1个本子,管好365个日子

作为培训师,工作日程安排常常很密集,不同的几个培训项目穿插进行:今天A项目现场交付,同时B项目需要在午休时见缝插针地与客户对接需求,C项目提交课程大纲今晚是deadline,课间休息时又接到D项目的电话需要重新调整时间……

培训师的时间不能出错,否否分分钟都是严重事故;同时,作为女性培训师,家里的事情也要一件不落地照顾好。

在这方面,我颇为自信,我确实做得挺好的。

了解我的朋友都知道,随便去哪,我包里都会带着一个小本子,这是一本印着365天日历的效率手册。

用APP软件也可以,其实方法是一模一样的,每个人的习惯不同,我也用APP软件做时间提醒,不过最常用的是本子,因为更喜欢手写的、一眼能够看到全貌的感觉。

一年365天,我用1个本子全部管理好,这个习惯已经坚持了很多年。



好记性不及烂笔头。

用本子管理的好处在于:我可以兼顾大事小事,兼顾工作生活,越来越成为守信用的人;

每年年终复盘时,我不仅可以完成自己年初设定的目标,常常还会超额完成,而且一年年不断看到自己的变化和成长,真正变成自己想要的样子。

是的,一切都要从一本印着365天日历的本子开始。

每年12月份,我都会上网买好新一年的效率手册。经过多年的使用比较,我选择A6尺寸的一本薄薄的小册子,携带起来非常方便,最最重要的是,必须印有365天的日历,不带日期的本子只能做笔记,用来做计划非常不好用。

通常我选择一周2页的内页。


如果要记录的工作细节比较多,也可以选择一天一页的。

这里有个细节是,一天一页的话,内页会比较厚,所以最好使用活页夹的封皮,用完的内页可以随时拿掉,这样带起来轻便。

1

日程安排

拿到新本子时,我总是兴致勃勃,因为又要规划新的一年了。

我总是洗干净手,坐下来花上几个小时认真地筹划一下。

1 )每日清单(新本子到手时一次性填写)
已经确定的,不会变更的事情,可以直接填写进每日清单。例如生日就不会变,只是过不过生日和什么时候过生日会变。

第一步,把生活和工作上一些常规的事情列进去。
生活上包括:家人生日、全家保险转账日、车贷房贷每月还款日、信用卡每月还款日、把国假、寒暑假标注出来、孩子兴趣班日程、自己的运动计划、全家的体检安排等等;

工作上包括:提交月度工作报告的日期,每月工资到账日期等等;对于一些工作有规律的人来说,这一项尤其适用,例如我之前做人力资源工作时,会特别标注20号开始薪资计算,28号提交签字审批,30号准时发放等;

这一部分内容的完成,常常是一次生活和工作的盘点。

例如,生活上需要预估一下全年的费用开销,填完之后通常就可以知道全年贷款一共要还多少,全年保险支出一共多少,每月的费用大概多少,哪个月份费用比较多一些,可以提前做好安排;

同时,还要安排一下孩子的事情,例如为孩子入学提前做准备,来年是否需要进行兴趣班学习的调整;还有自己的运动计划,家人的健康安排等等。

所以,我说“花上几个小时”,其实一点都不夸张;相反,如果花上几个小时,就能让下一年过得笃笃定定,我觉得是非常值得的。

2 )月度计划
如果工作计划没有那么规律,“月度计划表”就非常重要了。

那些预约的、没有最后确认的、容易发生变更的事情,可以先使用“月度计划表”登记,确定后再填入“每日清单”。

例如我们培训师,培训需要跟客户协商时间,常常会发生延后、变更的情况,定下培训日期后一次都不改的项目寥寥无几,有的项目甚至要改过三四次;

对于管理者来说,规律性的工作会少一些,常常计划不如变化,这时候,可以使用“月度计划表”来帮助自己。


我用“月度计划表”来做日程预约,因为发生变化的情况比较多,所以我通常用铅笔做标注,修改时用橡皮擦去重写。

日程最终确定之后,同时也是离发生日期很近时,我就把它们搬到365天的“每日清单”里。不过有时,即使填写进每日清单了,即使只有两天就要执行了,也还是会有发生变化的可能性。


千万不要抓狂,“以不变应万变”是时间管理的重要心态。

这是我某年某月的一个真实记录。


现在当我安安静静地坐在书桌前喝水写文章时,看到以前的这些“月度计划表”,突然感到一阵眩晕。


3 )每日清单(平常随时使用)
随身带着本子的好处就是,如果接到工作电话,立刻查询日程安排,有时间的就当场预留进行标注,发生改变的当场擦去进行修改,所以,和这本效率手册在一起的,总有一支黑笔、一支红笔、一支铅笔和一块橡皮。

朋友约饭,我就当场写进“每日清单”;

老师通知家长会也一样,如果时间冲突参加不了,马上微信老公,看他的时间是否允许,实在不行,再找父母帮忙,不过这条记录一直在本子上,因为即使我出差,也要做好提醒工作,确保家人准时参加孩子的家长会。

我多年养成的习惯是:
到了月底,看下个月的整个安排;
到了周末,看下周的整个安排;
到了晚上,看明天的全部安排。

这样我就了然于心,明天有几件事情要做,该几点起床、几点出门,穿什么衣服,要带哪些物品。


4 )日程记录
很多年前,为了了解自己的时间都花在哪里了,我很认真地记过很长一段时间的工作日记。

这是曾经的一段真实记录:

