人人都能拿来就用的极简笔记文件体系,长什么样?

这是一篇zei实用的小技能

如果你不是一个完美主义者,或者有洁癖的话,我相信你的电脑文件夹,应该时常让你感受到两个字:混乱。

没错,它们就像我们在一片白茫茫的雪地里随意行走,到最后地上全是脚印,根本分不清哪个是哪个。

这可能是你经常临危受命,开展一项工作就建一个文件夹;

也可能是你心血来潮,想起什么就建一个文件;

更可能是你分不清这个文件夹和那个文件夹的区别,索性就再起一个头儿;

。。。。。

假如你已经工作很长时间,或者学习了很长时间,一定留下了很多这样的文件;

假如你是一个长期的写作爱好者,一定留下了很多的笔记,灵感,或者小碎片;

等到你哪天冷不丁想到某个文件的时候,却想破头都想不起来,它在哪儿?

以至于想起这种混乱就头疼,无数次想着手整理,却始终动弹不得,文件、笔记太多,根本无从下手。

你没听错,这就是我,颜色都一样的烟火。。。。

不行,我们要解决这个问题,让文件夹、笔记,变得简洁、高效,即使存储上万个文件,也能想要哪个要哪个,让人如入仙境,流连忘返,欲罢不能。


1 分类与连接构建系统

海量笔记、文件要达到简洁高效的目的,需要脉络清晰,可以追溯,这就必须要构建体系,而构建体系的实质是:分类与连接。

就像大树一样。从根到主干,主干生出几个粗壮的树枝,在树枝上边又生出细的树枝,进而生出更细的树枝,最后生成树叶。

每一篇叶子,都有它固定的路径,清晰可追溯,它们就是通过不断的分类(分叉)和彼此连接形成的。

于是,笔记、文件体系的构建问题,就转化为了,如何分类,如何连接。

还好,我们不用动脑子。

一些爱动脑子的人早就已经替我们想好了。

答案是:图书馆。

2 分类与连接的典范:图书馆

图书馆有海量图书资源,几万、几十万、几百万册图书,如果像我们的文件夹一样,岂不是乱套了?

但它们并没有乱,而是井井有条,运转有序,以至于图书馆学都发张成了一门学科。

我们不需要知道太多,只要解决问题就好了。

图书馆之所以没乱,很大程度上在于它的分类和连接。

分类和连接的关键,是一个叫杜威的美国图书馆学家,发明的“杜威十进制图书分类法”(别怕,这是10以内的加减法),被世界各国、大学图书馆所采用(你上过的大学也采用的这种),如下图。


在总分类的目录下,继续细分,比如100 哲学与心理学,可以一步步细分下去:


在这样的分类基础上,再衍生出比如121.1,121.2等等,是不是恍然大悟?以前借书的时候,总要抄个代码,就是这个码。

这种从无到有,从粗到细,从左到右的杜威大法,就是核心,它能让你在海量资料中游刃有余。

3 构建简洁高效文件体系的终极四原则

有进有出

分类唯一维度

杜威图书馆编码

规范命名

4 四原则的运用

原则的运用,可以用在电脑文件夹的整理,也可以用于印象笔记、有道云笔记等笔记系统。

以我的笔记整理抛转引玉吧。


第一个原则:有进有出

“进”指000-收件箱。

如果你看到了什么好文章,好材料,好知识,或者好玩儿的段子,随便什么,都可以临时放入你的收件箱。

对,它就是类似于你家楼下的邮筒,你邮箱里的收件夹,来着不拒。

它的作用就是先收集,留待分类整理。

试想如果你看到一个东西,就要花心思把它归入到一个具体的文件夹,不是很麻烦?那需要消耗很大精力。就像一个邮差每天敲你十次门,你就不用干别的了。

你只需要把信息文件放进去,一个礼拜清空一次就可以。清空指的是细分到具体文件夹。

“出”指Z-已完成

已经完成的项目文件,短时间可能不会用到;

跳槽前的文件,短时间也不用;

考了一场成功的试,短时间材料也不用。

把它们归到已完成。

已完成并不是删除,只是归档,再用的时候可以调取激活。

有进有出,才不至于让你的笔记体系太过庞大和臃肿,才能运转起来,流动起来,流水不腐,就是这个道理。

第二原则:分类唯一维度。

唯一维度,很关键。如何做到唯一维度?

麦肯锡咨询创造的原则很管用,这在《金字塔原理》一书中有介绍。

简单来说就是:彼此独立,穷尽。

如果你见过MECE(Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive)原则,就是说的 这个事儿。

彼此独立+穷尽,就能做到唯一维度。

比如对水果分类,你可以按照水果种类分为苹果、梨、香蕉。。。

也可以按照季节分类,春季水果、夏季水果。。。

也可以按照南方水果、北方水果。。。

但是不能按照种类和季节分类成:苹果、梨、夏季水果、秋季水果。

因为它们有重复而不彼此独立。

穷尽就是不能有遗漏。

我把自己的笔记分类成:工作、写作、生活、兴趣。


怎么分类因人而异,每个人都可以试着去分类,不过,要按照“彼此独立+穷尽”的原则,否则彼此重复,日后会引起混乱。

200-写作  下分:


220-写作-输出  继续下分:


221-写作-输出!文章  下边又可以细分出:

221.1-写作-输出-文章!系统决定财富

221.2-写作-输出-文章!认知与学习

等等。

就像本公众号对话页面下边的文章目录,每一篇文章,都有它特定的位置。

第三原则:杜威图书馆编码

这个原则在前边基本已经介绍完,其应用就是按照唯一维度原则进行分类,然后从大范围到小范围,依次增加右位数字,进行编码。

这样编码完成的文件、笔记体系,可以按照名称进行排列,这样的顺序很稳固,很清晰。

以前我们管理文件时,经常按照时间进行标注,但时间并不能提供给你更多关于内容的信息,所以时间久了,根本记不起来里边的内容了。

用杜威编码,按文件名称排列,能有效解决上述问题。

第四原则:规范命名

规范命名是基于杜威间接地数字编码机制,由此建立一套根大树一样的脉络清楚的文件体系。

它由三部分构成:

杜威十进制编码。

总体大分类,如我的采用工作、写作、生活、兴趣等,你也可以按照你的喜好分类,但要确定使用唯一维度进行。

具体名称,在大分类名称下,写上具体文件名称。

比如我使用的:

221.1-写作-输出-文章!系统决定财富

221.2-写作-输出-文章!认知与学习

5 好处

按照文件名称排列,可以自动排列,每个文件都有固定的位置,就像图书管理每一本书都有它固定的位置。

上述原则和运用,能建立一个动态系统,有进有出,随取随用,井然有序。

系统有生长性,可以无限延展,不断迭代。

6 基础设施

日行千里的方法,并不是找到和养一匹千里马,而是建机场,建高铁,这是国家大战略,国家的基础设施。

我们也要建自己的高速铁路,这会花点时间和精力,就像打造这个文件、笔记体系。

但是完成之后,原来的50迈可能变成150迈,性价比超高。

这时候,画一张树状结构图是第一步,比如用思维导图这样的工具。

最后一块砖。


总结

目的:构建一个简洁高效的笔记或文件体系。

原则:体系有进有出,唯一维度分类,杜威十进制编码,规范命名。

示例:见上图。

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