利用互联网快速上手新领域,高效解决问题(十二)

今天开始外脑整理的第一部分:怎么高效收纳整理阅读的书籍、笔记、名片等各类信息。

我将按照信息整理心法、整理工具、具体操作三个部分,讲清楚如何将阅读的书籍、笔记、名片等各类信息整理电子笔记系统里,有条不紊地收纳起来。

一、信息整理的心法

首先,我想请你回忆一下,如果你看到一篇公众号文章里有一段非常有用,你的第一个动作是什么?是不是顺手点击收藏?

那收藏之后呢?是不是从此以后没有下文了?你真的还会再翻出来看么?甚至乎后来都不记得当时随手收藏什么?

所以,这种随手收藏键保存的习惯,我会劝你抛弃掉,这是一种囤积信息的“松鼠病”。我们囤积的大量信息,不仅占内存空间,更会影响真正地高效吸收和学习,因为它会给你一种:我拥有了好多知识的假象。

所以,信息整理心法的第一步,也是最关键的一步,便是「删」。

❶删

删就是删掉收藏夹里不相关的信息、资源、人脉。你的思想会进步、技巧会升级、学识会提升,进步以后就会发现自己以前欣赏的东西和现在欣赏的东西是不同的。对那些陈旧的、老化的资料和内容就可以及时删掉,不要舍不得删,臃肿的知识库对你一点好处也没有。

❷转

删掉绝大部分没用的信息之后,你还是会挑出一些很重要的资料,它们可能是你没有太消化的重要知识,可能是值得记录的关键信息,可能是一张非常关键的人脉名片。

我们要做的就是把这些有用的信息、资源、人脉转化为自己可以理解的语言,哪怕写下一个字,给文件起一个自己能联想起来的名字或者是加一句自己的感悟和注释,贴个标签,甚至只是把删减后优质内容整合到一起。最重要的是,以各种方式让这些信息和自己产生联系,输出自己的思考,把它们转化为你的理解。

❸存

在转化之后,对于以后可能会反复看的或者可能会重新引用的,都要进行「分类保存」,存在哪里?存在一个统一的文件夹或者电子笔记本里。

而关于储存的信息,一定要是自己能够回想起来的,经过了一定程度的消化的信息。如果记的东西,你自己也想不起来,那这跟互联网能随手搜到的海量信息没有差别,就根本没有记的必要了。

二、信息整理的工具神器

理清了我们删—转—存的三步整理心法了,接下来我们便来看看,有什么好用的工具,可以配合使用,达到高效整理信息的目的。

工具一:全能扫描王APP——纸质文档的电子化存档

首先给大家推荐第一个工具是一个叫全能扫描王的APP,它的核心功能是将纸质文件转化为PDF形式,便于我们将纸质文件统一存放于电脑、云盘、手机中统一管理。

全能扫描王通过对纸质文件进行拍摄,文件可以转化为图片或PDF进行保存,这些图片或者文档,可以直接保存到印象笔记中,这样就可以轻松完成这些纸质文档的电子化存档和收纳,方便查找和管理。

用扫描宝、全能扫描王,可以帮我们摆脱许多臃肿繁杂的纸质资料。读过的书、看过的资料、讨论过后的灵感,各种纸质信息来源,只需要把「精华」的部分扫描下来,进行电子化处理,储存到自己的知识库里,就可以实现高效的管理了。