当我翻开过去的工作记录,再一次感到一阵眩晕。

每个人总有那么一段,必须去做自己不喜欢的琐碎事情的经历,我的时间生生地被切割成碎片,那些年,我的电脑界面上始终打开着一个工作记录的excel表,为的是实时记录。

我佩服自己花了那么多时间去做记录,为了提升自己的时间管理。

现在我使用更加简单粗放的记录法,就是直接在每日清单上把完成的项目打钩,不需要的项目划去,没完成的搬到下一天,临时增加的补记上去。虽然看上去乱乱的,但是节约时间、高效,而且基本能看出一天的时间安排。


2

** 任务清单**

“每日清单”用来记录发生一次就结束的事情,而有些事情却不是一次就能完成的,需要持续一段时间,这时候,我们需要“任务清单”。

例如,培训从预约到备课到交付,往往持续时间比较长,而且通常还会几个培训项目穿插进行,我是这么来做“任务清单”的。


我买了不同规格大小的N次贴来做任务清单,根据任务内容的多少选择合适的N次贴,写好后直接贴在本子里;过了一周,再直接移到下一周贴上;完成了一项就打钩,全部完成了就撕下来扔掉。

我最喜欢扔掉的时候,因为完成了,心里了无牵挂,舒舒服服;但是往往新的任务清单也贴上去了。

生活的上的事情也同样适用“任务清单”,例如装修房子,列好清单后一项项打钩,很有条理,同时也很有成就感。

任务清单与每日清单是有内在联系的:

1、任务看上去很大很难,如果切割出每个细节,并且每一条预估一下完成日期,填进“每日清单”里,这样,难的任务执行起来就简单多了;


2、同时,虽然每日清单看上去很琐碎,但这些琐碎事务是经过前期规划的,只要把这些琐碎完成了,我们就有计划地逐步完成一个个大的任务大的项目,体现价值感和成就感。

3

年度计划

每年12月份,我一定会做的一件事情就是年度复盘。我会断断续续的整理一年的资料,看看自己做了哪些事情,仔细想下,做得好的地方和有待改进的地方,想想自己的收获和不足,和年初计划对比一下,完成情况如何。

然后,我会落笔写下年度总结,同时制定出新一年的计划。

如何确保自己每年都有新的进步,如何确保自己一年的忙忙碌碌是有目标有方向的,而并非白忙活一场,年度计划是非常重要的,我称之为“幸福计划”,因为“幸福”一直是我的追求。

1 )一个计划
看了一下我的2017年计划,我从以下几个维度思考,确定几件年度大事。

当我把具体内容隐去,只剩下项目的时候,忽然觉得很有意思。

原来我最看中的是自己的健康;

我最重视的人是我的孩子,对先生我忽然有点愧疚;

我那么喜欢培训,可没想到自己在做年度计划时,培训竟然排在健康和家人之后;

往年我还会做“旅行”纬度的计划,今年因为家有小奶娃,所以暂时取消了,所以项目都是根据实际情况制定和调整的。

这页“幸福计划”我会设计成和本子一样大小,打印出来,张贴在本子的第一页;然后我会定期会看一下完成的进度,确保我的日常琐碎事务真的是有目标有方向的。

2 )定期回看
还有,我会给每年定一个原则,往往是当年在哪个方面特别欠缺,希望在来年时时记住、不断调整的。

例如,因为2015年出差太多,对孩子的陪伴做得不好,所以,我给自己定的2016年的原则是:多陪伴芊芊。

当时写下来的时候,我自己都觉得我这种出差的工作性质不太可能完成。孩子有一天翻到我的本子,她一字一顿地念出来“多-陪-伴-芊-芊”,然后她很开心,把自己画上去,自言自语道:“妈妈说要多陪伴芊芊。”这让我心里一惊。


结果没想到,2016年,误打误撞的,我真的做到了对孩子的陪伴,孩子在这一年的变化很大,情绪越来越好,一些生活习惯也逐渐养成。所以不由得感慨,制定一个原则并时时提醒自己,对于我们活出本心,有着潜移默化的巨大作用。

以前我也会想,我是不是花了太多的时间在做计划?我也曾尝试,是否能不做计划,随性生活?

可是对于我们这些总想要太多的人来说,可以不惜力气,不能没有进步,无论工作、生活都要尽力做到最好。

这累吗?累的!

可是我过不惯不累的日子,我宁愿在忙碌中挤出时间来思考,不愿在无聊里发呆;我喜欢忙碌中的游刃有余,那才是真的淡定,可控的焦虑使我的大脑保持活力。

当我养成随手计划的习惯时,这真的是分分钟的事情,不费什么力气;而清晰的计划让我在压力下仍能轻松入睡、安心吃饭、关注他人、谈笑风生,因为我清楚每个时间节点,知道明天要去向哪里,应该几点起床,可以在哪个机场吃一碗心仪的面条。

说到这个习惯的起源,我真的要感谢初中时的班主任倪老师,当时各科目的作业越来越多,同学们时不常发生忘记作业的情况,倪老师在有一天班会课时建议大家准备一个小本子,每天把各科目作业记下来,哪怕老师随口说的一句“回家念十遍”,晚上对照作业记录本完成作业然后打钩,整理书包时,把所有要交的作业放在最外侧,第二天上学时,一次性把作业全部交掉,就不会再被老师找麻烦了。

这句话我当真了,从那时起,我就开始用本子记录,这一坚持就是20多年。

这个方法真的好用,我在等待孩子上了小学会写字之后,把这个方法交给她,希望她拥有有计划的幸福人生。

--- E N D ---

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