好好利用邮件的自动回复automatic reply功能!

  休假在外,好不容易觉得自己可以放松一下了,怎么工作电话微信不停,惹得人心里毛躁。

  这个时候我要偷偷问一句:

  你设置了邮件的自动回复吗?

  邮件的自动回复也就是automatic reply,点击邮箱的设置选项就能进行编写。不在办公室的时间,每个人都理应设置好automatic reply,告诉对方你可能无法及时处理工作事宜,这是职场里非常基础的礼仪。

  Automatic reply不需要花哨的用句,但需要注意在短短的几句话里,你要表达清楚你不在的时间段、有急事时如何联系你或者应该找哪位同事以及何时你会回到办公室进行正常的工作。

  有些人会觉得自动回复嘛,随便写写就好了,甚至会加入一些自以为是的幽默感,比如以下的例子:

  “I am currently out of the office and probably out-of-my-mind drunk.  Enjoy your workweek!”

  中文:我现在不在办公室,而且很可能酩酊大醉着呢,好好工作吧你!

  这是一个认为自己很幽默的人,但却不知道自己犯了大忌。

  一旦automatic reply设置成功以后,任何给你发送邮件的人,哪怕是系统邮件或者群发邮件,都会收到你的自动回复信息。这就代表着可能收到你自动回复的人是客户,HR甚至老板,你休假正爽着然后还祝你的老板或者客户上班愉快?!

  自动回复所使用的语言应该是简洁且专业的。

  一般来说,需要设置automatic reply的情况有以下几种:

  出差在外,每天仍旧可以看邮件。

  在外休假,不会及时回复。

  因为节假日不在办公室一段时间,但公司其他国家的员工仍会正常上班。

  因为个人原因不在办公室一段时间,偶尔会看邮件。

  彻底离开了此职位。

  我们一一来看每种情况该怎么写自动回复。

  出差在外,每天仍旧会看邮件

  Dear sender,

  Thank you for your email. I am on business travel from May 14th to May 17th. Anything urgent please reach me at my cell phone +86 135 XXXX XXXX.

  Sarah Wang

  中文:

  亲爱的发件者,

  感谢你的邮件。我从5月14日至5月17日在外出差。如果有急事的话,请拨打我的手机号+86 135 XXXX XXXX。

  因为你在出差的时候还是属于工作状态的,所以在这里留下你的联系方式并无不妥。

  在外休假,无法及时回复

  Dear Sender,

  Thank you for your message. I am on vacation from May 14th with limited access to email.  My return date is May 21st and I will get back to you as soon as possible.

  If you need immediate assistance please contact Jane Chen at janechen@outlook.com.

  Sarah Wang

  中文:

  亲爱的发件人,

  感谢你的邮件。我从5月14日开始休假并且无法及时查收邮件。我会在5月21日返回办公室并会及时回复你的邮件。

  如果你需要紧急帮助的话,请联系Jane Chen janechen@outlook.com

  Sarah Wang

  一般在休假的时候都不会希望被打扰,就没有什么必要留下你的手机号。在休假前一般会和同事商量好交接计划,所以在你的automatic reply里要留下该位同事的联系方式。

  因为节假日不在办公室一段时间

  Dear Sender,

  Due to National Holiday, I will be out of office from October 1st to October 7th.  If your message requires a reply, I will respond when I return. 

  Sarah Wang 

  中文:

  亲爱的发件人,

  由于国庆长假,我从10月1日至10月7日不在办公室。如果你的邮件需要我的回复,等我回到办公室就会处理。

  Sarah Wang

  如果是遇到圣诞节或者元旦这种几乎全球人民都在庆祝的情况,你可以在你的回复里加上Happy Holidays!

  因为个人原因不在办公室一段时间

  Dear Sender,

  Thank you for your email. Currently I am out of office and will return on Monday, February 27th. 

  For immediate needs, please contact these people: 

--To reserve conference rooms, please email Michael at michael@outlook.com. 

--With questions about expense, email Rhonda at rhonda@outlook.com. 

--With other urgent administrative issues, please email Roy at roy@outlook.com.

  Sarah Wang

  中文:

  亲爱的发件者,

  感谢你的邮件。我最近不在办公室,会在周一2月27日返回。

  有紧急需要的话,你可以联系以下几位:

  -如果是要预定会议室,可以发邮件给Michael michael@outlook.com

  -如果是要询问有关费用方面的问题,可以发邮件给Rhonda rhonda@outlook.com

  -如果是关于紧急的行政支持,可以发邮件给Roy roy@outlook.com

  Sarah Wang

  彻底离开了此职位

  Dear Sender,

  I am no longer with ABC. Please contact my successor Ricky Huang at rickyhuang@outlook.com if you have any needs.

  Kind Regards,

  Sarah Wang

  中文:

  亲爱的发件人,

  我已经不在ABC工作了。有任何需要的话可以联系我的继任者Ricky Huang rickyhuang@outlook.com

  此致,

  Sarah Wang



  看了这几个样板,大家是不是能摸出一些规律来呢?

  的确,写automatic reply的时候做到言简意赅即可,对方会根据你的自动回复来判断是用电话骚扰你也没关系呢还是乖乖等你回来比较妥当,离开办公室前千万不要忘记哦!

推荐阅读更多精彩内容