如何用最高效的状态完成最重要的事?——《每天最重要的2小时》读书心得及干货整理

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周石
2016.12.16 20:40* 字数 4727

要提高效率,改善自身的时间管理,你会怎么做?

有许多人就是把自己逼得更紧,把一天的日程安排得满满的,使自己始终处于紧张忙碌状态。而如果一旦没有完成计划,就陷于深深的懊悔和自责中,认为自己不够努力。

还有许多人每天都忙忙碌碌,感觉没什么空闲,一天下来精疲力尽。可回顾起来,时间都浪费在应付琐事上,对自己重要的事反而没干几件,结果始终处于一种焦虑的状态,虽然很忙却一点也没有满足感和成就感。

前者往往始终不能完成计划,最终时间管理陷于崩溃。后者则一直处于精疲力尽的状态,根本无法实施时间管理。

他们的问题出在哪儿呢?

读《每天最重要的二小时》(【美】乔西.戴维斯 著;陶文佳 译;江西人民出版社)这本书,可能会给你答案,并找到解决方案。

该书作者总结了心理学、行为学关于人类自控力、注意力、心理状态等方面的研究,介绍了如何用最高效的状态来完成最重要的事、实现对“每天最重要的二小时”的高效利用。

最大的收获

我读了这本书,感觉最大的收获是认识到了关于时间管理的一个非常重要的思想,那就是:人的自控力是有限的,不可能无限输出;人的状态是有高低起伏的,不可能随时都精力充沛、充满干劲。因此就必须有策略地使用自己的自控力、利用自己的状态,要把最高效的状态用于完成最重要的事。这样才能真正提高效率,实现有效的时间管理。

许多人在时间管理上可能存在的一个最大误区,就是将其建立在对自己的错误认识上——否认自身固有的缺陷,认为自己有着强大的、可长久使用的自控力,认为自己能够保持长久的专注,能够一丝不苟地完成计划,然后用强力去对抗自己的缺陷,结果很快消耗尽自己本就有限的自控力和精力,陷入疲惫、陷入低潮,最终管理崩溃。

我们必须认识到自身的缺限、不完美,学会接受它、与它和平共处(而不是用强力对抗),然后采取一定的方法,逐步地引导、控制它,才能使我们稳步地提升对自己状态的掌控,走向更好的自己。

大多数人的自控力都是份额很有限、很容易消耗殆尽的资源,大多数人本来就很难长期保持专注,我们要学会接受这些缺陷,然后再通过一定策略因势利导、扬长避短。

该书作者具体提出了创造“高效两小时”的五个策略,我觉得都是避免上述误区、实现真正有效时间管理的很好方法。

策略一:善用“抉择点”

所谓善用“抉择点”,就是要自觉意识到一天当中在时间使用上关键的一些“抉择”时刻。在这种时刻,你有机会也有能力决定自己将如何度过接下来的时间。这种时刻就是当你完成或中断了一个任务的时候。

这实际上是时间管理的一个根本的、至关重要的策略。

古希腊哲人苏格拉底曾经说过:未经反思的人生是不值得度过的。人生其实就是由一段段时间所构成的,那么也可以这样说:未经反思的时间是不值得使用的。

在“抉择点”,即能够决定下一段时间做什么的时刻,一定不能跟着“感觉”走,想起什么就做什么,而一定要花几分钟时间好好规划这段时间应该怎么用。要做到:接下来做的事的确是值得做并且是适宜做的。必须考虑到自己的精力状态和下一段时间的长短——要把整段的时间和较好的精力状态用于对自己真正重要的事,而用零碎的时间或较差的精力状态去处理琐事,而不是相反。当状态很疲惫时,那就干脆好好放松休息,这样才能尽快恢复,而不是强逼自己继续努力。

作者举了一个例子:接下来你有两个小时可供自己支配的时间,你希望用一个半小时写一篇重要的报告。然后你又想起还有不少邮件要回,于是你先花半个小时回邮件。结果半个小时之后,你再来写报告的时候,却发现自己注意力很难集中,才思也好像枯竭了,怎么也难以下笔成文。这是为什么呢?因为你先把精力耗费在琐事上——要知道像回邮件这样的琐事,虽然不重要,但你在处理的时候也是在不断耗费自己的精力的。而人的精力是有限的,耗费在琐事上,就没有更多的精力去做重要的事了。而我们常常陷入这样的误区:把良好的状态和充裕的时间却留给了不重要的事,这是导致时间管理不成功的重要原因。因此,正确的做法应该是:先用一个半小时集中精力写报告,完成后,剩余的零碎时间再用来回邮件。

