时间管理方法

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一、时间管理的核心

时间管理有很多种方法,而GTD(全称:Getting Things Done)就是其中一套行之有效的方法,也是现在最受欢迎的方法。Getting Things Done翻译成中文就是“把事情做完”,GTD的核心理念概括就是“通过记录的方式把头脑中的各种事情移出来,然后整理安排自己去执行”。GTD的核心步骤为五步:收集、处理、管理、执行、回顾。

1.收集——收集记录

人的大脑能储存很多东西,但有限,不要相信某事情发生后过了一段时间你还能记得,释放大脑的储存负载,让大脑着重于去思考,平时有什么信息、任务和灵感要在忘记之前用工具记录下来,使用的工具要尽可能的方便,易用,便捷。

2.处理——处理分类

只有及时处理信息,对信息及时做出决定和归纳成类,你才能避免信息的堆积和碎片化,处理信息时采用二分钟法则和四象限法则,二分钟方法就是如果一件事情两分钟内能解决的事情,无论是何种事情,马上着手解决掉,如果不能再进行分类。分类则采用四象限法则,四象限法则是把工作按照重要和紧急两个不同的程度划分成四个“象限”:既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。

l第一象限

这个象限包含的是一些紧急而重要的事情,这一类的事情具有时间的紧迫性和影响的重要性,无法回避也不能拖延,必须首先处理优先解决。它表现为重大项目的谈判,重要的会议工作等。

l第二象限

这二象限不同于第一象限,这一象限的事件不具有时间上的紧迫性,但是,它具有重大的影响,对于个人或者企业的存在和发展以及周围环境的建立维护,都具有重大的意义。

l第三象限

第三象限包含的事件是那些紧急但不重要的事情,这些事情很紧急但并不重要,因此这一象限的事件具有很大的欺骗性。很多人认识上有误区,认为紧急的事情都显得重要,实际上,像无谓的电话、附和别人期望的事、打麻将三缺一等事件都并不重要。这些不重要的事件往往因为它紧急,就会占据人们的很多宝贵时间。

l第四象限

第四象限的事件大多是些琐碎的杂事,没有时间的紧迫性,没有任何的重要性,这种事件与时间的结合纯粹是在扼杀时间,是在浪费生命。发呆、上网、闲聊、游逛,这是饱食终日无所事事的人的生活方式。

3.计划——计划安排

除了既有的日程安排外,可以设定每日,每周,每月,每年你需要完成的重大事件,把他们排进日程表。每天要做的事件采用三只青蛙理论,前天晚上睡觉前设定第二天最重要的三件事,起床后就可以开始着手这三件事了(同理可用于每月的“三只青蛙”,每季度的“三只青蛙”,每年的“三只青蛙”)。每周要做的事采用习惯21天效应,一件事只要坚持21天就能习惯成自然,成为一种习惯。每月要做的事采用日历行程表的方法,将每月要做的事排进日程表。每年要做的事采用原望清单法,让自己每年都有收获和进步。

青蛙”代表我们面临的最大、最重要的那一项工作。这件事情会对我们的人生具有正面影响力,但这同时也是我们最容易拖延不做的事情。

每天早上,先列出你今天的三只大青蛙,然后安排在早上精力最好的时候吃掉这些丑陋的青蛙,今天一天你就会无比顺利啦!

