本期主题
《个人时间管理经验谈》
正文
在之前的第八期中，我曾经和大家分享过我自己在「项目管理」上的一些方法论。今天这个内容，是在之前内容的基础上，围绕「个人时间管理」这个话题，提供我的一些具体操作经验。
今天推荐的工具，是一款Mac上的日历软件——Fantastical 2。基本上，我的个人时间管理「系统」，就是通过 Workflowy+Fantastical实现的。如下图——
其实市面上的日历软件非常多，核心功能几乎都一样。之所以推荐这一款，是因为它能够很好地配合我的个人时间管理方法，并且有一个很有意思的小功能。我会在之后的内容中展开讲。
在此之前，先讲一些别的。
有关「时间管理」的一些误区
我在读大学的时候开始创业，每天都会做很多事。也是在那个时候，我开始意识到时间管理的必要性——因为事情很多，感觉时间不够用了——然后我就开始满世界找各种各样的工具、方法，希望帮助自己更好地解决问题。在这个过程中，我接触了类似番茄工作法、GTD等各种概念（我相信大家也有这个过程），也发现了类似Doit.im，OmniFocus等配合这些概念使用的工具。
然而这么多年下来，当我开始能够比较自如地管理自己的事项与时间之后，我发现自己过去的摸索，实在是趟了太多的坑。所以在开始讲具体内容之前，先和大家分享我自己趟过的坑。
1. 沉迷于工具与方法本身
那段时间在时间管理上，我最大的问题就在于迷恋工具和方法。前文所说的GTD等概念，现在看来，有借鉴意义（事实上，下文的内容就源于GTD的核心逻辑），但如果刻意照搬GTD的方法，反而会让我的工作效率变得很低。
那段时间，我迷恋于用GTD的理念，把自己每天的任务都拆分成各种小项，然后按照「场景」进行各种各样的「分配」，每天会花相当长的精力放在「安排事情」上。那个时候使用的工具也是OmniFocus，那种「不停把事情安排到特定位置」的感觉，真的很好。
然而，这一切都没有帮助我更好地解决问题。事实上，随着我对这类工具、理念了解越深，我越发意识到一个事实——
大部分人需要处理的事项之少，是不需要OmniFocus这样复杂的工具来管理的。
沉迷于工具和方法，反而是最大的浪费时间。
2. 制定太详细的时间表
我经历过的另一个大误区，就是「制定太具体太详细的计划表」。
人总是对自己的能力把握不足，所以「制定太详细」的计划表，往往最终会发现，「所有的事情都会延迟」，加上计划随时可能变化，把时间定得太死，往往最后会发现——毫无意义。
一旦某处没有顺利完成，牵一发而动全身，整个时间计划便会如多米诺股牌一样倒下，最后影响整个计划表。
这样的情况发生的次数多了，就发现自己事实上又陷入了「时间管理陷阱」——全忙着安排自己的时间，最后什么事也没做成。
事实上，现在想起来，上面两个问题之所以发生，核心能力就在于「我们对自己的能力以及时间的把控力不足」——所以这其实本末倒置了——我们希望通过「工具」改善自己的时间管理能力，但太多的工具、方法本身的应用，就需要我们有极强的「时间管理」能力。
所以后来，我承认自己能力不足，从最简单的方法开始做起。也就是接下来我要说的自己现在在实践的方法。
我的时间管理方法论
这个方法很简单——就是建立一个快速的「事项处理机制」。这个机制大概是这么运作的。
1.给自己准备一个Inbox（收集箱）
一旦有任何的事项需要安排，都先放入这个「收集箱」。我的收集箱就是Workflowy，所有的事情都会「先记在里面」。
这个逻辑其实和我的知识管理逻辑类似——Pocket就相当于是我的「文章收集箱」，我把想要读的文章放在里面先。
2.按照事情的属性，放在不同的工具里
所有的事件，基本就两个属性——
- 需要在「特定时间时」完成
- 需要在「特定时间前」完成
其实还有一类——需要「尽快」完成的事项。这一类事项，通常是那些「重要但不紧急」且长期的事情，但最终会归于上面两个。
需要在「特定时间时」完成的事情，就会被我放在日历（Fantastical）。
需要在「特定时间前」完成的事情，就会被我放在任务清单（Workflowy）。
就像下面这张图——
这套方法论的核心就在与——处理要快。
通常我在工作时，总会有新的事情突然插入，打断我的现有安排。但除非是蒋律直接找我，通常我都会先说「我知道了，晚些给你答复」，然后把这些事项放入收集箱（记在Workflowy里-我的Workflowy里就有个条目叫「Inbox」）。
但一旦有空，我就会把Inbox打开，给这些事项进行分工——到底是特定时间，还是截止时间。
这也是为什么会推荐「Fantastical」这个工具，理由有两个——
- 支持快捷键
我曾说过，快捷键是「提高效率」的最重要技巧之一，而Fantastical支持后台存在，不论我正在干什么，我只要按自己设定好的快捷键，它就会第一时间弹出（就像上面最开始那张图）。而不用——
· 先打开所有应用
· 再一个个找
· 然后打开那个日历应用
· 再点「新建事项」
这样太慢了。
- 支持语法
和快捷键的逻辑类似，Fantastical支持语法。我举个例子。比如今天是2.19，我需要一个新建一个「2月27日下午2点的日程」。常规的日历软件怎么操作？
· 先找到那一天
· 再点「新建事项」
· 然后把事项中的「全天」关掉（这类软件的新建事项通常都是一天）
· 然后选中「开始时间」为14:00
· 再把具体的内容打进去
同样太慢了。而使用Fantastical ，我会使用这样的语法，你看下图就明白了——
当我用快捷键打开Fantastical时，我只要输入「2.27 2pm」，它就会自动识别我的需求，我只需直接在此基础上打入具体内容就行了。
和快捷键的逻辑类似，就是为了快。
算下来，同样的安排事务，我比过去的做法大概会快70%左右。
所以Fantastical的正式版大概要200多块钱，而我试用了之后，第一时间就毫不犹豫地够了。
总结
所以我的时间管理方法论其实很简单——先收集，再处理——为了加强效率，熟练使用快捷键。
用同样的逻辑，你也可以建立自己的时间管理系统。
但还是我一只说的那样，这些辅助工具，本质上还仅仅是工具，只能够让『已经擅长时间管理的人过的更轻松』，却不能让本身自控力很差的人，变成时间管理的超人。
时间管理，本质上还是管理自己的行为——好在，如果能用上趁手的工具，在锻炼自己时间管理能力的初期，还是非常有效果的。
最后强调那两个误区——
- 不要学习太多复杂的工具和方法——学习再多，也不会解决你的问题——何况就算学会了，对于绝大多数人来说，这些工具都是大材小用。
- 不要把时间定得太死——你本身是需要通过工具「锻炼自己的时间管理能力」才是。
希望你可以尽快实践。
最后
接下来「用工具升级大脑」专栏会正常更新，我会尽快补上之前的内容。每周六、日会上新的内容。
于此同时，我也在做一些新的尝试——今年我希望在「商业模式及思维」这个话题上，进行更多的探索。
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