近利而对真正的现实世界视而不见,总是看重紧急事务而对关系重大的事务反应木然。

很多管理者不能做到集中精力于某项工作,其主要困难在于他们确定不了哪些事情可以缓一缓,就是说要能确定哪些事情可以暂时不去做,并且能把这一决定坚持到底。

许多管理者都知道,所谓“暂行缓办”,实际就是“永远不办”。许多管理者都知道,一个计划如果该办时不办,日后再恢复办理,恐怕就不一定适当了。进行一件计划,时机的掌握何等重要。本来五年前就该开始的工作,延后五年几乎必然是最大的失策。

以下是几条可帮助确定优先次序的重要原则,每条都与勇气密切相关: •重将来而不重过去; •重视机会,不能只看到困难; •选择自己的方向,而不盲从; •目标要高,要有新意,不能只求安全和方便。

第6章 决策的要素

(一) 有关决策的案例研究

管理者在决策时通常并不需要花很多时间,但决策却是身为管理者特有的任务。所以,决策问题值得做特别的讨论。 只有管理者才需要做决策。管理者之所以为管理者,正是由于他拥有特殊的地位和知识,所以人们期望他能做出对整个组织、绩效和成果具有特殊影响的决策。

卓有成效的管理者,做的是有效的决策。

有效的管理者不做太多的决策。他们所做的,都是重大的决策。

有效的管理者知道什么时候应依据原则做决策,什么时候应依据实际的情况需要做决策。

他们知道在整个决策过程中,最费时的不是决策的本身,而是决策的推行。一项决策如果不能付诸行动,就称不上是真正的决策,最多只是一种良好的意愿。也就是说,有效的决策虽然是以高层次的理性认识为基础,但决策的推行却必须尽可能地接近工作层面,必须力求简单。

决策的五点特征

1.要确实了解问题的性质,如果问题是经常性的,那就只能通过一项建立规则或原则的决策才能解决。

2.要确实找出解决问题时必须满足的界限,换言之,应找出问题的“边界条件”。

3.仔细思考解决问题的正确方案是什么,以及这些方案必须满足哪些条件,然后再考虑必要的妥协、适应及让步事项,以期该决策能被接受。

4.决策方案要同时兼顾执行措施,让决策变成可以被贯彻的行动。

5.在执行的过程中重视反馈,以印证决策的正确性及有效性。

有效的决策人首先需要辨明问题的性质:是一再发生的经常性问题呢,还是偶然的例外?换言之,某一问题是否为另一个一再发生的问题的原因?或是否确属特殊事件,需以特殊方法解决?倘若是经常性的老毛病,就应该建立原理原则来根治;而偶然发生的例外,则应该按情况做个别处置。

一位有效的决策者碰到问题,总是先假定该问题为“经常性质”。他总是先假定该问题是一种表面现象,另有根本性的问题存在。他要找出真正的问题,不会只满足于解决表面现象这类问题。 即使问题确实是偶发性的,有经验的决策者也会先怀疑这是不是另一项新的经常问题的首次出现。

社会生活及政治生活中最显著的一项事实是:暂时性的事物往往具有永久性。

(二) 决策的五个要素

1.了解问题的性质。有效的决策首先要辨明问题的性质:是一再发生的经常性问题,还是偶尔的例外?倘若是经常性的毛病,就应当建立原理原则来根治;而偶尔发生的例外应当按情况作个别处理。

2.了解决策应遵循的规范。决策的目标是什么?换言之,最低限度应该达成什么目的?应该满足什么条件?用科学的术语来说,这就是所谓“边界条件”。一项有效的决策必须符合边界条件,必须足以达成目的。 边界条件说明得越清楚和越精细,则据以做出的决策越有效,越能解决需解决的问题。反过来说,边界条件不够明确,则所做的决策不论看起来如何了不起,都肯定是一项无效的决策。

3.研究“正确”的决策时什么,而不是研究能被人接受的决策是什么。人总有采取这种办法的倾向,如果我们不知道符合规范及边界条件的“正确”决策是什么,就无法辨别正确的折中和错误的折中之间的区别,最终不免走到错误的折中的方向去。