在每一个“抉择点”善做规划,把最多的时间和最好的状态用于最重要的事,这样就能有效避免时间管理中的误区,很好地提升自己的效能。

策略二:管理好自己的心理能量

所谓心理能量,我理解就是做事的状态:做事时是否有着积极的情绪、充沛的精力、良好的自控力?而这就需要我们有策略地管理好心理能量:把最好的心理能量留给最重要的事,而不要让不重要的琐事来消耗自己宝贵的心理能量。

首先要根据自己的情绪状态来安排事务。情绪是影响心理能量的关键因素之一。正面的、积极的情绪将有助于把事情做好,而负面的情绪则往往会大大影响做事的效率。因此在做对自己重要的事时一定要选择自己处于正面、积极的情绪状态的时候。而当自己处于负面情绪状态时,则不适宜去做重要的事,而更需要去调适、休整自己的情绪。

其次要善用自己的自控力。一个人的自控力是有限的,因此必须要把自控力用到最重要的事情上。切忌把自控力消耗在种种不重要的琐事上。在开始需要全身心投入的工作前,一定要保存好自己的自控力,不要去做任何可能无谓消耗自控力的事。注意,任何需要做决定的事都会消耗自控力,任何需要抑制自己的事都会消耗自控力,用于消遣、消磨时间的事往往也会消耗自控力(比如看电视、浏览网页、刷微博、微信、玩游戏等)。因此,在做完对自己最重要的事之前,尽量少做这些事情。

作者对管理并用好自己的心理能量提出了一些具体建议,也都很实用:

关于如何安排待办事项:

1.早上第一件事就是完成你最重要的工作,不要让你的大脑能量一开始就被几百个小决定消耗殆尽。

2.考虑一下今天所有的待办事项,把它们分类为“重要的”“创造性的”和“其他”。在一天之中较晚的时候(比如,在你刚刚吃完午饭,因为吃饱而有点儿昏昏欲睡的时候)完成“其他”分类里的工作。

3.在你第二天有重要活动时,头天晚上就提前做一些决定,不要把它们留到第二天来浪费你的心理能量。

在疲惫时如何恢复心理能量:

1.缓慢地深呼吸一会儿,呼吸能够帮助你直接改变生理和心理状态。

2.想办法使自己尽情地大笑一场。

3.短暂地打个盹儿——注意,必须是“短暂地”。

策略三:引导而不是对抗分心

保持专注,是我们高效做事的必须。然而我们又是那么容易分心——据本书作者说,分心是人类祖先传给我们的本能,因为祖先为了防止大自然中的突然危险而必须时刻保持警觉。那么,如何解决这一矛盾呢?作者提出了如下策略:

不要用意志力硬抗分心,而要顺势引导。要接受分心,在分心时加以引导,只要不让分心失控,即能在总体上保持专注。

实际上,毫不动摇的专注是不符合人类生理规律的。如果你真的想这么做,反而会得不偿失。心理学家研究发现,当人们被迫不去想某件事时,他们想这件事的概率反而会提高。

科学家研究还发现:走神可能其实并不是什么缺陷,还对完成创造性任务有重要的作用。

由此,本书作者提出了引导和控制分心以保持专注的两个方法:

一是主动让自己走神,也就是在专注于某个问题一段时间之后,转换到另一个从认知角度上讲难度适中的任务——但不能选择某个需要利用到工作记忆的任务——然后再转回到最初想要解决的任务上来。最好提前选择一个任务,这样当你的思绪已经开始走神时就不用再临时确定了。这项任务最好不要持续太久(以几分钟为佳),也不会让你全神贯注、沉迷其中,这样你就能让自己更有成效地走神,而不会完全被拉进另外一件极具挑战性的任务之中。比如欣赏墙上的画、房间里的植物、窗外的风景,注意它们的细节;听音乐,注意欣赏其乐曲或歌声的特点;观察周围的人在做些什么等。这些任务还是需要你动点头脑,但不需要太多思考,也不需要什么工作记忆。但切忌不要选择较高难度的,需要耗费较大脑力和精力的任务。

