读书笔记之《卓有成效的管理者》

读后感:
卓有成效是可以学会的
本书讨论的内容是以如下两项为前提的:
1.管理者的工作必须卓有成效。
2.卓有成效是可以学会的。
人们聘用管理者,就是希望他的工作卓有成效。有效性不是一门课程,而是一种自我训练。本书从头到尾,都在问一个问题:『是什么促成了组织和管理者的卓有成效?』而不是去问『为什么需要卓有成效』,因为卓有成效对管理者来说是理所当的事情。

回顾本书各个章节所提出的论点和论证结果,读者会发现管理者的卓有成效还有另一个完全不同的侧面。它对个人的提高,对机构的发展,对现代社会的生存和运作都是必不可少的。

1.要做到卓有成效,首先要做的第一步,就是记录好时间的使用情况。这是一件机械性的工作,因此可以让秘书或助手去做记录。管理者只要坚持记录,他就能有所收获,虽然不一定能立竿见影,但是进步一定很快。

分析时间记录,然后消除不必要的时间浪费,还需要管理者采取一些行动,要有初步的决策,并且在行动、人际关系和工作重心上做一些改变。接着,管理者需要把不必要的工作排除掉,把可支配的时间集中起来,做重要的工作。

2.第二步,管理者应该把眼光集中在贡献上。着眼于贡献,比上一步更深入了一层:由技术进入到观念;从机械性工作进入到分析方法;由效率进入到成果。这一步主要是培养管理者的自省能力,要时常问自己『我能为组织做什么贡献?』管理者要知道,自省是为了让自己承担起责任,而不是简单的执行命令,更不是为了博得上司满意。管理者如果能重视贡献,那么他所重视的就不仅仅是方法,而是目标和结果。

3.第三步,充分发挥他人的长处。这个步骤,基本上是行为态度上的问题。你对别人尊重,也是在尊重自己。不过,充分发挥他们的长处需要边做边学,需要通过实践来证明。如果管理者能够充分发挥人的长处,就能使个人目标和组织的价值观相融合,使个人能力与组织成果相融合,也能使个人成就与组织机会相融合。

4.第四步的『要事优先』,和第一步的『掌握自己的时间』相呼应。这两个内容,是管理者有效性的两大支柱,缺一不可。管理者坚持『要事优先』就是因为时间有限。这一步主要是训练管理者的『领导力』,包括专心、决心和目标等。

5.要成为卓有成效的管理者的最后一步是『有效的决策』。决策的有效性关键在于合理的行动。管理者可以参考一些标准,训练和发展自己的判断力。有效的决策,需要一定的步骤,也需要详细分析,但本质上是一种行动规范。

管理者的自我提高往往要比卓有成效的训练更重要。管理者必须要学习知识和技巧,必须要养成新的工作习惯,也必须要放弃旧的习惯。但是,如果管理者不具备有效性,那么不管他有多少知识,有多好的技能和习惯,也不会有太大帮助。

做管理者并没有什么值得自豪的,因为管理者与其他千千万万的人一样,都是在做自己应该做的事情。即使已经成为了一名卓有成效的管理者,也仍然还有更高的人生境界。本书的目的,是希望在我们今天的社会和组织中,能培养出大量卓有成效的管理者。今天的组织,需要的是平凡的人来做不平凡的事,这也正是有效的管理者应当自勉的目标。

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附送本书要点金句

一、为什么需要卓有成效的管理者?

对于知识工作者的管理,无法单纯地督导,只能协助。
一名卓有成效的管理者,首先要做的第一件事就是先管理好自己。
管理工作是需要身体力行的。好的管理者,只有在自己的工作中创造出工作效益,才能管好下属。
这本书为大家讲的就是如何成为一名卓有成效的管理者:在管好别人之前,先学一学如何管理自己。

二、管理者必须面对的现实

『管理者』一词,泛指知识工作者、经理人和专业人员。
有一个现实摆在管理者的面前:他们的工作需要『有效性』,但是他们很难做到。
但是如果你是一个企业中的管理者,你就要面对来自四面八方的不可控因素。每一个因素都构成了你工作中的阻碍,影响你的发挥。这些因素中最主要的有:
1.时间。管理者的时间往往只属于别人,不属于自己。
2.日常工作。管理者往往会被迫忙于琐碎的日常工作,而忽略了企业的总体管理。
3.团队。管理者需要成为团队的动力和资源。
4.组织。管理者身处一个组织的内部,会受到组织的局限。
如果不提高自己的有效性,就不可能成为卓有成效的管理者。

三、卓有成效可以学会吗?