4.化决策为行动。首先必须明确无误地回答下面几个问题:谁应该了解这项决策?应该采取什么行动?谁采取行动?行动如何进行,才能使执行的人有所遵循?特别是第一个和最后一个问题,通常最容易被人忽略,以至于即使有了结果,也是灾难性的。

5.建立信息反馈制度。即使是最有效的决策,总有一天也是会被淘汰的。若想了解赖以作出决策的前提是否仍然有效,或者是否已经过时,只有亲自检查才最为可靠。弱国反馈不能反映实际情况,我们有不肯亲自察看,那决策却反有效性也就不能怨谁了。

第7章 有效的决策

有效的管理者一定要求先有若干种不同的衡量方案,再自其中选取最适当的一种。

好的决策,应以互相冲突的意见为基础,从不同的观点和不同的判断中选择。所以,除非有不同的见解,否则就不可能有决策。这是决策的第一条原则。

有效的管理者绝不认为某一行动方向为“是”,其他行动方向均为“非”。他也绝不坚持己见,以自己为“是”,以他人为“非”。有效的管理者第一步会先找出为什么各人有不同的意见。

有效的管理者知道世上有蠢才,也有恶作剧的人。但是,他绝不会将持不同意见者轻易地视为蠢才或捣蛋者,他总是假定任何人提出不同的意见,必是出于至诚。所以,某人的意见纵然错了,也是由于此人所看到的现实不同,或他所关切的是另一个不同的问题。因此,有效的管理者会问:“如果此人的立场果真正当、果真合理、果真有见地的话,此人的看法又将如何呢?”有效的管理者关切的是“理解”。只有在有了确切的理解之后,他才研究谁是谁非。

有效的管理者还得再问一个问题:“我们是不是真需要一项决策?”为什么要问这个问题呢?是因为有时候不做任何新决策,可能正是最好的决策。

有效的管理者会做比较:做了新决策,可能有什么收获和风险;不做又可能有什么损失。至于如何比较,通常没有一定的公式。但是,实际上只要遵循下面的两项原则就够了: •如果利益远大于成本及风险,就该行动。 •行动或不行动;切忌只做一半或折中。

大型组织的基本弱点之一,是中层人士很少有决策训练的机会,以致难以担任高层的决策职位。执行层的经理人,越早学会风险及不定情况下的判断和决策,这一弱点就能越早消除。如果我们在日常工作中,一直是只知适应而不知思考,一直是只凭感觉而不凭知识和分析,那么执行层的主管人员将永远难以进步,将来他们升迁到了高层职位,开始面对策略性的决策时,必会感到非常生手。

第8章 结论:管理者必须卓有成效

1.要做到卓有成效,首先要做的第一步,是记录好时间的使用情况。

这是一件“机械性”的工作。分析时间记录,及消除不必要的时间浪费,还需要管理者采取某些行动,需要管理者有初步的决策,也需要管理者在行为、人际关系和工作重心上做出一些改变。因此,接着的问题,是衡量各项耗用时间的工作项目的轻重,及衡量各项工作目的的轻重。其结果,必将改变管理者的工作水平和质量。

2.第二步,是管理者应把眼光集中在贡献上。

着眼于贡献,比第一步更深入了一层:由技术进入到观念;由机械性工作进入到分析性方法;由效率进入到成果。这一步是培养管理者的自省:为什么组织聘他为管理者?他应该对组织有什么贡献?要做到这一点并不复杂。管理者关于自省的问题,仍然是比较直截了当的问题,而且多少是形式上的问题。但是管理者在得到自省的答案后,却应该对自己提出更高的要求;应该想到自己的目标及组织的目标;应该进而关切个人及组织的价值。尤其重要的是,这些自省是要求管理者承担起责任,而不是要求管理者单纯地执行命令,只求上司满意就行。管理者如果能着眼于贡献,那么他所重视的就应当不仅是“方法”,而是“目标”和“结果”。

3.第三步,充分发挥人的长处。

4.本书第5章“要事优先”,可以与第2章“掌握自己的时间”互为呼应。

5.本书最后几章研究有效的决策,其重心在于合理的行动。

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