吃青蛙法则一:如果每天早上要做的第一件事就是吃掉一只活青蛙的话,那么你会欣喜地发现,这一天里再没有什么比这个更糟糕的事情了。

——“活青蛙”代表了那些对个人而言最重要的任务,如果不积极采取行动,就可能因为它而耽误时间和机会。当然,这样的任务也会对你的个人生活产生很积极的影响。

吃青蛙法则二:如果你必须吃掉两只青蛙,那就先吃掉那只长得丑的。

——如果你面临两项重要的任务,那么应该先处理更重要的那一项。将“吃活青蛙”当做对自己的一次考验、一个挑战。面对任务时,要抵制住“先易后难”的诱惑,时刻提醒自己,每天要做的最重要的决策就是决定先做什么,后做什么。

吃青蛙法则三:如果你必须吃掉一只活青蛙,那么即使你一直坐在那里盯着它,也无济于事。

——如何确保你每周有足够时间专注于那些“又大又丑的青蛙”?你需要在你可利用的时间周围划出保护圈,不惜一切代价守住这个保护圈,以有效利用时间。简单地说,“保护你的时间”意味着你必须:

对一些浪费时间的活动说“不”,比如各种打扰,不必要的电话,会议和电子邮件等等。

在日历上划出“青蛙时间”,给予它“神圣不可侵犯”的地位,这样你就可以确保专注于优先事项的时间。

关掉手机,忽略电子邮件,关上门,在允许的时间内“吃掉尽可能多的青蛙”。

所以:请务必保护你的时间,专注于重要活动,做一个有效利用时间的榜样。

4.执行——坚决执行

执行是Getting Things Done最关键的一步,也是成功与否的关键,要言行一致,制定了计划就一定得做到,这能很好地提升你的自我认同感。执行时你应当在不分心的情境下,一次只执行一件事,既不要多线工作,也不要让你的工作突然中断。采用番茄工作法,将番茄时间设为25分钟,专注工作,中途不做任何与该任务无关的事,直到番茄时钟响起,然后短暂休息5分钟继续番茄时钟,每4个番茄时段可多休息一会儿。番茄工作法极大地提高了工作的效率,还会有意想不到的成就感。

5.回顾——回顾检查

目前我采用的是一周回顾一次,采用PDCA循环法对长期目标、中期目标和短期目标进行回顾,对工作和其它事情进行回顾,看看哪里做的不好,需要改进,重新做出调整计划。这样能使得计划更有效地进行,更加合乎工作程序的逻辑。


二、高效时间管理法

1.学会拒绝:

大部分人在遵守一种隐藏的社会道德——当有人请你帮忙的时候,你总是要说——YES。

2.关掉通知:

现代科技已经进化到可以利用我们对紧急事情的嗜好了:邮件,微博,QQ,知乎等等争先恐后的抢走你的注意力。幸运的是,有一个简单的方法可以解决它:关掉所有的通知。当你有时间思想不集中的时候再去处理那些事情,比如饭后休息的时候,然后把那些事情集中解决,这样可以节省时间。

3.最重要的事情先做:

你现在能做的最重要的事情(不是最紧急的)是什么?今天做一部分。记住分散你注意力的冲锋队是无穷无尽的,别用“我就先做这些事情,一会做那些最重要的事情”这样的想法骗自己。你不是靠这些借口活着的。

4.更多的时间,更少的事情:

你可能同时正在做成百上千件事,有一个小诀窍是一天最多做1到3件事,而且持续为之努力。你的大脑不喜欢这个限制,其他人也不会喜欢这个限制。但是无论如何这样做。把自己的注意力放在一件事情上要比同时做多件事要有效率的多。为熟练自己的工作多匀一点时间出来。

5.忽略:

这是很粗鲁、不道德但是却相当必要的。总是有些人你是没空去搭理他们的。你必须允许自己忘记一些请求。你可以晚一点去做打扫、付帐单、回复邮件这些事情。这个世界是不会崩溃的。而这样做的报酬是——你完成了那些真正重要的事情。

6.直奔主题、聪明人要远离琐碎,保持焦点:

由于我们一次只能踏上一条船,“船”的选择便显得格外重要。为此,经济学家告诉我们,要保持焦点:一次只做一件事情,一个时期只有一个重点。西屋电脑公司总经理迪席勒办公室门上的标语是:“不要带问题给我,带答案来。”

7.80/20原则:

在任何一组东西中,最重要的只占其中一小部分,约20%,其余80%尽管是多数,却是次要的,因此又称二八定律、帕累托法则。

要把精力集中在最出成绩的地方,所谓“好钢用在刀刃上”。只要你细心地总结一下,你就会发现:你得到的80%的帮助来自于你20%的朋友,与此同时,你投入的80%的精力却只得到20%的收益。我们常常是把大多数时间和精力花在并不很重要的地方。

8.现在就做:

当一位企业巨子被问到“成功的秘诀”时,他只说了四个字:“现在就做”。拖延或日推迟开始是大量时间被浪费的主要原因。许多人习惯于“等候情绪”,也就是花费很多时间以“进入状态”,却不知状态是干出来而非等出来的。记往,栽一棵树的最好的时间是20年前,第二个最好的时间的现在。

9.不得不走:

不要被无聊的人缠住,也不要在不必要的地方逗留太久。在现实生活中,一个人只有学会说“不”,他才会得到真正提自由。成功的人大多是有个性的人,他们敢作敢为,敢于说“不”。他们的心里有一个闹钟,当“不得不走”时,它就会及时地响起。

10.避免争论:

在这个“共生的时代”,宽容的心态与合作的意识会使人如沐春风。宽容的人会本能地避免争论。因为无谓的争论,不仅会影响情绪和人际关系,而且还会浪费大量时间,到头来往往解决不了什么问题。说的越多,做的越少,聪明人在别人喋喋不休或面红耳赤时,常常已走出了很远的距离。

有经济头脑的人,总是尽可能地配合别人,比如开会守时、自觉遵守社会秩序。因为他深知,你耽误了别人的时间,别人就有理由耽误你的时间,一个人的不自觉会导致很多的人不自觉,“榜样的力量是无穷的”。

11.成本观念:

经济学非常讲究成本。对待时间,就要像对待经营一样,时刻要有一个“成本”的观念,要算好账。在生活中有许多属于“一分钱智慧几小时愚蠢”的事例,如为省一元钱而排半小时队,为省两毛钱而步行三站地等等,其实都是极不划算的。在国外,给小费有时是为了赢得时间。

在经济学中,休闲也是有成本的,它的机会成本就放弃了工作所能带来的收益。因此成功人士十分推崇积极休闲,因为“不同的歌声会带来不同的心情”。在他们看来,积极的休闲应该有利于身心的放松、精神的陶冶和人际的交流,比如打羽毛球、看体育比赛、踏青、去图书馆、参加文化沙龙、听讲座、写作以及知心朋友间的聊天等都很有好处。

12.巧用电话:

要尽量通过电话来进行交流,沟通情况,交换信息。打电话前要有所准备,通话时要直奔主题不要在电话里说无关紧要的废话或传达无关主题的信息与感受。要善于利用现代办公设备为自己服务。许多食物和表格都可以借助电脑,提前予以格式化,用时则只需几分钟就可输出。一封节日贺信可与电子邮件同时发给许多人。

13.集腋成裘:

生活中有许多零碎的时间很不为人注意,其实这些时间虽短,但却可以充分利用起来做一些事情。比如等车的时间可以用来思考下一步的工作,翻翻报纸乃至记几个单词。成功不是摸大奖,它需要日积月累的努力。需要心平气和的等待。

14.花开花落:

不要固执于解决不了的问题,可以把问题记下来,让潜意识和和时间去解决它们。这就有点像踢足球,左路打不开,就试试右路,总之,尽量不要“钻牛角尖”。切记,你放不开的事情会吃掉你越来越多的时间,直到你放开它为止。

15.学会速读:

约大多数书籍并不值得从第一页开始逐页细读,一般而言,一部三百页的图书有二十页可取的就很不错了,我们任务就是把有价值的这部分内容“检索”出来。在这个信息时代,速读的能力或日迅速抓住要点的能力已显得十分重要。

三、时间管理的实践方案(APP推荐)