人人都能把该做的事情做好。
想要成为一名卓有成效的管理者,必须养成以下五大习惯:
1.有效的管理者要擅长合理利用时间。
2.有效的管理者要重视自己所做的贡献。
3.有效的管理者要善于发挥长处。
要熟练利用每一个岗位的人才,创造有利的形势。
4.有效的管理者要优先做重要的事。
5.有效的管理者要会做有效的决策。

四、掌握自己的时间

时间是我们工作中最稀缺的资源。真正有效的管理者,在确定工作内容以后,一般不会直接着手做,而是先安排好时间。管理者要把可用的时间安排在最核心的工作内容上,再把其他的碎片时间整合起来,统一安排。
所以,有效的管理者需要先知道自己的时间都用在了哪里。

五、记录时间,统一安排

要了解时间是怎么浪费的,首先要把时间记录下来。
许多有效的管理者都保持着记录时间的好习惯,并且会定期检讨。以下罗列了几种可能会占用时间,却没必要去做的工作:
1.本身不感兴趣的工作
2.不必亲自处理的工作
3.浪费别人时间的工作
大胆减少自己的工作,是成为有效的管理者的第一步。
时间管理的第二步,就是要把自己可支配的零碎时间集中起来。
但是,要想成为一名卓有成效的管理者,仅仅记录一次时间还不够,要持续不断地做记录,定期分析记录;持续不断地专注于处理主要工作,这样才能养成良好的习惯。

六、我能为组织贡献什么

有效的管理者一定非常重视贡献,他们会强调责任,并且常常自问:"我能为组织贡献什么?"
『重视贡献』能让管理者跳出自身的专长限制,着眼于整体绩效。只有这样,他才能更加重视外部世界,发现自己应该服务的人是谁。
『重视贡献』还有助于挖掘工作中尚未发挥的潜力。
这两个故事启发我们:管理者如果不能自问『我可以做出什么贡献』,那么他就无法找到正确的目标,并且可能会对『贡献』一词产生狭义的理解,从而无法挖掘自身的潜力。
『重视贡献』是『有效性』的关键,而『有效性』体现在以下三个方面:
1.有效的工作,包括工作内容、工作能力和其影响。
2.有效的人际关系,包括上下级关系,同事关系。
3.各项管理手段的运用,比如会议和报告。

七、管理者的承诺

承诺,是指管理者承诺要对组织做出贡献。对贡献的承诺,就是对『有效性』的承诺。
管理者是否为组织做出贡献,一般表现为三个方面:
1.工作成果
2.确立组织的价值观
3.培养和挖掘人才
管理者的失败,最常见的原因就是不愿做出改变。当一个管理者职位改变时,上述三种绩效也会发生改变。如果管理者没有明白这层道理,依然墨守成规,则必将是『以错误的方法做错的事情』。

八、有效的工作

勤奋工作不能证明工作是『有效性』的。
要想成为卓有成效的管理者,需要通过三方面提高来自己的工作效率:有效的工作、有效的人际关系、有效的会议或报告。
一个人如果想要成为管理者,就要利用自己所掌握的知识,为别人做贡献。因此,管理者在做事情之前,要考虑如何把事情做好,要充分了解对方的需求。这样他所做的工作才有可能是『有效性』的。他应该在工作的时候常常问自己:『我的产出供什么人使用?用户知道哪些信息才能高效地使用我的产出?』
实现专业的『有效性』不需要必须是个全才。知识工作者只要能肩负起为企业做贡献的责任,把他所学的知识运用在团队中,就能实现自己的价值。

九、有效的人际关系

有效的人际关系可以帮助管理者的工作富有成效。
有效的人际关系,是维持工作正常运转的桥梁。想要实现有效的人际关系,又需要满足以下四个条件:
①互相沟通
②团队合作
③自我发展
④培养他人

