Word中的题注和图表目录,可以这样自动化

本文作者:温温柔

首发于一周进步

在写策划或者作业时,我们需要给图片或表格加上形如[图1-1XXX对比图]的标题。很多同学都坚持采用手打的方法,一个一个数字去敲打,如下图:

如果文章中的某个地方发生变动,或者要调整某个图表的位置,就会引发连锁反应——需要手动修改无数个图表标题。

除此之外,当看到排版要求里写着“添加图表目录”的时候,没有应用题注的同学自然唉声叹气,愁得不知所措。

当然,Word在自动化上从来就没让我们失望过。不是我们的word不够智能,而是你使用的姿势不正确。在Word中,我们不仅可以给图表添加可以自动变化的序号,还可以利用它们快速生成图表目录。

下面,我就来为大家介绍Word的题注和图表目录的使用方法。

① 使用题注的好处

题注是是指出现在图片下方的一段简短描述。使用Word的题注功能插入的题注,与手打题注相比,有以下几个好处:

自动更新:题注可以随着图片或表格位置的移动,进行编号的自动更新,省去手动更改麻烦。

带章节序号:题注可以自带章节序号,也可以随着章节序号的更改而自动更改。

统一样式:在样式选项卡中有题注一项,可以用来快速更改和统一题注的样式。

交叉引用:正文中需要提到图表名称的地方,可以直接从题注中引用,且同样可自动更新。即图表编号更改后,正文中形如[如图x-x所示]的编号也会随之自动改变。

方便生成目录:插入题注后,可以通过「题注-插入表目录」来快速生成图表目录。

② 如何插入题注

Step 1 打开插入题注功能

选中图片或表格,点击「审阅-插入题注」,弹出题注窗口。在这里,我们可以修改题注的名称,创建和选择标签,选择题注位置,设置编号等。如下图:

Step 2 选择标签

点击标签右侧的下拉箭头,选择合适的标签。如果没有找到合适的标签,可以点击新建标签按钮来创建合适的标签。

然后,选择题注放置的位置,一般图片题注放在项目下方,表格题注放在项目上方,但是也有例外,要根据排版要求灵活设置。如下图所示:

Step 3 设置编号输入标题

设置编号,并输入题注的标题,点击确定即可完成。在这里,编号可以选择包含章节序号或不包含章节序号,同学们可以根据自己的需要选择。

其中,「包含章节号」只有在文章包含章节的情况下才能生效,否则会出现错误。如果出现无法输入中文题注标题的情况,可以复制后粘贴上去,也可以直接点击确定后在文档中手动输入。操作步骤如下图所示:

此时,我们已经完成了题注的插入。

③ 利用样式美化题注

通过「开始-样式-题注」,右键修改即可。

如果在样式中没有找到题注,可以点击样式选项卡右下角的启动器,在弹出的窗口中点击「管理样式-推荐-题注-显示」,即可在样式中找到题注,再「右键题注-修改」即可统一修改文中题注的样式。

如下图所示:

④ 交叉引用

我们可以在正文中需要提到该图表的地方插入一个「交叉引用」来代替手打图表标题。

在交叉引用窗口中,引用类型可以选择已设置的标签,引用内容可以根据需要,选择整项题注或其他内容。选择要引用的题注,单击插入即可。如下图所示:

当我们需要更改图片的位置时,只需选中内容,按下F9(笔记本应按Fn+F9),或者单击鼠标右键,选择更新域,即可实现序号的自动更新,如下图:

题注插入完毕,准备工作就绪,此时就可以为文章插入图表目录了。「引用-题注-插入表目录」,可以在弹出的对话框中调整前导符、目录格式以及题注标签等。如下图所示:

这样,一个表格目录就插入完毕了。我们还可以用同样的方法插入图片目录,只要将题注标签换成图片的标签即可。

此处,如果想要保留目录的跳转效果,在插入目录时勾选了「使用超链接而不使用页码」即可,此时该目录所应用样式是超链接。

如果不需要保留目录的跳转效果,在插入表目录时不勾选「使用超链接而不使用页码」即可,这种情况下该目录所应用的样式为图表目录。

如果你对这个生成目录的样式不满意,可以通过样式选项卡进行调整。在样式选项卡中,找到该目录所应用的样式,右键修改即可,与上文提到的题注样式修改方法相同。

有时,我们可能会遇到无法插入图表目录的问题。首先,应确保自己插入的题注都是正确的,如果有误应进行修改。

然后点击「插入表目录-选项-图表目录建自-题注」,再选择正确的题注标签,即可正确地插入图表目录。如下图所示:

看到这里,相信大家都已经学会应用题注和插入图表目录啦。边写边排版要比写完统一排版更加高效,所以,在下次插入图片和表格的时候,一定要记得给它们插入正确的题注哦!

推荐阅读更多精彩内容