Word、Excel、PPT--实用小技巧大全

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都说「用Word的不如用Excel的,用Excel不如用PPT的」,好像这三个软件非此即彼,一定要整个高下似的。从工作效率提升的角度,对这个观点,我持保留态度。

其实Office三兄弟各有所长,任何两个人合体,会产生神奇的力量,效率提升何止N倍。古语说得好:「兄弟同心,其利断金」。要提高效率,就要让三兄弟发挥各自的专长!

那这三个兄弟各自擅长哪些东西呢?这里总结如下:

Excel ——适合格式化数据,并进行筛选,运算,输出各种图表;

Word——适合处理文字,格式化输出;

PPT ——适合梳理逻辑,用于演讲,答辩,演示场合。

01.难道图表数据变了,就要重新画个图?

Word和PPT中经常会用到数据图表(饼状图、柱形图、条形图等等),经常一不小心,少敲了个零,怎么办?我们只要从根源入手,在Excel中更改源数据,再在PPT中刷新数据即可~

02.Excel中处理大段文字,Get不到重点?

在Excel中,经常要处理大量的文字,而默认的文本排出来的文字,让人毫无阅读的欲望。

那么,插入Word对象可以很好的解决这个问题,方便调整段落缩进对齐和行距,一眼就能看到语句间是并列关系的。

03.Excel打印后,部分文字不显示,好捉急啊

在Excel中的表格其实可以容纳很多信息,字比较多时,部分文字会被隐藏,导致表里不一。屏幕显示和打印结果不一致,这时候复制到word中排版和打印一目了然。

04.文字稿秒转PPT,今晚不加班

经常领导甩给你一个Word文档,帮我做一个PPT粗来?明天就要...一打开Word,尼玛几千字啊!得敲到何年何月...

来...本P教你一招:word大纲秒转PPT。在Word中设置好一级和二级标题,然后在PPT中新建幻灯片—幻灯片(从大纲),搞定~

05.Word中文本快速转表格

PPT中经常要插入表格,普通人会先建一个4X2的表格,再一个一个敲汉字。。这得多累啊!!

其实在Word中可以直接将文本转成表格,然后再将表格复制粘贴到PPT中。

06.制作8000份录取通知书,手打?累感不爱...

开山口职业技术学院今年会录取8000多个新生,这意味着要制作8000份通知书。肿么办?用手敲?OFFICE君已哭晕在厕所...

这时候,要着重介绍大杀器:邮件合并,瞬间秒杀1000份通知单,10000份录取通知书。

07.掌握布尔运算,你也能画ICON

扁平化时代已经来临,看到别人的PPT里都是精美的图标,而你的电脑只有3D小人...通过PPT形状的五种布尔运算,你也可以画ICON了~

08.只有PPT源文件,可我只需要文字稿,怎么办?

听各种会议时,我们经常拿到PPT源文件,机智的我六页P打印在一张A4纸上,可是我不会设置打印格式,怎么办?天啦噜!我只是要文字稿,干嘛这么麻烦...

其实没必要这么麻烦啦~进入PPT的大纲视图,复制粘贴进Word~Duang~

09.文字秒转逻辑图,妈妈再也不用担心我用手画啦~

网上那些漂亮的逻辑结构图是怎么来的?需要用手绘吗?No!!微软自带几十种逻辑结构图~在ppt中通过Tab键调整下方二级文字,选中文字,右键——转换为SmartArt。So easy!!!

10.看到好的配色方案,怎么借鉴?

好看的PPT必定要好色~精美的PPT一定是摆脱了系统自带的配色。配色灵感哪里来?我们要学会从好的图片,好看的网站,精美的PPT作品获取配色方案~用什么获取?PPT自带取色器~

11.蛛丝马迹无处遁形,查看修改痕迹

办公时,我们会经常收到别人的 Word 文件。如果你对其一阵痛改发送回去后,立马就有人问你:「你修改了哪里?」

于是你还得再跑过去告诉他,真是烦不胜烦

记住了:在收到别人的 Word 文件,如果要修改时别着急动手!先打开 Word 的修订功能,Word 就会记下你的修改痕迹并显示出来。

怎么打开?看图:

这下子再也不用担心别人不知道我们修改哪里。

12.乾坤大罗移,Word转换PPT

操作就是这么简单!

❶ 打开 PPT,点击【新建幻灯片】,选择【幻灯片(从大纲)】;

❷ 选择 Word 文档,插入,搞定!

13.转换自如,PPT转word

Word 能变 PPT,PPT 自然也能变成 Word!

学生党、开会党和培训党,经常需要把课件、会议的 PPT 内容转成 Word 打印出来。操作需要频繁的复制粘贴,极度浪费时间和精力。

接下来用三步,就可以节省 N 小时复制粘贴工作,在几秒的时间内立马搞定。

❶ 按 F12键;

❷ 点击【保存类型】,选择【大纲/RTF文件】,确定;

❸ 使用 Word 打开。

14.文本智能调整

从Word 转 PPT 后,可能会碰到 2 个难题。

文字内容字号大,超出文本框范围;

一页的内容过多,怎么快速拆成两页?

其实 PPT 文本框有一个神奇的按钮,可以快速调整文本框的字号以及对文本进行分页和排版。

❶ 调整字号

❷ 文本分页

这个小按钮是文本框文本调整按钮,可以按要求调整文本的大小,分页,套用版面样式等,目前仅在 Word 转 PPT 的操作中看到此功能。欢迎有发现其他情况的少侠指出。

15.Excel文本排版妙招

Excel 擅长数据处理,但少侠们总被 BOSS 要求在 Excel 输入 N 多文字,而且不能排版,BOSS 看到糟糕的阅读效果,立马就来一波攻击。

你知道吗?先在 Word 排版文本,然后复制进 Excel,文本排版不会变化!

效果是不是很明显?!

16.Word复制Excel数据有技巧

Excel 数据复制到 Word,常常会出现令人发指的情况:边缘竟然超出了纸张范围!

更坑爹的是,Excel 数据修改了,Word 无法同步,需要再修改一次,吐血!

其实,少侠们只要换个姿势,这个问题就解决了

❶ 【Ctrl+C】复制数据,在 Word 点击【粘贴】,【选择性粘贴】;

❷ 勾选【粘贴链接】,点击【Microsoft Excel 工作表 对象】,确定;

❸ 修改 Excel 数据,Word 自动更新。

17.Word表格转移到Excel

三大门派的门徒总不喜欢做越界的事情,比如 Word 门徒总喜欢在 Word 里做表格。

大 Boss 让少侠们统计分析表格数据时,少侠们第一时间想到 Excel,复制粘贴数据,立马出现下面情况:

What?!整个表格都毁容了,Boss 肯定炒鱿鱼。有木有方法很好搞定?

❶ 按【F12】,点击【保存类型】,选择【网页文件】,确定;

❷ 打开 Excel,点击【文件 / 打开 / 这台电脑】,选择网页文件,确定;

❸ 搞定,保证 Word 表格完好复制到 Excel。

18.PPT自由切换图表类型

刚进职场的少侠们对于什么情况需要用什么图表并不是很清楚,老板要看趋势,少侠们用了柱形图,结果自然加班改图表。

嘤嘤嘤~~伦家不想从 Excel 再插入新图表,然后复制粘贴到 PPT,还要改配色,能不能在 PPT 上直接更改图表?

能,而且可以保证配色不变化!

总之,Office三兄弟各有所长,👉【领取office素材包】👈,发挥各自的优势,专业的事情让专业的软件来做!

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