十、有效的会议

有效的会议或报告也可以提高管理者的工作效率。
一定要把『贡献』放在会议的第一要位。
总之,重视贡献,就是重视有效性。管理者要重视自身对企业的贡献,要从有效的工作、有效的人际关系和有效的会议三个角度出发,实现高效工作。

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十一、要用人所长

有效的管理者懂得用人所长。
管理者想要用人所长,第一件事就是挑选一个合适的人。
千万不要觉得下属的能力太强是对自己的威胁。
真正卓有成效的管理者,知道用人的目的是做事,而不是投主管之所好。
人的『卓越性』表现在:人只能在某一方面做到最好。
首先,用人所长,就要对他的工作绩效提出要求。在给下属布置工作之前,先问问自己『他可以做什么』,发掘他的长处后,再严格地给他布置工作内容。
其次,设立一个组织,避免下属的弱点影响工作。
其实,管理者知道人都有缺点,也知道人是用来做事,而不是交际。

十二、要因事用人

管理者认为自己的首要任务是『因事用人』,而不是『因人设事』。但是『因事用人』有局限性。

十三、如何用人

四个原则:
1.职位设定要合理
有效的管理者要把职位设定得合情合理,
真正合适的职位,是能让平凡的人做出不平凡的事情。
2.职位要求要广泛
年轻的知识工作者才会去思考自己的职业出路。
3.人才评估
有效的管理者在用人的时候,要先考虑对方可以做什么,而不是先考虑职位的要求是什么。这套考评方法的第一步,是列出一个人过去职务所做的贡献和现任职务想做的贡献。接着,管理者把此人的真实绩效,和他自己的期望贡献相对照。再从以下几个角度进行详细分析:
一、哪方面的工作他做得很好?
二、哪方面的工作他可以做得更好?
三、为了充分发挥他的长处,他还可以学习哪些知识?
四、如果我有孩子,我会愿意让我的孩子在他的指导下工作吗?
这套方法以当事人的长处为重心,以当事人能做什么为基础。
4.接纳别人的短板
有效的管理者在用人之所长的同时,会接纳人之所短。
总之,用人所长是卓有成效的管理者必须具备的素质,也是一个企业能否高效发展的关键。

十四、如何管理自己的上司

卓有成效的管理者还要懂得充分发挥上司的长处。一位卓有成效的管理者,不仅仅要会管理员工,还要学会管理上司。
管理自己的上司,首先要协助上司做好工作。
上司也是人,也有自己的长处和短板。有效的管理者,要从上司的长处入手,协助上司做好想做的工作。这样才能在帮助上司提高效率的同时,最高效地完成自己的工作。管理者要常常问自己,上司可以做什么,他有过什么成就,要发挥他的长处,他还需要知道什么?至于上司不能做的事,就可以忽略不计了。
管理自己的上司,还需要摸索上司的工作方式。
上司也是管理者,因此上司肯定也有一套自己的工作方式。这套工作方式主要是指上司平时工作的态度和习惯。上司喜欢听别人讲话还是喜欢自己讲话;对一份报告更注重结果还是更注重细节。只有了解这套工作方式,才能做出正确的判断。
管理自己的上司,最后一步是提出合理的建议。在了解了上司的长处,摸索了上司的工作方法之后,就可以针对某些问题提出自己的建议了。当然,陈述建议的时候也要考虑上司的优势和工作习惯。比如上司长于政治能力,你要做的报告就要先从政治方面的问题说起。
俗话说:『观人易,察己难』。要想管理好上司,必须要先了解上司的长处。协助上司发挥自己的优势,管理者的工作才是有效的。

十五、充分发挥自己的长处

有效的管理者对于自身的工作,也要充分发挥长处。
有效的管理者,会巧妙地利用自己的习惯,来配合自己的工作。

有时候,人的性情,会成为一件事情成败的关键。
一名卓有成效的管理者,要把每个人都当做机会,包括他自己。
在任何一个团队里,领导人的表现就是团队的标准。
总之,管理者的任务不是去改变人,而是要运用每个人的才干。通过运用每个人的长处,管理者可以让每个人的才智、健康以及灵感得以发挥,从而使企业的整体效益成倍增长。