1.做一只”大公鸡”(Sleep Cycle

时间管理往往都是从早睡早起做起的,诚然,要做到早睡早起不会是件轻松的事,有时甚至是件折磨人的事情,但就是这样一个早睡早起的改变,它会像一根线一样牵动着其他东西一同改变,让你变得不一样,让你终生受益。除了精神状态会变好,一天时间会变“长”外,早起吃一份自己喜欢的早餐会让你更从容地应对新的一天。

Sleep Cycle是一款可以很好的记录你的睡眠质量,甚至可以改善你的睡眠质量的APP,其原理是监测你的睡眠深度,然后在浅睡眠阶段温柔地把你唤醒,让你如同自然醒般的舒适,醒后大脑能保持高效率运转。

不要总是想着再小睡一会儿(其实就是赖床),那只会让你更加想睡,更加没法起床,咬咬牙告诉自己只要两分钟,两分钟我就能清醒了。就像一句话说的,你总想做一个优秀的人,做一些惊天动地的事,可是你连早点起床都做不到。如果是工作的原因没办法早睡早起,那也要让自己的作息时间规律起来,没办法做早睡早起的大公鸡,那就做晚睡晚起的猫头鹰。

2.更简洁的To-do List(Clear

To-do List对于时间管理的作用不言而喻,它能够让你明确接下来要做什么,先做什么,什么最重要,让你的工作更顺畅、有条理、更有紧迫感。比如,临睡前列出明天最重要的三件事,起床后就可以开始着手这三件事了。

Clear是一款方便快捷的轻量级To-do List应用,令人上耳目一新的设计和交互方式,只为用户提供待办事项列表,没有任何复杂的功能,可以各种手势对Clear进行操作,学习成本低,上手极快。

我的使用经验是: Clear主要用于偶然灵感的记录,简单的文字记录,短期事件的提醒(1-3天),还有就是购物清单,记录的原则是不要让Clear列表清单过于碎片化,判断是否能加入Clear列表采取两分钟原则,两分钟内能解决的事情,无论是何种事情,马上着手解决掉,如果不能再加入Clear列表。

3.日历行程表终结者(Awesome Note

备忘录、日历和提醒事项是构成手机日历行程表的核心要素,备忘录主要用于记录文字或者用作粘贴板存放一些需要经常复制使用的东西。日历是以时间顺序为线索,将所有事件组织起来。提醒事项则一般是应该尽快完成的事情。提醒事项与日历中的添加事件很相似,最大的不同就是事件的组织形式,日历以时间顺序为线索,而提醒事项可以对事件性质进行分类,如可以分成工作、生活、学习等。所有有日期要求的事件,写入日历,没有具体日期要求的又是两分钟做不完的事件,写入提醒事项。会干扰你当天的工作重点的事件,写入日历,不会干扰你当天的工作重点的,属于未进行划分的工作,写入提醒事项。日历的事件尽可能要少,一旦设置就要认真按时完成,提醒事项一旦设置就要尽快完成, as soon as possible.

Awesome Note是一款创新的笔记和待办事项管理应用,也是奶酪认为在iOS上最好的笔记应用,精美的界面,层次分明的文件夹分类,最重要的原因是它能同步原生日历和原生提醒,还能同步到Evernote (印象笔记),这使得Awesome

Note能够在手机端和电脑端同时使用,这很重要。

我的使用经验是:日历和提醒事项使用手机原生工具,然后同步到Awesome Note中,用Clear做短期计划,用Awesome Note做记事本、有规律的循环事件、中期长期计划,包括:

1日记—— (标注格式为日记)每天写的日记,我用的方法是问答式记录:今天学到了什么知识,是什么样的状态,有什么新闻,遇到了什么人,有什么进步和值得反省的事。旅行日记通常图片会比较多,我的选择是用百度网盘来保存。

