要事第一,做事靠系统【选自《小强升职记》】

小强升职记:时间管理故事书

邹鑫



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二、如何记录和分析时间日志?


>> 记录时间日志的好处

提醒你珍惜时间;

分析自己时间的投入与产出;

找到你的最高效时间段


>> 老付工作四步法

第一步:将所有的任务放入工作篮,不论是谁在什么时候交给我的任务,统统放进工作篮里。

第二步:将可以置之不理的任务清除掉;将必须在某天处理或者必须转交别人处理的任务拿出来;将那些可以在两分钟之内完成的任务立即完成。

第三步:将需要在特定日期处理的事情写进日程表;将需要别人处理的事情立即转交并且设置到期提醒;


>> 将需要现在处理的事情摆在办公桌上。

第四步:在自己最高效的时段,做最重要的事情;其他的事情也做合理安排。


>> 老付的话:提高工作效率的技巧


>> 1.找出重要的事情在高效时段内完成。


>> 2.回顾你需要发布或者呈送给上司的资料。


>> 3.看新闻用RSS


>> 4.减少检查邮件的次数



三、如何找到自己的价值观?


>> 如何找到自己的职业价值观


>> 老付的回复:


>> 1.管理:工作的目的和价值在于获得对他人或某事物的管理支配权,能指挥和调遣一定范围内的人或事物。

2.成就感:工作的目的和价值在于不断创新,不断取得成就,不断得到领导与同事的赞扬,或不断实现自己想要做的事。


>> 3.社会交际:工作的目的和价值在于能和各种人交往,建立比较广泛的社会联系和关系,甚至能和知名人物结识。



一、传说中的“四象限法则”


>> 改造清单的方法

先‘轻重’,给所有任务以职业价值观为标准标出‘重要’或者‘不重要’。

再‘缓急’,给所有任务以截止日期为标准标出‘紧急’或者‘不紧急’。

最后按照自己的意愿给所有的任务标出‘高’‘中’‘低’三种优先级。”


>> 我们虽然应该帮助遇到困难的同事,但是也应该避免这样的情况:让他们把你当作他们自己猴子的收容站,你收的愈多,他们给的愈多,到最后你被堆积如山的别人的问题所困扰,甚至没有时间照顾自己的‘猴子’。你将一些并非自己职责的事情做得很有效率,可这值得你沾沾自喜吗?你自己的事情完成得怎么样呢?这就是猴子法则,应用它的前提是你要明确自己的责任边界。


>> 使用‘猴子法则’有两个重点:1.明确职责,确定这只猴子不是你的;2.注意沟通方式,明确、坚决、不生硬。


>> 如何走入第二象限?第二象限工作法是四象限的核心和最终目的


>> 四象限法小结

我们根据自己的职业价值观评估某件事务的重要程度。

我们根据事务的截止日期判断事务的紧迫程度。

我们应将自己所有的日常事务放到四象限中分析。

我们对四个象限内的事务有不同的处理方法和原则。

我们应该将自己的主要精力集中在解决第二象限内的事务。

我们平时经常制定的工作计划和工作目标都是相对于第二象限来说的。


>> 对第二象限的事进行目标描述和任务分解的好处如下。


>> 迫使我们将精力花在第二象限,这在一开始是非常重要的。

有利于将一个项目做细,做得有计划,时刻知道你下一步该做什么,也更加有行动力。

明确任务完成的标准,当达到标准的时候就可以放下你的心头大石,减轻你的压力。

分成小的任务后有利于进度控制,你可以明确地知道该任务是否造成了拖延,并立即调整后面任务的时间规划。

简单地讲,就是消除时间管理的三大杀手——信息不够、拖延、预期结果不明确。”



二、绝招:衣柜整理法


>> 整理衣柜的五个步骤对应着时间管理的五个流程:捕捉、明确意义、组织整理、深思、行动,所以我把这种时间管理方法称为衣柜整理法(注:就是David Allen的GTD方法)