二是觉察注意力。所谓觉察注意力就是放任我们的思绪去它们想去的地方——也就是说放任自己走神,在觉察到我们的思绪飘走了之后,再温和地把它们带回我们在眼下所进行的事情上来。比如在阅读的时候,可以试一试这个方法。如果某一刻你的注意力有所分散,只要轻松地将它当成一件有意思的事,然后温和地把注意力带回到书上,这样就能让你在大部分时间里身处当下,也就是能够注意到你自己、他人和周围环境的存在。当我们发现自己的思绪正在飘飞时,不妨静静旁观自己四散的思绪,而不要指责自己没有专心致志。这一点是可以实现的。只要你能避免因无法专注而变得沮丧、疲惫或是更加不专心,就能把注意力带回到手头的任务上,变得更加卓有成效。

策略四:运用运动和饮食帮助自己改善状态。

正所谓“身体是革命的本钱”。身体状况是决定一个人精力状态、工作效能的一个关键因素。因此我们在创造“每天最重要的二小时”的高效时间时,必须有策略地利用这一点。

本书作者指出,运动和饮食对人的状态有着直接的影响。当我们需要高效能时,就需要有策略地把运动和饮食作为工具。

科学研究表明,运动尤其能增强那些与自我控制相关的执行功能。因此,本书作者建议:不论你现在有没有坚持有规律的锻炼,你都可以在需要的时候利用运动来提升自己的思考能力和心理能量。

适量的运动能够帮助你在几分钟甚至几小时内集中注意力,令思路更清晰、情绪更积极(同时保持冷静)。运动就像是个“重启”键,它非常可靠,并且效果显著,而且起效快,能够立刻提升你的精神表现。适当的运动强度恰好够让你出点汗,但不至于累得不行,这能让你在运动之后的几小时内焕然一新。

当日程表上有某项极具挑战性或者令人疲累的工作时,要么在那之前进行一场早锻炼(会让你更轻松地搞定这些任务),要么就在完成任务后立刻运动一下。这样能够让你补充一些心理能量,及时调整情绪,以面对接下来的工作。

总之,当你需要制造“高效两小时”的时候,就在之前的一两个小时内运动20~40分钟吧。

除了运动,饮食对身体状态和心理能量也很重要。本书作者建议在需要高效的时候,你还可以通过策略性地选择吃什么、喝什么——也就是说,调整吃喝的内容和数量——来对抗心理的疲惫。

作者提出如下利用饮食提高效能的具体建议:少吃多餐;少吃高碳水化合物的食物(甜食、精细粮食等),多吃含有蛋白质、含糖指数低的碳水化合物和健康脂肪的饭菜、零食(各种蔬菜、水果、坚果);多喝水;适量的喝咖啡来缓解疲劳。

总之,作者指出:无论一个人是否有锻炼和健康饮食的习惯,在需要创造“高效两小时”的时候,都可以主动地利用运动和饮食的工具,来立刻改善自己的状态、提高效能。

策略五:改善工作环境,提高状态

作者提出的最后一个策略,就是我们可以对工作环境做出理性的选择,选择那些能够让我们更加专注、更深入思考的环境。

所谓工作环境,包括声音、光线、整洁程度、舒适程度、各种可能吸引注意力的“分心源”等。我们可以通过主动、理性地选择,尽量为自己创造一个有助于提高效率的工作环境。

科学研究表明:安静或者具有较低程度的“均匀噪音”(所谓“白噪音”)最有助于人的专注和创造性工作;偏蓝偏白的明亮光线能提高人的效率;整洁的环境有助于人的专注和高效;舒适、宽敞,身体能够得到充分舒展、活动的空间,有助于人保持积极、乐观的心情,从而提高效能;尽量少的“分心源”(各种会通过声音、光线、图像等吸引人的注意力的事物)会显著减少人们注意力的分散。

因此,我们可以根据实际可能性,尽量为自己创造安静、明亮、整洁、舒适、没有“分心源”的工作环境,从而为实现“高效两小时”创造最有利的条件。

总结

认识到自己的意志力、自控力不是无限的,精力状态、心理能量有着高低起伏,然后自觉地去规划每一段时间的利用,科学地安排做事的顺序,去有意识地引导分心、利用运动和饮食的工具、创造适合的工作环境,使自己最高效的状态能用于最重要的事,这就是《每天最重要的二小时》教给我的时间管理方法。

我已经在实际生活中运用了作者的五个策略,感觉效果不错,你不妨也试试吧:)

书评与读笔
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