十六、集中精力运用整块时间

卓有成效的管理者,总是会把重要的事情放在前面做,而且一次只做好一件事。
为什么说管理者要集中精力呢?
首先,管理者的时间有限;
其次,管理者做重大贡献需要有整块时间;
再次,集中力量做一件事,才能获取最佳效率。
管理者如果能在一生中完成很多重大决策,秘诀只有一个:集中精力做好一件事。

十七、摆脱昨天

管理者要想专心致志只做一件事,就必须摆脱已经不再有价值的过去。
还有一种情况是,过去的成功也要摆脱。
管理者可以采取一些方法摆脱过去,让自己和企业都变得很有效。
1.检视一切方案、活动和任务。
2.新任务开启时,务必删除原有业务。
3.让有才能的人主持新项目。
4.生产新品。

十八、考虑先后次序

1.重视将来。
2.重视机会。
3.选择方向。
4.选择目标。

十九、有效决策的案例

一名卓有成效的管理者,他所做的决策也必须是有效的。
贝尔公司费尔做出的第一项重大决策是:贝尔电话公司必须预测并满足社会大众的需求。费尔采用『公众管制』的方法,确保公众利益的同时又帮助贝尔公司顺利运营。费尔的第三项决策,是为公司建立了贝尔实验室。费尔又制定了第四个重大决策:开创一个大众资本市场。
费尔的四项重大决策都是有针对性的,都是为了解决公司当时面临的问题。

二十、决策的五个要素

有效的管理者在制定有效的决策之前,需要从以下五个方面考量:
1.要了解问题的性质
2.要找到解决问题的边界条件
『边界条件』是指决策得以实施的最低限度。
3.要思考解决问题的正确方案
管理者要明确知道制定决策是为了解决问题,而不是为了取悦别人。
4.要化决策为行动
有效的管理者在制定决策时,要兼顾决策的实施。
5.要重视反馈
有效的管理者要在决策中建立信息反馈制度,以便随时监测成果。
以上就是制定决策前需要考虑的几个要素。

二十一、个人见解和决策的关系

要做出有效的决策,首先要清楚决策和个人见解的关系。
决策是一种判断,是在若干个方案中寻找最优解。见解是一种假设,还需要经得起验证。个人见解是制定决策的基础。
有效的管理者一定要先有若干种不同的衡量方案,再从其中选取最恰当的一种。
好的决策,应当以不同的意见为基础,从不同的观点和不同的判断中选择。

二十二、反面意见的运用

为什么该有反面意见,主要有三个理由:
1.唯有反面意见,才能保护决策者不至于沦为组织的俘虏。
2.反面意见本身,正是决策所需的『另一方案』。
3.反面意见可以激发想象力。
制定决策就像是动一次外科手术。
怎么衡量什么时候做新的决策,什么时候不做呢?参考两个原则:

1.如果利益远远大于成本或风险,就该行动。
2.行动或者不行动;千万不要只做一半。

二十三、决策与电脑

电脑主要优点是:它是一种『有逻辑的机器』,交给电脑一个程序,它会很快执行。
电脑只能辅助管理者做决策。
首先,管理者可以用电脑对已发生的案件作出预定的反应。
其次,电脑还可以帮助管理者做具有策略性的决策,
同时,电脑还有一个作用,就是可以区分『偶然事件』和『经常性事件』,因为电脑的逻辑只能处理 『经常性事件』。
正是因为电脑有它自身的局限性,才需要管理者亲力亲为,亲自制定有效的决策。

二十四、管理者有效性和组织的有效性

有效的管理者的自我提高,是组织发展的关键。
组织也要学会抓住机会,利用时间,要充分发挥人的长处,衡量工作的优先次序,做重点工作。
管理者的工作卓有成效,这是有效的机构必须具备的基本要求。
反过来说,管理者的有效性本身,就是对组织发展最重要的贡献。今天的社会有两种需要:对组织而言,需要个人为其做出贡献;对于个人而言,需要把组织当成实现自己人生目标的工具。只有管理者的有效性,才能使这两种社会需要相辅相成。

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