>> 时间管理,管理的是承诺,我们每天都在接收和发出各种承诺,答应别人的事是一种承诺,答应自己的事,也是一种承诺,有了这个觉悟,做好时间管理,就不难了


>> 使用收集工具的几条军规


>> 1.捕捉工具越少越好


>> 2.保证5秒钟进入录入状态


>> 3.定期清空这些工具


>> 写行动也是有秘诀的


>> 秘诀一:动词开头


>> 秘诀二:内容清晰


>> 秘诀三:描述结果


>> 秘诀四:设定开始时间、周期、最后期限是什么


>> 行动就是可以直接去做的事情,决定它的下一步行动其实是决定执行时机,不同的时机去做,就会产生完全不同的结果。


>> 任务是由多个行动组成的,项目也一样,但是它和项目的区别是,任务下的行动基本由自己独立完成,而项目可能是由多个人共同完成,并且它们关注的重点也不一样,做一个任务关注的重点是事情本身,而做一个项目关注的重点是与人的沟通协调


>> 周回顾我是这样做的。


>> 1.清空收集篮


>> 2.检视将来清单、行动清单、项目清单


>> 3.检视日程表


>> 4.本周收集到印象笔记里的内容


>> 5.年度目标



一、臣服与拖延


>> 游戏为什么具有吸引力的四大特征


>> 1.目标。


>> 2.规则。


>> 3.及时


>> 4.自愿参与


>> 想要战胜拖延,不仅要臣服精力、臣服环境、臣服天性,更重要的是找到你自己的使命



二、如何做到要事第一?


>> 为什么会‘琐事优先’呢?又该如何解决?


>> 我认为有三个原因


>> 1.简单、明确


>> 2.即时满足


>> 3.不愿改变


>> 时间管理的问题,其实是表象,往下挖,是和自己的沟通方式问题,再往下挖,是不相信自己坚持的东西,再往下挖,是不知道自己想要什么。


>> 解决的方法是做到‘要事第一’


>> 做到‘要事第一’有一个很简单的原则:做完必须做的琐事,就立刻回到要事上来


>> ‘琐事优先’的原因,就是‘要事优先’的方法!有点像《易经》中的阴阳:相互对立,又能相互转化


>> 谋定而后动(明确目的、目标→搜集相关资料→行动),会让事情简单和明确,易于执行


>> ‘要事’是指重要但不紧急的事情,这才是切换主动做事和被动做事的按钮。


>> 早晨8:00—8:30,也就是上班的前半个小时,客户、经理、同事还都没有完全进入工作状态,所以相对干扰较小。

中午11:00—11:30,也就是午饭前的半个小时,其他人都开始进入‘垃圾时间’了,这时候反而是你不被打扰的时候。我们不是没有不被打扰的时间,而是没有创造出不被打扰的时间。

刚才说的那两个时间段的产出,是决定能否按时下班的关键,所以我通常会结合番茄工作法让自己在这段时间里专注地做事,这就是‘用番茄搬走最大的石头’。



一、培养习惯首先找到驱动


>> 不要问‘该往哪走’,只要回答‘想往哪走’。自己的双脚就是书写历史的工具



一、用S.M.A.R.T法则厘清目


>> 时间日志、四象限法、猴子法则、衣柜整理法、番茄工作法、要事第一、做事靠系统,等等,这些其实都只有一个目的:管理好自己的行动,



三、用甘特图掌控进


>> 思维导图和甘特图用途不一样,思维导图是用来发散和梳理思路,甘特图是用来评估总体进度,所以,如果是一个时间跨度比较久的项目,或者多个项目同时进行(比如小强可以把木立方俱乐部项目和公司里其他项目都放在一份甘特图里展示),甘特图就可以派上用场。



四、用九宫格平衡人


>> 人生在动态平衡的状态是最舒服的,最基本的就是工作和生活的平衡,你有没有记录过每天花在工作和生活上的时间比例是多少?

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