工具二:微信小程序JobPlus——名片人脉管理

推荐这款叫做JobPlus+的微信小程序,不占手机内存,电子名片制作与分享、扫描纸质名片、名片夹管理等功能都很齐全。

在微信小程序里搜索JobPlus+,就能轻松找到这个名片管理的神器。这款神器最大的好处就是可以扫描纸质名片,建立电子的名片夹和创建分享自己的电子名片。

这就像用微信的群分组,把各种人脉分组管理。但是对于有些人脉,不能加微信管理的,我们可以就用JobPlus+管理起来就好。

当然,如果你要管理的名片和人脉没有那么多,那么仅仅只需要用全能扫描王把名片扫描起来分组保存就可以了。

所以,这两个工具的核心功能就是:把沉重的、冗余的纸质资料,挑选精华,都转化成电子文档。快速转化、随时更新、定期迭代。

工具三:印象笔记—— 你的电子资料库

我们扫描的关键资料、名片或者看到的重要信息的截图,关键网址等,收纳到一个强大的电子笔记本。这个电子笔记本空间大、格式包容、可以多设备同步。市面上有很多这样的笔记本,比如印象笔记、有道云笔记、Onenote等,都可以实现类似的功能。重要的是把一个功能用透,把自己的知识体系搭建起来。

以常用的印象笔记来举例,看如何把知识要点储存起来,让印象笔记这样一个电子笔记本成为我们的第二个外脑。

我们遇到喜欢的网页内容,可以复制到印象笔记之类的软件当中,保存下来,掐头去尾,只留下最重要的信息,同时给文章起一个自己能够理解的标题。如果有几篇同类型的文章,也可以把关键段落凑在一起。

印象笔记还能通过剪藏的功能,帮你一键收藏来自网页、微信的信息。我强烈建议最终剪藏的是你精挑细选,看懂了并且觉得很有用,但是当时又没有办法全部消化的知识或者以后还有可能会有些场合需要引用的知识,这些内容就可以选择留下来,因为这些才是最有价值的。

如果你平时处理的信息不多,经过初步思考消化的信息,可以直接按照主题分类建立笔记本储存起来。如果你还没有习惯使用电子笔记,也不如从最基本的储存功能开始上手使用。

不过,如果你在持续不断地学习新技能,新知识,那么,我们就需要一个分类整理的方法了。怎么分类?可以按照两个逻辑来分:

第一种:按照知识的主题类,分别建立笔记本。

在印象笔记里,你可以建立各种不同主题的笔记本。比如,你最近在学习理财,那么就把理财的知识分类放在一个理财知识的笔记本里,下面是你在各个渠道学习的理财知识的内容。如果是在学习英语,就可以把正在学习的英语资料都收藏到相应的笔记本里。

这种方式非常适合学生党,按照科目划分笔记本,多设备端云同步,非常方便。同一个科目下,可以整理进好几年的知识点,定期总结、复习和回顾,渐渐梳理起自己的学科体系,是非常高效的学习方法。

第二种:按照信息处理的流程,分别建立笔记本。

我自己会偏好第二种收纳方式,就是按照信息处理的流程分,主要分三类:标号01的是初步原始记录的信息,比如我为了写书而收集的一些资料、对某个感兴趣正在研究的话题或者工作中正在做的项目搜集的参考资料,都会放在标号01的笔记本下面,表示这是初步储存的,用来参考的信息。

而最近正在写的文稿、思考的话题或者要准备的工作资料,边会按照流程,储存在编号02的笔记本下面,这里面便是我输出创作的工作区。

最后编号03表示信息归档,已经完成的项目、读完的书、写好的历史文章资料等,便会归档沉淀在这下面。

三个部分的笔记本,都会定期整理。已经完成的项目定期存档,已经过时的资料及时删减,已经掌握的内容,便会整理成知识体系,再深度保存。

如果你平时的工作性质不需要处理这么多的文档资料,建立自己的笔记系统同样有效。可以在笔记本里记录你的生活、旅行或者做日常消费记账,都是非常不错的。定期回顾整理,便是一次成长的过程。只要你在学习,就会值得记录。


今天的课程内容总结起来,其实就讲了一件事情:把我们平时各个渠道和学习场景收获的信息,精简地转化收纳起来。

改掉随手收藏任何信息的习惯,用删、转、存的方式保留精华内容。通过扫描软件,可以把各种纸质信息,比如名片、笔记本、纸质书上的内容扫描成电子文档。

通过一个可以多设备云端同步的笔记本,比如印象笔记,把干货资料和自己的思考内容都储存起来,定期思考、整理、输出,便是最好的学习方式,可以帮助你实现快速成长。

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