2纪念—— (标注格式为纪念日)家人朋友的生日和重要的纪念日,设定在该日期的前一天提醒你,然后送上你的祝福和惊喜吧。

3待办—— (标注格式为任务)需要做计划去办的中期和长期事项,比如年度愿望清单,瘦身计划等。

4原生日历——日历的事件尽可能要少,一旦设置就要认真按时完成。

5原生提醒事项——

Clear用于短期(1-3天内)的事件提醒,原生提醒事项用于每月有规律的事件提醒。

4.优秀是一种习惯(Habit List

古希腊哲学学亚里士多德说过“优秀是一种习惯”,一些优秀的人之所以能够创造出令人瞩目的成就,是因为他们在日常生活、工作和学习中养成了各种各样良好的习惯。优秀是一种气质、优秀是一种状态、优秀更是一种习惯。一个人的习惯往往就是一个人性格的缩影,我们的一言一行都是日积月累养成的习惯。如果说优秀是一种习惯,那么懒惰和平庸也是一种习惯。

Habit List是一款极简设计风格的习惯养成应用,界面精美,操作简单,直观的统计功能,还有灵活的周期设置功能,唯一的就是缺点是没办法跨平台使用。

好习惯的培养和坏习惯的改正都不会是轻而易举的,习惯养成需要循序渐进,由浅入深,由近及远,需要宁少勿多、宁简勿繁、宁易勿难。先找一个比较容易做到的,做起来有兴趣的,很快就能尝到甜头的,而且能不断受到自己和周围人激励的习惯开始,一个习惯如果坚持了21天就给自己一个奖励吧,如果没有坚持下来那就给自己一个小小的惩罚吧。

5.番茄能治拖延症(pomotodo

明明知道那件事必须要做了,可就是迟迟不能开始,再给两分钟培养培养工作情绪,然后拖拖拉拉了半小时,工作时随手刷刷朋友圈,结果把手上的工作给放下了,这就是“如果还有明天,你的工作是永远没法做完”的原因。番茄工作法是简单易行的时间管理方法,在一个个短短的25分钟内,收获的不仅仅是效率,还会有意想不到的成就感。

pomotodo是一款结合了番茄工作法和To-do List的在线工具,多平台支持,可惜暂时没有Firefox拓展,是用电脑工作时番茄工作法的绝佳选择。操作方法很简单,首先规划好今天要完成的几个任务,选择其中的一个任务,设定番茄钟直到番茄钟响起(25分到),休息5分钟后(喝水、活动、回QQ,看手机信息都行),开始下一个番茄钟,每四个番茄钟后,休息25分钟。中断如果遇到非得马上做不可的事,那么停止这个番茄钟并宣告它作废,完成这件事情之后再重新开始同一个番茄钟,如果是不是必须马上去做的事,在列表里标记下来就可以了。

6.Forest

Forest是一款创新性的应用,它创新性地将番茄工作法与种树的小游戏结合,当我们需要专注投入一件事情时,用Forest种下一棵树,其间Forest会默默倒计时监督用户不要碰手机,只有在不退出应用的情况下树才能成活,退出则会直接导致树木枯死,以勉励用户中途不要碰手机,旨在帮助用户戒掉“依赖手机”的坏毛病。

四、总结

有计划的生活能让你的从容不迫地度过每一天,很多时候的压力来自于我们不知道自己接下来该干些什么。GTD时间管理可以帮助我们合理地安排时间,高效地提升工作效率,正确地应对工作,让我们成为时间的主人。但是,时间管理的目的并不只是为了在短时间之内做更多的事,让人机器人般工作。高效率和严谨地按计划行事固然好,但如果只是按部就班的话,我们的生活中可能会出现一些缺失的美好,我们应该发挥人的主观能动性,让我们的工作带有创造性。

所以,时间管理是让生活「慢」一点,让你「没有压力」地去做一些自己喜欢的事,让你的「从容不迫」地度过每一天。

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