我有一间童书店24 - 升级书店

文丨红瑀

网络图片

童书店请了兼职助理,对我帮助很大,我们没经过太久的磨合期,很快就适应了彼此的工作方式,相处愉快。直到书店发生了一件事情,我才真正感受到,好记性不如烂笔头。

“育玲,Mo Willems那套Pigeon系列,Don’t Let the Pigeon Drive the Bus怎么没书了?放库存的地方都被我翻遍,就是找不到,可是并没有记录需要补书呀。”

听我这么问,书店的助理育玲当场愣在那里。过了好一会儿,她才想起来。

“真真姐,对不起,我好像忘了登记在本子上。”

“问题是,为什么我会不知道这本书卖完了?我没记错的话,上星期还有三本库存。”

“上星期四的画画课,上课前你进了教室找桃子老师,刚好有位妈妈说要送朋友,三本都被她买走,我忘了登记在补书那本笔记本。”

书店只有我一个的时候,所有流程我都尽量简单,为的是不要花太多时间做记录。我以前记性不好,开了这家童书店就觉得记性超好,不知道是否跟学过全脑开发的记忆课程有关,还是因为热爱所以记得。总之,书店内的大小事情,就靠我脑袋在记,这一年来倒也相安无事。

现在多了一个人,反而出问题。不是每个人的记性都那么好,也不是每个人的工作习惯都一样,人的因素是最不可控的,我得想办法降低人为出错的机率。

我马上打电话跟Joey确认她们公司是否还有这本书的库存,然后安排当天紧急出货。因为我已经跟客户讲好,星期四上课就可以取书,今天星期二,还来得及处理好这件事。

这位客户订的是一整套,缺的书是可以下次上课再补给她,相信她也不会有意见,只是我自己的坚持而已。答应了客户的事情,我都会想办法完成,我觉得这是信用问题,无关事情大小。

魔鬼藏在细节里,我一直奉为圭臬。

处理完客户的事情,我就认真思考,是否要为书店导入电脑系统作业。

进口书不比国内出版的中文书,随时可以补货解决问题。万一遇上的是,只有一家进口商入货又是限量的童书,卖完了就要再等三个月,还不保证有书补进来,这样就很容易得罪客户。

书店的作业流程,经手的人员越多,越容易发生人为疏失的错误。我们现在只有两个人,工作也不是特别忙,就出现这个问题,再多一个人的话,不知道出错的机率会不会更高。

只有我跟育玲两个人,书店的钱箱是没有上锁和设密码的,我们也没有登记每笔收入明细,才会造成我不知道那天到底卖出去的是哪三本书。我是本着用人不疑的想法,才不做任何防备,但如果书店有第三位人员,这样就有很多漏洞。

人心很奇怪的,只要知道同一个环境还有另一个人跟你处在同样的位置,不自觉地就会有依赖性,到最后,这两个人谁都不想对事件负责。虽然我没打算将童书店做大,但未来一定会再增加人手,只要店里有三个人,就有机会出现我上面所讲的情况。

与其等事情发生了再想办法补救,不如先找出应对方法。我决定问问刘姐和柯经理,她们两位任职的出版社,旗下都有设立门市零售书籍,或许我可以借鉴他们使用的系统。

“刘姐,请问你们门市用的是什么电脑系统?我想将书店电脑化。”

“总公司请人开发,为我们门市量身定做的,听说价格不便宜,要十几二十万呢。目前为止,跟我们进书的书店,还没听到有店家在用电脑系统的,大多是用自制的excel表格。”

我倒吸一口气,没想到会那么贵。我抱着侥幸的心理再拨给柯经理,想说也许能从她的口中听到不一样的讯息。

“真真,你好厉害,成立才一年就想到要用电脑系统,看来生意很不错。我帮你问过门市了,他们跟我使用的是同一个系统,应该不适合你的童书店使用,这么大的系统肯定很贵。”

“柯经理,不是现在生意好到需要电脑化,而是想在生意好之前先做好准备。你也知道我不是台湾人,有些东西要去哪里买都不知道。你知不知道可以去哪里找到这样的简单系统?”

“你可以去电脑商场问看看,卖软体的地方应该会有那种简单的会计系统。”

原来我需要的东西叫会计系统,对数字一向不敏感的我,脑袋完全没有会计这两个字,还好不懂的事情我会开口问。

知道名称就好办了,我跑去电脑商场,找到卖软体的店家,买了一套会计系统,才花了我3680元。想到刘姐跟我说的十几二十万,我觉得自己简直是捡了个超级大便宜。

我兴冲冲地跑回店里一试,才知道便宜没好货是有道理的,这套所谓的会计系统,简直跟自己制作的excel表差别不大。我不想将就着用,就废物利用到处翻看,如果能找到一点有用的讯息,3680元也不算白花。

果然让我找到设计这套会计系统的公司,还有官网印在上面。仔细浏览网站上的资讯,结合童书店的实际作业流程,我需要的系统配备逐渐清晰。列下所需栏目,我就打电话询价,对方一开口就是九万八千元。这次我学乖了,没有马上下单,主要还是因为银行的存款不够。

我要找的这种系统,比会计系统复杂,要有库存管理功能,网上看到业内叫「进销存系统」。网路上的选择很多,童书店需要的系统不用太复杂,我想会有公司有设计好的模版,只要根据不同需求,稍稍变更就行的那种,价格一定会比量身订制的系统便宜。

果然被我找到一家专做中小企业生意的进销存系统,各方面条件都吻合,就是没有附带扫瞄系统。一番讨论之后,原本只需要五万六千元的系统,最后以六万八千元成交,我需要的东西都有了,包括扫瞄器和系统内增加的栏目。

更好的是,这个系统可以让九十九家公司使用,如果我有能力开这么多公司的话。我觉得这笔投资很划算,只要付费一次,很多问题迎刃而解。刚好我的银行帐户有这笔钱,马上爽快付款上线。

系统买回来简单,将资料输入进去才是大工程。育玲一个人做这些工作的话,她就没有时间帮我做其他的事,于是,我请了另一位帮手,她是我客户的姐姐。

没想到,我竟然请了一位比我还像老板的人进来,请神容易送神难,原来是这么回事儿。

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